公司采购供应工作管理制度样本.doc

金自天正企业采购供给工作管理制度

总则
采购供给工作是企业经营管理关键组成部分。
采购供给工作必需遵守国家颁布各项政策、法规相关要求。采购供给工作人员要严格自律，遵纪遵法，廉洁奉公。
为了加强对采购供给工作管理，确保工程、生产、产品研发等方面所需物资供给，提升采购质量，降低采购成本，特制订本制度。
机构和职责
采购供给工作包含企业以下部门，其职责分述以下：
1、 采购供给部
负责企业采购供给及外协加工组织实施；推荐分承包方，签署供需协议；负责全部对外付款和财务报销手续；处理采购材料和设备在采购和使用中相关纠纷；负责建立健全比价采购台帐并立即更新。
2、 管理计划部
负责编制和下达工程、生产、产品研发所需设备、物料采购计划和外协加工计划；负责采购报销审批并推行对采购价格监督；负责企业物料库存和存量控制；组织对分承包方资格审查和评价；协调采购部和各事业部之间工作；帮助采购部建立健全比价采购台帐。
3、 企业办公室
负责编制和下达一般办公用具、劳保用具、办公家俱采购计划；负责上述采购报销审批并推行对采购价格监督。
4、质量办公室
负责组织采购物资及外协加工件检验、验证；参与对分承包方资格审查和确定工作；负责对厂商供货产品质量进行监督，并将相关信息立即反馈给采购供给部和管理计划部。
5、各事业部
负责提出采购及外协申请计划并提供正确采购要求；将采购产品在使用过程中发生问题及相关信息立即反馈给管理计划部。
采购实施措施
（一） 采购计划
采购计划内容应包含设备或材料名称、规格型号、数量；特殊情况时应包含技术要求、安装尺寸、生产厂家、参考价格、交货期等；若需从供给商处直接发运到用户现场，应注明收货单位、联络人、到站（地址）、邮编、电话及传真等。
1、 工程、产品项目需要材料、设备（包含外协加工）等，由事业部依据协议及设计任务书或生产任务单编制材料、设备需求计划（又称“材料表” ），经管理计划部（综累计划室）依据协议内容并结合库存情况编制采购计划下达给采购供给部。
2、 产品研发项目需要材料、设备，由研发部门编制材料、设备需求计划，经管理计划部（综累计划室）审核后编制采购计划下达给采购供给部进行采购；少许规格、型号不确定材料、设备（限元以下）能够由研发人员自行采购，但事后必需补办申购计划。
3、 生产、基建项目（含设备改造和设备维修）、设计开发、办公等需要设备和工具，由使用部门根据企业设备管理制度编制设备需求计划，经管理计划部（物产资源室）审核并报企业主管领导（重大项目和设备报董事会）同意后编制设备采购计划，下达给采购供给部。
4、 一般办公用具、劳保用具、办公家俱由使用部门依据相关标准和要求编制需求计划，经企业办公室审批后下达给采购供给部。
（二）采购方法
采购供给部根据采购计划组织实施采购。采购应根据“择优、择廉、择近”标准并选择最有利方法进行。采购方法通常有以下多个：定点供给商长久报价采购、议标采购和通常采购。
1、 定点供给商长久报价采购
凡常常使用且使用量较大材料，应事先选定厂商，议定长久供给价格，采购供给部依据议定价格进行采购。（常见材料和设备见附件）
确定定点供给商标准：
（1）由采购供给部提供确定为定点供货厂商名单（每类设备或材料标准上应有三家以上供货商，且必需是本企业合格分承包方），和供货产品样本和报价等资料。管理计划部负责组织相关事业部、市场营销部、采购供给部、质量办公室等部门，共同对定点供货厂商进行综合评价，筛选出符合条件供货厂商并确定该厂商供货资格和供货范围。采购供给部分别和被确定资格厂商协商优惠供货价格、签署供货协议。采购供给部应立即将协议价格提交管理计划部立案。
（2）采购供给部负责编制包含供货内容及价格定点供货厂商名目，经上述部门认可后分别存管理计划部、采购供给部和质量办公室。采购供给部和管理计划部依据此名目进行采购和审核。
（3）定点供货厂商名目每十二个月评审一次，质量办公室、使用产品相关事业部负责对厂商供货产品质量进行评价，管理计划部和采购供给部对厂商交货及价格等情况进行评价；对出现两次以上严重质量问题供货商要取消其供货资格。
（4）生产外协加工定点厂确实定参考上述措施进行。新增加外协厂商必需进行实地考察对其生产条件、质量确保能力等相关方面综合评价后再行确定。
2、 议标采购
对于一次采购金额超出界定值大宗材料和设备，或关键工程项目中部分关键材料和设备，采取议标方法进行采购。步骤以下：
