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行政管理制度(讨论稿)
目 录

第一章 企业组织结构 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 3
第二章 职员行为规范 ┄┄┄┄ ┄┄ ┄┄┄┄┄ 4-5
第三章 人员聘用制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 6-9
第四章 职员离职制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 10-12
第五章 职员考勤制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 13-16
第六章 奖惩制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 17-21
第七章 薪资制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 22-24
第八章 福利制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 25-26
第九章 办公室管理制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 27
第十章 文书管理制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 28-31

为规范企业管理制度，健全企业组织，确保职员利益，维护企业工作秩序，依据劳动法规及相关法令，制订本制度，凡本企业全部职员，皆应遵守。

第一章 企业组织机构

总经理
总工程师
总会计师
董事会

副总经理

旅游

副总经理
副总经理
综合部
顾问
财务部
招商部
工程部
销售部
项目A
项目
酒店

企业实施总经理负责制，下设副总经理和总工程师各一名，对常务副总负责。企业设道路工程副总经理一名，负责道路工程日常工作，对总经理负责，总经理设顾问若干人，法律顾问一人。房地产下设综合部、工程部、营销部、财务部，各设经理一名，道路工程视工程实际情况，设若干项目部，各设经理一名。总经理可委托一名副总经理代表总经理主持企业日常工作，对总经理负责。
部门经理对常务副总和分管副总负责。部门职员对部门经理负责。以上架构为完全设置，企业可依据实际情况进行调整。

第二章 职员行为规范

一、遵纪遵法、廉洁自律、实事求是、勇于坚持标准。
二、尊重上级、善待下属、团结同事。
三、重视协调、有效沟通、相互配合、忌搬弄是非。
四、仪表整齐、仪容适当、言行得体、重视个人形象。
五、礼貌待人、把微笑留给用户,自觉维护企业形象，不做有损企业信誉行为。
六、忠于职守，敬业爱岗，服从指挥，立即完成上级交办工作。
七、严守职业道德，不得泄露企业商业机密。
八、不得从事和本企业、本行业相关兼职行为。
九、立即清整好各自办公场所，做到整齐、有序、清洁。
十、下班后须靠好桌椅，关好门窗、空调及电脑等办公设备，并切断电源。
十一、工作时间严禁大声喧哗，高声说笑。
十二、上班时间着装应整齐、文雅。
十三、提倡节省，珍惜企业财物。
十四、值班时要应立即接听电话并统计清楚，接听电话用语应文明。
十五、接待来访来宾举止要文雅、主动招呼、热情接待，并立即通知相关人员。
十六、立即完成和反馈上级交办事项和任务。
十七、公务外出要报备并交待好工作，确保工作延续性。
十八、团结协作，相互配合，不说不利于团结话，不做不利于团结事。
十九、职员对于职务上之检验、请示，均应循级而上，不可越级呈报或 之行为。
二十、职员不得利用职权图利自己或她人。

