建筑工程资料管理中存在的问题及改进策略.pdf

中国科技期刊数据库 工业 A 收稿日期：2023 年 12 月 21 日 作者简介：郝瑾（1984），女，宁夏中宁人，汉族，大学，工程师，研究方向为施工资料。-162-建筑工程资料管理中存在的问题及改进策略 郝 瑾 宁夏第五建筑有限公司，宁夏 银川 750001 摘要：摘要：在建筑工程项目管理的过程中，工程资料是建筑工程项目施工和竣工验收的重要依据，是工程质量评定的重要依据。所以，建筑企业必须加强对项目施工中文件档案管理工作的重视程度，提高其管理水平，确保工程资料的真实性和完整性，为工程质量提供有力保障。但是当前建筑工程资料管理中存在一些问题，如档案管理制度不健全、档案管理人员素质不高、对档案管理工作重视不足等，严重影响了工程资料管理质量，不利于后续工程的顺利开展。鉴于此，本文将对建筑工程资料管理中存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施，旨在为提升建筑工程资料管理水平提供参考依据，促进我国建筑行业的健康发展。关键词：关键词：建筑工程；资料；管理；问题；对策 中图分类号：中图分类号：TU712 建筑工程资料是工程项目的重要组成部分，不仅具有较强的综合性，还具有较强的专业性，同时还涉及到建筑行业相关规定、标准、规程以及规范等，具有较强的严肃性。在当今快速发展的建筑行业中，有效的资料管理是确保项目成功的关键。然而，许多建筑工程在资料管理方面仍存在诸多问题。相关问题不仅影响了项目效率，也可能威胁到工程质量和安全。随着技术的发展，有必要探索新的策略，以改善现有的资料管理体系。本文旨在分析建筑工程资料管理中存在的主要问题，并提出切实可行的改进措施，以期为行业的发展贡献力量。1 建筑工程项目资料的重要性 建筑工程资料是指在建筑工程建设过程中形成的所有文字、图纸、图表、声像等形式的资料。根据全国统一建筑工程施工技术资料管理规范的规定，主要包括以下内容：（1）竣工图。竣工图是指在整个施工过程中，从原材料进场到施工完成后进行检验、试验等环节形成的文件资料；（2）试验记录。试验记录是指在进行各个环节的施工时，对有关材料、设备等进行检验、试验等过程中形成的文件资料；（3）隐蔽工程记录；（4）分部（子分部）工程记录。（5）质量评定与验收记录；（6）其他相关资料：如安全文明施工措施费用使用情况表、安全生产许可证及施工许可证复印件、企业法人营业执照及资质证书复印件等。建筑工程资料是工程建设的记录，是工程竣工验收的必备条件。它既是建设单位、施工单位等向建设行政主管部门反映建设项目情况的重要凭证，也是对工程进行验收的重要依据1。因此，建筑工程资料具有重要的作用：（1）建筑工程资料是建设单位履行职责，处理各类事务、解决矛盾纠纷的重要依据；（2）建筑工程资料是施工企业对自身质量体系、施工技术、操作规范、工艺标准等进行自我评价、自我改善的重要依据；（3）建筑工程资料是建设行政主管部门对建设项目进行监督检查以及评价考核的重要依据；（4）建筑工程资料是反映一个单位技术水平和管理水平的重要标志，也是作为确定一个单位工程竣工日期的重要依据之一；（5）建筑工程资料还是各种技术经济活动分析与总结以及经济核算的重要依据之一，还能为解决技术问题提供可靠依据；（6）建筑工程资料还是提高施工企业管理水平，提高企业竞争力的重要手段。2 建筑工程资料管理中存在的问题 2.1 工程资料管理制度不健全 在建筑企业中，工程资料管理的不完善主要表现在两方面：首先是缺乏科学的管理制度。许多企业未能重视资料管理，导致施工环节混乱，工程资料杂乱无序，这不仅妨碍管理工作的有效进行，而且在发生事故时，由于责任不明确，常出现推诿现象，影响企业声誉和经济效益2。其次是目标不明确，现代建筑工程往往规模较大，在施工的各个阶段都会产生大量的档案资料，由于档案管理目标不明确，缺乏对人员的有效分工，导致一些员工态度消极，档案管理工作效率较低，进而影响档案的完整性以及实效性。因此，中国科技期刊数据库 工业 A-163-建立完善的管理制度和明确的工作目标，对提高企业管理效率、确保工程质量具有重要意义。