公司物料采购管理制度样本.doc
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1、 XXX企业物料采购管理制度1、 目标1.1 明确各相关部门职责及物料采购步骤1.1.1 提升来料质量1.1.2 提升来料按时到货率1.1.3 降低物料成本1.2 规范供给商考察、选择和评定,提升供给链管理水平2、 目标分解2.1 供给商总数量缩减25%以上,将供给商总数控制在220家以内,其中:2.1.1 战略合作伙伴供给商占5%以上2.1.2 优异供给商占20%以上2.1.3 合格供给商占60%以上2.2 来料合格率达成96%以上2.3 按时到货率达成98%以上 2.4 订单录入正确率1002.5 按时付款率1003、 定义3.1 资格供给商标准资格供给商标准以下:1) 综合评定总得分大于
2、70分者(含70分)2) 除战略合作伙伴供给商外,现在全部其它已经是本企业供给商均作为资格供给商3) 经过本企业组织现场考察,评分在80分以上(含80分)且含有向本企业打样和批量供货能力新供给商3.2 合格供给商标准合格供给商标准以下:1) 诚信合作,无弄虚作假行为2) 综合评定总得分大于80分者(含80分)3.3 优异供给商标准优异供给商标准以下:1) 诚信合作,无弄虚作假行为2) 综合评定总得分大于90分者(含90分)3.4 战略伙伴供给商连续保持优异供给商资格十二个月以上者,经供给商同意,由外协中心申请,报技术生产事业部总经理审核,技术质量委员会主任委员同意后成为战略伙伴供给商。4、 范
3、围4.1 适适用于全部海洋王生产用物料、生产辅料、开发用样品、固定资产等物资采购4.2 适应于海洋王全部供给商5、 部门职责5.1 外协中心5.1.1 外协中心是经过对供给商资源及企业内部资源进行管理,确保立即、优质、低价地为产品开发和生产供给所需多种物料职能管理部门,也是第一责任部门5.1.2 外协中心是组织对供给商进行现场考察和对供给商进行再评审责任部门5.1.3 外协中心综合部负责订单跟进、付款、文件管理,监控外协任务书实施,统计每个月供给商按时交货情况,并进行分析,提出分析汇报和改善要求,每个月向供给商给予通报5.2 订单完成部5.2.1 订单完成部为物料采购步骤实施监控责任部门5.2
4、.2 提出物料需求计划并审核采购申请单并发外协中心5.2.3 审核采购协议5.2.4 监督协议实施情况及抽查物料价格情况,对其中存在问题行使管理职权,责成相关部门进行整改,并对整改不力部门按责任过失处罚,严重者向企业提出处理意见5.2.5 参与供给商考察,负责对供给商生产能力、人员配置、工艺、设备进行了解评定5.3 产品研制中心5.3.1 负责处理不合格来料中存在技术、工艺问题5.3.2 负责处理不合格来料中,供给商对技术要求和检验标准了解存在差异和技术要求和检验标准本身存在不合理等问题5.3.3 负责新物料、新供给商物料、开模和改模首轮价格洽谈和核实(包含设计更改造成价格发生改变首次谈价)5
5、.3.4 负责打样过程中对供给商制订工艺文件及实施工艺文件核查、跟踪和处理5.3.5 负责试模过程现场跟踪,确保所打样品和批量生产一致性5.3.6 样品确定前,对向供给商提供图纸、技术要求、检验标准、检验方法正确性及确保供给商正确了解负责5.3.7 参与供给商考察,负责对供给商技术能力、生产能力、工艺保障能力符合性进行评定5.4 质量卓越部5.4.1 质量卓越部为物料采购过程中,对来料进行质量管理和对不合格物料处理进行监控责任部门,对其中存在问题行使管理职权,责任相关部门进行整改,并对整改不力部门按责任过失处罚,严重者向企业提出处理意见5.4.2 质量卓越部是完善供给商质量管理体系第一责任部门
6、。5.4.3 样品确定并正常采购后,对向供给商提供物料检验标准、检验方法、技术要求正确性及确保供给商正确了解负责5.4.4 负责在企业要求时间要求内提出到货物料检验结果5.4.5 负责统计来料质量情况,按供给商资格要求对供给商进行分析和评价,并提出分析汇报和改善要求,每个月向供给商给予通报(交外协中心向供给商进行通报)5.4.6 参与供给商考察,负责对供给商质量保障和控制能力符合性、可靠性进行评定5.5 财务部5.5.1 财务部为监控外协中心按时给供给商付款责任部门5.5.2 按制度审核付款资料,按协议要求按时付款5.5.3 参与供给商考察,负责对供给商经营情况正当性进行评定5.6 生产部门5