第三章 人员聘用制度
第一条 目标
为使企业新进人员招聘和任用有章可遵，特制订本制度。
第二条 人员增补申请
一、用人部门编制岗位人员缺乏（或已核准离职）需增补时可依实际工作需要增补人员。
二、用人部门需增补人员时，应将岗位名称、职称（位）、所需学历、经验、实际上岗时间等要求，先填入《人员增补申请单》（附表1），经总经理核准后，报综合部统一安排招聘。
第三条 人员招聘
一、综合部应注意搜集和企业同类或相近经营、技术相关人员资料，并建立人才库。
二、综合部依据用人部门申请，经过广告招聘、人才市场招聘、网上招聘或本企业人才库等多种方法，公开招聘所需要人才。
三、用人部门在申报人力增补申请时，可同时推荐已掌握人力资讯并将相关资料报综合部统筹筛选。
四、初选
1、综合部对应聘人员进行身份、学历、职称、工作经历及其它个人基础资料认定，对中高阶主管、关键工作岗位应聘人员业绩和品行操守，必需时综合部可进行外调。
2、综合部对应聘人员进行基础素质测试，必需时可进行文化测试。
3、依据认定，测试结果或其它任用要求，综合部初步筛选应聘人员，初选合格者填写《新进人员记录表》（附表2），属推荐应聘者应在《新进人员记录表》上注明推荐人部门、职务和姓名。
五、复试
1、初选合格人员，综合部安排复试。
2、复试由申请人部门经理负责（或授权）进行，关键就应聘人员专业知识、技能、能力等进行确定，并提出作用职称（位）提议，复试结果应摘要填入《新进人员评定表》（附表3）。
3、经用人部门经理核准考选表报综合部审核，依薪资制度确定薪资后呈报审批。
第四条 新进人员任职及薪资确定
一、新进办事人
1、所任用岗位经验不足十二个月者视为无经验人员，无经验人员以岗位基础工资核定。
2、所任用岗位经验达十二个月以上者，核发基础工资和职务工资
二、新进中高阶主管
符合任用条件者，按薪资制度实施。
第五条 新进人员报到
一、拟任用人员《新进人员评定表》依核决权限同意后，由综合部通知报到。
二、新进人员报到时应验下列证件和资料：
1、居民身份证及复印件一份；
2、最高学历证书原件及复印件一份；
3、非厦门市常住户口人员，另须缴交“外来人员就业证”，缴验“计划生育审检证”、“暂住证”。
4、彩色一寸同版免冠近照3张，黑白一寸免冠照片1张。
5、其它必需之证实，如原任职企业离职证实、以验年资证实、特殊工种操作合格证，专业技术资格证等。
三、综合部对新人员提供证件或资料验证无误后，依劳动管理相关要求，代表企业和新进人员签署劳动协议。
四、劳动协议期限以企业相关要求办理。
五、综合部对新时人员进行任职前培训，具体以相关要求实施。
第六条 新进人员试用期
一、新进人员除协议另有约定外，通常自到职日起三个月为试用期。
二、新进人员试用期满且表现合格者给予正式任用，其中特种工作作业人员必需复审合格后才能正式任用。
三、用人部门和综合部应协调好新进人员试用管理。
第七条 任用限制
企业对有下列情形之一者，不予任用：
1、被剥夺政治权利还未恢复者；
2、曾犯刑事案件，经法院判刑还未撤消者；
3、打架斗殴、酗酒、赌博或吸毒者；
4、有传染病或健康欠佳难以胜任工作者；
5、原在其它企业服务，未办清离职手续或严重违规被开除者；
6、原在本企业所属企业或其它关系企业任职，未办调任手续直接到本企业应聘就职者；
7、未满16周岁者；
8、未办理“外来人员就业证”、“计划生育审检证”和“暂住证”非厦门市户籍人员；
9、曾被本企业开除或因个人原因离职，又无企业急需专长者；
10、其它有违反国家法律、法规或不宜在本企业就业者。
第八条 新进人员试用期间有下列行为之一给予解聘：
1、事假累计达五天以上；
2、病假达七天、且不宜延长试用期；
3、有旷工统计或迟到、早退累计达六次；
4、受记过以上处分。
试用期间被解聘，仅付试用期间基础工资，除此不支付任何费用，亦不发给任何证实。

