xx公司费用报销制度.doc

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费用报销制度
为了规范公司报销流程，合理控制公司经营费用，特制定本制度。
第一章 总则
第一条 费用报销流程
总经理
批 准
财务部审 核
财 务
预 审
部门经理审 批
副总经理审 批
粘贴相应票据
ＹＥＳ

²
未通过
第二条 费用的报销期限
2.1费用发生后3日内按上述流程将报销凭证传递到财务部出纳处，由财务部每周二、五下午传总经理批准。
2.2原则上费用不得跨月报销。
第三条 原始凭证有效性的规定：
3.1经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：
3.1.1税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；
3.1.2财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；
3.1.3邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；
3.2经办人员取得合法凭证时，需检查凭证是否合法有效、内容填写是否完整，否则，视为无效凭证，不予报销。
第二章 各种费用报销制度
第四条 备用金管理制度
4.1因工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支临时备用金，台州市内采购人员原则上可实行定额备用金制度，临时备用金和定额备用金由财务部根据实际情况核定。
4.2借支备用金需填写“借款单”，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部办理借款。
4.3临时备用金借款人应在业务完成后的3个工作日内到财务部结清借款。
4.4一般情况下临时备用金的借用时间应不超过15天。
4.5每年12月31日前，备用金借款人必须将所借的备用金全额结清。实行定额备用金的市内采购人员也应在年底前全额结清，下一年度再重新核定并办理备用金借用手续。
4.6对未按规定结清备用金的，财务部将从员工的工资中扣减。
4.7公司实行前款不清后款不借的原则。

第五条 采购费用报销制度
5.1供应部门根据批准后的采购计划采购物品，按实际付款金额取得正式发票（增值税发票），凭发票和入库单办理费用报批。
5.2采用预付货款方式采购物品的，必须签订《供货合同》，并以《供货合同》为附件填写《用款申请单》，经总经理批准后办理预付款手续。
5.3同城采购的，必须在业务发生后的3个工作日内办理费用报批；异地采购的，必须在到货后的三个工作日内且自借款日起最长15个工作日内办理费用报批。设备、模具、夹具、专用工具等制作周期较长的物资采购例外。
第六条 招待费管理制度
6.1必须严格控制招待费的发生，并坚持“必须、合理、节约”的原则。
6.2招待费用实行“先申请、后实施”的控制办法。审批流程如下：
填写招待费用申请表
（表格见附件一）
部门经理
审 批
分管副总
审 批
总经理批准

6.3招待费用必须在发生后的3日内报账，并且不得跨月报销，对超出批准的招待项目及超限金额不予报销。
6.4特殊情况下口头的请示和批准，事后都必须补办书面的审批手续，否则不予报销。
第七条 差旅费报销制度
7.1公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写《出差申请表》（见附件二、四），未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差将按缺勤论处，所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。
7.2出差交通费用报销标准
7.2.1出差人员的交通工具及标准：
职 务
准乘交通工具及标准
飞机
火车
汽车
总经理
商务舱/经济舱
软卧
公司派车
副总/总助
经济舱8折以下
软卧
经理/副经理/经理助理
经济舱6折以下
硬卧
按实际票价报销
销售人员/车间主任/主任工程师

