行政管理与门店配合流程.doc

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行政综合管理部工作流程

部门构架：
行政经理——高经行政主管——区域主管——行政助理

公司网络：
公司内网网址：
公司外网网址：
公司内部网址：

总部职能部门工作流程

1、办公室
部门主任：黄欣临时负责：短信平台的冲值及密钥
前台：
于婉婷：A、“季度办公设备统计表”的收发。（上传时间：3、6、9、12季度）。
B、“新店保险”明细（收发）
C、门店直饮机
D、门店名片统计
E、电话信息费统计

孟宪玉：A、门店耗材的结账
B、外勤之间证照的发放
C、每月工服、工牌、领带、自费表（工服扣款表）的统计
内勤：
刘 东：新店看店及装修验收。
外勤：
白建国（外勤主管）、安小琼等（可查看房友）
主要负责：新店办照、建委检查及解决。
2、采购部
东南区负责人：马 砾
西北区负责人：刘雪妮 主要负责：所有公司采购物品的售后服务及办公家
具、灭火器、技防等

东南、西北辖区明细表

序号
营业部
区域
序号
营业部
区域
东南
西北
1
营业二部
东直门
1
营业一部
亚北一区
2
营业二部
望京一区
2
营业一部
亚北二区
3
营业二部
望京二区
3
营业一部
立水桥区域
4
营业二部
望京三区
4
营业一部
北苑一区
5
营业二部
CBD一区
5
营业一部
北苑二区
6
营业二部
CBD二区
6
营业一部
机场区
7
营业二部
CBD四区
7
营业一部
后沙峪区
8
营业二部
朝青一区
8
营业一部
顺义城一区
9
营业二部
朝青二区
9
营业一部
天通苑一区
10
营业二部
国展一区
10
营业一部
天通苑二区
11
营业二部
酒仙桥一区
11
营业一部
天通苑三区
12
营业二部
酒仙桥二区
12
营业一部
海淀清河一区
13
营业一部
管庄一区
海淀清河一区
14
营业一部
管庄二区
13
营业一部
海淀清河二区
15
营业一部
通州一区
14
营业一部
回龙观一区
16
营业一部
通州二区
15
营业一部
回龙观二区
17
营业二部
草桥区域
16
营业一部
回龙观三区
18
营业二部
方庄区域
17
营业二部
田村
19
营业二部
木樨园区域
18
营业二部
玉泉路区
20
营业二部
六里桥区域
19
二部六区
海淀世纪城区
21
营业二部
宣武一区
20
二部六区
万柳世纪城区
22
营业一部
大兴黄村一区
21
营业二部
上地一区
23
营业一部四区
大兴亦庄一区
22
营业二部七区
清河西区
24
营业一部
大兴亦庄二区
23
营业二部七区
五道口区
25
营业一部
旧宫一区
24
营业二部七区
学院路区
无
无
无
25
营业二部
亚运村区
无
无
无
26
营业二部
奥运村区

3、财务部
⊙报销：行政人员填写“支出凭证”﹌支出凭证上注明“店名、店编码”﹌店经、区经签字﹌﹌萧总签字﹌财务总监签字
射 注：1、报销金额打入行政人员银行卡，现金找出纳卢欣。
2、银行支票、银行汇款找小金。
3、还发票时均需双方签字确认，不允许有欠票现象。
4、特殊需要总监签字
⊙报单：行政主管报单﹌雷小青、赵玉平、卢欣、刘水洪、刘建红收单﹌将合同原件上交法务部田苗苗
注：1、报单资料：收据、合同原件、转业主收定证明、汇款凭条、成交记录
表、业务报表。（合同原件中必须注明“贷款工本费170元”）
2、开发票：在收据背面写清店组名、成交单号、几月几笔、发票抬头、
金额。
3、每周日行政主管要求所辖区域助理统一将上交门店需周一到总要办理
的所有资料，如报单、报销、开发票等双方勿必签字确认，以免相互
扯皮。
4、区域门店如需开据发票时，周一上午集中将所开发票的收据上交卢欣
处，下午可取。
5、POS机刷后要按结账键，否则钱款将无法到达公司账户。

