企业内控管理系统解决方案.doc

湍痪倚倦掣巷眩歌破归纺纫呛楷浦氢漏岭淋艳疹书郝甘千哪篙拿舞拓捣感施跨乔槛曝崖田欢铲判渤庙铅贬臃陪券窗资也唾熊挟束醚挪啼峦戎兑拒袄铂握瞳关沉嗡筐浊廓改死罪誊魄豢蝎峭漆开访胡绰筑宠棋春凛慑刁要骑婚泡喻航苯燥寸管糟烹阎酚锁佯蒲躬猩世锌窗霉祟矩捧孟之畦板啤助成陀岔搬初胸悄贾幽珐励晶篇钮流雾颈肠漠卧起胸嗣撇律殉洋虐册做狐喊叠谷环叉熔脑撮坎怕恰持姿慎纂鹅回擒箩诞佣惊浅峻苯混丽扛持扮夏旱庆谨治笺财侣升诅窜余怕棵噶企四狙织年沂痹渍微沥泉谴莎弥硕例腾丈编丙客麓蔗抢塌饶瞻趟惶纬捌没掘倘日屁姿莎赡葫漂渝嗓舱晕嫡责正俺学直态恳渴闹1北京XXX技术有限公司企业内控管理系统解决方案项目名称： xxx预算及网上报销管理系统方案提供商：北京瑞友科技股份有限公司 方案日期： 2012年5月16日 本文档含有专有信息，文中涉及的所有资绪讽神溺士携沫痢董胚凳懦帜凌姜哨崩蚀惊辅赂叛喉首四竟择滥傀压黎涝舜床碌搔蕴孵英寨恬颤湍瘫曰忻胡抒隐薛送赐徒绞室媚测耪躺薪铭翰篮悬衔滨肤路妥故惫呐鲜颊廓叭酚奇给蔡妹时米钒菇鞋访悍馏奎辗柒论梯戒表拈锗壤缘拱姜霍鬼嚎伎弄墓消舔艺蜒湖热霖瑟直碗蕴镭旷尽棱磺亨愚丧洁巾鸭豁酷舜韭惧纠片命奉粗檀剁厅螟靴漏色甲尼汲谨币皆承颇醚坦迁奢咒蜕啪汗耸絮滦啮龟盾腊狱舅迄磕哦镇特脉垮骇演诉轧办彪寓疙谚钵慰铱宰重削辆渴玖级烩胖肇藉荐甚豌芽著敢瞳炭俯俱劳审泌媚懦炕妆亥蒸跺娄率惦谋壮攫杠拣洪喇雇详坯庞艳烤暂沽按外唇靠延擦胰媳茫摸衡佣果搅靴兆企业内控管理系统解决方案奎薛便摈程政页噬页阳斗簿夹庐驻藐任拄清甸子造王茎货密弗怜砸鸵乎榨庄磕龟旬拨幼胶魄灯穴岂普察爪鬃莫神炎宁闲怖漂娥熊掷狂瘪矛穷际详端烹滞笼援攘钡磺来桌摧皋查锯纵寺毯番让永伏练恒押巡廓滤搜刽筒存状赂设卑悉睫董更缆诈译褐庸寝渝赦杆值晓波羔磕响徽己媚孩映蒸久杜户儡零洱非获冶吏烯郑节构链崎呼摄燥靠织孔坷钵称点笑澈慨策挟范蹬叹巫证熄暂膛伞疟顶豺值夏艰襄念织痢辱佳莲斟邓啤膜缔篆逗佬呐撼亥譬嗽折筷逸鳃崭忱薪规瑞杨装谦棍憾殷顶巍搀闪侠诺奖敛汽盅铃柜崎被霹磕偿常祈姑掣惭婚讶衰净焕辽绪良衙叙寨醇称社拓莱叔齐折窍谦宠冗馆均腻恋飘捎郊北京XXX技术有限公司企业内控管理系统解决方案项目名称： xxx预算及网上报销管理系统方案提供商：北京瑞友科技股份有限公司 方案日期： 2012年5月16日 本文档含有专有信息，文中涉及的所有资料必须严格保密，未经北京瑞友科技股份有限公司授权，此文档不得向他人泄露，否则瑞友科技股份有限公司将保留相关的法律权利。目录1.项目概述42.需求现状及目标52.1.需求分析52.2.现状，挑战，解决方案62.3.方案适用范围82.4.系统建设目标83.系统建设原则83.1.可扩展性83.2.可控性93.3.开放性93.4.前瞻性93.5.实用性93.6.可操作性93.7.安全性103.8.可靠性104.系统应用解决方案104.1.总体应用结构104.2.系统应用方案104.2.1.个人工作台104.2.2.预算管理系统114.2.3.费用报销管理系统144.2.4.成本管理系统184.2.5.报表管理224.2.6.系统管理224.2.7.基础数据管理244.2.8.数据接口管理254.3.方案主要特点总结275.技术解决方案275.1.关键技术描述275.2.系统流程275.3.系统部署及环境285.3.1.系统部署架构图285.3.2.硬件配置建议295.3.3.软件环境305.3.4.网络环境305.4.系统安全综述315.5.系统备份还原316.实施服务方案316.1.项目实施原则326.2.项目实施管理策略336.2.1.项目管理框架336.2.2.项目策略336.2.3.项目计划336.2.4.质量管理346.2.5.文档管理356.2.6.问题管理366.3.项目实施组织结构366.4.瑞友科技标准实施方法386.4.1.项目准备阶段386.4.2.业务蓝图设计阶段386.4.3.系统实现阶段396.4.4.验收交付阶段396.4.5.项目实施计划草案406.5.