内审抽查管理办法.doc
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1、Q/DHSG GW401.1-2012Q/LXTZ BZ209.3-20142014-01-01发布 2014-01-01实施 目录1 目的12 适用范围13 管理职责14 内审人员任职要求15 小组成员16 抽查方式17 基本要求及重点28 抽查范围及执行标准209 罚则2110流程图2211附件23前 言xx有限公司服务业组织标准化管理体系服务业保障标准体系分为9个部分: 第1部分:环境标准; 第2部分:能源标准; 第3部分:安全应急标准; 第4部分:职业健康标准; 第5部分:信息标准; 第6部分:财务管理标准; 第7部分:设施、设备及用品标准; 第8部分:人力资源标准; 第9部分:合同管
2、理标准。 本管理办法属于第7部分设施、设备及用品标准中的管理标准。 本管理办法起草部门:总经办。 本管理办法起草人:xx。 本管理办法审核:xxxxxxxxxxx 本管理办法审批:xxxxxx 本管理办法由xxxxx总经办提出并归口。 本管理办法至发布之日起实施内审抽查管理办法1 目的为加强公司各部门对制度的执行力,有效防范公司风险,维护公司合法权益,特制订本办法。2 适用范围本办法适用于xxx各部门,针对每月由审计组织的内审抽查。3 管理职责总经办是内审抽查监控及组织的归口管理部门。审计人员是对内审抽查监控及组织的专业人员。凡涉及内审抽查的各项目相关人员及部门应积极配合。4 内审人员任职要求
3、内审人员必须是正式职员,经过培训并取得内审员资格的人员方可担任部门内审员;5 内审抽查小组成员组成成员组成为:审计专员、内审员、部门负责人及部门相关人员。6 抽查方式6.1每月由审计人员制定抽查工作计划;6.2各项目在审计人员全程参与的情况交叉进行抽查,确保部门之间交叉检查率为100%,每个月制度检查率为20%以上;6.3每月25日前完成抽查工作,并将抽查表(纸质档)交由审计人员处;6.4每月由审计人员将内审员提交的纸质档内审抽查记录表,汇总成内审抽查汇总表(电子档);审计人员要确认提供数据准确无误后,统一将内审抽查汇总表(电子档)提交至总经办审计负责人处,制定内审抽查报告(电子文档)。作为项
4、目各部门当月内审成绩进行考评;6.5审计人员在五个工作日内,对各部门内审抽查过程中需要整改的问题进行复查,确认整改完成后编制整改汇总表(需整改部门负责人签字、审计专员签字),提交至审计负责人处;6.6各部门提交的内审抽查表将作为各项目本月内审成绩。7 基本要求及重点7.1内部审计抽查管理办法适用于公司各项目部内部审计抽查工作;7.2在抽查过程中,各内审员应严格按照项目审计专员工作计划时间节点,严禁出现私下沟通,敷衍检查等现象出现;7.3对于不符合内部审计抽查相关制度的,须严格按照公司制度执行;7.4审计人员应对内部审计抽查工作进行合理安排,确保内部审计抽查工作顺利开展完成;8 抽查范围及执行标
5、准分为财务类、人力资源类、工程设备类、行政管理类、营销策划类及其他,共计六大类。8.1 财务类管理内审制度审核表审核依据(制度、办法及预案名称)审核关键内容(重点审核项)审核执行标准审核相关表格措施验证费用报销细则1、相关附件是否齐全;2、发票是否合法有效;3、签字是否完善;1、发票必须是国家税务局认可的;2、是否有相关领导及总经理签字;3、大小写是否正确。检查费用单据保证金收取、退付流程1、相关附件是否齐全;2、签字是否完善;3、是否依据合同办理;1、有无收据;2、是否依据合同办理;3、必须有总经理签字;检查收付单据备用金管理细则1、相关附件是否齐全;2、签字是否完善;1、是否有备用金借支计
