费用报销及管理解决方案.doc

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费用管理解决方案

目 录
1费用管理概述 3
2预算管理 4
2.1预算编制 4
2.2预算控制 4
3费用拨付 5
4借款管理 5
5费用管理 6
5.1费用申请 6
5.2费用合同 6
5.3费用报销 7
5.4费用调整 8
6会计处理 8
7费用分析 9
8目标用户 10
9竞争优势 11

1费用管理概述
费用，是企业控本降耗，提高企业经济效益的重要控制指标。在医药行业，费用控制比成本控制具有更重要的意义。比如制药企业，费用大约占到销售收入的比重50%左右，而成本只占销售收入一般不足10%。根据会计学重要性原则，显然在制药行业费用控制远比成本控制重要得多。
只讲对费用的控制其实是过于狭隘的，费用管理的重点不在控制，更在于费用的有效投放。提高费用的投入产出效果是费用管理的重中之重。
《费用管理》管理的费用范围包括销售费用和管理费用。
《费用管理》为用户提供费用预算的编制，费用报销的支付，费用报销的预算控制，费用的投入产出效果分析等功能。相当于把用友U8中的预算管理+报账中心+网上报销三个模块中，与费用相关的内容抽取出来，整合成一个模块。

流程说明：
Ø 由业务员提出费用申请，费用申请受费用预算控制，即只能在预算内提出费用申请。一般而言，市场费用才需要走申请流程，象日常费用报销多简化处理，直接填费用报销单。
Ø 有的费用申请需要进一步签订费用合同，比如在药店或超市要举办某个市场活动，经常需要与药店或超市签订一个费用支持合同，即药店或超市配合举办某个市场活动，厂家给予一定的费用支持。对于需要签订费用合同的，依据费用申请单生成费用合同单。费用合同，也可以手工填制。费用合同同样受费用预算的控制。
Ø 经审批后的费用申请单(不需要签订费用合同的)、费用合同单，可以参照生成费用报销单。费用报销单也可以手工填制。费用报销单可以支付现金，也可以冲抵先前的借款。费用报销单经权责人审批后传给会计部门编制会计凭证，传入用友总账模块。
Ø 从费用费用申请到费用报销各环节，都可以设置审批流多级审批。可以按报销金额大小设定审批人，可以按超预算金额大小设定审批人，可以按费用管理类、客户类、部门等多角度设置审批人。

2预算管理
2.1预算编制
可以灵活定义预算项目，可以为不同的预算项目指定不同的编制口径(按部门+业务员+客户任意组合)。可以灵活定义各费用管理类与预算项目的对应关系，并在费用单据录入时自动匹配找到预算项目。
用户可以在excel表中先行编制预算再导入到费用预算单中。
支持预算调整，可以调增，也可以调减。

2.2预算控制
可以定义费用管理类与预算项目的对应关系。可以是多个费用管理类对应同一个预算项目。比如可以把预算项目定义为办事处日常费用，费用管理类的办公费、差旅费、水电费等都对应于办事处日常费用这个预算项目。费用报销时，只要录入费用管理类，系统就可以自动匹配带入默认的预算项目。默认的预算项目可以修改，用于调剂余缺。
根据选项，当月的预算结余或预算透支可以转入下月。
预算控制力度分为超预算时提醒，超预算时强制终止，不控制等选项。
预算超支可以走审批流进行审批。等待审批的信息可以通过短信、邮件、U8平台消息通知审批人，提请审批。审批时可以输入审批意见。审批意见可以通过短信、邮件、U8平台消息反馈给提交人，提请按审批意见修改。下图为审批的反馈信息：

3费用拨付
（U8有此功能，U6无此功能）
处理公司财务向营销财务，营销财务向大区或办事处划拨款项的专用单据。
在医药企业，一般在公司账套之外再设立一个营销财务的账套，营销财务管辖的各个大区、办事处还会在所在地银行开设备用金账户。营销财务需要系统反映与公司账套间的资金往来，与大区、办事处的资金往来。
可以根据活动申请单、活动报销申请单和医院开发申请单、医院开发报销申请单批准的划拨额向办事处拨款。

4借款管理
（U8有此功能，U6无此功能）
借款单是处理备用金借款、市场开发借款、市场活动借款等员工各种借款的专用单据。
可以多角度记录借款用途，包括借款用于的费用管理类、费用会计类、客户、存货、项目(如某项市场活动，进院开发)、客户联系人(如某医生、医院库房主管)等。
可以直接选择借款单还款，支持多次还款，支持一个员工替另一个员工还款。
可以根据活动申请单、医院开发申请单向业务员借款。
借款明细表，详细反映员工借款和还款情况。

5费用管理
5.1费用申请
（U8有此功能，U6无此功能）
费用申请单是业务代表提交费用的使用申请，以及费用申请的多级审批的专用单据。
应用场景：业务代表要在某个药店(或超市)举办市场宣传活动，先提出费用使用申请，申请金额2000元，按照申请金额的大小由相应的权责人(办事处经理、大区经理、销售付总、总经理)审批后，申请可以付诸实行。
费用申请提出时占用预算额度，超预算时可以走审批流申请审批。

5.2费用合同
（U8有此功能，U6无此功能）

费用合同单是用于记录厂家与客户(主要是药店、超市)签订的费用支持合同的专用单据。
应用场景：业务代表提出的在某药店举办的市场宣传活动，经领导审批后，业务代表与药店洽谈实际达成支持费用为1800元，即某药店配合厂家做市场宣传活动给予的费用支持是18000元，双方签订费用支持合同。
费用合同单可以手工填制，也可以参照费用申请单生成。
费用合同单保存后占用预算预算额度，超预算时可以走审批流申请审批。

