公司采购作业管理规定样本.doc

企业采购管理要求
第一节 通常要求
第六条 采购部门划分
(一)内购：由中国采购部门负责办理。
(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。
(三)总经理或经理对于关键材料采购，可直接和供给商或代理商议价。专案用料，
必需时由经理或总经理指派专员或指定部门帮助办理采购作业。
第七条 采购作业方法
除通常采购作业方法外，采购部门可依材料使用及采购特征，选择下列一个最有利
方法进行采购：
(一)集中计划采购：凡含有共同性材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定时集中办理采购。
(二)长久报价采购：凡常常性使用，且使用量较大宗材料，采购部门应事先选定厂商，议定长久供给价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第八条 采购作业处理期限
采购部门应依采购地域、材料特征及市场供需，分类制订材料采购作业处理期限，通
知各相关部门方便参考，遇有变更时，应立即修正。

第二节 中国采购作业处理
第九条 询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件缓急，并参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上供给
商办理比价或经分析后议价。
(二)若厂商报价规格和请购材料规格略有不一样或属代用具者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上给予证实，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
(三)属于买卖通例超交者(如最低采购量超出请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价统计栏”中注明，经主管签认后呈核。
(四)对于厂商报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方法向厂商议价。
(五)采购部门接到请购部门以电话联络紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按通常采购程序优先办理。
(六)“试车检验”采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明和厂商议定付款条件呈核。
第十条 呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”和“报价使用期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
(二)采购核决权限
附注：凡列入固定资产管理采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
第十一条 订购
(一)采购经办人员接到经核决“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供给商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方法”。
(二)若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
第十二条 进度控制及事务联络
(一)中国采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
第十三条 整理付款
(一)物料管理部门应根据已办妥收料“请购单”连同“材料检验汇报表”(其免填“材料检验汇报表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验汇报表”章)送采购部门，经和发票查对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单(内购)”会计联须于第一批收料后送会计部门。
(二)内购材料须待试车检验者，其签订协议部分，依协议要求办理付款，未订协议部分，依采购部门呈准付款条件整理付款。
(三)短交应补足者，请购部门应依据实收数量，进行整理付款。
(四)超交应经主管核示始得依据实收数量进行整理付款，不然仅依订货数付款。
第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)
第十四条 询价、比价、议价
(一)外购部门依“请购单(外购)”需求日及急缓件加以整理，并依据供给厂商资料，并参考市场行情及过去询价统计，以电话或传真方法进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，标准上应向三家以上供给厂商询价、比价或经分析后议价。
(二)请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料关键规范并签注意
见后，会请购部门确定。
第十五条 呈核及核决
(一)比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。
(二)核决权限
1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。
2.采购金额以CIF美元总价折合超出×××元以上者由总经理核决。
(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额变更时，请购部门应依更改后采购金额所需核决权限重新呈核；但若更改后核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
第十六条 订购和协议
(一)“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
(二)需和供给厂商签署长久协议者，外购部门应以签呈及拟妥长久协议书，依采购核决权限呈核后办理。
第十七条 进度控制及异常处理
(一)外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。
(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
(三)外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动和供给厂商联络催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
第十八条 进口签证前［“请购单(外购)”核准后］专案申请
(一)专案进口机器设备申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“中国尚无产制”戳记及核准章，方便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
(二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其它相关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第十九条 进口签证
外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及相关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核按时通知外购部门。
第二十条 进口保险
(一)FOB、FAS、C＆F条件进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示保险范围办理进口保险。
(二)进口单位应将承保企业指定公证行在“请购单(外购)”上标示，方便货物进口必需公证时，进口单位凭以联络该指定公证行办理公证。
第二十一条 进口船务
(一)FOB、FAS进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参考航运资料，标准上选定三家以上船企业或承揽商，方便进口货物可机动选择船只装运。
(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定船企业或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。
(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用状指定船企业而委由发货人代为安排装船。
第二十二条 进口结汇
进口单位应依“请购单(外购)”标示“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以“开发L／C快报”通知外购部门联络供给厂商。
第二十三条 税务
(一)免货物税及“工业用证实”申请
1.进口货物可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.除“免凭经济部工业局证实办理具结免税进口”项目外，其它合于免税要求人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证实，方便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
(二)专案进口税则预估及分期缴税申请及办理外购部门应于进口前，检含相关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及确保手续。
第二十四条 输入许可证、信用状修改
供给商成本企业要求修改“输入许可证”或“信用状”时，外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
第二十五条 装船通知及提货文件提供
(一)外购部门接到供给商通知相关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及相关部门。
(二)外购部门收到供给商装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及相关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
(三)提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等相关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
(四)管理进口物品放行证申请：
进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，方便据此报关提货。
第二十六条 进口报关
(一)关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料。
(二)不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确定需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其它材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
(三)关税缴纳前进口单位应确实查对税则、税率后申请暂借款缴纳。
(四)海关估税税率如和进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供相关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货案件，进口单位应于“进口报关追踪表”统计，方便督促销案。
(五)税捐记帐进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度统计表”及“税捐记帐额度控制表”。
(六)船边提货进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，方便船只抵港时，即时办理提货。
第二十七条 报关进度控制
关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
第二十八条 公证
(一)各企业事业部应依材料进口索赔统计及材料特征等原因，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单在材料进港时，会同公证行前往公证。
(二)外购材料于验关或到厂后发觉短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
(三)进口货物办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证汇报分送相关部门。
第二十九条 退汇
(一)外购部门依进口材料装运情况，判定信用状剩下金额已无装船可能时，应于提供报关文件时提醒进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
(二)退汇金额较大，但信用状未逾使用期限者，外购部门应向供给厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。
第三十条 索赔
(一)外购部门接到收货异常汇报(“材料检验汇报表”或“公证汇报”等)时，应立即填制“索赔统计单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
(二)以船企业或保险企业为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供给厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
(三)索赔案件办妥后，“索赔统计单”应依原采购核决权限呈核后归档。
第三十一条 退货或退换
(一)外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府要求期限向海关申请。
(二)复运出口、进口相关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
(三)退换材料进口时依本节相关规则办理。
第四节 价格及质量复核
第三十二条 价格复核和市场行情资料提供
(一)采购部门应调查关键材料市场和行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核参考。
(二)采购部门应就企业内各企业事业部所提关键材料项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格参考。
第三十三条 质量复核
采购单位应就企业内所使用材料质量给予复核(如材料选择、质量检验)等。
第三十四条 异常处理
审查作业中，若发觉异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”(或附汇报资料)，通知相关部门处理。