第四章 职员离职管理制度
第一条 目标
为规范离职管理工作确保离职人员和企业正当权益，特制订本管理制度。
第二条 适用范围
全部职员，不管何种原因离职，均以本制度办理。若有特例，由总经理签字认可。
第三条 离职定义
一、协议离职
协议终止，推行受聘协议或协议而离职
二、职员辞职
因职员个人原因申请辞去工作
三、自动离职
因职员个人原因离开企业：1、不辞而别 2、申请辞去工作，但企业未同意而离职
四、企业解聘、解聘
1、职员因多种原因不能胜任其工作岗位，企业给予解聘
2、企业因不可抗力原因可和职员解除劳动关系，但应提前30天公布预先解聘通告
3、违反企业、国家相关法规、制度，情节较轻者，给予解聘
五、企业开除
违反企业、国家相关法规、制度，情节严重者，给予开除
第四条 离职手续办理
一、离职申请
1、离职职员，不管何种方法全部应填写《人员离职申请单》（如附表4）经所属部门主管签署后送综合部人事。
2、全部职员离职申请，均应提前30天提出。
二、移交
职员离职应填写《人员离职查对单》（附表5）和《离职移交明细》（附表6），就经办工作、事物及款项进行移交，并由交接人、接管人和监交人共同签字确定，经综合部审核立案后方可认交接完成。
三、结算
1、结算条件
当交接事项全部完成，并经直接上级、综合部、总经理三级签字确定后，方可对离职人员进行结算。
2、结算部门
离职人员工资、违约金等款项结算由财务部、综合部共同进行。
3、结算项目以下
（1）、违约金
因开除、解聘、自动离职和违约性产生违约金，有综合部根据协议违约条款核实
（2）、赔偿金
违约性离职对企业造成损失，由综合部、财务部进行核实
A、物品损失赔偿金
企业为方便办公配置物品，不能完好归还
按物品购入原价赔偿损失（1000元以下）
按物品使用年限折旧后余额赔偿损失（1000以上）
B、培训损失赔偿金
以协议约定实施
（3）、工资
以用工协议为准，参考企业工资制度实施。
4、关系转移
（1）转移前提
A、交接工作全部完成（以签字为准）
B、违约金、赔偿金等结算完成（以签字为准）
（2）内容
A 、档案关系
B、社保关系
（3）企业内部建立个人档案中资料不在归还本人，由综合部归类存档。

第 五 章 考勤管理制度
第一条目标
为使职员考勤管理更规范，特制订本制度。
第一节 出勤
第二条 作息安排
一、工作时间每星期一至星期五，如有特殊情况，可临时调整。
夏季：早晨8：00—12：00 下午14：30—18：00
冬季：早晨8：00—12：00 下午14：30—17：30
二、值班：依企业值班管理制度
三、排班
1、排班：每个月28号前需值班部门将《值班表》报送综合部。
2、需调班、调休，要内部友好协商并报备综合部。
3、综合部不定时抽检值班情况。
第二条 签到
一、企业经理（含）以下人员上、下班一律签到。
二、全部职员必需先到企业签到，才能外出办事。
三、请假未满1日者，上、下班均应签到。
四、出差应事前将核准出差申请单送至综合部，不然视为旷工。
五、按时上班而忘记签到月累计每三次（含）以半天事假记。
第三条 迟到、早退、旷工及其扣薪
一、上班开始后十五分钟（含）以内上班者，视为迟到。
二、下班终止前十五分钟（含）以内下班者，视为早退。
三、迟到、早退累计三次按旷工半天计。
四、迟到、早退超出十五分钟（不含）者，视为旷工，未超出半小时，按旷工半天，超出半小时而不到半天按旷工1天。
五、虽有正常出勤，但经稽查有脱岗行为以旷工论。
六、连续旷工3天（含）以上或月累计6天以上者，给予开除。
七、迟到或早退每次减发1小时全薪。
八、凡有旷工统计者，旷工1小时减发2小时全薪，以这类推。

