公司数字化管理之ERP日常运行管理制度样本.doc
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1、XXXX企业数字化管理ERP日常运行管理制度二0XX月XX日目 录一、 总则二、 数字化管理操作使用管理制度三、 计算机上机操作统计制度四、 数字化管理人员管理(岗位责任制)制度五、 数字化管理帐务处理制度六、 数字化管理报表管理制度七、 数字化管理系统(软件及硬件)维护制度八、 数字化管理档案管理制度总 则数字化管理最终目标是利用核实手段及分析手段现代化,实现企业管理工作现代化,为企业管理现代化提供基础。ERP系统是由系统各类人员,计算机硬件系统、机房、核实软件,及各类会计信息组成一个有机整体,为确保已建立ERP系统安全、可靠、正常稳定运行,而且在运行过程中不停提升运行效率,增强信息系统运行
2、效果,有必需对系统进行科学、严密管理,即:1、 建立、健全多种组织控制方法,确保系统安全、正常、可靠、稳定运行;2、 加强对已建立信息系统管理,提升系统运行效率;3、 充足利用系统提供多种手段,便利灵活地为管理提供服务。依据以上目标,并结合财政部对企业财务数字化要求和FAS ERP系统特殊性和我企业实际情况,制订出我企业ERP系统管理制度。本制关键包含ERP系统使用管理、帐务系统管理、报表系统管理、人员组织管理、维护管理及档案管理等内容。本制度由XX部负责解释说明及监督实施。本制度是依据财务相关要求并结合目前ERP系统运行实际情况制订,为满足本企业数字化管剪发展客观需要应立即进行补充修改。本制
3、度从公布之日开始实施。数字化管理操作使用管理制度数字化管理就是把物料控制、生产计划和管理等管理系统工程、电子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科和会计理论和方法融为一体,经过货币计量信息和其它相关信息输入、存放、运算和输出,利用最新科技结果,以现代机器工作替换手工操作,实现企业整体工作方法变革和人解放,并定时或不定时地提供计划和控制经济过程需要会计信息和生产信息等,为此,为确保数字化管理正常运转并完成预定任务,特制订数字化管理操作使用管理制度。此制度关键是经过对系统运行管理,确保系统正常运行完成预定任务,确保系统内各类资源信息安全和完整,只有加强使用管理才能避免非法舞弊行为和企业商业秘
4、密泄露等发生,避免系统内数据因为误操作而被破坏或丢失,确保发生故障后能立即恢复,出现错误后能立即发觉,立即纠正,确保输出信息正确、真实。一、 机房管理:计算机属企业常规而又关键办公设备,应发明一个良好运行环境,为保护计算机设备,软件和数据安全可靠,现要求以下:1、 机房由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作人员严禁入内;2、 保持机房环境卫生,定时清洁(每七天末下午)微机和其它设备尘埃和赃物;3、 严禁在微机前用水和吸烟,以免引发短路、火灾或其它操作;4、 为预防意外事故发生,机房内杜绝一切火源,机房内全部电器设备须经电工安装,其它人员不得随意拆迁或安装;5、 在工作中忽然停电
5、,应注意立即关闭相关设备电源,在操作人员离开微机时应关闭微机电源,下班前应检验电源关闭及UPS使用等情况;6、 严禁在微机内安装或运行游戏盘;7、 未经许可,不准对外服务,以防病毒传入;8、 机房无人时应加锁,确保主机安全。 二、操作使用管理:本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中制度,关键任务是建立、健全和完善数字化管理运行环境,确保主系统内各类信息资源安全、可靠及完整,预防违规操作,避免因误操作而造成数据失真和丢失,确保发生故障时能立即发觉、立即纠正、立即恢复,同时确保数字化管理信息资源正确性、立即性、完整性和连续性。1、上机运行系统要求:(1) 系统管理员、系统操作员、系统维护员、数