6、划;2、是否有相关领导及总经理签字;3、大小写是否正确检查借款单据货币资金管理细则1、收、支现金是否有凭有据;2、银行支票是否填写正确;3、现金库存是否超标;1、支付现金是否有支付凭证;2、银行支票的单位、金额是否填写正确;3、现金库存是否超过5000;检查支付凭据、现金盘点表、支票存根个人借款管理细则1、借款流程是否规范;2、大小写是否正确;3、相关附件是否完善;1、所借款项的附件是否齐全;2、是否有相关领导及总经理签字;3、大小写是否正确。检查借款单据资金计划管理办法1、是否按照要求的格式填报资金计划表;2、月度资金计划是否按时提交;3、是否按照“谁经办付款环节,谁上报资金计划”的原则上报
7、1、按照要求的格式填报资金计划表;2、计划表提交时间25-27日;3、按照谁经办付款环节,谁上报资金计划的原则上报资金计划;检查月度资金计划表发票收据管理办法1、是否建立购买台账;2、是否专人管理;3、填写方式是否正确1、必须建立收据、发票购买、领用台账;2、专人进行管理;3、必须根据税务局要求正确填开发票;检查发票台账和发票本固定资产管理细则1、固定资产是否严格按照税务局要求年限进行折旧;2、计提折旧的范围是否正确;3、是否计提净残值;1、序号 类别 预计净残值率 预计使用年限(年)1 房屋及建筑物 5% 202 机器设备 5% 10 3 运输设备 5% 54 电子设备 5% 35 厨房设备
8、类 5% 56 娱乐设备类 5% 57 装饰类 5% 58 家具类 5% 59 其他类 5% 32、6.1 计提折旧的范围:6.1.1 应当计提折旧的固定资产:a) 房屋和建筑物;b) 在用的机器设备、仪器仪表、运输工具、工具器具;c) 季节性停用、大修理停用的固定资产;d) 融资租入和以经营租赁方式租出的固定资产。6.1.2 不计提折旧的固定资产:a)房屋、建筑物以外的未使用、不需用固定资产;b)以经营租赁方式租入的固定资产;c)已提足折旧继续使用的固定资产;d)按规定单独估价作为固定资产入账的土地。检查固定资产模块财务保密制度1、公司内部或外部人员需借阅财务信息资料是否手续完备;2、转岗或
9、离职人员是否交回所有相关信息文件;3、公司内为其它部门提供财务信息时,是否根据制度执行;1、对公司外提供财务信息时的处理:财务报表、统计报表必须经公司负责人认可;其它数据一般不得做出任何提供,特殊情况必须有相应的领导批准的书面记录;2、公司内部或外部人员需借阅财务信息资料按财务档案管理办法执行;3、转岗或离职,应当立即交回原岗位所涉及的所有书面的或其他有形形式保存的上述各类信息以及所有描述和概括该信息的文件检查借阅登记表8.2 人力资源类管理内审制度审核表审核依据(制度、办法及预案名称)审核关键内容(重点审核项)审核执行标准审核相关表格措施验证考勤管理制度1、请假手续是否齐全; 2、是否按请假
10、流程进行签批:3、是否按时打卡;4、是否按规定假期天数休假;1、病假是否出具医院证明并且盖医院章,婚假需要结婚证,丧假需要死亡证明,工伤假社保局工伤认定并出具医院证明;学习假须提供准考证书复印件或学校出具相关证明材料;产假,陪护假出具结婚证、准生证、出生证明;纯母乳假出具医院开出纯母乳喂养证明;2、职员请、休假时间在三天以内(不含三天),由部门负责人批准;休假时间三天以上-五天以下,由部门负责人审核,分管领导批准;休假时间五天(含五天)以上,由分管领导审核后,由公司总经理(公司经营项目第一负责人)审核批准;3、全日上班早上9:00前打卡,下午下班18.00后打卡;休半天假,休上午假,中午13:
11、30之前返岗,休下午假,中午12:00后可离岗1、请休假申请单;2、补考勤记录表1、抽查请休假申请单及相关证明材料;2、抽查补考勤记录表组织及编制管理制度1、筹建新项目或调整组织阶段,是否拟定项目组织机构及部门设置报备至集团人力资源主管部门;2、用人部门建立新岗位是否拟定岗位说明书;3、各部门是否拟定部门人员编制报至人力资源主管部门,由人力资源主管部门统一制定编制计划。1、新项目筹建阶段,应根据拟开展项目的实际情况,拟定项目组织机构及部门设置,报所在公司总经理确认后执行,并报备至集团;2、针对各部门工作岗位的工作职责、任职要求等进行详尽的了解和分析,并以此为依据确定岗位编制、编制岗位说明书。3
12、、公司人力资源主管部门须根据项目开展计划,拟定项目人员编制计划。人员编制表汇总表、人员编制及岗位职责汇总表1、检查组织机构及部门设置是否按要求报备至集团;2、抽检各部门新设岗位是否拟定岗位说明书;3、检查各部门人员编制提交情况,人力资源主管部门是否拟定人员编制计划。职员沟通管理制度1、是否提交沟通记录表;2、是否如期开展沟通活动;3、开展沟通活动是否形成书面汇报材料;4、沟通费用是否严格按标准执行;1、各部门按时间节点提交沟通记录表至人力资源主管部门;2、人力资源主管每月部门参与部门员工正式沟通形成沟通记录汇总表;3、各部门开展的沟通活动需提交书面汇报材料;4、沟通费用费用报销前,将参加沟通活
13、动人员名单报人力资源主管部门审核。沟通记录表1、抽查沟通记录表(平级沟通,上下级沟通)各部门每月提交情况;2、抽查各月人力资源主管部门沟通记录表3、按时间节点提交沟通活动汇报材料及照片;4、抽查各部门是否提交沟通活动人员签到表员工满意度管理办法1、是否有年度员工满意度调查实施方案且按方案施行;2、调查结果是否真实性可靠性;3、是否有调查分析报告;4、调查结果是否加以应用1、年度员工满意度调查方案包括调查目的、对象、实施过程、分析报告、结果应用;2、调查人数达到方案拟定人数 3、形成电子版纸质版调查分析报告;4、调查结果反馈与工作改进计划1、查看是否有年度满意度调查实施方案;2、抽查问卷以查看有
14、效问卷率;3、查看是否有调查分析报告;4、查看是否有结果反馈材料。技术序列管理办法1、申请人所在部门是否定期提交完备申请材料至人力资源主管部门 2、津贴发放等级是否按发放等级标准严格执行;3、各部门技术序列考核是否拟定实施方案。4、技术序列考核合格六个月后是否重新评审 1、申请技术序列津贴需部门统一提交申请表、资格证复印件或考核评定表、请示至人力资源主管部门 ;各项提交内容领导签批流程全部完成、2、严格按照公司技术序列管理制度中津贴发放标准执行;3、技术序列考核实施方案须包括考核类别、周期、方式、实施流程,结果;4、技术序列考核合格后六个月后重新评审,提交考核评定表国家级等级资格证津贴发放表、
15、职员技术岗位资格考核申请表、职员技术岗位津贴发放表、关于发放XX的请示、部门技术序列考核等级评定表1、抽查申请人员是否提交申请表、资格证复印件、申请表、评定表 2、抽检各项津贴发放是否符合标准;3、抽检各部门技术序列考核是否有实施方案4、抽查重审是否有考核评定表。员工社保及公积金管理办法1、是否按时按标准为员工购买社保、公积金;2、是否及时为员工办理生育保险1、在员工转正后,员工无其他劳动关系及社保关系且年满18周岁以上,未达到国家规定退休年龄的申报条件时转正当月为其购买社保;职员层以上员工在其转正当月,学历符合公司要求(及本科学历(包含已取得大专毕业证,本科在读)为其购买公积金;2、在员工符
16、合生育、工伤保险报销条件:生育保险(连续足额缴纳生育保险费满12个月后,符合计划生育政策、婚姻法等有关规定,职工本人或者其委托人应当在职工本人生育、终止妊娠和施行计划生育手术后30日内,向公司人力资源主管部门提供相关材料)生育保险提供资料:A.夫妻双方身份证原件及复印件; B.夫妻双方结婚证原件及复印件;C.准生证原件及复印件;D.婴儿出生医学证明原件及复印件;E出院病情证明原件;F.住院发票原件及复印件G社保卡正反两面复印件H.异地生育须提供生育所在医疗机构的级别证明1、社保报增表、公积金开户资料/启封资料;2、审核社保局返回报销凭证特种作业人员证件管理办法1、取得证件的员工是否都已签订服务