第二节 给假类别、扣款和请假
第一条 企业人员可享受各类假别、应扣款项具体说明以下：（附表7）
第二条 请假细则
一、多种请假均应填写请假卡，并经部门经理以上主管同意后，当日（最迟翌日早晨）报送综合部立案，不然，其请假不给予认可。
二、病假、事假审批权限
经 理 1天
副总经理 3天
总 经 理 5天
三、请假程序
1、病、事假
当日须通知部门主管，并填写请假卡，经主管签准后，送综合部。病假一日（不含）以上须于翌日或上班日将县级以上医院证实报送综合部人事。若遇跨月情况，必需于当月月底前将证实送至综合部人事，经人事确定后以病假论，不然以事假论。
2、婚、丧假：
婚假须持结婚证原件，丧假须持居委会、村委会相关证实原件，若证实未齐全可先申请假，等上班日将证实交综合部人事查对，若无证实则按事假论处。
3、产假、流产假：请假手续同病假，女职员到职满十二个月方可请产假，且只限第一胎。
4、工伤假：须持工伤汇报及请假卡，一并报送总经理签准后方能够工伤假论。
5、公休假：须持企业签准通知或依国家法律要求，提前申请同意并送达综合部人事。
6、年假：职员工作满1年以上，方可享受此假，可一次申请，也可分数次申请，但不能影响企业正常工作。（手续同病、事假。）
四、新进职员试用期间，事假不得超出5（含）天，病假不得超7（含）天，超出者给予解聘。

第三节 考勤督导
第一条 企业人员于上班打卡后因故临时离开岗位，应向主管汇报，如未依要求擅离职守者以旷工论。
第二条 值班人员应严格监督人员签到工作，严禁委托她人签到或代她人签到，一经发觉，双方分别扣款300元。
第三条 各级主管对于所属人员考勤，应严格督导实施，如有不按要求手续按时办理或其它隐瞒蒙混情形，一经查明应受连带处分。

第六章 奖惩制度

第一节 奖励
第一条 奖励种类
企业奖励种类以下：
一、记大功：年度内记大功达二次者，企业给加薪；
二、记小功：记小功三次作为记大功一次；
三、记嘉奖：记三次嘉奖作为记小功一次；
四、奖状或奖金：记嘉奖以奖励者企业于以发放奖状或奖金。
第二条 奖励
企业职员有下列情形之一者，应由直接主管或人事部门申请奖励：
一、记大功
1、对本企业事务或办理临时交待重大业务有特殊功绩或贡献者；
2、对于危害企业权益事情，能事先举报或预防，从而使企业减免重大损失者；
3、很变故，临机应付方法适当或奋勇救护、保全性命或公物者；
4、其它重大功绩者。
二、记小功
1、帮助本条第一款第一项至第三项人员达成任务有贡献者；
2、对主办事务有重大推展进或改革绩效者；
3、实施临时紧急任务，能依限完成，表现良好者；
4、检举重大违规及有损企业利益者；
5、有其它较大功绩者。
三、记嘉奖
1、领导有方，使业务工作推进有相当成效者；
2、勤奋工作，努力本职而成绩优异者；
3、对偶发事件或灾难预防处理适当有利于企业安全者；
4、代表本企业参与多种竞赛活动成绩优异者。