6、据录入员、数据审核员及经系统管理员同意相关人员,有权上机操作运行系统;(2) 非指定人员不能上机运行系统;(3) 上机使用注意事项见附录:(上机注意事项要求);(4) 上机使用人员必需使用其真实姓名,操作密码注意保密,一旦泄漏,操作人员有权修改自己口令,不然,出现问题,操作人员和系统管理人员有不可推卸责任;(5) 上机人员必需根据各自操作权限进入,不得越权,为预防这类情况发生,上机人员操作完成后,必需退出系统;(6) 应立即作好各自备份工作,以预防意外事故发生;(7) 不能使用来路不明软盘和多种非法拷贝工作,以预防病毒传入;(8) 未经同意,不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令;(9) 对
7、各应用软件word、excel等使用,必需建立自己子目录,存入自己文件,系统文件目录不应存任何非系统文件,维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除,文件编辑者自负后果。2、上机使用人员职责和权限:A、系统管理员:对整个系统运行进行负责。 系统管理员必需依据天心财务软件特点和本单位会计核实实际 情况建立本单位数字化体系和核实方法。会计科目标设置必需符合 会计度和本单位核实管理要求,报表数据格式必需符合财政部门和 其它相关部门要求。 协调系统内各类人员之间工作关系; 负责组织和监督系统运行环境建立和完善和系统建立时各项初始化工作。 负责确保计算机系统操作安全性、正确性和立即性检验,并做好上机统计整
8、理工作,应按要求立即性归档。 负责作好系统运行情况总结,提出更新软件或修改软件需求汇报。B、系统维护人员:负责系统运行中硬件和软件维护工作: 负责系统维护工作,包含各环境库修改和更新操作; 负责定时或不定时地检验硬件和软件运行情况; 负责系统安装和调试工作; 按要求程序实施软件完善性、适应性和正确性维护; 系统维护人员除实施数据维护外,不许可随意打开数据库运行操作,实施数据维护时不准修改数据库结构,其它上机人员一律不准实施数据库操作。C、系统操作人员:系统操作人员是指有权进入目前运行数字化系统全部或部全功效员。 负责系统数据登录、数据备份和输出打印工作。 严格根据系统要求进行操作; 负责软盘备
9、份及归档工作; 负责输出打印凭证、帐簿和报表,并管理及归档工作; 日志帐应该日登录,登录后即打印出当日日报表,做到日清月结; 月底满页可打印全部帐簿和会计报表; 记帐凭证按要求随时打印。D、数据录入人员: 检验专职会计人员提供记帐凭证是否合理、正当和正确,对于违规 记帐凭证不得录入; 数据录入过程中,如发觉有疑问或错误时,应立即问询相关人员,不 得私自修改和作废。 认真录入数据,录入完成后检验查对,查对无误后交复核人员进行复核; 日志帐数据录入应做到日清月结。E、数据审核人员: 负责数据录入审核工作,包含各类代码正当性、摘要规范性和数据正确性; 复核人员不得进行数据录入操作,复核时如发觉录入错
10、误时,应通知录入人员修改,待修改后再进行复核; 负责输出数据审核; 对不符合要求凭证和不正确输出数据,不予签字确定。F、专职会计人员: 依据原始凭证编制记帐凭证,编制记帐凭证应符合财务制度要求,做到内容完整、数据正确、代码正确、摘要简明规范; G、档案管理人员: 负责数字化管理各类系统软盘、多种文档、种类数据软盘及输出打印记帐凭证,帐簿和报表等相关会计资料存档管理; 按要求时间催交入档; 对不符合要求会计资料及软盘不予接收; 做好安全保密工作; 未经同意,不得外借。附录一:上机操作注意事项一、开机步骤:1、 打开电源开关;2、 打开UPS电源开关;3、 打开打印机开关;4、 打开显示器开关;5