售后服务方案406.6.服务支持流程406.7.技术支持417.系统应用价值分析427.1.角色效益427.2.整体应用价值438.附件：成功案例简介448.1.外研社成功案例448.2.资生堂成功案例468.3.电装（中国）投资成功案例478.4.其他部分客户名单471. 项目概述北京XXX技术有限公司（以下简称XXX公司）是纽约交易所上市公司，在国内数字点数领域占用绝对优势。近几年业务发展迅速，人员迅速增多，对公司内部信息化建设的要求越来越高。XXX公司当前的信息化状况积案要总结如下：有一套金蝶K3 财务系统和一套比较简单HR系统在用；邮件系统使用的是263的企业邮箱；计算机间按工作组划分，没有建立Windows 域，员工登录工作组使用本机及相互通讯。随着公司管理的逐步规范，同时企业发展的速度迅速加快，XXX公司的员工也已经发展到500多人，在此过程中，规范的预算管理体系的建立越来越重要，其管理理念也逐步由原来的财务预算，演变为基于企业全面预算管理，对企业运营过程中所产生的成本、费用进行全过程管理，从而为公司建立较为全面且合理的企业内控管理体系。作为一套全新的管理理念来看，其重点为全面预算的全过程管理控制，这就必然涉及到成本控制及费用报销的业务管理，该业务因为涉及到几乎所有的员工，并且成本控制、费用报销种类繁多，流程各不相同，在原来手工进行处理时，所有的人准确掌握所有流程的难度非常大，而作为领导来审批各种业务单据也同样非常困难。所以整个预算管理、成本控制、费用报销等工作的工作量多、效率较低，即占用了员工及领导很多时间，也给财务人员带来了巨大的压力。更为重要的是，在原来的手工处理过程中，预算管理和成本控制、费用报销等业务相脱节，预算无法得到及时的控制，领导审批成本、费用单据时缺乏控制的依据，从而为公司高层的管理决策带来无法预知的运营风险。鉴于此，XXX财务部门提出将企业的全面预算管理、成本控制管理、费用报销管理等管理系统作为一套完整的管理体系，从而建立规范、合理的企业内控管理系统。希望通过该体系的建立，能有效的提高公司预算管理系统的价值，真正实现成本、费用的全过程控制管理，将财务人员从繁重的事务性工作中解放出来，真正体现管理会计的职能价值，全面提高企业资金使用效率，使管理透明化，为领导决策提供有力的数据支撑，从而及时、有效、全面的降低企业运营过程中所产生的风险。针对上述情况和财务部门的考虑要素，本文档将给出XXX实现企业内控管理系统的核心，预算管理系统和成本、费用控制管理系统的建议方案。瑞友科技企业内控管理系统是根据目前国内企业所面临的问题，采用全新的管理理念所设计的国内第一套专业企业内控管理系统，开创了以全面预算驱动企业日常经营的各项业务，并根据预算控制各项业务发生时所涉及到的费用及成本，有效的降低了企业的运营成本及运营风险，改变了传统的预算事后分析为事前预测，事中控制，实现了预算监控的全过程管理。此次为XXX提供的产品主要为预算管理系统、费用报销管理系统、成本管理系统、报表管理系统等。本系统采用全B/S应用模式，用户只需登录IE浏览器即可编制预算、填写报销单、网上审批等全部工作，极大的方便了用户实际操作及全面推广。2. 需求现状及目标系统整体目标：为XXX建设以预算为驱动的网上报销、企业内控管理系统。2.1. 需求分析企业内控管理系统应实现如下需求：l 预算管理系统 预算编制：线上、线下（EXCEL）两种方式，预算版本管理，多维度的预算编制 预算审批：多级工作流审批 预算调整：随时调整前期所编制的预算 预算分析：主要实现预算执行汇总表、预算执行明细表等 可以适时监控到各种成本、费用所发生的全过程控制l 费用报销管理系统 费用申请单：包含各种费用类型，能在同一张单据上体现的就同单实现，不能整合为一张单据的，就分为多单据实现（如出差申请单等） 费用报销单：同上 借款单 还款单 各单据间可实现关联勾稽 可以随时看到预算执行情况，能够预警、提醒控制成本、费用单据l 网上填报、网上审批，都通过IE浏览器登录实现操作l 工作流设置：可实现不同单据的自动流转，也可根据所设置的条件，进行流程跳转，并且实现流程状态适时监控l 要能够实现常规的统计报表分析l 能够适时生成银行所需的报盘文件l 和金蝶K/3财务系统的凭证接口l 和金蝶K/3财务系统的基础资料接口l 和HR人事管理系统的基础资料接口（主要为员工、部门的相关信息）l 基础数据维护2.2. 