超市供应商管理手册.doc
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1、供应商的管理市场上的供应商何止千家,一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家,全国范围内更是上百万家,如何开发最适合xxx超市发展的供应商,并与他们发展互利互惠的商业关系,是每一个地区公司采购部的重大战略任务。俗话说:“水能载舟,亦能覆舟”。如果选择好的供应商,则他们可成为xxx的战略合作伙伴,双方可以齐步发展,共创未来;反之则xxx超市的前途就不堪设想了。xxx超市供应商政策:供应商政策项 目政 策 说 明供货来源本公司广求货源,供应商包括:农产品的农民、生产基地、国内外的制造商、代理商、总经销、及进出口商。避免向二级批发商、皮包公司(倒爷)及亲友所开的公司等供应商进货,除非事先以书面申请,并
2、获得上级的同意。供货家数同档次(通常与价位是同义字)没有品牌性的商品,应避免两家以上的供应商采购,否则客户会有所混淆,除非该品牌(商品群)有较大的市场规模与季节性的需求。每一个门店总供货家数应限制在500700家。“独家供货”的情况应尽量避免,除非有很好的理由,并事先以书面申请,并获得上级的同意。客户有强烈的品牌选择需求时,此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。供应商每月进货或销售金额不足¥1,000者,应予淘汰。 (续下页)项 目政 策 说 明选择要求本公司不可能向所有的供应商采购,故供应商的选择应谨慎为之,基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑:(1) 价格:愿意以本地最低供货价格供
3、货给北京华联综合超市。(2) 诚信:不可有贿赂及违背诚信的行为。(3) 质量:质量良好,能对其商品质量有所保证。(4) 包装:其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客群所需要的。(5) 服务:能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。(6) 批发:愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商,餐饮业或公司行号及企事业单位,拓展其市场占有率。(7) 货源:财务稳健,公司或组织管理完善,货源可靠。(8) 远见:不贪图近利与暴利,愿与本公司一齐成长茁壮。(9) 促销:愿意在促销活动给予大力支持。(10) 赞助:愿意对各种赞助费用给予大力支持。购 销本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营,降低成本,对售
4、价有绝对的自主权。代 销本公司虽以买断经营,本文由世纪淘商城()整理分享!版权归原作者所有!但仍需与供应商对某些风险较大的品类,或采购人员较无把握的品类,可考虑以代销的方式经营,采取实销实结(但供货价格及售价可能会较高)。代销商品的供应商可派促销员驻场销售,存货的损耗分担双方应事先约定。联 营对于较高单价,销量小,易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种,例如:精品、化妆品、音像制品等,可以考虑联营,采取实销实结,存货损耗风险由供应商承担。 (完)供应商管理的目的在于(a)培养有实力且愿与本超市齐步成长的合作伙伴。(b)淘汰没有潜力或商业道德,且对本超市无益的供应商。(c)
5、尽量减少中间环节的不合理加价,以降低进货成本。(d)争取最好的商业交易条件。(e)将营业额与利润额最大化。一般而言,大型供应商(例如:跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商)在超市的供应链占主导地位,他们的商业行为比较规范,较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标,大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。而中小型的供应商(例如:一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户)比较偏好与采购人员私下打交道,给予各种好处(包括:私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、等),进而控制采购人员。俗话说:“吃人嘴软,拿人手短”。腐败分子在金钱的诱惑下,权钱交易,利欲熏心,任
6、人摆布,最后只好牺牲北京华联的利益了。所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题,其实只要采购人员立场端正,要挑选好的供应商不难,在“供应商政策”里有明列“选择要求”。另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、 “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。有些供应商为了某些理由(例如:商业机密)拒绝填写“供应商基本资料表”,我们应慎重不与他们往来,除非他们的产品在市场上有独占性,或成为卖方市场,且受本超市的目标顾客群所喜爱。供应商管理可分为:(一)新供应商进场,(二)旧供应商清场,(三)旧供应商年度合同,(四)旧供应商年度评估,(五)年度
7、供应商表彰大会。现分述如下:一、 新供应商进场:有部分新供应商经营者经常向公司领导抱怨说:“要见xxx超市的采购不容易”。这句话说明了本超市的部分采购人员较为牛皮,已有了傲气,只喜欢或愿意与老供应商交往,把超市的进货大门关闭了,这是不对的。要知道超市的成长及永续发展,必须靠供应商的支持,有些老供应商由于自身的原因(例如:财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量等)无法跟上超市的发展步调,必需要汰换,因此必须补充新血,而且市场不乏好的热销商品,但因为种种原因不得其门而入,让超市错失了商机。同时,让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品,或品种不齐全等等。因此,采购人员“引进新供应商”是个重要的
8、课题,不可藉故拒人于千里之外,超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。引进新供应商对超市有一些明显的好处:(a)对老供应商有压力,俗语说:“有竞争才有进步”。他们会对超市提供更好的交易条件,以保住其生意;(b)新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入,如果一家“1万元”,一年引进“300家”新供应商,就会为超市增加“300万元”的其他收入;(c)新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足,可让超市的品种更齐全;(d)最重要的是,新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好,也能提供某些市场上“热销”的产品,为超市带来大量的利益。各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商:1、