（1）采购供给部负责组织相关事业部、市场营销部、管理计划部、质量办公室等部门组成议标小组，确定参与投标供货厂商名单（应优先选择定点供货厂商）；
（2）由采购供给部向供货厂商发出询价标书并回收标书；
（3）议标小组负责对搜集到供货厂商提供投标资料进行综合评审，采取投票或其它方法确定供货厂家。议标结果要形成文件，经议标小组组员签字后分别存管理计划部和采购供给部；
（4）采购供给部据此和中标供货厂家签署商务协议。
采取议标方法一次性采购金额界定值：
▪ 进口材料和设备 ≥5万元
▪ 国产检测仪表 ≥3万元
▪ 计算机、工控机、显示器和附件≥5万元
▪ 二类机电产品 ≥2万元
▪ 变压器、电抗器 ≥3万元
▪ 电子类产品 ≥1万元
▪ 生产制造用原材料（包含硅片、钼片、管壳、钢板、铜带、散热器、绝缘材料
等）≥5万元
▪ 外协加工（包含硬件制造、软件调试、喷漆喷塑、电镀、包装、运输等） ≥
2万元
▪ 常见工具、办公用具、劳保用具、耗材等 ≥1万元
3、 通常采购
不属于以上两种情况采购方法为通常采购。通常采购要参考市场行情、过去采购统计或供给商提供报价，选择三家以上进行价格对比,并以多种方法向供给商议价，在确保质量和工期前提下以最低价格采购。假如询到最低价格或规格、型号、性能参数和采购计划提出要求不相符时，采购供给部应立即通知管理计划部协调处理；若仍有争议，可采取议标方法处理。
4、 比价采购台帐
采购供给部负责建立健全比价采购台帐。比价采购台帐要有三家以上供给商价格对比，台帐内容要包含：材料名称、型号、规格、关键技术参数、供给商单位名称、企业性质、质量确保体系、价格和运杂费用等。
比价采购台帐要抄报管理计划部。管理计划部要帮助并督促采购供给部立即修改、更新比价采购台帐。
（三）采购作业实施
1、采购供给部接到采购计划以后，要依据采购事项轻重缓急确定采购前后顺 序；符合招标、议标条件要立即组织议标小组进行招标工作；属于定点供给商供货范围立即和供给商联络；属于通常情况，按通常采购方法进行。
2、询价完成后采购经办人员应具体统计询价和议价结果，确定订购供给商，和供给商确定交货日期并签署采购协议，经采购部责任人审核（特殊情况需事业部主管领导审核签字）并报管理计划部核准后，方可盖章生效。经招标、议标确定采购协议可直接盖章生效。采购协议应交给管理计划部和财务金融部各一份立案。
3、采购员要按计划要求时间完成采购任务。当采购员、外协员认为不能按时按计划完成某项采购任务时，应立即向管理计划部通报并以文字说明原因。
4、采购员、外协员采购材料、设备按质量办公室相关要求进行检验或验证后办理入库。在实施有直发觉场采购计划单时，应立即将供货商发往现场发货证实返回到管理计划部立案，并立即办理入库手续。
5、采购员、外协员采购材料在使用中出现问题，采购员要负责和供货商联络，处理相关事宜。如（质量和规格、型号或技术性能）不合格，要负责退换、退货以至索赔。
6、按计划采购及外协加工付款，由管理计划部计划员审核后，再经采购部门责任人签字，方可办理付款手续。(10万元以下由采购部门责任人审批；10万元以上由企业主管领导审批。)
7、采购经办人员取得购货发票后应立即办理报销手续。报销单据由采购部门责任人签字（计入事业部采购附加费用，由事业部领导审批），经管理计划部审核后，方可办理报销手续。管理计划部计划员在审核时应对所购材料型号、数量、价格进行查对，并逐项统计立案。
特殊情况处理措施
1、 特殊情况下，采购供给部可委托事业部进行采购及外协加工，但必需严格按本制度相关标准实施。
2、 事业部调试人员在现场调试期间急需材料(价格低于500元)可自行采购，回单位后由事业部领导审核签字并向管理计划部补交采购计划单及填写领料单。（在现场自行采购材料累计金额高于500元，低于5000元，经事业部领导同意；累计金额高于5000元，由企业主管领导同意。）
3、 特殊情况下，经企业主管领导同意后，可依据市场营销部协议供货清单先行采购，事后由事业部补办采购计划申请单。
附件：常见材料和设备
▪ 进口控制装置和检测仪表
▪ 国产一般和特殊检测仪表
▪ 计算机、工控机、显示器和附件
▪ 二类机电产品
▪ 变压器、电抗器
▪ 电子类产品
▪ 生产制造用原材料（包含硅片、钼片、管壳、钢板、铜带、散热器、绝缘
材料等）
▪ 外协加工（包含硬件制造、软件调试、喷塑、电镀、包装、运输等）
▪ 常见工具、办公用具、劳保用具、耗材等
本制度自公布之日起实施。本制度公布之前相关文件条款如和本制度有异义，以本制度为准。
本制度由采购供给部负责解释。