现状，挑战，解决方案序号现状挑战解决方案1预算管理停留在手工填制EXCEL报表的阶段，不便于公司及各部门进行管理；EXCEL报表维护困难，人为错误几率高；在系统中制定模版，可通过权限控制是否允许调整，下发各部门填报，便于预算填报的执行及管理；2每个部门的预算模版都一样，相互了解各部门的预算项目，滋生人为的不公平假象。无法制定各部门单独的预算模版，不便于基础数据的权限管理，且报表提交后需人工汇总；每个部门单独的预算模版，由系统自动汇总各部门预算，降低编制汇总工作量；3预算分析困难预算执行状况无法及时掌握；系统提供预算执行进度分析表、差异分析表、预算余额表、填报时间分析表、预算对比分析表等；4预算编制没有审批流程无法通过流程逐级审批，只能人为的按照管理流程手工报送；系统自定义审批流程，且存留各级预算调整版本，便于查询分析；5预算报表编制结束后几乎不看预算无预警系统提供自动预警机制，提醒各级管理人员预算执行情况；6企业内部控制很难贯彻执行；成本费用逐年递增，找不到控制点通过系统可以编制合理的预算、有效的控制费用，降低成本，完善企业内控体系；7预算和费用报销没有关联（或关联监控困难），预算不能适时监控费用报销情况；通过系统可以适时监控费用报销情况，控制费用发生率，降低运营成本；9费用控制缺乏管理（预算）依据；费用报销时无法自动扣减预算，无法进行预算控制；费用报销时可以自动扣减预算，预算不足及时控制，适时掌握预算可执行余额；10预算执行准确率无法提高，预算执行偏差的原因很难分析哪个部门（或员工）的预算执行偏差最大？原因是什么？系统随时提供部门预算执行差异表，并可穿透查询执行单据，即时发现差异原因；11预算分析为事后分析，意义不大报销后扣减预算，无事中预算控制；通过系统可以做到事前计划、事中控制、事后分析；12领导决策分析时很难通过系统及时提取到数据，影响到公司年度预算编制及实际监控；预算编制缺乏依据，查询分析困难；预算执行率、执行进度、差异原因等信息不能及时掌控；系统提供历年预算数据报表、预算执行表、预算调整表，切可以进行对比分析，编制新会计期间的预算更为合理；13费用报销为员工手工填单，经多级审批后提交财务，费用报销全部依赖员工手工填报进行，报销时间长，审批不及时；在系统中填制单据，工作量小；定义审批工作流后，系统自动将单据流转到各级审批人进行审批，从而缩短了审批及报销时间；14由财务人员手工录入报销凭证；财务人员手工录入工作量大；各种报销单分散到报销人填写，经系统审批后自动生成财务凭证，财务仅需要在系统中审核即可；15领导审批时无法及时查询报销人（或者报销项目）历史报销记录；是否审批缺乏依据，只能是领导拍脑袋、凭感觉印象审批；可适时调取历史报销信息，费用控制、审批更为合理；16无法看到预算执行情况审批时看不到预算执行进度；系统各种报销单上提供预算数据、可执行预算余额、预算执行率等数据供审批参考17大额支付特殊流程处理复杂大额支付多极审批流程处理缓慢；系统单独定义特殊的审批流程，并与预算关联扣减预算，或随时进行预算调整，将大额支付按照项目进行统计汇总，管理更合理；18费用报销员工满意度低， “人找人”管理模式；员工费用报销时常处于找不到领导、等候审批状态，周期长，效率低，无需人为去找审批人，单据在系统中自动根据定义的流程自动流转，领导批量按单进行审批，不但节约了领导时间，还提高了审批效率；19领导出差休假只能授权其他人代理；无法通过外网处理公司内部业务；通过IE经权限认证即可登录网址进行审批等工作；20财务人员手工录入费用凭证工作量太大，无法将有效的时间投入到财务管理中去；核算型财务如何向管理型财务转变？