项目管理手册之采购管理样本.doc
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1、 项目管理手册采购管理目 录一、概述二、项目采购管理内容和目标三、项目采购管理步骤四、项目采购管理组织和职责分工五、项目采购招标管理六、项目采购协议管理七、项目采购信息管理八、项目采购监督管理 九、项目采购管理文件、表单 一、概述 1.1项目采购管理定义1.1.1采购 采选择; 购取得。 采购是指采购单位依据需求提出采购计划,确定供给商,经过商务谈判确定价格、交货期及相关条件,签署协议并按要求收货付款过程。1.1.2项目采购 其含义不一样于通常概念上商品购置,它特指项目组织以不一样方法从系统外部取得货物、工程和服务整个采办过程。1、货物采购指购置项目所需投入物(如机械、设备、材料等)及和之相关
2、服务。2、工程采购是经过招标或其它约定方法选择工程承包单位及其相关服务(含勘察、设计和施工)。3、咨询服务采购关键指聘用咨询企业或咨询教授。项目采购形式以下图:材料设备工程施工有形采购项目采购咨询服务项目管理工程设计无形采购1.1.3项目采购管理项目采购管理是指项目组织在整个项目过程中,为了实现项目目标而从外部获取项目所需多种资源管理过程。本项目采购管理是特指龙岩烟草工业(简称龙烟企业)精品“七匹狼”卷烟专用生产线技术改造项目(简称七匹狼技改项目)甲方(业主、总承包方)龙岩烟草工业技改办本项目管理团体为了实现本项目目标而从外部获取项目所需多种资源对本项目采购活动全过程管理。1.2项目采购管理意
3、义 任何项目标实施全部离不开项目标采购活动。采购工作是项目实施中关键步骤和关键内容。采购工作能否好、快、省地进行,直接影响着项目标质量、进度和成本、效益。科学、有效项目采购管理能够实现:l 为龙烟企业七匹狼技改项目提供一个适时,连续不停原材料、产品和服务供给;l 维持采购单位所必需质量标准;l 用最低(合理)价格为 龙烟企业购置所需产品和服务;l 为龙烟企业寻求或培养可靠供给商、合作伙伴;l 以最低管理成本达成采购目标;l 为采购单位发明竞争优势;l 有效预防和杜绝采购活动中违法和不规范行为。1.3项目采购管理关键过程: 项目采购管理是对采购内容和活动管理,关键过程包含:1.3.1确定需求。
4、在采购前,应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定?1.3.2需求说明。 在确定需求后,对需求内容如品质、规格型号、需要日期、包装、售后服务、运输及检验方法等,均需加以明确说明,方便对供给商选择和价格谈判等作业能顺利进行。1.3.3选择采购方法和可能供给起源。 以正当、适宜方法选择业绩良好厂商,通知其报价。其方法能够依据项目标实际情况和管理要求,选择公开竞争招标、有限竞争招标(邀请招标)、议标(谈判招标)、询价采购等多个方法。1.3.4适宜价格决定。 在决定可能供给商后,和其进行价格谈判。1.3.5订单安排。 在价格谈妥后,应办理订货签约手续,如订单或合约,均属含有法律约束力书面文件,对供
5、需双方要求、权利及义务须说明清楚。1.3.6订单跟踪和审计。 签约订货后,为确保供给商能够准期、包质、按量交货,应立即和供给商保持联络,预防发生意外变故而造成供货不及,方便立即采取补救方法。货到应严格检验入库。1.3.7查对发票。 供给商交货验收合格后,应立即开具发票;要求付清货款时,对于发票内容是否正确,应先经采购部门查对后,财务部门才能办理付款手续。1.3.8不符和退货处理。 通常供给商所交货物清单和订单不符或货物经检验部门验收不合格时,应按合约要求办理退货手续。并立即重新采购,给予结案。1.3.9结案。 凡验收合格付款,或验收不合格退货,均须和该供给商办理结案手续,并清查各项书面资料是否