第二节 惩处
第一条 惩处种类
一、开除：开除后永不录用，案情重大者，移交司法机关处理；
二、记大过：记大过一次或累积达一次，未依制度抵扣者，年度不予调薪
三、记小过：记小过三次作为记大过一次；
四、严重警告：记严惩警告三次作为记小过一次；
五、记警告：记警告三次作为记严惩警告一次。
第二条 惩处
企业人员有下列情形之一者，应由其直接主管或人事单位申请惩处：
一、开除：企业人员有下列情形之一者，经函报主管单位核备后给予开除，并令其在三日内办妥移交手续，不然停发应领之薪资。
1、十二个月内记大过两次或累计达两次；
2、无故连续旷工三天或累计旷工六天者；
3、营私舞弊、挪用公款、收受贿赂、佣金者；
4、在外兼营事业影响企业事务经劝说不听者；
5、违反合理命令并有公然欺侮上级行为，情节恶劣者；
6、办事不力，玩忽职守，致使企业蒙受重大损失、情节严重者；
7、造谣生事，煽动怠工或罢工者；
8、仿效上级主管签字，图谋不法利益或盗用印信者；
9、公然以暴力威胁主管或撕毁企业公告者；
10、有偷窃行为或在企业赌博者；
11、对企业责任人、各级主管或其它从业人员及其家眷施行暴力或有重大欺侮行为者；
12、受刑事拘留（含以上）者；
13、有意损坏企业财物或有意泄露企业商业秘密，使企业蒙受重大损失者；
14、散播不利于企业谣言或挑拨劳资双方感情者；
15、其它违反法律或劳动协议或本企业规章制度情节严重者。
二、记大过
1、违抗命令，玩忽职守，泄露机密或谎报事实，致使企业遭受损失者；
2、管理不善或防范疏忽致企业重大损失或酿成重大意外事故者；
3、直接主管对所属人员明知舞弊而不给予隐瞒呵护或不检举揭发者；
4、浪费企业人力、财力、物力致企业蒙受意外损失、情节严惩者；
5、品行不端、行为粗暴、屡训不改者；
6、遇有很变故、有意规避，致企业蒙受重大损失者；
7、在工作场所斗殴或酗酒滋事者；
8、违反企业纪律，扰乱企业秩序情节重大者；
9、行为不检，影响企业荣誉，情节严重者；
10、替她人签到或请她人签到者。
三、记小过
1、玩忽职守、泄露机密或谎报事实，致企业蒙受损失较轻者；
2、管理不善或防范疏忽，致企业蒙受损失或意外灾难较轻者；
3、疏忽监督致人员有舞弊情形，经查明属实者；
4、破坏企业公共秩序、情节较轻者；
5、浪费企业人力、物力、财力致企业蒙受意外损失情节较轻者；
6、毁损企业设施，情节较轻者；
7、擅离职守，情节较轻者；
8、在工作场所男女嬉戏，行为不检者；
9、遇有很变故，有意规避，致使企业蒙受损失较轻者；
10、她人违规，有意作伪证者；
11、在工作时间内卧睡、伏睡者；
12、调职办理移交，无特殊理由而未按期办妥者；
13、虚报费用者；
14、未经同意接收用户邀宴者；
15、违反企业规章制度或命令，情节较轻者；
16、于工作场所恶意辱骂她人或妨害她人工作者；
四、记警告
1、在工作时间谈天、嬉戏、怠忽工作者；
2、玩忽职守，办事敷衍，情节轻微者；
3、在工作时间打盹者；
4、行为不检，不守秘密，破坏环境卫生，情节轻微者；
5、疏忽或过失致企业遭受抶失轻微者；
6 、违反企业规章制度或命令，情节轻微者。
第三节 功过互抵要求
同年功过能够抵销，以嘉奖一次抵销严重警告一次，依次类推。

第七章 薪资制度
第一条 目标
为使职员薪资合理、规范，秉持公平、激励标准，特制订本措施。
第二条 适用范围
本措施适适用于厦门莲福房地产开发全体职员。
第三条 职称（位）
本企业从业人员设七类职位十六级
1、总经理
2、副总经理
3、部门经理三级
4、部门副经理二级
5、业务经理三级
6、员工三级
7、办事员三级
第四条 学历确定
依据中国教育部要求：国家认可大、中、专院校及初等学历，地方省教委认可院校及经过自学考试、成人教育考试获取毕业文凭，企业均认可。
第五条 职位薪资标准
一、企业薪资标准即简化操作，采取激励机制；
二、职员薪资实施结构薪资制，依个人学历，技能和资历作为初任时条件。
三、职位薪资依据企业职员所任职位及所任职位责任轻重、技术程度和工作环境而确定。
第六条 薪资结构：职员工资由以下四部分组成
基础工资+职务工资+工龄工资+奖励工资
基础工资：以维持本职员生活所需工资额，应不分职务和工作岗位，通常全部是相同。
职务工资：按其职务高低，责任大小，工作繁重和业务技术水平 等原因确定工资额。每一个职务设多个工资等级工资，上下职务之间工资合适交叉，并随职务变动而变动。
工龄工资，是按职员工作年限确定工资，在企业服务满十二个月，发工龄工资 50 元。
第七条 新进人员薪资
一、新进人员薪资标准上依《企业从业人员职位及工资标准》（附表8）最低等级实施。
二、新进人员试用期三个月
三、办事员
1、所作用岗位经验不足十二个月者视为无经验人员，无经验人员岗位基础工资标准核发。
2、所任用岗位经验达1年以上者，以本岗位工资结构核发。
第八条 加班
职员因为工作原所以加班加点，企业视其工作态度和绩效在每十二个月年底奖时给关键考评，但因为个人能力造成加班除外。
第九条 考勤扣薪