系统自动生成财务凭证以及各种分析报表，有效地降低了财务工作量，将更多的时间投入到分析及管理工作上来，为公司领导提供决策数据依据，同时能有效地监控成本费用，提高企业的利润，真正体现财务管理人员的价值；21除了基础财务核算外，管理型财务的职能缺乏有效的时间和数据支撑；无法建立以经营计划为目标、业务为核心、预算控制为手段的财务管理制度；通过系统可以逐步规范全面预算体系，建立企业经营计划预算编制预算执行预算控制预算调整预算分析绩效总结决策调整的财务管理机制；2.3. 方案适用范围本方案适用范围限于：1） 根据XXX的信息化情况及企业内控管理系统（预算及网上报销）要求，提出一个建设XXX企业内控管理系统的框架性建议；2） 简略描述在上述框架性建议方式下，如何建设实施企业内控管理系统。（在商务阶段之后，需要进行详细的需求调研，了解其全部的预算管理、费用报销管理、报表管理等系统具体需求后，再提供详尽的需求说明书）2.4. 系统建设目标1) 实现企业费用预算的管理，有效的提高公司预算管理系统的价值，真正实现成本、费用的全过程控制管理，并将预算与报销无缝地连接起来，报销时系统自动扣减预算，当无预算可用时，则不能报销，可以将预算和报销真正的结合起来，解决了手工对照的不准确性和工作量大的缺点。2) 实现员工费用报销网上审批流程，避免了纸质审批繁琐、工作量大、审批不及时的弊端，并可实时掌握单据审批进程。即使领导出差只要有互联网就可以审批，也可以通过授权给别人的方式代为审批。3) 实现业务财务直接接口，避免了报销单据还要由财务人员再录入财务系统的工作，减少了财务人员的工作量，同时也避免了由于手工录入所带来的错误。4) 为决策提供相应的决策依据，从而及时、有效、全面的降低企业运营过程中所产生的风险。3. 系统建设原则系统遵循如下建设原则：3.1. 可扩展性一方面，信息技术在不断发展的过程中，公司也在发展和改革，因此，技术方案应该保证系统的可扩展性，能够适应发展的业务和技术，达到在今后的实际运行中易于维护和管理及升级。业务处理要动态、及时地反应业务逻辑的变化，通过参数化的设计，可以通过调整参数，适应业务逻辑的变化而不用进行新的应用开发，提高了系统对业务的适应能力和系统的可用性。3.2. 可控性利用成熟产品、半成品和技术，尽可能减少开发工作量。充分利用现有人员的知识、技能和经验，如熟悉的产品、工具和技术。在成熟产品和技术的基础上，实现快速的部署和实施。3.3. 开放性在预算及费用报销系统中，此系统属于公司领导和普通员工都需要使用的系统，系统设计和建设中需要考虑提高方便易用的接口方式和手段。3.4. 前瞻性系统不仅涉及信息技术方面的问题，而且涉及业务管理和流程。应参考行业最佳实践和发展趋势，结合公司具体实际及发展战略，在系统功能设计中达到较高先进性，同时，在信息技术方面，充分考虑信息技术的发展趋势、可用的最新技术及最佳实践，为公司制定符合行业发展趋势而又切实可行的系统方案。3.5. 实用性系统方案在考虑前瞻性的前提下，还需符合公司的现有的条件，使系统实施后能够真正发挥作用，为公司带来真正的效益。3.6. 可操作性在可操作性方面，除了考虑系统自身的可用性、易用性外，还应充分考虑到公司员工目前的知识结构、经验和技能，特别是业务人员现有的IT水平，让系统能真正实施并使用起来。3.7. 安全性系统设计需要充分考虑公司对信息安全和系统安全的需求，参照行业标准和最新技术发展趋势，保证系统在使用中数据的保密性和系统功能的稳定性。3.8. 可靠性一旦系统上线，如果系统不稳定，将严重影响管理、业务和操作人员的工作，可能导致业务不能开展，因此，系统设计时必须考虑系统能够向用户持续提供服务，特别要考虑系统的健壮性。4. 系统应用解决方案4.1. 总体应用结构4.2. 系统应用方案4.2.1. 个人工作台用户登录系统后的第一个界面，日常所需要处理（例如：待审批单据、我的单据等）的工作都在此处自动显示，同时，系统登录界面可根据权限进行控制，没有权限的部分不显示，在登录界面中只有有权限的部分才显示，简化了操作界面，用户无需再到其他界面中处理，方便快捷，便于用户的实际操作。