7、.6.1 负责以天为单位向订单完成部和外协中心反馈到货情况统计5.6.2 负责保持物料帐实相符,立即反馈低于安全库存物料信息;6、 内容6.1 供给商现场考察6.1.1 经过对供给商经营情况、生产保障能力、工艺控制能力、质量过程控制能力、现场环境、人员情况及质量体系运行情况等进行全方面现场考察和评审,选择含有所需能力并符合企业要求供给商,确保来料质量,提升供给链水平。6.1.2 由外协工程师依据外协任务书或其它寻访供给商要求,在和设计人员等进行充足沟通并了解物料技术要求后,1) 假如企业已经有供给商资源能完成该任务,则按战略合作伙伴供给商优异供给商合格供给商资格供给商次序标准向最少2家供给商发
8、出明确寻价和打样通知,此种情况下不需要再进行供给商现场考察2) 假如企业供给商资源不能完成该任务,则向最少3家适宜生产厂商发出明确寻价和打样通知,此种情况下在打样完成后必需进行现场考察3) 不勉强标准:即全部进行寻价和打样供给商和生产厂商假如不愿或不能接收本企业技术要求、检验标准且经过沟通后仍不能达成一致者,或供给商认为其生产能力、加工设备无法满足本企业要求者,不得勉强供给商和生产厂商接收本企业任务4) 先定价标准:即打样之前必需先按步骤要求将价格或定价标准谈好并确定后才能打样(能够先不进行最终审批,待打样合格后进行最终审批),不许可在没有谈好价格情况下让供给商或生产厂商先打样,特殊情况要先打
9、样者必需经技术生产事业部总经理同意5) 批量价标准:除采取和批量生产工艺不一致手板样品价格外,全部价格全部必需是批量价格6.1.3 对于必需进行现场考察生产厂商,在满足以下条件时,外协工程师和被考察对象约定明确现场考察时间。1) 打样样品已经确定合格,对于以功效样品或采取其它工艺、材料替换打样样品即样品打样和实际生产时可能不是同一个厂商情况,需经过了设计方案评审、手板样品评审及成本评审后方可2) 已经按要求步骤完成价格谈判6.1.4 外协工程师要求被考察生产厂商提供以下资料:1) 厂商基础资料:包含厂商介绍、组织架构、人力资源情况、设备及工艺能力详情、工程技术能力详情、关键用户等2) 质量方针
10、和质量目标3) 工艺文件:本企业打样样品作业指导书、关键工序及工装控制说明(假如没有本企业样品,能够其它零部件上述工艺文件替换)6.1.5 外协工程师收到厂商提供资料后,填写“供给商考察通知单”并经外协中心总经理同意后,随厂商资料一起发各相关部门责任人6.1.6 相关部门接到“供给商考察通知单”后,应依据考察对象制订具体考察项目、内容、方法及责任人,在2天内回复外协中心。需准备考察内容关键为:1) 依据考察责任及厂商资料,了解其相关制度、步骤;2) 以检验制度、步骤和实际是否一致,结果和目标是否一致,结果是否能满足本企业要求等为考察关键点,细化考察内容,确定要看什么文件、现场、表格,要和什么人
11、交谈及在考察那个步骤、那个时间进行等;3) 确定考察参与责任人。6.1.7 外协工程师收到各部门反馈考察计划后,在1天内整理并制订出具体供给商考察计划,交外协部经理审核,外协中心总经理确定考察组人员名单、指定考察组组长并同意考察计划。考察组人员要求以下:1) 省内生产厂商考察组人员必需最少在3名以上,外协中心和质量卓越部必需各有1人2) 省外生产厂商考察组人员必需最少在3名以上,外协中心、产品研制中心和质量卓越部必需各有1人6.1.8 外协工程师将供给商考察计划通知被考察对象,并和被考察对象给予确定。6.1.9 外协部经理在考察前2天组织全部考察人员开一个准备会,由考察组组长再次明确目标、责任
12、、步骤、方法、时间等考察细节及需要对考察计划作出调整内容。6.1.10 由外协工程师组织考察人员等对供给商进行现场考察和评分,评分在80分以上(含80分)且无严重不合格项者,经考察组组长及组员签字后方可成为资格供给商。6.1.11 特殊情况(如:外地供给商、用户指定供给商等)在样品确定后,由技术生产总监在样品确定书上同意,方可作为资格供给商。6.1.12 未经过现场考察或未经技术生产总监签字同意生产厂商不能成为资格供给商给本企业供货。6.2 供给商再评定6.2.1 经过对供给商供货质量情况、交货按时情况、提交整改方法及其实施情况等进行立即地、连续地评定,促进供给商不停地进行连续改善,提升企业供