序号
假别
扣薪项目
备注
1
事假
全薪

2
病假
全薪

3
婚、丧、产假

4
旷工
全薪

5
迟到、早退
全薪

第十条 年底奖
1、年底奖金核发基数为基础工资+职务工资；
2、年底奖金发放按发放总额和个人系数结合发放；
3、服务未满3个月者不予发放。
三、发放方法：
1、此奖金每十二个月核实一次，并存案于企业。
2、职员离职时给予结算。
第十二条 工资发放
企业每个月工资发放时间为次月10日，如遇节假日由企业决定。

第八章 福 利
第一条 凡本企业从业人员均可享受本企业之一切福利。
第二条 社会保险：
凡本企业之从业人员自试用期满之日起即依法应参与社会保险，享受社会保险多种权益。
第三条 有薪假期：
凡本企业职员均可享受法定节假日，每十二个月10天，即元旦1天，春节3天，五一3天，国庆节3天。女工增加“三八”节半天，企业可依实际情况不予放假，应安排调休。
第四条 婚假：
凡企业职员符正当定结婚条件，凭结婚证可予享受7天，晚婚15天有薪假期（此假须一次申请），企业送贺礼 300元。
第五条 产假：
凡在企业符累计划生育条例之职员，可享受第一胎90天有薪假期，并于生育后继续来企业做满两个月后方能申请领取产假工资。
第六条 流产假期：
凡企业女职员符正当定条件流产可享受连续15天有薪假期
第七条 丧假：
凡企业职员可享受丧假：直系亲属7天，并送600元慰问金；旁系亲属2天有薪假期。
第八条 公伤假期：
职员因实施企业任务或参与抢险救灾、见义勇为而造成伤害，可申请公伤假期，视同出勤。
第九条 从业人员伤病慰问金
一、因公伤病而住院者，致送200元慰问金；
二、非因公伤病住院者，致送100元慰问金。
第十条 过节费
本企业为加强职员福利，每逢春节、五一节、国庆节、中秋节等节日，由企业发给过节费或购置礼品致赠职员。
第十一条 庆生
企业职员生日，企业赠予蛋糕以示祝贺，价值不超出100元。
第十二条 贡献基金奖
一、为激励职员长久服务于企业，为企业多做贡献，企业设置贡献基金奖。
二、企业每十二个月提取利润总额一定百分比作为企业贡献基金。
三、依据企业要求职位，职级设置不一样系数，详见下表：
职
位
总
经理
副总
部门
经理
部门
副理
业务
经理
业务
员
办事
员
职
级

A
级
B
级
C
级
A
级
B
级
A
级
B
级
C
级
A
级
B
级
C
级
A
级
B
级
C
级
系
数

3.2

3.0

2.8

2.6

2.4

2.2

2.0

1.8

1.6

1.4

1.2

1.0

0.8

0.6

0.4

0.2

四、贡献基金总额除以职员系数总和再乘以每一职位职级系数即为该职员贡献基金数额。
五、职员贡献基金每十二个月结算一次，由企业专门帐户统一管理，服务满三年能够领取，不满三年离职，纳入企业贡献基金。
六、在本企业服务超出三年职员，其贡献基金系数提升10%；
在本企业服务超出五年职员，其贡献基金系数提升15%；
在本企业服务超出职员，其贡献基金系数提升20%。