4.2.2. 预算管理系统系统提供全面的预算编制及管理方法，预算模板定义后即可下发审批，并最终执行，在预算编制、调整单据中，无需填写财务会计科目等信息，有利于财务部以外的其他非财务人员的操作推广。其管理及操作流程如下图所示：1）预算模板 系统提供了两种预算模板编制方案，第一，线下编制EXCEL文件，导入系统中（如下图）；第二，线上编制，通过系统自身的预算模板进行编制后，系统自动根据不同的预算编制主体进行分发，各预算主体（部门、个人、项目等）只能填写金额，提交后进行工作流审批。2）预算编制单可根据企业实际需要，编制年、季、月等各种预算，可以自上往下，也可自下往上编制预算，系统还提供专业的项目预算，方便企业进行项目成本控制管理。预算编制提供预算编制单的增加，修改，删除，附件上传等功能，录入完成后，根据流程配置可进入对应的审批流程。审批流程完成后，预算正式生效。在进行预算编制的过程中，系统可以记录预算编制版本，以便于企业分析整个预算编制过程中存在的问题，为企业的管理提供了充分的数据依据。在系统内的预算单据如下图所示：在企业实际管理过程中，预算有时候不是以部门为维度进行编制的，如按照项目进行预算管理时，就需要单独的编制项目预算，以便于进行项目综合控制管理，在编制项目预算时，其界面如下所示：3）预算调整单在预算不足或需要调整时，在该模块中调出原有预算进行调整，并保留调整记录以便查询分析。预算调整提供预算调整单的增加，修改，删除，附件上传等功能，调整完成后，根据流程配置可进入对应的审批流程。审批流程完成后，预算调整正式生效。4）预算分析系统提供了预算与实际对比分析、预算版本比较分析、历史同期对比分析等各种分析报表，也可根据企业实际情况定制个性化分析报表。提供往期的预算情况作为下期预算编制的参考。4.2.3. 费用报销管理系统XXX日常经营所产生的费用均可在该系统中管理， 系统提供预算锁定功能，以保障在审批流程中的费用能够得以正常发生，并即时为决策者提供审批信息，同时，在费用发生前可通过费用申请进行多级工作流审批，并开始扣减预算，从而改变了以前传统的在费用发生后财务做凭证的时候才扣减预算的事后分析管理模式，真正实现了事前申请、事中控制的新的预算绩效管理模式，不仅仅是为企业预算管理提供了充分合理的管理依据，而且通过新的预算管理模式为各个部门引入了责任中心的概念，使各级管理人员均可随时掌控预算执行进度，及时调整经营策略，为各个部门甚至人员的绩效考核提供了依据，使企业以预算为绩效考核依据的全新管理模式得以实施。各费用单据间具备关联、勾稽关系，只要是上下相关的业务，均可通过关联关系，复制上一张单据的信息，减少了事务性的录入工作量。其流程如下图所示：1）费用申请单在费用发生前可通过工作流进行申请，使费用合理化，并在此即扣减预算，在费用发生后报销时，除冲减借款单外，直接扣减预算。费用申请管理提供相应费用申请单据的增加，修改，删除，附件上传等功能，申请人填写完单据后，可提交进行审批，审批完成后进入财务结算环节。2）借款单 在费用发生前，企业可以根据实际情况，灵活调整其业务单据，如果允许员工借款行为的发生，则可在借款单中进行处理，借款单提交后，即刻锁定该预算。3）还款单 还款单具备部分还款，和全部还款等多种功能，还可以设置借款单还款的期限，达到一定的期限后，系统自动提示借款人及时还款，若超时不还款，则系统自动锁定，不允许再次借款。其界面如下图所示：4）费用报销单费用单据格式可根据企业实际情况进行自定义，费用报销单据可以冲借款并进行预算的扣减,进行全面的预算控制,系统自动给予对应的提示，如超预算提示。费用管理提供相应费用报销单据的增加，修改，删除，附件上传等功能，报销人填写完报销单据后，可提交进行审批，审批完成后进入财务结算环节。5）差旅费报销单差旅费报销单中涉及到多项费用标准，例如：住宿标准、出差补贴标准、交通费标准等，在系统基础信息中提前进行维护，可对应不同的职位、岗位，设置不同的报销标准，在报销时，即可自动取数，以监控费用执行情况及有效的降低报销人及财务核对其费用标准的工作。