13、给链水平。6.2.2 供给商再评定采取扣分制,从供货质量情况、交货按时情况、提交整改方法及实施情况三个方面进行评定,每三个月基础满分均为100分,经三项评定后依据总得分情况分别给以下处理:1) 对于优异供给商和战略合作伙伴供给商:a. 总得分低于90分者(不含90分),给该供给商黄牌警告,并给30天整改期,供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于96分(不含96分)者,将该供给商等级下降一级b. 总得分低于80分者(不含80分),给该供给商红牌警告,并给30天整改期,供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于95分(不含95分)者,将该供给商等级下降一级c
14、. 总得分低于75分者(不含75分),直接将该供给商等级下降一级d. 外协中心总经理对给黄牌、红牌警告优异供给商和战略合作伙伴供给商负责进行 跟踪处理2) 对于合格供给商:a. 总得分低于80分者(不含80分),给该供给商黄牌警告,并给30天整改期,供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于93分(不含93分)者,将该供给商等级下降一级b. 总得分低于70分者(不含70分),给该供给商红牌警告,并给30天整改期,供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于92分(不含92分)者,将该供给商等级下降一级c. 总得分低于65分者(不含65分),直接将该供给商等级下
15、降一级d. 外协部经理对给黄牌、红牌警告合格供给商负责进行跟踪处理3) 对于资格供给商:a. 总得分低于70分者(不含70分),给该供给商红牌警告,并给30天整改期,供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于90分(不含90分)者,将该供给商等级下降一级b. 总得分低于60分者(不含60分),直接取消资格供给商资格6.2.3 供给商再评定周期以下,时间为评定周期最终30天末。a. 每个月交货物料批次数大于12批者(含12批),以连续3个月时间来判定b. 每个月交货物料批次数小于12批而大于6批者(含6批),以连续6个月时间来判定c. 每个月交货物料批次数小于6批而大于3批者(
16、含3批),以连续12个月时间来判定d. 每个月交货物料批次数小于3批者,以连续15个月时间来判定6.2.4 对于供给商供货质量情况评定对供给商供货质量情况评定由质量卓越部负责,每个月末将当月统计结果并针对问题较多供给商提交分析汇报和改善要求一起交外协中心综合部。具体扣分标准以下:1) 每批来料合格率达不到96%以上(含96%,以下同)者,扣4分2) 同一物料因同一原因连续第二批合格率达不到96%以上者,扣8分,连续第三批合格率达不到96%以上者,扣12分,依这类推3) 质量卓越部同意让步接收物料按批合格处理6.2.5 对于供给商按时交货情况评定对供给商按时交货情况评定由外协中心综合部负责,每个
17、月末将当月结果统计出来并针对问题较多供给提交分析汇报和改善要求交外协中心总经理。具体扣分标准以下:1) 每出现一批延迟到货物料,扣1分2) 订单完成部同意延期交货物料,能够按订单完成部新同意日期计算是否按时交货6.2.6 对于提交整改方法及实施情况对供给商提交整改方法及实施情况评定由质量卓越部负责,每个月末将当月统计结果交外协中心综合部。具体扣分标准以下:1) 供给商未在要求时间内提交整改方法,每次扣1分2) 整改方法不具体、不充足或不正确(以质量卓越部判定结果为准,有异义时由质量卓越部经理来判定),扣0.5分3) 供给商不严格根据整改方法实施,一经发觉扣5分6.2.7 假如发觉直接用本企业图
