费用报销管理标准.doc

上海XX制造有限公司

文件编号
TJCW-ZD-003
编 制

受控状态

审 核

批 准

费用报销管理标准
版 次
A/0
总页数
9

1.目的
进一步加强公司工友出差、借款和费用报销管理，规范审批手续及费用报销标准，强化成本管理意识，合理控制可控费用开支。

2.范围

2.1 本标准规定了XX车业集团工友出差、借款、费用报销的审批程序、审批权限、费用报销标准及报销程序等。
2.2 本标准适用于XX车业集团汽车有限公司及下属单位的费用报销管理。

3.规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
财务预算管理制度
薪酬管理制度
考勤管理制度

4.术语

4.1 借款
借款指集团内部工友因公出差、零星物资采购以及个别工友在工资尚未结算或自身特殊原因急需用钱的情况下，经相关审批手续办理的借款。
4.2 出差
出差指集团内部工友因业务需要离开公司到外办事。出差分国内出差、国内培训、境外出差和境外培训（注：“境外”指其它国家和港澳台等地区）等几种。
4.3 费用报销
费用报销指集团内部工友在外因出差发生的各项实际费用及补助到财务进行凭票核销。包括差旅费、业务招待费、油费、邮电通信费、修理费、咨询费、诉讼费、职工福利费、广告宣传费、赞助费、水电费、代理费、租赁费、印刷费、辅料消耗等各项实际发生的经营管理费用，财务凭票进行报销。

5 .职责

5.1 借款人填写《暂借单》，并说明借款原因报上级单位有效审批人审批。
5.2 出差人员负责填写《员工出差审批单》，并写明出差的实质性内容，如出差单位、联络人、联络方式、办理事由等。
5.3 财务部负责按费用报销管理标准进行审核办理并对借款的收回进行监控与执行。
5.4 综合管理部负责招待费用的控制管理。

6.管理内容与要求

6.1 费用支出的预算管理
6.1.1 费用支出执行年度财务预算，由财务中心（部）按公司及各二级公司（机构）的年度费用预算标准执行。
6.1.2 公司财务部对各二级公司（公司各部门、项目组）费用支出进行总额控制、按需拨付，每月根据核准的年度预算、各二级公司（公司各部门、项目组）上报的当月费用计划及批准的追加预算，向各二级公司（公司各部门、项目组）拨付费用资金。
6.1.3 每月对超预算并未核准的费用支付需求，公司财务部不得拨付资金，财务中心（部）不得给予核销。
6.1.4 月预算范围内的费用支出在办妥审批手续后可直接到财务中心（部）报销，预算外或总额超预算部分需申报追加预算获特准后，方可办理报销手续。
6.1.5 公司各部门（项目组）追加预算由公司财务部长审核后，中心财务负责人审核同意，报公司总经理批准；基地公司（项目组）追加预算由基地财务部长及各二级公司总经理审核后，报公司分管副总裁审核，财务中心负责人复核同意，报总裁批准。
6.1.6 单个公司内部部门追加预算申请，在单个公司整体预算范围内的，由二级公司总经理审核批准。
6.1.7 各二级公司费用预算管理实行总经理负责制。
6.2 出差费用报销审批规定
出差人
财务部长
单位/中心总经理
财务中心总经理
常务副总裁/总裁
三级~四级

审核
审批
四级以下人员
审核
审批
审核

财务部长

审核
审批
涉及培训、公司常规性福利等方面费用开支，须经公司人力资源主管机构审核
6.2.1 外出培训、考察、参加会议等情况涉及到其他规定的，遵循相关规定审批。
6.2.2 项目负责人的费用由项目所在地财务中心（部）审核，项目所属二级公司总经理或分管副总根据
权限审批，在属地财务中心（部）报销。
6.2.3 办公所在地与公司所在地不一致的人员（派驻人员）费用，根据上述审批权限，除有明确规定报
销地外，由办公所在地财务中心（部）负责人审核，由二级公司总经理或分管副总根据权限审批，在办公所在地财务中心（部）报销。
6.3 借款、出差、费用报销审批权限，详见预算内资金使用审核审批一览表。
6.3.1 公司工友出差的层级审批:
公司工友出差的层级审批程序，执行《考勤管理制度》中“各类外出审批期限按以下程序、权限审批”的相应规定。
6.3.2 各二级公司工友出差的层级审批，由各二级公司总经理根据公司的规定，在框架内自行拟定。
6.4 差旅费用报销规定
6.4.1 城市类别标准
城市类别标准按下表（表2）规定执行。