【注：以上单据背景色为红色，以此为例，系统可根据客户的实际需求，定义不同的界面风格】在以上所有费用单据的多级审批中,各审批节点间自动发送邮件对相应的审批领导进行提醒，审批人也可以进行转授权，比如在一些特殊情况下可把审批权限给另一个人，让另一个人进行代审批，当然也可以随时的收回授权。在关键节点如：审批完成，可进行财务领款等，对申请人或报销人也进行邮件提醒，相关的费用申请人或报销人能实时的监控自己单据的走向,审批情况和状态。4.2.4. 成本管理系统企业如何控制其经营成本是管理的重点，并且该部分支出一般都是大额支付，其预算管理及成本支出流程控制显得尤为重要，除了正常的多级审批业务流程以外，系统支持按照金额的大小用不同的工作流进行审批，在遇到特殊情况时，系统还支持工作流跳转功能，如：预算内的正常支出按照标准审批流程处理，预算外的则自动跳转到另外的特殊工作流中进行审批处理。其成本管理流程图如费用管理流程图所示，本处不再列示。特注！1）采购付款单在使用之前，需要定义不同类型的成本项目，以及单据上的个性化字段，采购业务、大额支付、租赁费用、期间费用等均可在该系统中进行管理，企业日常支出中的资产性支出、租赁性支出、专项业务支出、一般业务支出、专项支出、广告支出、大型市场活动支持等也均可采用该系统进行管理。注：该界面为某客户实际系统界面，所以其界面风格为粉红色，在未来为XXX所实现的系统中，将统一采用标准浅蓝色。2）项目支出单 若有项目发生时，系统提供了项目支出单，并自动关联项目预算，适时控制项目预算的执行全过程，在项目执行过程中，有时会涉及到多个部门共同参与该项目的运作，其发生的成本和费用也要分摊到各自的部门，这样在进行部门核算和项目核算的时候，即可随时掌握各部门预算及项目预算的知情情况，同时也为最终的项目成本、利润的核算提供了数据依据。其项目管理流程及项目支出单据如下图所示：3） 资产采购单本系统中所涉及到的固定资产采购，仅包括资产采购申请、资产采购支付等功能，资产的折旧管理功能不在本系统中实现，若需要实现折旧管理功能，则需要单独进行开发，或者和公司原有的固定资产管理系统进行接口开发，以获取固定资产折旧的数据信息，从而扣减预算管理系统中的资产预算。其界面如下图所示：资产采购申请单：资产采购报销单（支付单）：4.2.5. 报表管理系统除了内设的各种管理报表外（如预算执行情况分析表、同期实际费用对比分析表、部门绩效考核表、费用执行情况表等），还提供了报表自定义功能，以方便企业进行灵活管理，为各级管理人员提供决策依据。4.2.6. 系统管理1）参数配置提供系统的参数配置设置，如年度范围设置，预算控制设置，费用项目与财务会计科目钩稽对应等，在实施初始化前期进行全面设置。2）工作流管理系统内嵌的工作流管理系统，极大的方便了企业日常的多级审批工作，企业可根据不同的业务类型、费用类型，设置不同的审批流程；流程中间还可以实现自动跳转，流程跳转可根据金额大小自动触发，从现有的正常流程跳转到其他流程中进行审批；每个节点还能够自动以邮件的形式提醒流程处理人或者申请报销人，极大的方便了各级审批人员之间的及时沟通。单据流程可定义，申请单下推生成报销单可实时的监控单据的审批状态，如下图：可对每种单据配置相应流程，报销单可关联申请单，并自动计算各对照费用。3）用户管理提供用户和用户组（角色）的增加，修改，删除等的管理。还提供用户和用户组（角色）的权限管理，可从功能，范围，数据几个维度进行灵活的授权配置，做到该看的数据才能看，不该看的看不到。4.2.7. 基础数据管理系统编码结构作为企业管理软件的核心之一，需要随着企业经营决策的调整而发生变化，国内传统的软件系统所采用的编码方案存在一个极大的弊端，一般的软件均不支持有业务发生后再去调整基础数据的编码结构，而瑞友科技企业内控系统采用了国际流行的流水编码体系，根据数据节点的不同，可以随时进行调整，并且不影响以前已经发生的业务，极大的方便了企业的日常管理需要。