采购管理程序B0.doc
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1、济南宝世达光讯有限公司 程序文件文件名称:文件编号:QP-020版 本:B采购管理程序生效日期:2010年2月1日修改状态:0 济南宝世达光讯有限公司采购管理程序受控状态:文件编号: QP-020版 本: B/0页 数: 9生效日期: 2010年2月1日发文编号:会签研发部生产部品质部工程部销售/市场部综合部采购部财务部编制审核批准修改履历页变更编号版本修订日期修订页次(条款)修订内容说明修订人B/02010-7-12-6页部分职能调整夏中军1目的确保采购过程顺利进行,在坚持并维护公司利益的前提下,适质、适时、适价、高效供应公司经营活动所需的物资和服务。2适用范围适用本公司外购物资和服务的采购
2、管理。3职责3.1 供应商科负责:1)潜在供方的开发及信息收集;2)研发项目新物料、样品的供方开发与采购工作;3)OEM项目合作的供应商开发;4)量产物料的供方开发及降低采购成本;5)批量采购物料异常与交期跟进;6)对初选供方的选择评定、送样承认与实地考察工作;7)对已选定供方,建立供方档案和名录;3.2采购科负责:1)依合格供方名录实施批量物料的采购;2)采购合同/订单的编制与计划的实施及交期跟进,以确保物资的正常供应;3)根据仓储部提供的库存情况,提出公司合理的物资采购计划;4)掌握好实际库存和在途物料情况;5)负责组织公司内部相关部门,定期对供方进行评价。3.3 仓库负责采购物料的接收、
3、送检、入库、发放、贮存和防护。3.3 研发部负责物料的开发及提供物料采购所需的图纸、规格等技术资料,以及新物料认证评估及制定BOM 表、零件承认书(检验规格)等。3.4品质部负责对供方的质量管理体系的审核,并依据研发部零件承认书对购进生产批量物料及产品进行检验和实验,并保存检验和实验记录;3.5生产部PMC负责编制生产批量物料的物料需求计划或请购单;3.6公司各部门提出其他物资采购需求计划;3.7财务部负责资金与用款批复单的审核、在合同约定的账期内及时付款。3.8总经理及分管副总负责采购单的最终批准;4工作程序4.1 采购过程工作流程图(附后)4.2 采购过程工作程序的要求(附后)5相关文件5
4、.1不合格品管理程序(QP-005) 5.2产品监视与测量管理程序 (QP-007)5.3供应商管理程序 (QP-019)6记录6.1请购单二年 6.2物料需求计划二年6.3采购单二年 6.4采购合同永久工作流程图工作程序要求序号流程块工作要求1物料需求计划1.对于BOM中列出的生产物料,PMC根据订单数量、BOM展开物料需求计算,并根据实际情况修改结果,确定需求数量及交期;于每月 25号前提出下月的物料需求计划;2.研发部评估、试用物料;3.原订购物料不够需补单;4.客户急单(正常采购周期无法满足订单生产)产生紧急订料。5.其他生产及非生产物料由需求部门填写采购申请单,经部门经理审批后向采购
5、部提出申购。2采购需求评估1.对于各部门提交的采购申请单,采购员评估其内容是否完整,包括申请部门、申请人及部门经理或授权人签名;申购物品名称、数量、需求日期及申请理由。如有疑问时,采购部有权退回申请部门重新申购;如内容部完整在 5个工作日内回复交期;2.对于PMC提供的物料需求,相应采购员对自己负责的物料进行评估;A.依据库存量、在途量,并根据物料订购批量、最小订购量等采购因素决定订多少数量,并依据物料采购周期1个工作日内回复到料日期将物料需求计划转交PMC确认;B.PMC对物料需求计划仔细检查,确认每一型号订购的数量及交期是否满足生产要求,货仓是否有该物料的库存,采购批量是否合理,根据订单状
6、况确定物料能否有安全库存。如无问题则在物料需求计划中签名后反馈至采购部,如有问题要求交采购修改后重复上述作业。3选择供应商生产物料的采购必须在公司最新合格的供应商名单中选取质量、价格及交期最合适之供应商,负责采购员与之谈妥采购条件,以确定满足公司生产要求;A.如公司现有供应商不能满足交期要求时,采购主管应及时通知供应商开发主管重新寻找能满足要求之供应商;B.对于研发部评估或试用物料,采购员应首先考虑在合格供应商处购买,如无合适对象,则告知供应商开发主管依供应商管理程序处理。4询价/比价/仪价对于其他物料的采购则由采购员选择三家以上供应商进行询价、比价、议价作业,挑选最合适的交易对象。5拟定采购
7、合同/订单采购员根据确认后的采购条件准备采购订单或合同;A.首次交易供应商或金额在RMB5000元以上首次物料采购,采购部应与供应商签订正式采购合同,以明确双方责任及义务。B.金额在RMB5000元以下且已交易过的供应商,如每月总金额逾2万元以上时,采购部也应与供应商签订正式采购合同,但后续作业可在已订采购合同之约束条件下,直接向供应商发放采购订单;C.其他物料则由采购员根据采购需求填写采购单。6审核、批准采购订单和合同准备完毕后,采购员负责检查物料名称、编号、数量、交期、品质及特殊要求(如安全证书和质量合格证书)、单价、总金额是否正确,并将其交采购主管审核,审核后的采购合同及订单依公司核准权
8、限,由相应人员最后核准并签名。7签订采购单1.核准后的采购订单和合同由负责采购员分发并与供应商确认;2.必要时,采购员将相关资料(如图纸、样品等)发送给供应商,以利其完整理解采购品质要求;3.对于新物料或紧急订购物料(有时订单先发通知供应商备料),采购员应明确告知供应商必须收到公司书面通知或样品方可生产。电话采购时,采购员应要求供应商复述,以证实其完整理解采购要求,并于事后按要求开立采购订单。8资金审核/批准用款批复单1. 生产性物料采购额资金审批权限:A.生产性物料批采购额50万元以下经总经理批准后方可有效;B.生产性物料批采购额50万元以上经集团分管副总批准后方可有效;2. 非生产性物料采
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