表2 城市类别标准表

城市类别
城市名称
一级城市
北京、上海、广州、深圳、天津、重庆、南京、杭州、青岛、大连
二级城市
拉萨、长沙、武汉、宜昌、郑州、洛阳、南昌、合肥、济南、威海、烟台、潍坊、太原、大同、石家庄、秦皇岛、呼和浩特、包头、长春、沈阳、哈尔滨、西安、兰州、银川、西宁、乌鲁木齐、库尔勒、成都、贵阳、昆明、西双版纳、南宁、珠海、汕头、佛山、顺德、惠州、中山、江门、东莞、湛江、海口、三亚、苏州、扬州、常州、无锡、泉州、厦门、漳州、温州、绍兴、嘉兴、宁波。
三级城市
以上表格中未列皆属于三级城市。

6.4.2 差旅费用报销标准:
6.4.2.1 正常出差住宿费用按出差人数计算，同性出差应合住一个房间，核销时两人标准可合并使用。
6.4.2.2 长期驻外出差，每月在当地居住超过15天的，应当在当地租房。
6.4.2.3 国内出差、国内培训住宿及补贴标准（单位：元人民币/天）按下表（表3）执行。

职 级
正常出差差旅费用核销标准
长期出差月租房及餐补标准
住宿标准（元/晚）
补助标准（元/天）
租房标准（元/月）
补助标准（元/天）
一类
地区
二类
地区
三类
地区
一类地区
二类地区
三类地区
一类地区
二类地区
三类标准
一类地区
二类地区
三类地区
一、二级
按实际费用报销
三、四级
500
400
300
120
100
80
4000
3000
2000
60
50
40
五、六级
400
300
200
110
90
70
3200
2400
1600
55
45
35
七、八、九、十级
350
260
200
80
70
60
2400
1800
1200
40
35
30
十一、十二级
280
200
150
60
50
40
2000
1400
800
30
25
20
备 注
补助标准可凭票据报销，报销限额为地区规定值。
表3:差旅费、住宿费、交通费、餐补标准表

6.4.2.4 市场业务人员差旅补贴标准另行制定。
6.4.2.5 出差交通工具规定
出差交通工具规定按下表（表4）执行。

表4:出差交通工具类别表
职级
出差交通工具
飞机
火车
高铁（动车）
一、二级
公务舱
软卧
一等座
三、四级
经济舱
硬卧
一等座
五、六、七、八级
经济舱
硬卧
二等座
九、十、十一、十二级

硬卧
二等座

注：工友职级按照《XX车业集团内部工友职级发展通道》执行。若有八级以下工友有坐飞机，同等价格可以选择交通工具，但报销费用参照你相应级别的交通工具的费用执行。
6.4.3 出差补助费用按人数计算，但以下情况不享受出差补助。
6.4.3.1 经批准接待客户用餐并随同用餐。
6.4.3.2 参加各种会议、讲座、培训或同行交流活动，已缴纳会务费，主办单位提供免费餐的，不享受出差补贴。
6.4.3.3 已享受出差补贴的，其餐费、交通费不可进行报销。
6.4.3.4 已报销招待费，或是在出差期间已由合作单位招待的，不再进行出差补贴核销。
6.4.3.5 基地工友在基地所在地外出办事，原则上必须当天返回，公司不报销住宿费用及补助费用。
6.4.4 公司内职能部门、各二级公司工友到公司所在地、其他各二级公司出差流程。
6.4.4.1 二级公司工友到公司办事出差或到其他基地出差协助工作，凡出差需超过15天以上的由所在公司综合管理部根据已批准的《员工出差申批单》联系公司综合管理部或当地二级公司行政部门在基地内安排住宿，若无法在公司内部安排住宿，则由公司综合管理部或基地行政管理机构负责按长期出差标准在当地临时租房。
6.4.4.2 二级公司工友到公司办事临时出差或到其他基地临时出差，由所在公司综合管理部根据已批准的《员工出差申批单》联系公司综合管理部在基地内按标准办理住宿，费用由招待公司财务部与出差者所在公司财务结算，出差人不再报销费用。若基地无房间安置则可由对应综合管理部按对应招待标准联系相关酒店住宿，费用回派出公司按正常出差住宿标准凭票据报销。
6.4.4.3 所有到基地出差的人员按正常出差标准予以50%补助，出差人员在出差其间，派出公司发放正常餐补。
6.4.4.4 工友出差到基地原则上不报销出租车费用，但在无公交车到达基地且路程较远时，可报出租车费用，但必须首先报请主管批准并说明情况，且当日累计不应超过100元。
6.4.5 出差天数的确定：以车船票（或飞机票）所载时间为依据、每日中午12点为限，按半天为单位
算实际出差天数，即：
6.4.5.1 12点前出发，出发日按一天计算；12点后出发，出发日按半天计算。
6.4.5.2 12点前到达公司所在城市，当日按半天计算；12点后到达公司所在城市，当日按一天计算。
6.4.5.3 当天往返的，按半天计算。
6.5 差旅费报销程序