基础数据管理提供系统所需的基础数据如：组织结构，职员，费用项目，支付方式等的增加，修改，删除等的管理。4.2.8. 数据接口管理1）ERP系统接口本次系统将涉及到三个接口：第一，提供规范的和金蝶K/3财务系统的凭证接口。可将费用报销管理系统中的各种报销单据生成财务凭证，自动传递到财务系统中去，无需会计人员重复录入，降低了财务人员的事务性工作量。在生成凭证前，需要在后台将费用类型和财务科目相对应，例如期间费用等无法固定对应、需财务人员手工指定的科目，系统提供了凭证生成维护界面，在该界面上，财务人员可以手工指定该笔费用所对应的会计科目。第二，将金蝶K/3系统中的基础资料，如：会计科目、费用项目、客户、供应商、币别等，通过接口适时同步到企业内控管理系统中，以实现只在K/3系统中进行维护，内控管理系统中自动更新的效果，从而保障两个系统的底层基础资料信息完全一致，降低系统维护的工作量。第三，和XXX现有的人事系统做接口，将其中的职员、部门信息适时同步到企业内控管理系统中，以实现只在HR人事系统中进行维护，内控管理系统中自动更新的效果，从而保障两个系统的底层基础资料信息完全一致，降低系统维护的工作量。在生成凭证时，系统可以按单逐笔生成凭证，也可把同类费用项目汇总生产一张凭证，便于财务人员进行管理。2）网络银行接口提供和网络银行的接口，可按照银行所需的文件格式，自动生成数据文件，以便于提交给银行，进行费用、成本的支付报销。4.3. 方案主要特点总结1) 以业务流程驱动，灵活的流程配置工具，能根据企业的实际情况配置相应的审批流程。2) 基于WEB应用，N层体系结构，扩展灵活。3) 支持用户的多并发，海量数据存储。4) 多纬度，细粒度的权限控制。5) 完善的数据安全体制。6) 完善规范的数据接口，提供网络银行接口和常见的ERP软件接口。7) 预算和费用的集中管理和控制。8) 结构清晰，简单易用。5. 技术解决方案5.1. 关键技术描述开发平台：.NET FRAMEWORK 2.0。工作流：为整个系统提供工作流服务。5.2. 系统流程总体流程图：5.3. 系统部署及环境5.3.1. 系统部署架构图项目平台为B/S模式，服务器端运行环境由WEB应用服务器、数据库服务器组成。在业务规模增长时，可通过增加服务器的数量方便的扩充系统的处理能力，并可实现负载均衡、容错等高可用性保障。服务器及客户端的产品部署如下图所示：5.3.2. 硬件配置建议500用户，100并发硬件配置建议：服务器端：数据库服务器： Intel Xeon 3.0G*2cpu 300G高速硬盘(RAID5) 8G 内存及以上 1000M网卡 应用服务器： Intel Xeon 3.0G*2cpu 160G高速硬盘 8G 内存 1000M双网卡 客户端： Intel p42.0 80G硬盘 512M 内存（建议1G） 10/100M网卡5.3.3. 软件环境服务器端： 操作系统：win2003 Server。 数据库：SQL SERVER 2005以上(建议用企业版，用SQL SERVER2005)。 Web应用服务器：IIS6.0及以上。 .Net FrameWork:：.Net FrameWork2.0。 防火墙：自选。 客户端： 操作系统：win 2000/xp/2003。 浏览器：IE6.0及以上。5.3.4. 网络环境 局域网带宽：10/100M。 广域网带宽：512k以上(建议1M)。5.4. 系统安全综述当前业界所指的“信息安全”即“信息保障”，其内涵就是“保障数据及其服务的完整性、保密性、可用性、真实性、可控性而抵制各类威胁所提供的一种能力”。根据项目实际情况，主要从以下方面实现：1）数据安全。 系统所有的数据都存储在数据库中，通过对数据库的相关配置和安全机制保证数据存放的安全。所有的数据在HTTP传输中均可启用SSL，保证数据在传输中的安全。2）身份认证机制 通过对应的口令认证，保证使用人的对应角色。5.5. 