第十章 办公室管理制度
办公室是企业对外经营一个窗口，其职员一言一行表现了企业一个形象，为此特制订本要求。
一、办公室内礼仪
1、职员必需仪表端庄、整齐。工作场所服装应淡雅得体，不过分华丽。
2、女性职员化妆应给人清洁健康印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈香水，不宜穿花裤子、拖鞋上班。
3、职员应保持优雅姿势和动作，和同事相遇应点头行礼表示致意。
4、电话铃响应快速正确地接起，并礼貌地先报企业或部门名称，结束时礼貌道别。
5、通话简明扼要，不得在电话中聊天，工作时间不得打私人电话。
二、办公室内物品使用
1、应保持办公室内及个人办公桌清洁，和工作无关东西不得摆放桌面。
2、复印机使用完成后要作好登记。
3、下班或外出离开座位时就将桌面清理洁净，椅子归位。
三、因公外出
1、因工需要外出办事时，应向上级主管报备，经同意后在《外出记录表》（附表9）上登记外出地点及返回时间，方便管理。
2、因公外出不能按时签到者，应填因公未未签到单。

第十一章 文书管理制度

第一节 总则
第一条 为确保本企业多种文书快速、有效地传输和实施，同时也使关键文书档案保留和有效利用，以系统化、合理化整合、利用企业内外多种资源，确保企业历史沿革真实，特制订本制度。
第二条 所谓文书是指业务工作上往来公文、汇报、会议决议、要求协议、多种帐薄、图表、参考书等一切业务用书类和公文。
第三条 全部公文归企业全部并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条 必需严格保守文书机密。
第五条 文书按下列关键点处理和办理：
一、凡关键事宜指示、请示、汇报、汇报、传达、回复等等，一律以“文书“形式进行，全部文书处理全部必需以”正确“和快速”为标准，必需明确责任。
二、即使在紧急情况下，以口头或电话形式处理事项，事后也必需以文书形式统计下来。
第六条 企业多种文书收发，领取和寄送由综合部负责。
第七条 企业档案存放及管理由综合部负责。
第二节 文书管理
第一条 企业文书包含多种汇报、请示、函、公告（通知）、传真、联络用笺及相关内部呈核单据。
1、汇报、函，用于企业对政府机关、团体、关系企业间行文使用，格式如附件10。
2、公布通知：就主管业务向公众或特定对象宣告时使用。如附件11。
3、请示：下级对上级全部请示或汇报时使用，如附件12。
4、传真：业务处理须以传真各行文时使用，如附件13。
5、联络用箋：企业内部各部门间业务接洽时使用，形式如附件14。
第二条 文书分类
文书按机密和紧急程序不一样分为以下几类：
一、急件：通常需要受文者于一定时限内签核完成，不然会给企业造成损失公文均属急件。
二、机密件：通常仅限于相关人员知悉且扩大传阅范围将给企业造成不不良影响或损失公文属机密件（如会计报表、工资报表、经营报表等）。
三、一般件：通常无时限要求、机密要求通常性公文属于一般件。
第三条 文书传输
急件：标准受骗事人自行传输或秘书给予传输。
机密件：标准上责任人或当事人自行传输。
一般件：标准上由综合部负责传输。
第四条 文书处理时效
一、一般性公文应于收文后1日内处理完成，最迟不超出两个工作日。
二、专案性公文应于收文后1日内处理完成，最迟不超出3个工作日。如需仔细考量，可视具体情况对应延长要求时效，但必需通知行文单位或部门。
第五条 文书请示审批程序
文书请示审批是企业经营一项关键程序。凡企业经营关键事项全部必需经请示，取得总经理审查、裁决和批复，方能实施或实施。
第六条 文书收、存管理
综合部为企业对内、对外总收发窗口。
一、对外收发文
1、综合部对每日外来文件、函、信进行检索、登记，并于一天内发送至相关部门。《信函登收发记表》（如出附件15）。
2、收文者系企业名称者，由总经理收文启封;收文系部门名称由部门收文启封；收文者系私人名称者，由私人自己启封。
3、企业对外发文标准上一律以企业名义行文，企业（或部门）主管视实际需要交办相关人员初拟对外文书行文，相关经办人员依企业内部相关作业步骤经核决后方可发文。
4、对外发文由综合部统一寄送并进行登记管理，形式如（附件16）
5、属例行工作对外发送报表由部门自行寄送。
二、对内收发文
1、各部门主管收到内部文书后，指示处理意见，并依据处理意见发送或传阅相关人员。
2、对内正式通知，通告公布发文均由综合部统一汇编文号进行登记后发文。
3、对内发行均应以企业或部门名义公布。