11、、 打开主机开关。二、关机步骤:1、 关上主机开关;2、 关上显示器开关;3、 关上打印机开关;4、 关上UPS电源开关;5、 关上电源开关。三、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟;四、工作完成后一定要完全退出系统后离开;五、停电后UPS不间断电源会发出警告,要立即将数据存盘,实施上述操 作步骤;六、使用键盘时要轻击,切记不可重打;七、严禁使用游戏盘,违者重罚。计算机上机操作统计制度 实际应用ERP管理软件企业在实践中发觉,必需要求对数字化管理单位要求有“必需上机操作统计制度”,作为天心FASERP系统也不例外,为确保我企业数字化管理正常发展,愈加好地完成系统维护任务,了解故障发生原因、地点
12、、时间和处理方法和处理结果等情况,严格微机管理制度,现要求以下:一、 全部上机操作人员必需登记全部上机操作情况,要求填写日期、操作员姓名、操作内容,运行时间和运行情况。二、登记操作统计要认真具体,操作过程中没有问题,运行情况及备注栏填写运行正常字样,若有问题则应立即登统计,并向系统维护员汇报。三、不得进行未作登记统计任何软硬件维护工作。四、系统维护员在维护过程中发觉异常现象和处理方法,处理结果全部应有明确记载,对于严重或重大运行故障,除按要求登记外还须另行填写故障汇报单。并向系统总责任人汇报。五、操作统计每个月装订成册,日常文档由管理人员妥善保管,年底整理归档。六、要真实完整地填写操作统计,发
13、生问题不登记者,按相关制度依据问题严重程度给予处理,请全部操作人员及维护人员必需严格遵照实施。附录二:上机操作统计上机时间操作员姓名操作内容运行时间运行情况备注数字化管理岗位责任制为使我企业数字化管理工作进程不停加紧,保障数字化工作正常开展,确保此项工作正当性、正确性、安全性,特制订数字化管理岗位责任性。一、 数字化管理岗位:依据企业内部物料、制造管理和会计核实特点及企业对数字化管理岗位设置要求,在系统总管理员领导下,从各个岗位出发围绕数字化来开展工作,愈加好地发挥其应有作用,特设以下管理岗位:主管会计、财务责任人、系统管理和维护、业务经办和操作录入、业务复核、业务稽核、业务数据管理、档案管理
14、。二、岗位职责:(一) 主管会计:对企业数字化发展方向、规模及重大硬件、软件、使用、应用项目进行决议,确保数字化管理工作健康发展。(二) 财务责任人:制订财务数字化发展计划,为主管会计提供重大硬件、软件使用、应用项目标决议依据,依据本企业特点合理设置数字化管理岗位及配置岗位人员,检验岗位人员工作情况,严格按各岗位标准进行考评。(三) 系统管理维护岗:1、 参与制订本厂财务数字化发展计划及数字化管理制度;2、 实施对操作人员管理和计算机档案管理职能,对会计软件进行日常维护,确保计算机软件、硬件财产安全可靠;3、 立即了解计算机故障情况,并采取对应处理方法,碰到重大系统运行故障必需依据故障发展,处
15、理情况填写故障汇报单并立即报给数字化主管人员;4、 正确分配系统操作人员使用权限及以后软件开发工作;5、 开发软件应充足利用本企业已经应用信息系统、报表系统功效,并应以易接收、易掌握为标准;6、 未经多种主管、系统管理员核准开发项目,不得上机;7、 确保多种数字化管理要求正确实施。(四) 业务经办和操作: 依据科目负责制标准,设置成本核实、费用核实、材料、销售、债权债务往来核实、现金、银行存款、固定资产、记帐、二级核实等岗位,各岗位严格根据本企业财务制订业务工作标准进行日常工作。做好记帐前对明细帐审核,确保录入数据正确。充足使用计算机对帐、核销等功效来完成工作,并按帐务管理制度要求打印帐簿、报
16、表。(五) 数据录入:1、 实施系统管理对岗位工作具体指挥、要求;2、 立即、正确地按要求标准输入手工记帐凭证、生成机制凭证及帐表;3、 经过系统管理员立即正确地为领导提供所需数据;4、 系统管理员给本岗位设置口令不得通知其它任何人;5、 正确实施数字化管理中相关操作,使用等各项要求;6、 发觉问题,立即向系统管理员及财务主管责任人反应;(六) 数据复核岗:1、 对输入计算机凭证质量把关,确保手工凭证和机制凭证一致性;2、 对已录入凭证立即复核,最迟不得超出次日复核完成;3、 发觉凭证错误,分析责任原因,通知相关岗位人员进行修改,复核人员不得私自修改;4、 填好上机操作及其相关事项记录表,发觉