2.2 资料管理人员专业素养不高 目前，工程资料管理人员的专业素养不高，主要表现在：一是部分工程资料管理人员业务水平较低，不熟悉相关的法律法规、技术规范、验收标准等，对于工程资料的收集整理工作没有正确的认识，导致工程资料的收集和整理工作不能准确地反映施工过程中的关键信息，影响了对工程质量和安全的有效监控3。二是工程资料管理人员在日常工作中存在畏难情绪，不积极主动收集工程资料，造成工程资料收集整理工作进展缓慢，导致重要的工程信息未能及时更新或遗漏，影响了项目决策的及时性和准确性。三是工程资料管理人员的业务素质和职业道德还有待提高。部分工程资料管理人员工作态度不端正，责任心不强，只注重施工进度和经济效益，忽视了文件的质量检查和验收，造成档案无法归档或归档不齐全、不规范。2.3 对档案管理工作重视不足 当前我国建筑工程项目大都是由开发商直接进行开发建设，在建设过程中很少注重对施工材料、设备等方面的质量检查和验收，而且对于工程竣工后需要移交给政府部门的资料也并不重视4。此外，由于建筑工程项目规模较大、数量较多，很多施工单位往往为了节省时间、提高效率而忽视了对档案资料的收集工作。而且由于不同施工单位之间存在竞争关系，所以其对施工质量和安全管理较为重视，而对建筑工程资料管理工作并不重视。对建筑工程资料管理工作的忽视会带来长期的负面影响。首先，不完整或不准确的工程资料将影响未来的维护和修缮工作，增加后期运营成本。其次，在发生工程质量问题或安全事故时，缺乏完整的工程记录可能导致责任划分困难，增加法律风险。此外，不规范的资料管理还可能影响工程的竣工验收和后续使用许可的获得。3 建筑工程资料管理改进策略 3.1 建立健全建筑工程资料管理制度 建筑工程资料管理工作涉及到多个方面，如工程图纸、工程施工记录、质量检验报告、竣工图等，这些资料都是进行建筑工程建设的重要依据。但是，当前我国许多建筑企业在建筑工程资料管理上缺乏科学的管理制度，导致这些资料在整理和收集时缺乏系统性和规范性，这不仅会影响到建筑工程资料的整理工作效率，也会影响到建筑工程的整体质量5。因此，要建立健全完善的建筑工程资料管理制度，从根本上解决建筑工程资料管理中存在的问题。在实施档案管理的过程中要严格执行建筑工程资料管理的有关法律法规、规章、标准规范及工程建设强制性标准。并配备专职人员，编制建筑工程资料管理制度、档案工作计划，明确岗位责任，认真贯彻执行建筑工程施工质量验收统一标准等有关建设工程文件的标准和规定，严格执行技术资料的形成、传递、收集归档等程序和要求。同时，加强对各参建单位技术资料管理工作的监督检查，严格按照有关规定进行检查。对检查中发现的问题，及时要求整改；对不符合要求的，应限期整改；对拒不整改或逾期不改的单位及个人，按有关规定予以处理。3.2 加强组织领导，明确档案管理职责 工程建设是一项复杂的系统工程，项目实施过程中的工程档案管理工作具有特殊意义，要做到档案管理工作与工程建设同步进行。项目部要加强组织领导，明确管理职责，形成完善的工程档案管理体系。在此过程中要建立健全工程档案管理机构，按照“谁主管、谁负责”和“分级管理、逐级负责”的原则，明确职责分工，落实到具体部门和人员，确保工程档案收集齐全、完整、真实、准确。在此基础上，成立以项目经理为组长，项目技术负责人为副组长，各部门负责人为成员的领导小组。全面负责工程文件材料立卷归档管理工作。项目部要认真学习上级文件精神，学习有关文件资料管理规定，明确管理职责项目部按照要求，组织各相关人员成立专业档案管理专班，明确专人负责工程资料的收集、整理、归档工作，确保工程资料收集、归档工作有据可查。同时要加强检查力，项目部成立检查小组，每月定期对工程资料进行检查，发现问题及时解决，保证工程资料收集整理质量。3.3 对施工资料进行的科学编制 在建筑工程中，资料管理的准确性和真实性至关重要。资料管理人员在收集资料时必须严格遵守相关制度，确保所收集的资料真实、准确无误。鉴于建筑工程的各个环节复杂多样，每个阶段的施工周期和方中国科技期刊数据库 工业 A-164-法不同，资料管理人员需要全面考虑，及时收集和整理每个环节产生的资料。例如，在撰写项目建议书时，应严格遵循相关法律法规，同时做好资料的整理和备份工作，保障资料管理的连续性和有效性。在管理过程中，对施工图纸、技术文件等各类资料进行全面审查和分析至关重要。若发现图纸或技术资料有更改，应立即更新相关资料，并及时通报给相关负责人。