4、信息技术部
★信息技术部（内勤）：
添加楼盘字典请联系：黄星星 电话：[phone]转265
房友故障请联系： 王立伟 电话：[phone]转304
新旧店问题请联系： 李明遥 电话：[phone]（负责新开店及旧店改
造，电话布线及维修）
◆开新店的主要流程：
看店→填写“电脑申请单”及“家具和办公用品申请单”→给行政主管（粉联）→并同时上传电子版申请单到总部相关部门以及内网登记→准备一张北京人身份证与It部李明瑶联系申请电话及宽带→行政主管随时关注装修进度→装修完毕并已做完保洁后→提前两天通知供应商送家具→待符合IT部安装条件后（见注）→行政主管提前三个工作日通知李明遥
注：强调新开店电脑入场时间点，只有在满足以下所有条件，IT部方派人去安
装电脑，否则即使去了，也无法安装：
1、门店宽带已经甩好线并已经开通好
2、办公桌已经到位并按照品牌部规划图摆放好，区域经理无异议(此点很
重要，否则IT部布好线区域再更改布局，等于重复工作)
3、门店保洁做好，否则装好电脑后再做保洁，电脑全部是土，影响使用。
请门店行政务必按照以上原则履行，提前估计好时间，尽可能的提前通
知IT部外勤，避免IT部外勤临时接到通知无法协调时间耽误门店开店
情况。

★信息技术部（外勤）：
望京、酒仙桥、亚北及顺义电脑及网络故障请联：
IT部乔江 电话：[phone]

天通苑区域及回龙观区域电脑及网络故障请联系：
IT部贾胜武 电话：[phone]

清河区域、清河西区、学院路区域、上地区域、五道口区域、北苑区域、立水桥区域、亚运村区域及奥运村区域电脑及网络故障请联系：
IT部孙宝晨 电话：[phone]

世纪城区域、田村区域、万柳区域、玉泉路区域、国展区域、东直门区域及CBD区域电脑及网络故障请联系：
IT部魏惺 电话：[phone]

丰台区域、草桥区域、木樨园区域、方庄区域、六里桥区域、宣武区域及通州区域电脑及网络故障请联系：
IT部曲光耀 电话：[phone]

朝青区域、管庄区域、亦庄区域、黄村区域及旧宫区域电脑及网络故障请联系：IT部黄柱 电话：[phone]
注：每月IT部配合如出现任何问题：为了更好的了解外勤对门店的服务，特制定此表，各行政主管能每月25-30日之前填写发到马国平的邮箱，以便于对外勤工作的管理。
IT部外勤工作反馈表

区域：

1、 外勤一般解决门店问题的方式：
A．电话就可以解决 B.上门解决 C. 先电话解决，电话无法解决再上门 D. 基本不解决

2、 外勤接到电话报修一般多长时间可以到门店维修：
A．1日内 B.2-3日 C.4-5日 D.5-7日 E.7日以上

3、 外勤维修的态度：
A. 态度很好，维修后会进行相应故障讲解
B. 态度好，但一般很少沟通
C. 态度一般
D. 态度不好，但是可以及时上门
E. 态度不好，基本不来门店维修

4、 外勤维修后，除拖机盒外的电脑设备的故障：
A． 维修后基本没出过问题
B． 维修后3天内就出现问题
C． 维修后3-7内出现问题
D． 偶尔会出现问题

5、 本月内，你区域共有几次打外勤电话关机现象：
A. 没有 B.1-2次 C.2-5次 D。5次以上

6、 外勤去门店维修的总时间大约在：
A.半个小时内 B.1个小时左右 C.2-5个小时 D.一天 E.更多

7、外勤本月共去你区域维修 次

8、您本月对IT部外勤的总体感觉：
A.非常满意 B.基本满意 C.不满意

9、您对IT部工作的意见和建议：

◆ 门店申请主机和显示器流程：
行政主管发邮件待品牌部批示后→告知负责本区域的IT部外勤→填写黄白联→高经、总监签字→马国平签字→IT部总监签字→萧总签字→交靳秋娜→马砾进行采购。
注：A、如门店电话出现问题需要报修时，必须由行政打电话通知外勤，其
它人不允许。
B、投诉外勤：如网络和电脑问题自行解决不了，通知外勤三个工作日
后还未到店维修，可直接与马国平联系进行投诉，如遇
特急事件可直接与马国平进行报修。
C、网络部会对相关部门外勤制作“门店意见反馈表”，会定期进行对部
门外勤进行考核评比。