5.3费用报销
费用报销单是用于记录营销活动或企业管理活动发生的各项费用的专用单据。费用报销的结算对象可以是业务员也可以是客户。比如报销的差旅费、招待费等结算对象是业务员，报销的市场支持费用结算对象是客户(比如药店、超市)。
费用报销单是费用管理模块的核心单据，可以手工填制，也可以从excel中导入生成。还与多个模块的多张单据有接口关系，接口关系图如下(即：可以参照这些单据生成费用报销单)：

费用管理模块为费用提供两种分类方法：一是费用管理类，只用于内部管理，不对外，二是费用会计类，用于编制会计凭证。用户可将费用管理类分作如：学术推广费、临床试验费、商业咨询费、市场开发费等；将费用会计类分作如差旅费、会务费、业务招待费等。费用管理类与会计类经纬结合，既真实记录灰色支出，又有效抹平灰色支出痕迹，将灰色支出有效隔绝于外部审计视线之外。比如：临床费是一种敏感的费用，但在药品销售中却又必不可少。临床费付给医生是无法取得任何合法的商事票据的，但这些费用还得想法报销入账，实践中多变通为会务费、学术研讨费、招待费等报账。虽然会计上已按票据记载的内容把临床费分解成会务费、学术研讨费、招待费入账，但管理上却还要能统计出临床费实际支付了多少。
用户可以根据管理的实际需要，按部门+业务员+客户+费用管理类设定不同报销金额的审批流程，按部门+业务员+客户+预算项目设定超预算的审批流程。实现对费用发生全过程的有效管理。

费用报销款项的支付对象可以是业务员，也可以是客户，可以支付现金(银行存款)也可以用于抵还之前的借款。
5.4费用调整
费用调整单主要用于录入直接在会计部门入账，而营销账套中未能及时反映的费用。比如固定资产折旧，一般在会计部门计提并入账，但此费用又纳入营销业绩考核，就应该录入费用调整单。

6会计处理
可根据已审核的费用报销单、费用拨付单、借款单和还款单编制会计凭证，传入总账系统。
费用报销单生成凭证时，根据科目设置中的费用科目设置取借方科目，根据结算科目设置取贷方科目。费用报销单编制凭证借什么科目贷什么科目，可自动匹配实现。
费用拨付单、借款单、收款单、费用申请单和费用合同单，借贷方科目直接取自单据上的相关字段。
若需要将费用与总账分属两个账套，费用账套中编制的会计凭证可通过总账工具导入到总账的账套中，实现数据集成，减少凭证录入工作量。

7费用分析
费用明细表：反映费用发生的明细情况，是一张最基本的费用报销。可以明细反映各个业务员报销了多少费用，各个办事处报销了多少费用，也可以反映费用是因为哪个客户或哪个存货而发生。

预算执行情况分析表：按月反映预算使用及结余或透支情况的分析报表。在预算范围内使用和报销费用，是费用管理的基本需求。

抵票报销对照表：反映一个业务员用什么发票报销了什么费用。在实际工作中，由于有很多费用在发生时无法取得合法的报销凭据(比如给医生的临床费)，一般由业务员自己找替代的发票来报销。这样在账上记录的全是按替代发票的口径记录的账务，无法知道费用的真实用途。企业需要把账务上的记录再还原成真实的用途，因此也有称作费用还原的。

投入产出分析，投入是指投入了多少费用，产出是指产出了多少纯销或回款，反映各分析对象(业务员、办事处、客户、存货)的花钱效果。可查询新开发客户的投入产出情况，可对投入的费用(如市场开发费)做产出纯销的跟踪。
投入产出分析在管理上有重要的作用，比如各种存货的投入产出效益是不一样的，有的存货每投入一元钱，可能纯销额就会有较大的窜升，而有的存货对投入费用缺乏敏感，投的费用再多，可能纯销额也不会有大的改观。比如对部门的投入产出分析，我们就可以知道哪些区域的花钱效果最好，哪些在平均线以上，哪些在平均线以下，实现对部门作出客观而公正的奖惩。
费用管理模块还提供如费用趋势分析、付款明细、预算控制、借款账龄分析等多张分析报表。

8目标用户
l 适用于所有行业。企业、事业、机关、学校等有费用发生的，都是我们的目标用户。
l 对销售费用和管理费用编制预算，控制按预算使用费用，超预算需要审批的，是我们的目标用户。
l 需要详细核算费用报销，费用报销需要多级审批的，是我们的目标用户。
l 抵票报销，需要费用还原的，是我们的目标用户。
l 关心费用的使用效果，需要做投入产出分析的，是我们的目标用户。
9竞争优势
l 集成度高。U8标准产品由预算管理和报账中心、网上报销多个模块分别处理预算和费用报销。U8费用管理插件包括了预算和费用两方面内容，在一个模块中全部搞定，集成性和易用性都更好。
l 领域针对性强。U8标准产品的预算管理模块确切的说是全面预算管理，可以对收入、费用、成本、利润等各项经济指标编制预算，甚至可以编制资产负债表、利润表这样的预算。但缺点也是显面易见的，大而空，不实用，有好多功能对用户没意义，预算对实际业务的控制不紧密。U8费用管理插件专门针对有预算控制和费用报销管理需求的用户量身定制的。象超预算审批，抵票报销，投入产出分析等都是费用管理领域中很个性的问题。
l 价格便宜。U8标准产品预算管理的基础模块价59800元，每增一个许可要18000元，报账中心的基础模块价50000元，每增一许可30000元。U8费用管理插件基础模块价15800元，每增一个许可12800元。（U6费用管理更便宜些）
10成功案例
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北京尊友软件有限公司 公司网址：
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客户信息
1
组成
参照1
定额工时
工艺路线
计划
BOM
1
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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