6、完整,绩效怎样,报请高层管理或相关主管部门审核指示。1.3.10统计和档案要求。 通常结案指示采购,应列入档案登记,编号分类,给予保留,方便参阅或事后发生问题时查考。另外,档案有一定保管期限。二、项目采购管理内容和目标2.1本项目采购管理关键内容:1组建项目采购管理团体,明确职责权限;2确定科学项目采购管理步骤;3选择采购方法;4选定采购单位;5签署采购协议、进行协议管理;6采购进度跟踪管理;7采购和项目相关工作沟通协调;8全过程审计监督。2.2项目采购管理目标业主(总承包方)在项现在期主动、主动参与项目标采购管理,界定项目功效需求和目标,选择适宜采购方法和单位,整合、协调及沟通采购所需资源,
7、利用计划、组织、监督及控制等项目管理手段,经过对采购战略、策略和采购活动管理,在既定预算内立即有效地处理问题,努力争取好、快、省地实现项目预定目标。2.3项目采购方法2.3.1项目采购方法定义1项目采购方法是指项目组织以从系统外部取得货物、工程和服务采办活动所选择模式,应用方法和过程。项目采购方法通常分为二大类:非招标采购和招标采购。非招标采购包含:直接采购、询价采购(含密封报价)、竞争性谈判(单一起源采购);招标采购包含:公开竞争招标、有限竞争招标(邀请招标)。2非招标采购(1)直接采购不经过竞争方法直接进行采购或签署协议。单一起源方法采购是直接采购方法一个:(2)询价采购是指比较几家(通常
8、是3家以上)供给商报价基础上,综合评价各供给商条件和价格,最终选择一个适宜供给商所进行采购。(3)密封报价采购采购方发出邀请函,邀请潜在供给商进行报价,供给商对邀请文件进行充足研究后,参与采购方组织现场一次性密封书面报价,采购方依据报价综合评价后选择中标人。密封报价能够视为询价采购衣着形式,也可作为搜集市场价格一个手段应用于询价采购中。(4)竞争性谈判采购(单一起源采购)是指采购方和多个供给商进行直接谈判并从中选择满意供给商一个方法。(假如只有一家供给商可供选择则成为单一起源采购)3招标采购:(1)公开竞争招标是指招标人以招标公告方法邀请不特定法人或其它组织投标。(2)邀请招标是指招标人以投标
9、邀请书方法邀请特定法人或其它组织投标。以上各项适适用于本项目在中国和国际范围采购。2.3.2本项目对采购方法具体要求:依据中国政府采购法、中国招标投标法、福建省依法必需招标项目具体范围和规模标准要求、福建中烟工业企业物资采购管理措施和龙烟企业相关要求,结合本项目标实际情况,选择采购方法标准以下: 1适用非招标采购采购内容(1)直接采购这种方法适适用于在具体要求下,考虑已经实施工程或用过货物、设备增加,协议延续;设备配套,设备标准化一致性;所需货物、设备专营性;为确保项目质量,设计方指定关键部件等原因,不经过竞争方法直接进行采购。中国政府采购法要求于直接、单一采购条件是:1)只能从唯一供给商处采
10、购;2)发生了不可预见紧急情况不能从其它供给商处采购;3)必需确保原有采购项目一致性或服务配套要求,需要继续从原供给商处添购,且添购资金总额不超出原协议采购金额百分之十;4)在特殊情况下,经龙烟企业领导班子集体讨论研究确定事项。(2)询价采购这种方法适适用于采购现货或价值较小标准规格设备,或用于小型、简单土建工程。(3)竞争性谈判这种方法通常见于紧急情况下或采购特殊受限商品。优点是节省时间,轻易达成协议,快速开展工作;缺点是无法取得有竞争力报价。2本项目组织对非招标具体采购内容和采购金额对应要求(1)工程建设项目标勘察、设计、监理等服务采购(30万元);(2)工程建设项目标施工和和项目相关关键
11、设备、配套安装、材料等采购( 50万元以下);(3)烟草行业特殊要求及特殊定价产品采购;(4)单一起源采购情况;(5)在特殊情况下,经龙烟企业领导班子集体讨论研究确定事项。 3适用招标采购采购内容(1)不适适用于非招标采购条件:(2)国家、省、市或国家烟草专卖局及省企业要求必需招标经济事项;(3)龙烟企业要求其它适宜招标经济事项;(4)在特殊情况下,经龙烟企业领导班子集体讨论研究确定事项。4本项目组织对招标具体采购内容和采购金额对应要求 1)工程建设项目标勘察、设计、监理等服务采购(30万元); 2)工程建设项目标施工和和项目相关关键设备、配套安装、材料等采购(50万元); 3)在特殊情况下,