第十二章 档案管理制度
第一条 归档范围
企业各部门在工作活动中形成有保留价值文件材料均为归档范围。
一、企业有价证件（如营业执照税务登记证、企业代码证等）
二、政府机关发来和企业相关决定、议决、指示、命令、条例、要求等文件材料。
三、企业各部门对外正式发文和相关单位来往文书。
四、企业各部门请示和上级相关批复。
五、企业关键会议材料包含会议通知、汇报、决议、总结、简报、会议统计等。
六、企业各部门关键职能活动汇报、总结。
七、企业各部门多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议统计、统计报表。
八、企业各部门和相关单位签署种类协议、协议书等文件材料。
九、企业公布多种规章制度、关键文件历次修改稿。
十、本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。
十一、本企业备仪器等文件资料。
十二、本企业基础建设文件资料。
第二条 档案分类
一、档案分类
1、档案分类设置类目有：政策、证件类、行政管理类、经营管理类、财会管理类、购销管理类、技术管理类、设备仪器类、基建类及其它类等九个一级类目。相关一级类目依据其职能特点设置二级类目，具体分类详见“档案分类保留一览表”形式（如一）。
2、档案分类说明表所定一级类目系标准分类，为利于本企业档案统一管理，不得随意增减。二级类目相关部门可依据实际需要对应增减，但应以系统性分类为标准。
二、档案分类标识
一级类目均以各类关键词前两个字拼音大写字母为代码。如行政管理类为----XZ，经营管理类为-----JY，其它依次类推。二级类目以二位阿拉伯数字依序编号。如行政管理类中人事管理可编为XZ01，其它依这类推。
第三条 档案立卷及归属
一、档案立卷
1、日常归卷：企业各部门按档案分类规则，事先编制相关类别、条目，并对已经处理处理完成文件文书材料，即日归入已编制好相关类别条目中并以登记其形式（如二）
2、年度立卷：各部门应以每十二个月一月份对去年全部文书档案进行整理，并按相关类目作最终调整定卷，建立年度档案总目录（附件三）一式二份，一份交企业档案室存档，一份自存。
3、稽核：企业档案室每六个月对各部门档案管理实施情况进行稽核、检验，以确保各类文书完整性。
二、档案归属
1、政策、证件类、行政管理类档案归企业档案室存档，综合部负责建立日常归档、年度立卷及档案归档保留工作。
2、设备仪器类档案归相关部门存档，各部门负责建立日常归卷及年度立卷工作，立卷后年度档案总目录应复印一份交综合部存档查。
3、基建类档案归企业档案室存档，综合部负责建立日常归卷及工程建设完成后总立卷工作，各立卷工作结算后将年度档案、总目录及档案移交企业档案室保留。
4、经营管理类、财会管理类、购销管理类归财务部门存档并建立日常归卷及年度立卷工作，各立卷后年度档案总目录复印一份交企业档案室归案保留。
5、阶段性和专案性企业档案，待结案后由承接部门立卷后连