5、法务部
◆合同流程：主要负责人 赵芃
⊕订合同：2个月定一次，双月20日前发“合同订购表”逢单月订次2个月的。（如：6月20日发表格，订的是7、8两个月的。）
区域
合同种类
数量
联系人(主管)
联系电话
配送地址

买卖居间服务合同

房屋买卖合同

房产租赁居间合同

居间服务协议（经济适用房）

买卖意向协议

出售委托协议

购买委托协议

租赁预定合同

出租代理合同

客户委托确认书（买卖）

客户委托确认书（租赁）

出售委托及其钥匙托管协议

出租委托及其钥匙托管协议

物业交接确认书

中英文租赁协议

⊕接收合同：当印厂将合同送至区域中心店后，统一由行政主管清点，发现有问题时，行政主管勿必当日发邮件（zhaopeng800@）将此情况反馈给赵芃，并于下周一到法务部赵芃处签字确认数量。
⊕清合同：单月清理合同，所清合同均为前两个月的，（有表格）单月每月的第
一个周行政主管带纸制版表格到法务部赵芃处进行核对。
区域合同使用情况统计表
合同类别
合同名称
本月领取总数
本月领取合同编号
本月归还空白合同数
本月归还空白合同编号
正在使用中的合同数
正在使用中合同的编号
需要说明的情况
归还人
归还时间
居间类
买卖居间

租赁居间

经济适用房居间

中英文租赁居间

非居间类
买卖意向

购买意向

租赁预定

⊕归还：自2010年5月份以后使用过的“非居间合同”都归还法务部赵芃。（委
托合同不还）
⊕离职交接：所有行政主管为主要合同管理人，统一领用、发放、回收及监督
管理，行政主管离职前，统一到赵芃处核对后方可离职。
⊕合同丢失：如合同丢失，行政主管要上交“合同丢失罚款说明”并由责任人、
店经理、经办人签字。

说 明

现查明_____________合同 （合同号：_____________）已丢失，责任人为_________________区域________________店____________职务_______________员工编号_______________。
依据公司《合同管理制度》，应对其处以五百元罚款，特此说明。
责任人： 行政主管：
经办人： 法务部经理：

年 月 日

⊕作 废：必须三份一起归还，少一份填写“合同未归还说明”并由总监签字，
合同上注明“作废”字样。
合同未归还说明
合同种类

合同号

领用区域

领用人

领用日期

责任人

未归还原因

责任人签字:

店经理签字:

高级经理签字：

销售总监声明: 以上合同未归还原因及情况属实,如若给公司造成损失，销售总监承担全部责任。

销售总监签字：

⊕解 除：当合同需要“解除”时，需附“解除协议”可还一份。此协议请到后台资料法务部下载。
解除合同协议书
甲方：
乙方：
丙方：北京鑫尊房地产经纪有限责任公司。
甲、乙、丙三方经友好协商，现就解除三方于 年 月 日订立的《房屋买卖居间服务合同》（合同号为： ）达成如下协议：
一、三方同意解除《房屋买卖居间服务合同》（合同号为： ），甲方、乙方将该合同原件交回丙方。
二、甲方所收乙方的定金 元，应返还给乙方，其中丙方代甲方保管的____________________元由丙方直接交付乙方。
三、丙方收取佣金 元（大写 元）整，本协议签订时由 方一次性支付。
四、在本协议签订后，出卖人或其近亲属、代理人、承办人等与出卖人有关联的人与买受人或其近亲属、代理人、承办人等与买受人有关联的人就《房屋买卖居间服务合同》（合同号为： ）中的标的物达成买卖交易的，出卖人和买受人应按《房屋买卖居间服务合同》（合同号为： ）约定支付佣金并按上述房产成交价格的10% 支付违约金。
五、本合同一式_______份，具有同等法律效力，其中甲方_______份，乙方_______份，丙方 份。