17、问题通知相关人员协调处理;5、 按日整理复核后手工凭证,交数据管理员进行汇总、打印汇总凭证;6、 复核后凭证要加盖岗位人员印章,并对审核结果负责。(七) 数据稽核:1、 审核原始凭证合理、正当性及是否有经办人、验收人、主管领导签字;2、 审核记帐凭证是否符合会计制度要求,借贷关系式是否平衡,多种帐表相互之间数据是否一致,确保帐帐相符、帐表相符;3、 发觉不正当原始凭证及手工记帐凭证填写有误时,退回业务经办人员进行协调处理;4、 每七天对全部原始凭证、机制凭证、报表进行一次稽核,确保录入数据正确无误;5、 稽核后凭证要加盖岗位人员印章,并对全部因人为原因造成而未立即稽核发觉凭证问题负责。(八)
18、数据管理岗:1、 实施系统管理员对本岗位工作具体指挥、要求;2、 依据复核后计算机凭证,按本汇总、打印、输出机制凭证汇总表,粘贴在机制凭证上,确保机制凭证在内容、编号、金额上正确性。3、 对存贮在磁盘(含硬盘及软盘)上会计文件、凭证、帐表等要立即备份,备份软盘要编号及盖章归档;4、 依据帐务管理制度相关要求,进行立即对帐结帐、结转下年;5、 对硬盘上会计数据和作为正式备份软盘上会计数据不许可任何人进行非会计系统许可任何操作;6、 注意保管、查看计算机操作统计,发觉问题立即向系统管理员汇报并负责操作统计整理、装订及归档;7、 按档案管理要求移交档案,填写档案移交单;8、 对本岗位负责,在档案移交
19、单上盖章。(九) 档案管理岗:1、 严格根据档案管理制度要求进行日常工作;2、 对会计核实结果历年资料要保留三份,分别存放在不一样地点;3、 对购置或自制开发会计软件,要作为会计档案妥善保管,并负责督促计算机凭证、帐薄、报表装订归档;4、 注意查看档案移交记录表,对接收计算机档案资料负责。 各岗位严格实施制度要求,相互协调工作,发觉问题立即反 映,提出有利于数字化发展提议,确保我企业财务数字化 向着健康有效方向发展。三、监督、落实本要求由财务主管及系统管理员监督实施。帐务系统管理制度为确保帐务系统安全、正常、可靠运行,依据天心软件实际要求及我企业实际情况,特制订帐务系统管理制度。本制度包含帐务
20、系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。一、 人员组织系统配置系统维护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管理员,从业务管理及财务处理步骤来分,系统配置系统管理员,系统维护员,数据管理员,财务主管,主办会计,出纳,往来会计,存货会计,销售管理员,具体配置见下表:编号岗 位姓 名1系统管理员系统管理阎勇2系统维护员系统维护阎勇3数据管理员数据管理阎勇4财务主管稽核员张经理5主办会计复核、录入、操作张经理6出纳录入、操作张文静7往来会计录入、操作张文静8存货会计录入、操作吴宝刚、梅冲9销售管理员录入、操作张淑京具体职责参看数字化系统岗位责任制。二、操作管理制度(一) 日常事务管理1、
21、必需严格根据FAS天心企业管理软件操作步骤完成各项工作;各操作人员及财务主管须根据天心FAS业务步骤管理规范及日上FAS操作员分工操作步骤规范完成自己工作,具体操作步骤及方法可参考FAS天心企业管理全能系统操作手册(黄皮书)。2、 必需以自己名称、密码进入本系统,工作完成后应立即退出系统,以免她人利用系统进行其它操作;3、 不得将口令泄漏给她人,并定时修改自己口令;4、 各操作员必需正确输入属于自己工作范围内单据内容,同时,必需输入本系统中起关键作用号码,如:单据号、订单号(即大号)、制令单号、凭证号等。(二) 日常业务管理各操作员必需根据日上FAS操作员分工操作步骤规范中业务分工一览表中步骤
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