硬卧
按实际票价报销
其他人员

硬卧
按实际票价报销
7.2.2中层以下人员出差，原则上不允许乘坐飞机，特殊情况经公司总经理、主管副总批准后方可乘坐飞机。未经批准擅自乘坐飞机的，按合理路线的火车票报销费用，超出部分的费用由当事人自理。
7.2.3在台州市区内办理公务的，原则上由管理部统一安排车辆。在公司无车可派时应坐公交车外出，原则上不得乘坐出租车，特殊情况需要乘坐的须经部门经理或分管副总批准后方可报销车费。
7.3出差人员住宿费标准（元/天）
7.3.1住宿费开支标准
职 务
住宿费报销标准（元/天）
主城区之外的区县
地级市
省会城市
经济特区及直辖市
总经理
实报实支
副总/总助
180
200
250
300
经理/副经理/经理助理
140
160
200
250
销售人员/车间主任/主任工程师
120
150
180
200
其他人员
100
120
160
180
7.3.2副总经理级以上人员可入住单人间；两人同行出差的，其住宿费按100%+40%的原则执行；当有经理助理以上人员同行并可同住一间房时，只按一名最高标准的住宿费用执行，其他随行人员不得再开支住宿费。住宿费执行谁的标准就由谁结算，不必同一房间的住宿费用分解到同住人员。报账时应注明同住人员姓名、人数，以便审核人员审核。
7.3.3住宿费在规定的限额标准内凭据报销，超出部分一律由个人承担。
7.4出差伙食补贴及出差交通补助标准（元/天·人）
7.4.1出差伙食补助标准
职 务
补助标准（元/天）
县及县级市
地级市
省会城市
经济特区及直辖市
总经理
实报实销
副总/总助
经理/副经理/经理助理
30
35
40
50
其他人员
25
30
35
40

7.4.2补助天数按出差总天数减一计算，随从副总级别以上领导出差的人员途中由领导统一安排伙食的，不应再填报出差伙食补贴。
7.4.3短途出差当天往返的，往返时间超过8小时的按1天计算；超过4小时不足8小时的按0.5天计算；不足4小时的按0天计算。
7.4.4外出参加会议或学习的人员，承办方统一安排食宿的按实际缴纳的费用报销，不得再同时享受出差伙食补贴。
7.4.5到业务单位洽谈工作，由业务单位提供伙食的，也不再报销出差伙食补助。
7.4.6多人一起出差的，所有能分开的结算费用都应该分开结算，如车船票/住宿费/出差补助等。
7.4.7出差人员利用出差机会探亲访友而发生的所有费用（如：绕道多出的交通费、住宿费及每日相关补贴等）都不得报销。经总经理批准的除外。
7.5台州市交通及误餐补贴标准：
职务
路桥区
其他区县
交通工具
误餐补贴
交通工具
误餐补贴
总经理/副总/总监/总助
公司派车
按实报支
公司派车
按实报支
经理/副经理/经理助理/科长/主任
10元/天
10元/天
其他人员
派车或公交
办事时间超过8小时的按1天计算，超过4小时不足8小时的按0.5天计算，不足4小时的按0天计算。确因办事错过食堂中晚用餐时间的，给予4元/餐补贴。
7.6司机出车补助标准：
7.61司机出车在xx地区（含郊县市）范围之内的无出车补助，市内出车误餐的，按7.5条执行。
7.6.2司机出车超出xx地区以外的，按台州市到目的地之间点对点距离公里数往返计算出车补助，若中途折转其他城市的，也按城市之间点对点里程累加计算出车里程。出车补助按0.10元/km计算，出车公里补贴与出差伙食补贴不得同时享受。
第八条 车辆费用报销制度
8.1车辆维修必须事先进行申请，并由定点维修单位对车辆维修项目、费用进行预算，经公司审核批准后方可实施维修。维修过程中发现有新的维修项目时，必须办理维修项目及费用追加审批手续。擅自维修的项目和超额费用不予报销。所有更换下来的旧零部件必须带回公司，否则相关费用亦不予报销。
8.2车辆必须持公司油卡加油，公司将对车辆实行油耗考核，超过核定油耗的必须作出分析和说明，公司根据情况决定超额油费是否由主车司机自行承担。
8.3 出差途中加油应开具正式发票，回程后与过路过桥费等发票一起填报，如无经批准的《派车申请单》（见附件三），其相关行驶费用由责任人自理。
8.4 养路费、保险费、车船使用税等由公司财务部按期缴纳。
8.5 市内停车费必须随对应的《派车申请单》或经财务部审核认定合理方可报销。
第九条 通讯费报销制度
9.1通讯费用的管理包括办公用座机费和手机费；
9.2任何人不得利用公司部门座机电话拨打声讯台、交友等娱乐电话，一经发现将按所发生费用的双倍进行处罚。各部门所属办公电话要有下班后及休假日的控制措施。必要时公司将对部门座机电话费用实行定额包干制度；
9.3公司每月对享受手机费用报销人员的手机费用实行限额管理，超出限额的按标准核实报销；
9.4手机费用报销标准：
序号
岗位/职务
月报销限额
备 注
01
公司总经理
按实际发生的通讯费用报销