甲方： 乙方：

代理人： 代理人：

丙方：北京鑫尊房地产经纪有限责任公司

签订日期: 年 月 日
◆报单还合同负责人：田苗苗
要求：合同上要注明：区域、门店、几月第几笔，合同要按买卖的签约日期一周
内必须归还，并打印2份“合同归还表”租赁居间以物业交接日期为准，
并附：房产证复印件、双方身份证复印件、代理人身份证复印件，有委托
人的要附“委托书”，夫妻双方一方出售的要附：另一方的“共有人出售
证明”。
6、品牌部
⊙主要负责外勤：王志新、季油园（营业一部、营业二部）
主要责任：新店老店装修、门店形象设计的定位、新店的电话报装、旧店的移
机、撤机 ⊙门店申请需市场部总监签字的有：
★ 新店的500元绿值费；★大灵通充值；★桌椅申报；★电话报装；★空调加管（3米内免费，超过10米就可不装）；★窗帘；★空调、卷帘门申请等。
A.新店开店流程：收到法务合同→品牌部看店（总监、区经、IT、行政主
管、装修师傅）→出规划图、灯箱效果图→发到区经邮箱→
行政向城管物业询问→区经以邮件方式回复→下单制作→通
知办公室配送家具、桌椅→通知网络部李明姚进行电脑安装、
装修师傅收尾→新店开业后将门脸、室内照片及“新店装修
反馈表”上传至王志新或季油园邮箱。
B.旧店改造流程：区经发邮件给市场部总监申请→总监分给王志新或季油园→
回复区经→约总监\高经看现场→需划图的出图→装修完毕
后行政主管将门脸、室内照片及“新店装修反馈表”上传至
王志新或季油园邮箱。
注：1、新店灯箱制作，主要根据区域所签合同时间来制作，灯箱设计制作电话：52259096。
2、通知办公室送家具时需提前三个作日。
3、行政人在确定新店电话、网络均无问题后需提前三个工作日，通知IT
部安装电脑。（IT部：李明姚）
4、旧店改造：需刷墙时通知李俊峰做LOGO并重新制作量尺寸。

7、人事部：
薪资（何华燕）：负责工资薪酬。主要对接考勤、行政单量方面的工作。
1、 行政单量统计：信息技术部(王力伟)依据房友财务实收（不能为零）导出数据提交给人力资源部薪资负责人进行单量统计。
2、 汇总考勤（附件一）及人事变动表（附件二），经区域经理审核，由区域经理邮箱最晚于每月4号17：30前发送到人力资源薪酬主管何华燕处，邮箱：hr-hehy@；晚于此时间节点（以邮件接收时间为准），对区域行政主管罚款200元，区域经理罚款100元。
3、 每月5日以前提交说明类文件：说明（附件三）、转正（附件四）、晋升表（附件五）、异动表（附件六）、休假申请单（附件七）等。如遇特殊情况要提前发邮件说明情况或电话知会。
4、每月10日前将招商银行工资卡发给人力薪资负责人。招商银行工资卡要求：
（1）审核姓名要与身份证一致
（2）要求为北京的招商银行办理的银行卡
（3）提交表格时卡号中间不能有空格
10日后提交只能做到下个月，而且行政要提交表格，表格中注明：区域名称、员工编号、姓名、招商卡号和申请工资月份
5、只有填写了暂不发放工资申请单（附件八）的情况才需要填写工资申请发放（附件九）
6、入职管理
若有新员工入职，提供纸制版《入职申请表》（附件十），此表区域留存使用，不用提交人力资源部，并在申请表后附身份证复印件。同时将公司各项规章制度及办公设备使用情况讲解给新入职员工。

区域名
店名
店编号
员工编号
姓名
出勤天数
职务
人员状况
时间
身份证号
招商银行工资卡
区域名不能合并，不能省略
务必与房友区域名一致
具体到店组
4位店编码，不能合并，不
能省略
务必与房友区域名
一致
10位员工编号务必与入职考试系统生成员工编号相一致，房友数据为人工录入会有个别偏差，务必以月底人力提供的员工编号为依据
姓名务必跟招商银行开户时的名字一致，如果房友上的名字与招商银行开户时的名字不一致，将其改为一致；
每月不多于30天，直接输入数字
选择产生
新入职，离职，其他类型填写人事变动表。