18、纸、模具或经过细微改动间接使用本企业图纸、模具和本企业委托开发、生产,产权属于本企业技术为任何第三方加工产品和零部件者,直接淘汰出供给商链且永远不能再选择。6.2.8 外协中心综合部每个月3日前需将上月供给商评定评定情况、处理情况(包含红黄牌警告处理)及供给商最终等级报外协中心总经理审批后,发给质量卓越部、订单完成部,并向对应供给商进行通报。6.2.9 对于每个供给商晋级,外协中心应依据供给商等级采取以贺卡、传真、设宴等多种适宜形式向供给商表示祝贺并要求继续改善,以表示企业对每个供给商进步给关注和重视。6.3 供给商品质确保6.3.1 目标:明确供给商对标准、技术要求和责任认知,确保供货质量。
19、6.3.2 质量卓越部需对供给商正确了解物料技术要求和检验标准负责,并确保双方达成共识。假如供给商对检验标准不了解或有异议时,由质量卓越部负责和供给商进行沟通和交流(必需时可要求产品研制中心参与),确保供给商正确了解并达成一致。假如经过沟通和交流,技术要求和检验标准需修改者、检验标准由质量卓越部负责修改或组织修改,图纸和技术要求由产品研制中心负责修改,并按程序文件要求受控下发至相关部门;6.3.3 外协工程师应让供给商了解、认同并签署“责任协议书”、“质量确保协议书”。对于供给商违反“责任协议书”要求或未能达成“质量确保协议书”要求者,外协工程师必需严格根据协议书要求实施处罚或退货,质量卓越部
20、负责监督外协中心实施;6.3.4 外协中心综合部负责对全部发给供给商图纸、技术要求、检验标准、来料检验汇报、整改通知等必需要求供给商签字回传并存档。6.4 外协任务书实施步骤6.4.1 目标:外协任务书用于产品开发样品采购,由产品研制中心总经理以上人员同意生效;6.4.2 外协任务书由事业部文控转交至外协文控,由外协文控编号、登记下发时间、责任人后,分发至各责任工程师;6.4.3 外协部责任工程师必需先认真阅读图纸并充足了解物料标准和技术要求,必需时和设计人员进行充足沟通;6.4.4 外协部责任工程师根据6.1.2条要求选择供给商或生产厂商进行报价,并按要求步骤进行谈价后确定供给商或生产厂商打
21、样;6.4.5 由外协部责任工程师将供给商情况及报价单等资料交产品研制中心总经理,并通知供给商来司协商;6.4.6 由产品研制中心总经理和工程师和供给商对产品图纸、技术要求、样品价格、样品进度、质量确保工艺等进行首轮协商和谈判;6.4.7 外协部工程师和供给商进行第二轮价格谈判,并对样品进度和品质确保工艺落实负责;6.4.8 外协任务书完成后,外协工程师通知相关产品研制中心工程师确定数量及品质,外协工程师填写好签收单,产品研制中心工程师在外协任务书原件和签收单上签字并注明实领数量,产品研制中心总经理必需在签收单上签字以示审核;若为模具样,需填写样品确定通知书交产品研制中心工程师;6.4.9 实
22、施完成外协任务书由外协文控负责归档,并以周为单位将完成情况、样品批量价格进行统计报外协中心总经理,由外协中心总经理将统计新项目物料价格,交对应产品研制中心总经理,做为价格评审最终依据;6.4.10 需付款外协任务书,由外协工程师填写付款通知书,附样品签收单经综合部审核后报财务付款;6.4.11 外协工程师必需按要求时间向供给商支付样品货款。在产品研制中心确定样品之日起90天内(供给商付款周期为90天者,则从确定样品之日起到供给商付款周期以后15天之内)假如没有向供给商支付样品货款,按责任过失追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师责任,情节严重者按企业奖惩条例进行处理,且该样品货款需经技术生
23、产总监签字同意后方能交财务部通知付款;6.4.12 外协工程师必需严格根据外协任务书中要求数量、规格及技术要求等打样,假如打样数量需增加、规格及技术要求需改变等,必需经打样提出部门责任人在外协任务书上更改处署名确定后方可实施,改变较多者需重新填写外协任务书并按程序进行审批。假如外协工程师在供给商现场需对上述内容提出更改要求时,可先电话请示打样提出部门责任人同意后实施,但必需在1个工作日内将外协任务书交给该责任人进行书面更改并署名确定,不然将按责任过失给予处罚,造成严重后果者按企业奖惩条例进行处理。6.5 价格谈判和审批6.5.1 目标:明确和规范物料采购价格核实、洽谈、审批步骤、要求和权限,降
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