02
副总经理/总经理助理/经理
200元/月

03
副经理/经理助理
150元/月

04
车间主任/科长/采购员/销售员/主任质量工程师
100元/月

05
模具工程师/工段长/班长/安全员/体系工程师/人事专员
50元/月

06
组长/司机/出纳/仓库主管/计划员
30元/月

9.5凡执行移动话费定额报销人员，手机应保持24小时处于开机状态。如因未开机或未带电话造成无法联络，导致工作事项无法处理或处理延缓的，一律取消当月话费报销待遇；
9.6报销办法：执行移动话费定额报销人员由公司统一按限额充值或凭移动通讯公司的缴费发票进行限额报销，定额充值发票（或充值卡）不被视为有效地报销凭证。
第三章 附则
第十条 本办法中未做出规定的，按照公司的其他相关规定办理。
第十一条 本办法由管理部制定，解释权归属管理部。
第十二条 本办法自发布之日起执行。
第十三条 附件一：《招待费申请单》
附件二：《出差申请单》
附件三：《派车申请单》
附件四：《原始票据说明及粘贴方法》
第十四条 文件履历
版 本
描 述
编 制
批 准
日 期
00
新编制

附件一：

招待费申请单
编号：
申请人

部 门

申请时间

客 方

预计人数
人
接待事由
及招待项目

预约招待时间

预计花费
元
部门经理

分管副总

总经理

附件二：

出差申请单

所属部门：　　　　　　　 填写日期：　　　年　　月　　日　　　编号：

出差人

出差地点

出差事由

预计费用
元
出差日及
返程日

备注
（填列需要配合等需求，如代订购机票、住宿等）
部门经理

分管副总

总经理

附件三：

派 车 申 请 单
用车部门：
出车时间：
行车里程： km
出车事由：
随车人员：
途径办事地点：
预计返回时间：
管理部意见：
申请人：

附件四：
原始票据说明及粘贴方法

一、原始票据的审核 
各项报销的原始票据，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。 
二、原始票据应具备的内容： 
2.1 票据名称； 
2.2 填制票据的日期； 
2.3 填制票据单位的名称或填制人的姓名； 
2.4 经办人的签名；
2.5 经济业务的内容；
2.6 数量、单价和金额；
2.7 各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始票据必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始票据，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始票据，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。 
三、对原始票据的技术性要求： 
3.1 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。 
3.2 购买实物的原始票据，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员 ，进行验收，并在凭证上签章。 
3.3 支付款项的原始票据，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。 
3.4 职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。 
3.5 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。 
3.6 属于现金发放性质的原始票据，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。 
3.7 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。
四、原始票据的粘贴办法
4.1对于集中较多的票据要按照内容进行分类粘贴，票据比较多时可使用多张粘贴纸，注意不要混贴及票据间相覆盖，以免影响辨认。
4.2粘贴时，在粘贴纸左边留出两公分装订位置，将票据按类分别粘贴。
4.3如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先大后小的顺序粘贴。
4.4票据粘贴完整后，归集拟报销的合法单据，汇总票据金额，注明票据的张数，填写《费用报销单》，由经办人与审批人签字后，到财务部报销。
五、粘贴注意事项：
5.1将各类票据按面额的大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。
5.2费用报销单
5.2.1原则上只报销发票；无发票，需事先向部门经理及财务部说明情况，或以其他票据充抵，但需在票据背面注明情况。
5.2.2充抵票据与正式发票分别张贴。不能在一个报销单中报销。

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