新入职员工填写身份证号，其他员工无需填写。
新入职员工填写，务必核实其本人身份证在北京所开的招商银行
工资卡号不准空格
附件一：汇总考勤表

附件二：人事变动表

序号
员工编号
姓名
异动前区域名
店名
店编号
职务
人事变动类型
异动时间
异动后区域名
异动后店名
异动后店编号
异动后职务
备注
1
0000000001
张三
立水桥区域
奥北中心店三组
2153
店经理
调动
2010-5-1
立水桥区域
太平家园店一组
2631
店经理

附件三：说明类（包括补考勤、补业绩、补工资卡等等），最晚于次月5日前提交人资薪资负责人处，方可执行；

说 明
区 店 组；
员工编号： ，姓名： 因

特此说明
区域经理签字：

营业部总监签字：

人力资源总监签字：

总经理签字：

附件四：员工转正申请表
1、转正对象：行政人员；非行政人员不在转正对象范围内（如：经纪人、店经理及区域经理凭业绩转正，无须填写转正申请表）；
2、转正申请表签字流程：区域行政主管签字------部门主管签字------行政经理签字------人力总监签字------总经理签字；
3、转正申请表最晚提交时间：转正日期往后延至下月5日前；如2009年4月1日转正，最晚提交人力资源部时间为2009年5月5日；
4、如因不及时提交转正申请表导致转正时间延后，公司不给补发延后转正工资；
员工转正申请表
员工编号

部 门（门店）

职 务

姓 名

入职日期

转正日期

试用期工资

述职报告：（答案请写在下面空白处，如字数较多请另附纸张）
1、 简述你对企业的了解及在鑫尊工作的感受？
2、 设想今后在企业中的发展方向与目标？

申请签字：
申请日期：
部门主管意见：（对该员工的工作表现给予评价）

签字：
部门经理签字：
人力总监签字：
总经理签字；

备注：
1、申请转正员工需提交转正申请单，经部门负责人、人力总监和总经理签字后上交人力资源部。
2、员工因不及时上交申请表而导致转正时间延后的，公司不给予补发延后转正工资。

附件五：岗位晋升申请表
岗位晋升申请表

部门： 填表日期： 年 月 日
员工编号

姓 名

出生年月

申请岗位

任职开始时间
年 月 日
任职岗位

任职时间
年 月 日至 年 月 日
专业/学历

毕业院校

现任职位业绩综述：

申报理由：（新工作岗位的工作设想及工作目标，不够可加附页）

高级经理意见（现岗位工作表现）：

年 月 日
部门总监意见：

年 月 日
培训部
晋升考试结果

年 月 日
人力资源总监
意见
晋升时间

晋升后工资

年 月 日
总经理
终审批准

年 月 日

附件六：员工异动审批表
｛员工异动审批表｝
姓名

原部门

原店别

性别
□男 □女
年龄

入职日期
年月日
异动性质
□调动; □升职; □降职; □其它：__________
异动前
异动后
部门：
部门：
职务：
职务：
薪酬：
薪酬：
生效日期
本次异动自 年 月 日起生效
异动原因：

审核人
签字
日期
高级经理

销售总监

人力资源部总监

总经理

说明：1.此表完成审批后交由人力资源部存档于员工内部档案资料中，并及时根据此表修正员工电子档案状态和薪资数据；
2.此表后应附相关交接表单
附件七：休假申请单
产假期满后需单独给予说明，以便销假

Leave Application
休假申请单

Num员工编号：
Dept部门：
Date申请日期：
Name员工姓名：
Item假别：□Private affair leave事假 □Sick leave病假 □Marriage leave婚假