这样做可以显著提高资料管理的规范性和科学性，从而确保工程进展的顺利和工程质量的可靠性。3.4 提高工程资料收集整理质量 建筑工程资料管理工作的涵盖范围较广，其工作内容也较为枯燥繁琐，这就需要档案管理人员在收集、整理、借阅、管理、保管资料时做到有条不紊、认真负责。要确保工程资料管理效率和准确性，管理人员需遵循以下核心原则：首先，实时参与。工程资料管理人员应主动融入施工现场，紧跟工程的每一环节，主动参与涉及技术、质量、安全等方面的会议，以便及时整理和核实收集到的数据。其次，同步更新。由于施工的每个环节都会产生相关资料，管理人员需确保资料收集与施工进度保持一致，确保资料的实时性和准确性。最后，需要保持认真负责的态度。在工程资料管理过程中，各级管理人员需相互协作，明确责任分工，规范地收集和核实施工资料，严格控制资料质量，确保资料管理的彻底落实，从而有效提升工程资料记录和收集的质量。3.5 提高资料管理人员的专业素质 由于建筑工程资料管理的内容繁杂，对资料管理人员的专业素质要求较高，所以加强对资料管理人员的培训，可以有效提高建筑工程资料管理质量。首先，要加强培训工作。可以通过定期组织资料员进行专业培训、经验交流等方式来提高他们的专业素质，此外，资料管理人员还应接受有关项目管理、法律法规、标准化流程等方面的教育，以确保他们全面理解其工作的重要性和复杂性。从而提升资料管理人员的专业技能，同时加深他们对建筑工程各个阶段的理解。其次，注重对资料员专业技能的考核。由于建筑工程资料管理涉及到多种学科和技术领域，对其专业技能水平要求较高。所以要对资料员进行定期考核，以了解其对各个学科知识和技术领域的掌握情况。通过考核可以使资料员及时发现自己在工作中存在的不足，并加以改正。最后，重视对资料员道德素养的培养。目前很多建筑工程资料管理人员缺乏良好的职业道德素质，对于企业下达的工作任务和要求不能积极完成、认真执行。所以要重视对资料管理人员职业道德素质的培养，使其能够积极地完成领导交办的各项任务，为建筑企业的健康发展做出自己应有的贡献。3.6 行政部门应增强对工程资料编制的监督检查力度 为提升施工企业的工程资料管理水平，行政主管部门的严格监督和检查是关键。在工程的不同阶段，如地基、基础、隐蔽工程、主体结构和竣工验收等，建筑工程质量监督站需发挥其监督作用，确保工程资料管理的准确性和完整性。监督站应强化对施工企业的引导，使其认识到工程资料在质量监控中的关键作用，并督促其在资料的收集、整理、归档等环节给予足够重视。对于在资料管理过程中发现的问题，应及时指导施工单位进行纠正，防止违规行为的发生。同时，行政部门还需加强对内部工作人员的管理，严禁无证上岗和弄虚作假行为，确保每位员工的工作分配既科学又合理，从而提高工作效率。在工程竣工验收阶段，城建档案管理部门应首先对工程进行预验收审查。因此，建设单位需及时将相关工程资料移交给档案管理部门，以便进行有效的审查和归档。通过这些措施，可有效提高工程资料管理工作的整体效率和质量，确保工程质量达到标准，符合行业规范。4 结语 工程资料是工程质量的重要保证，它建筑工程施工的真实记录，也是建筑工程竣工验收和办理竣工验收备案手续的依据。施工单位在工程建设中应该重视档案资料的管理工作，保证资料的真实性和完整性，这样才能为日后办理相关手续提供依据。因此，施工单位要想提高自身的管理水平和技术水平，就必须重视档案资料的管理工作，不断完善工程资料管理制度，强化工程资料管理组织建设，提升资料管理人员素质。通过采取一系列行之有效的管理手段，提升工程资料管理质量，充分发挥工程资料在项目管理建设中的作用。中国科技期刊数据库 工业 A-165-参考文献 1付兴华,谢为东,张止戈.建筑工程资料管理中存在的问题及改进策略J.石材.2023.0217 2李伟彪.探究建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略J.建材与装饰,2019,(17):176-177.3崔瑛琪.建筑工程档案资料管理中的问题研究和策略分析J.城市建设理论研究(电子版).201916035 4蒋巧明.房屋建筑工程管理中存在的问题和改进策略J.建材与装饰,2017,(25):137-138.5张波.当前建筑装饰工程施工管理中存在问题及改进策略J.建材与装饰,2016,(25):182-183.