9、建立一个因特网网站,网站有“新供应商进场程序”的信息。2、 在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”,把采购部的网址公告,让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。3、 同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购(例如:人民币200元)“新供应商进场程序”及“供应商手册”。4、 在接待柜台设置“新供应商登记本”,规定采购部应在一周之内,会正式函覆北京华联采购部的决定。5、 “公告栏”的信息举例如下:新供应商朋友们:(1) 假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势,北京华联综合超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。(2) 你们可以经由采购部的网址“www. ”了解与北京华联交
10、易的程序。(3) 你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。(4) 在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台的一周之内,采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈。 谢谢你们的合作,欢迎光临!6、 “新供应商进场程序”如附件。7、 采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后,应设立一个登记本,登记“日期、供应商名称、及资料名称”,然后交给“
11、采购总监”。“采购总监”研究后,作批示,并交给相关的“采购经理”。“采购经理”做详细的调查后,与“采购主管”研究后,最后呈报“采购总监”,由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商,并正式函覆供应商有关超市采购部的决定。正式的函覆文件举例如下:尊敬的 公司:感谢贵公司200 年 月 日所提供的资料,经采购部研究后,我公司的决定如下:l 请尽快与我公司采购主管 先生/小姐联系,电话为 转分机 。l 贵公司的产品在以下几方面没有优势,恕难合作。价格 质量 包装品种 售前服务 售后服务 l 我公司因以下原因暂时无法进一步联系。1、 。2、 。3、 。4、 。5、 。l 贵公司若不同意本函的决定,还可以书
12、面形式向我公司总经理申诉。xxx超市有限公司采购部 敬启200 年 月 日8、 以上函件发出后,采购部应通知接待柜台销案,否则接待柜台应负责追踪,如果超过十天采购部仍未发函,接待柜台应通知“总办主任”,由“总办主任”调查原因,最终应在十四天之内函覆,以示对新供应商的尊重,并维护xxx超市的信誉。若采购总监决定进一步与新供应商联系后,采购主管应主动联系新供应商。经过几回合的洽谈,并初步筛选商品后,应填报“新供应商审批申请书”(如附件)给采购经理与采购总监审批。申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样
13、品”及“供应商进场赞助同意书”。采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商,应约谈其最高业务负责人,除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单” “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外,最后把双方合作的利益充分沟通,并试探对方的虚实,毕竟两家公司的合作(如同男女的联姻)应更慎重一点较好。采购总监有最终审批权,经审批同意进场后,按正常进场程序,向财务部缴交“进场赞助费”后,由采购主管正式建档,并下订单进货。二、 旧供应商清场:有些供应商言行不一致,表现欠佳,呈现一些问题,例如:产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝
14、退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳等。这些都是应该“清场”的微兆,但“清场”不能单凭采购主管说了算,否则因为个人恩怨,变成公报私仇,暗箱操作,这是采购工作的大忌!为了让“清场”有凭有据,“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。“旧供应商清场审批申请表”(如附件)是用来决定“清场”用的。采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好,远不如预期,在开发替代供应商的同时,可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下,正式办理“清场”手续。清场时,应先通知“财务部”暂缓付款,等与供应商谈判库存清理办法之后,获得妥善的解决办法(例如:供应商补价差,或做清仓处理)后,才
15、可做最后的货款结算。三、 旧供应商年度合同:每年年底,除半年内的新供应商外,采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。“年度交易合作合同书”(如附件)须在年底完成,否则视为自动延长一年。年度合同主要在规范:“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货等”项目。采购主管在谈判年度新合同时,最好能请采购经理或采购总监一起参加,毕竟谈判时我方人员愈多愈好,况且集思广义,添漏补遗,更能让采购主管如猛虎添翼,气势如虹,无往不利。四、 旧供应商年度评估:每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外,对内
16、采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”(如附件)。这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的,唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。凭这个“评估表”,采购部也可以在年底顺便决定年度1020应替换的供应商。若总数有500家供应商,则应在此时替换50100家供应商,汰劣择优,形成一种“良性循环”。五、 年度供应商表彰大会:每年底,各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会”,其目的是:(1)感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。(2)藉表彰大会的透明化,激发起供应商的攀比性及积极性。(3)展现xxx的采购及销售实力,更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。本文由世纪淘商城()整理分享
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