□Annual leave年假 □Maternity leave产假 □Nursing leave护理假

□Mourning leave丧假 □OT leave补休 □Others其他

Date From Year Month Day Time To Year Month Day Time

请假时间：自 年 月 日 时 至 年 月 日 时
Total（days/hours）总计（天/小时）：

Reason理由说明：
Urgent Tel No. during leave休假期间紧急联系电话：

Applicant
申请人：

Supervisor
部门经理：

Dept. Manager
区域经理：

Managing Director
总经理：
备注： 请假1天-2天（含）的，需门店经理和区域经理签字批准，总部需部门经理签字批准。
请假3天（含）以上，需门店经理、区域经理、部门总监、总经理批准；公司总部需部门经理和总经理
签字批准。
When applying for a leave upper 2 days, the application should be approved by the department manager; when applying for a leave upper 3 days and the department manager’s application should be approved by the general manager.
附件八：工资暂不发放申请

工资暂不发放申请
区 店 组；
员工编号： ，姓名： 因

特申请其 年 月工资暂不发放。

区域经理签字：

营业部总监签字：

人力资源总监签字：

总经理签字：

附件九：工资发放申请

工资发放申请

区 店 组；

员工编号： ，姓名： 因

特申请其 年 月工资发放。

区域经理签字：

营业部总监签字：

人力资源总监签字：

总经理签字：

附件十：应聘人员基本情况登记表

鑫尊置地应聘人员基本情况登记表
申请职位： 　　　　　　　　　　　填表日期： 年 月 日
姓 名

性 别

民 族

血型

身高
米
体重
公斤
籍贯

期望薪金

出生年月
年 月 日
婚姻状态

最高学历

专业

毕业院校

专业技术职称

身份证号

户籍所在地

现详细住址

家庭电话

E-mail

移动电话

应急电话

家
庭
成
员
姓名
关系
年龄
单 位
联系电话

从何处了解我公司
□广告 □报刊 □网站 □业务接触 □朋友 □招聘会 □其他
学
历
从
中
学
开
始
时间
院校
专业
所获学历、学位等

培训经历
时间
培训机构
培训内容
所获证书

工
作
履
历
时间
单位名称
职务
主要成绩和职责

英语水平

电脑运用水平

本人保证以上信息是真实完整的。我明白对于此申请所要求的事实的误述或遗漏会成为该申请被拒绝或在今后被解雇的原因。我同意鑫尊置地公司检查和核实我在此申请表中提供的各项信息的真实性。
签字： 日期： 年 月 日
注：1.应聘人员请详细填写表中各项内容并签字确认。
2.工作履历中要详细写清开始参加工作的时间。
人资绩效提成计算（吴丹）负责营业部提成的计算。
特别注意：络端口扣费出现歧义咨询市场部网络端口负责人（程蒙）、业务部罚款咨询总经理助理（史晓玲）、现金工资部门咨询财务部（卢欣）。每月3日前提交业绩修正表（附件十一不在考核期店经理、附件十二已离职店经理）

附件十一：业绩修正表
序号
区域
店组
不在考核期店经理
（新晋升店经理或新入职店经理）
（前月15日以后晋升或新入职店经理）
说明
上报人
备注

附件十二：业绩修正表
序号
区域
店组
已离职经理
（店经理和区域经理）
说明
上报人
备注

人资负责公司员工关系专员对接内容：
1. 每周日报入离职表、异动表（附件十五、十六、十七）注意日期，身份证号及户口性质；
2. 每周一来 总部提交入职员的资料，离职人员的离职表（附件十三）和辞职书（附件十）及报销人员的报销资料，此时我处要留存入职资料明细表（附件十八）和票据明细表（附
件十九）；
3. 每月15号上午12点之前，要给我发当周周一至15号上午之间的入离职表（附件）；
4. 每月17号下午下班前要给我发社保变更表（附件二十），没有变更的就不必发了。 由
于员工关系部分负责人对接行政的内容较多所以要求行政能及时查阅邮件。
5、 入职人员需提交的资料：
（1）员工信息登记表（附件二十二）两张
（2）身份证复印件两张
（3）招行卡复印件两张
（4）一寸免冠照片（白底或蓝底）四张
（5）北京人要交北京社保信息登记表两张，户口本复印件本人页和户主页各两张
（6）离职人员交辞职信
6、 医疗保险报销：
报销申请单（附件二十一）需按第二页内容提交相关资料，并提交招行卡复印件。
附件十三：
｛离职审批表｝
姓 名