17、协议;2、在服务期内离职员工是否按照协议约定承担培训费用(相关文件是否存档)3、人力资源主管部门是否每年开展1次对相关业务部门特种作业人员管理情况的稽核并将相关资料存档。1、取得证件员工签订服务协议并盖公司章;2、特种作业人员证件管理台账汇总并存档;3、特种作业人员日常检查工作记录和申报、培训、考核、复审的组织工作记录汇总并存档。1、员工服务协议;2、特种作业人员证件管理台账;3特种作业人员日常检查工作记录;4、特种作业操证件证信息统计表;5、培训服务期限统计表。1、检查取得证件的员工是否签订培训协议。2、检查特种作业人员证件管理台账是否齐全完善;3、核算特种作业人员培训服务期限是否正确。内部
18、讲师管理办法1、内部讲师申领津贴是否符合相关申领条件1、内部讲师津贴申领记录表存档1、内部讲师培训签到表;2、内部讲师津贴申请明细表;3、培训效果评估表1、检查内部讲师的津贴申领记录表。绩效管理制度1、对于试用期员工,当月15日之前入职由所在部门进行考核,当月15日之后入职当月不考核。2、每月25号前,各项目将上月项目及员工的绩效考核结果上传至绩效管理系统。并将员工绩效考核表依照绩效考核表存档目录清单一并提交至各项目人力资源主管部门处存档。1、员工绩效考核表、绩效成绩2、绩效考核表及成绩按要求存档1、抽查员工个人绩效考核表;2、绩效考核档案;3、绩效系统人才梯队培养管理制度是否与送训单位签订服
19、务协议服务协议是否签字、按手印抽查送训人员名单招聘及录用管理制度1、是否有年度招聘计划; 2、招聘流程是否按照制度执行,手续是否齐全; 3、录用手续是否齐全;1、每年底需拟定下一年人员招聘编制计划,并经总经理签批; 2、需用人部门填写人员增补申请表,领导签批后招聘专员开始发布招聘信息,外发的招聘信息需领导签批同意后发放,应聘人员需填写应聘登记表;内部竞聘需有领导签批的内部竞聘通知; 3、已录用人员需提供:体检证明、离职证明(应届毕业生除外)、应聘登记表、新入职人员登记表、身份证复印件、毕业证复印件、户口本复印件、一寸照片、劳动合同、保密合同(职员层)1、应聘登记表;2、人员增补申请表;3、个人
20、竞聘资料登记表;4、岗位工时分析表;5、内部竞聘评价表1、检查年度招聘计划 2、抽查人员增补申请表、内部竞聘通知表、网上招聘信息和对应领导签批的信息发布表 3、抽查员工人事档案职员异动管理制度1、各公司内部职员调动; 2、集团内部各职员间调动各种手续是否齐全; 3、职员离职手续是否齐全; 1、有完备的职员异动表和职员工作移交清单; 2、查看人事商调函; 3、辞职的职员应填写相应的表格,备查;1、调离手续完备表;2、职员工作移交清单3、解除劳动用工合同协议1、查看对应的职员异动表及职员工作移交清单; 2、查看对应的人事商调函; 3、查看辞职报告、调离手续完备表、职员工作移交清单、解除劳动用工协议
21、表; 巡视专员管理办法1、各部门巡视专员对收集的员工意见及困惑是否统一记录; 1、各部门巡视专员将收集的问题在当月25日18:00前以纸质文档形式提交至人力资源管理部门关系专员处;1、沟通记录表1、查看巡视专员巡视记录表;兼职人员管理办法1、兼职人员是否符合兼职要求; 2、兼职人员录用手续是否齐全; 3、兼职人员是否符合上岗要求;1、兼职人员必须是16周岁及以上在校学生; 2、兼职人员需提供寸照一张、身份证复印件、学生证复印件、中国银行卡号或回执单、兼职协议; 3、兼职人员上岗前需参加人力部门组织的公共知识培训,分配至部门后参加岗位知识培训1、兼职人员考核表;2、兼职人员离职表;3、XX部XX
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