公司采购作业管理规定样本.doc
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1、企业采购管理要求第一节 通常要求 第六条 采购部门划分 (一)内购:由中国采购部门负责办理。 (二)外购:由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。 (三)总经理或经理对于关键材料采购,可直接和供给商或代理商议价。专案用料,必需时由经理或总经理指派专员或指定部门帮助办理采购作业。 第七条 采购作业方法 除通常采购作业方法外,采购部门可依材料使用及采购特征,选择下列一个最有利方法进行采购: (一)集中计划采购:凡含有共同性材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定时集中办理采购。 (二)长久报价采购:凡常常性使用,且使用量较大宗材料,采
2、购部门应事先选定厂商,议定长久供给价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地域、材料特征及市场供需,分类制订材料采购作业处理期限,通知各相关部门方便参考,遇有变更时,应立即修正。 第二节 中国采购作业处理 第九条 询价、比价、议价 (一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件缓急,并参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上供给商办理比价或经分析后议价。 (二)若厂商报价规格和请购材料规格略有不一样或属代用具者,采购经办人员应检附资料并于“请购单”上给予证实,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签
3、注意见后呈核。 (三)属于买卖通例超交者(如最低采购量超出请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单“询价统计栏”中注明,经主管签认后呈核。 (四)对于厂商报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方法向厂商议价。 (五)采购部门接到请购部门以电话联络紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按通常采购程序优先办理。 (六)“试车检验”采购条件,采购经办人员应于“请购单”注明和厂商议定付款条件呈核。 第十条 呈核及核决 (一)采购经办人员询价完成后,于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”和“报价使用期限”经主管审核,并依请购核决权限呈核
4、。 (二)采购核决权限 附注:凡列入固定资产管理采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。 第十一条 订购 (一)采购经办人员接到经核决“请购单”后应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供给商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方法”。 (二)若属分批交货者,采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。 (三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于“请购单”加盖“暂借款采购”章,以资识别。 第十二条 进度控制及事务联络 (一)中国采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以“采购进度控制表”控制采购作业进度。 (二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填
5、制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理。 第十三条 整理付款 (一)物料管理部门应根据已办妥收料“请购单”连同“材料检验汇报表”(其免填“材料检验汇报表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验汇报表”章)送采购部门,经和发票查对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料者,“请购单(内购)”会计联须于第一批收料后送会计部门。 (二)内购材料须待试车检验者,其签订协议部分,依协议要求办理付款,未订协议部分,依采购部门呈准付款条件整理付款。 (三)短交应补足者,请购部门应依据实收数量,进
6、行整理付款。 (四)超交应经主管核示始得依据实收数量进行整理付款,不然仅依订货数付款。 第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务) 第十四条 询价、比价、议价 (一)外购部门依“请购单(外购)”需求日及急缓件加以整理,并依据供给厂商资料,并参考市场行情及过去询价统计,以电话或传真方法进行询价作业,但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外,标准上应向三家以上供给厂商询价、比价或经分析后议价。 (二)请购材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料关键规范并签注意见后,会请购部门确定。 第十五条 呈核及核决 (一)比价、议价完成后,外购部门应填制“请购单(外购)”,拟订
7、“订购厂商”“预定装船日期”等,连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决。 (二)核决权限 1.采购金额以CIF美元总价折合在元(含)以下者由经理核决。 2.采购金额以CIF美元总价折合超出元以上者由总经理核决。 (三)采购案件经核决后,如发生采购数量、金额变更时,请购部门应依更改后采购金额所需核决权限重新呈核;但若更改后核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。 第十六条 订购和协议 (一)“请购单(外购)”经核决送回外购部门后,即向厂商订购并办理各项手续。 (二)需和供给厂商签署长久协议者,外购部门应以签呈及拟妥长久协议书,依采购核决权限呈核后办理。 第十七条 进度控制及异常处理
8、 (一)外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。 (二)外购部门于每一作业进度延迟时,应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门。 (三)外购部门于外购案件“装船日期”有延误时,应主动和供给厂商联络催交,并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理。 第十八条 进口签证前“请购单(外购)”核准后专案申请 (一)专案进口机器设备申请专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”,申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“中国尚无产制”戳记及核准章,方便进口单位凭以向海关申请
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