6.5.1 出差人员(业务经办人员)按规定粘贴需报销发票，填写《差旅费报销单》，并附上《出差审批单》。
6.5.1.1 《差旅费报销单》需按时间顺序填写，不得将出差期内某一项费用合计填写，并在“备注”栏中注明单据的张数。
6.5.1.2 所乘坐交通工具需经事先审批的，应于报销时出具相应审批单据，否则按未经事先审批处理。
6.5.1.3 出差人员应严格按申请出差的内容进行报销，不得虚报、重报、多报或将无关单据列入差旅费报销，如有违反报销规定者，予以双倍扣罚。
6.5.1.4 因特殊需要超出标准的，需事先向主管领导请示，由主管副总或公司总经理批准方可报销。
6.5.2 报销时先由部门主管（指部长）（分管领导，指总经理助理、副总经理或总经理）审核签字，对支出事项的真实性、合理性负责。
6.5.3 公司财务部相关审核人员对票据的有效性、合法性、合规性和准确性进行审核。
6.5.4 有效审批人批准。
6.5.5 财务部出纳办理费用报销结算。
6.6 业务招待费报销规定，预算内按照授权由有效审批人自行控制。
6.7 日常费用补助管理规定，按照人事及薪酬管理制度执行。
6.8 借款、出差报销规定
6.8.1 出差借款
6.8.1.1 各直属部门、二级公司工友因公出差，出差前必须填写《员工出差审批单》及《暂借单》，按 6.3 条款完成审批后交财务部暂支款项。
6.8.1.2 各有效审批人在审批时，需对借款金额应进行控制，借款金额应不大于此次出差预计发生费用的120%。
6.8.1.3 工友出差回来后在5个工作日内，凭《出差报告》及《差旅费报销单》（附发生费用的发票）与财务核算费用。在5个工作日内没有报销并结清所借款项的，从第6工作日开始，每天按所借款项的1%收取利息；已报销，但余款未退回，从第6工作日开始，每天按余款的1%收取利息。若当事人不能出具《出差报告》审批签字文本的，则财务有权拒绝核销。
6.8.2 零星采购借款
6.8.2.1 各二级公司下属部门进行零星采购需借款时，填写《暂借单》并由部门主管签字审核，经财务部审核后交总经理审批，批准后交财务部办理暂支款项；公司中心机构的借款，由部门负责人审核，公司常务副总裁审批。
6.8.2.2 各二级公司总经理在审批时，需对借款金额应进行控制，借款金额应不大于此次采购预计费用。
6.8.2.3 借款超过审批权限时，需公司财务负责人审核，由总经理审批通过后，再到财务部办理暂支款项。
6.8.2.4 零星采购在每月28日前，必须对本月产生的采购发票填开完毕并入帐冲抵借款。
6.8.3 工友个人借款
6.8.3.1 新入职工友工资未发之前借款不得超过500元；借款时本人填写《暂借单》由部门主管担保
签字，经人力资源主管机构审核，有效审批人（按5.1条款）审批后交财务暂支款项。
6.8.3.2 老工友无特殊情况不得借款，一般情况下只可预支餐补，流程同上。
6.8.3.3 遇到特殊情况，如：工友因家庭困难、生病或身体状态不好及其它原因急需用钱，应提供相关证明并由部门主管担保，有效审批人审批可向公司提前预支本月工资。
6.8.4 借款人在与财务清算费用之前，财务部应于该月发放工资之日从该工友工资中扣回借款，扣至完毕为止。
6.8.5 如借款人在未结清欠款前擅自离职,所欠借款由担保人承担。
6.8.6 借款单只限在有效审批人签字三天内有效，过期作废。
6.9 费用节约奖励
6.9.1 节约奖励仅限住宿费和火车硬座与本标准价差在30%以上者，其它费用节约不予计算。节约部份按50%奖励，可直接以补助形式核销（四级含以上管理人员不得享受此项激励）。
6.9.2 本奖励计算办法以正式发票为准，无正式发票或由客户和亲友安排住宿的不作为奖励。

7 管理流程

7.1 出差、报销审批流程见附录。

附录A
(规范性附录)

出 差 报 告

出差人
姓 名

出 差 时 间
年 月 日至 年 月 日
出差行程
时间起迄
交通区间
交通工具
同行人
目的地
联系电话
至
至

至
至

至
至

至
至

出差成果小结：

出差人签字：
厂（部）领导签字：

有效审批人签字：

附录B
(规范性附录)

员工出差审批单

出差人姓名

所属部门

职 务

出差事由

出差目的地

乘坐交通工具

计划出差期限
年 月 日 至 年 月 日
出差地联系人

电 话

出差特批条件

（注：如超出出差报销标准及额外其它公关费用等需特批的）
部门主管
意 见

分管领导
意 见

有效审批人
意 见

附录C
(规范性附录)
借款单
单位（部门）名称： 日期： 年 月 日
借款
事由

金额
仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分

付款方式
□承兑汇票号码：
汇
款
户 名

□支票号码：
开户行

□现金：
账 号

签批意见

财务

部
门
审
核

领
款
人

出纳

数字大写：拾、玖、捌、柒、陆、伍、肆、叁、贰、壹、零、整 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)