12、经龙烟企业领导班子集体讨论研究确定事项。 5招标活动准则招标活动应该遵照公开、公平、公正、老实信用和竞争择优标准,严格根据相关要求和程序进行。三、项目采购(非招标)管理步骤 项目采购步骤就是项目组织为完成特定采购任务而开展一系列相互关联活动过程。它始于技改办采购申请,最终计算机中心结案归档。项目规模越大,采购金额越高,对步骤设计要求就越严格。作为烟草生产行业,其过程要受到全程审计监督。3.1项目采购(非招标)管理方法又能够分为:直接采购、密封报价采购和谈判采购。 其对应管理步骤和职责以下:3.1.1直接采购管理步骤 图06-1。 图06-1直接采购管理步骤3.1.2直接采购管理责任矩阵 如表0
13、6-1。 表06-1直接采购管理责任矩阵责任部门工作任务项目经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制订采购实施方案 2确定价格,草拟协议 3签署协议 4订单实施 5收、验货 6实施协议,付款申请 7查对发票,付款履约 8结案 9统计和档案要求 图例:负责 -审核 同意 帮助 监督3.1.3密封报价采购管理步骤 图06-2。 图06-2密封报价采购管理步骤3.1.4密封报价采购管理责任矩阵 如表06-2 表06-2密封报价采购管理责任矩阵责任部门工作任务项目经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制订采购实施方案 2密封询价3确定价格,草拟协议 4签署协议 5订单实施 6收、验货 7实施协议,付款
14、申请 8查对发票,付款履约 9结案 10统计和档案要求 图例:负责 -审核 同意 帮助 监督3.1.5谈判采购管理步骤: 图06-3。 图06-3谈判采购管理步骤3.1.6谈判采购管理责任矩阵 如表06-3。责任部门工作任务项目经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制订采购实施方案 2谈判询价 3确定价格,草拟协议 4签署协议 5订单实施 6收、验货 7实施协议,付款申请 8查对发票,付款履约 9结案 10统计和档案要求 表06-3谈判采购管理责任矩阵图例:负责 -审核 同意 帮助 监督四、本项目采购管理组织和职责分工4.1本项目采购管理组织4.1.1本项目采购管理组织架构 本项目采购管理采取
15、3级组织,分层实施方法,图06-4。企业技改办公室分包单位采购组织分包单位审计监察部门精品七匹狼技改项目采购组织企业招标办公室企业审计科企业监察科 图06-4项目采购管理组织架构4.1.2招投标项目采购组织招投标项目采购采取由招标办负责,项目团体(技改办)配合方法。同时龙烟企业招标办在技改办派驻工作人员和技改办负责采购经理、专责人员组成招标工作组,共同工作。4.1.3非招标采购组织 其它非招标采购由项目团体负责。在实施中按本项目采购管理要求步骤和审批程序实施。4.1.4分包单位采购组织协议要求由分包单位进行采购,由分包单位组织实施,龙烟企业项目管理团体负责监督、协调管理。4.1.5采购审计监督
16、组织 企业审计科、监察机构对项目采购活动实施全过程监督。分包单位进行采购,由分包单位审计监督关键组织实施。 4.2项目采购审批职责和权限 4.2.1招标项目按招标审批职责和权限实施(见招标管理)。4.2.2非招标项目标审批职责和权限 图06-5所表示。 图06-5非招标项目标审批职责和权限4.2.3相关说明 1此次技改项目为特定项目,由企业主管领导作为项目经理专题负责,技改办作为关键主办单位,招标办作为企业对外招标公告部门,并抽调部分人员参与技改办采购当中,和技改办采购、财务项目专员、法律项目专员共同组成项目联合采购小组一起工作。 2在采购管理中,招标办负责组织实施企业全部招标活动。依法应委托