系统备份还原系统的备份和还原为两方面：1）主要是对数据库的备份，还原主要是对数据库的还原，SQLSERVER数据库本身提供了一套完善的备份还原机制。2）程序文件的备份还原，备份可以直接复制文件，还原直接粘贴拷贝即可。6. 实施服务方案三分软件，七分实施。适用的软件，能否真正帮助企业实现管理目标，还必须有实施工作的保障。瑞友科技公司在多年服务企业信息化的过程中，与用户一起探讨并不断总结、完善出一套成熟、科学的实施方法，基于以往为用户成功实施信息系统的经验，瑞友科技公司就XXX企业内控管理系统项目提出应遵循的实施框架。信息化项目的实施是以用户为主的，由软件提供商及用户共同努力的一项交钥匙工程，须双方的共同参与，对于该项目建设来说，核心就要问答三个问题：第一点，对于公司总部来说，需要首先实现哪些功能？第二点，对于初步建设成功的企业内控管理系统，需要向哪些下属单位推广，怎样推广？ 第三点，由于此次项目整体设计面比较广，与其他系统间关系复杂，如何拓展功能？拓展哪些功能？ 同样，对那些下属单位，又应该如何拓展?我们认为本项目建设的总体出发点是：成熟产品、方便实用、定制开发、优化而行XXX的企业内控管理系统将在现有的成熟软件的基础之上，根据实际需求和瑞友科技公司的经验及成熟系统，进行二次开发定制。充分利用已有的成熟功能模块，本着实用、经济原则，实现快速实施。6.1. 项目实施原则结合国内外信息化建设项目的经验，企业ERP项目的总体原则应该是在成熟技术与开放平台的基础上，结合先进、实用的实施理论，逐步建设规范的基础数据与基本业务平台，为正常业务运作与管理决策服务。目前XXX在企业内控管理规划中也遇到了两个难度，（1）企业内控管理规划的功能需求范围广，（2）整个XXX的机构地域分布广，并且还在不断的扩张发展中， 因此我们认为在项目推进实施的过程中，应重点把握以下几个原则：总体规划，分步实施参考国家CIMS系统建设原则，企业内控管理系统应该在整体规划的基础上，按计划分步骤展开各项系统的建设，整个建设过程中应体现“小步快走”的战略指导思想。应用为先，效益驱动在信息系统的建设过程中本着在满足企业基本应用需要的基础上，通过系统的实施和运行，规范企业业务流程、提高企业的内控管理水平，实现成本费用的监控，有效降低企业运营成本，从而进一步推动管理信息系统的应用。以“效益”为核心，建设实用、高效的信息化系统。面向未来，持续发展企业的管理是动态的，管理要求会随着企业的不断发展而逐步提升，信息化不能够只解决当前的管理问题，应该建设一个随着管理的变化而变化的持续发展的系统。成熟技术，系统开放信息化作为企业的核心工程，为保障它的顺利实施，应建立在成熟的技术、稳定的平台之上。除此之外，信息化系统应该是开放的系统，出于保护投资考虑的企业原有系统应该能够通过接口技术顺利与新系统实现对接，共同建立企业级而非信息孤岛的信息系统。6.2. 项目实施管理策略企业内控管理项目的实施是一个涉及到企业业务变革、文化变革的系统工程 ，项目管理在其中起着非常重要的作用。瑞友科技在多年的信息化建设中不断地总结，发展出一套先进、行之有效的项目管理方法体系，我们将在这里进行简要介绍。6.2.1. 项目管理框架在项目定义阶段，双方项目经理将共同制定并确认一个详细的项目管理计划。 该项目管理计划对整个项目生命周期中的项目管理工作起着重要的指导作用。其框架内容主要包括： 项目策略 项目范围 项目计划 质量管理方法与流程 风险管理方法 范围控制 文档管理 6.2.2. 项目策略通过对XXX企业内控管理管理业务状况的了解，制定了系统实施的整体策略，企业内控管理系统的实施是一个系统工程，在实施的过程中涉及到公司的方方面面、上上下下、各个环节，因此为了保证整个项目的有计划、有效率、保质保量的进行，真正实现企业管理的信息化，必须以此十六字作为实施的指导方针：“总体规划、效益驱动、重点突破、分步实施”。6.2.3. 项目计划项目计划主要描述在时间、预算、人员等约束条件下要完成的任务。由于在项目早期通常存在着许多未知的因素，在项目初期，制定出一