17、社会第三方招标代理机构办理招标项目,由招标办委托含有资质招标代理机构办理招标事宜,其它招标项目由招标办组织实施。 3在采购管理中,对于全部进行采购项目(包含招标和非招标),审计、监察部门全部要对采购活动事前、事中和事后进行监督。 4特殊情况下或招标不能引发竞争或不宜招标经济事项可不实施招标,由项目团体联合采购小组提出申请,推行要求步骤和审批程序实施。 5全部采购过程中信息,由各个主管专员立即汇总到计算机平台,统一管理并最终汇制成档案(用户信息档案、采购过程信息档案等等),专题专存,方便查阅。6在特殊情况下,经龙烟企业领导班子集体讨论研究确定具体采购事项,同时报纪检监察部门和上级立案。五、项目采
18、购招标管理5.1本项目招标管理定义本项目招标管理是特指精品“七匹狼”卷烟专用生产线技术改造(简称精品七匹狼技改项目)甲方(业主、总承包方龙岩卷烟厂技改办本项目管理团体)对本项目招标工作全过程管理。5.2项目招标管理意义 招标投标是一个强制约束性公共采购制度,通常在中国境内,法律要求为必需进行招标,就必需实施招标采购,不然,该项目不能得到财政资金支持,也得不到审批部门同意。招标投标是实现要约、承诺方法中一个方法,它特点我们可归纳为:“充足竞争,程序公开,机会均等,公平、公正地对待全部投标人,并按事先公布标准,将协议授予最符合授标条件投标人”。在精品七匹狼技术改造整个项目实施过程中,作为业主和总承
19、包商,经过招标管理能够促进市场公平竞争,从而表现技改项目实施公开、公平、公正标准,提升资金使用效率、提升技改项目标质量、确保项目标实施进度 ;其次也能够确保项目组织和团体组员廉洁自律,预防发生违法违纪行为。 5.3本项目招投标管理关键内容和步骤:5.3.1本项目招投标管理关键内容1提出招标要求,明确招标需求和目标;2组建项目招标管理团体,任命责任人;3组织招标或选定招标代理单位,签署招标代理协议;4招标申请及立案;5招标文件、资格审查文件编制并报审;6工程量清单编制及工程标底价格或控制价确实定;7公布招标公告,接收报名并发售招标文件,招标前期资料(含工程量计算底稿)立案;8资格审查(预审或后审
20、);9勘察现场,发放答疑纪要;10组建评标委员会;11接收投标文件,开标,评标;12定标,公告;13发放中标通知书,签署协议;5.3.2项目招投标管理步骤项目招投标管理步骤能够分为3个阶段分别列出:1招标准备阶段步骤,图06-6。 2招标实施阶段步骤,图06-7。 3定标签约阶段步骤,图06-8。 图06-6招标准备阶段步骤 图06-7招标实施阶段步骤 图06-8定标签约阶段步骤5.4项目招标管理责任矩阵项目招标管理责任矩阵如表06-4。 责任部门工作任务项目经理技改办财务部招标办监察科审计科法律部门1制订采购实施方案 2公布招标公告、标底寻求招标代理 3签署协议、收取履约确保金 4订单实施
21、5收、验货 6实施协议,付款申请 7查对发票,付款履约 8结案 9统计和档案要求 表06-4项目招标管理责任矩阵图例:负责 -审核 同意 帮助 监督5.5做好招标管理费用控制工作5.5.1合理确定招标方案。 招标方案确实定关键包含项目标段划分及承发包模式选择、招标方法和计价方法选择等,和科学确定评标标准及方法,重视评标、定标工作。评标标准和方法也是招标文件关键组成部分,科学合理评标指标和方法是维护招标公正性,合理确定协议价格,确保招标效果前提和基础。5.5.2努力完善招标文件、规范编制工程量清单。 招标文件是联络、沟通招标人和投标人桥梁。能否编制出完整、严谨招标文件,对项目投资合理确定和协议推
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