行政事务规范化管理.doc

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行政事务规范化管理

目 录

第一章 行政部组织结构与责权
一、行政部组织结构图
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行政事务规范化管理

目 录

第一章 行政部组织结构与责权
一、行政部组织结构图
二、行政部职责
三、行政部权力
四、行政总监岗位职责
五、行政经理岗位职责
第二章 前台接待管理
一、接待主管岗位职责
二、接待专员岗位职责
三、客人来访登记表
1．公司前台来访客人登记表
2．前台接待来访记录表
3．物业公司前台来客登记表
四、前台接待日志表
五、函件收发登记表
1．信函与快件签收登记表
2．信函与快件寄送登记表
六、前台接待管理流程
1．预约客人来访接待工作流程
2．来电转接流程
七、收发文件管理流程
1．信函收发工作流程
2．接收信函、快件工作流程
3．寄送信函、快件工作流程
4．传真发文工作流程
5．传真收文工作流程
6．收文背签流程
八、前台接待流程
九、来电处理流程
第三章 办公事务管理
一、办公事务主管岗位职责
二、办公事务专员岗位职责
三、行政办公秘书岗位职责
四、办公用品订购审批单
五、办公用品台账
六、报废物品清单
七、办公用品领用表
八、办公设备登记表
九、办公文书会签单
1．文件会签单
2．行文单
3．目录表
十、印章使用登记表
１．印章使用审批表
２．印章使用登记表
十一、文书档案借阅审批表
十二、办公用品管理流程
1．办公用品购买流程
２．办公用品领用流程
十三、办公设备购买流程
１．办公设备购买审批流程
２．办公设备询价流程
３．办公设备比价流程
４．办公设备采购流程
十四、文书档案管理流程
１．发文管理流程
2．收文管理流程
3．档案归档流程
4．档案借阅归还流程
5．档案销毁流程
十五、往来信件管理流程
十六、公司印章管理流程
1．制刻申请流程
2．使用流程
十七、公司证照管理流程
第四章 行政人事管理
一、行政主管岗位职责
二、行政人事管理专员职责
三、费用报销标准
四、员工考勤登记表
五、年度考勤汇总表
六、员工请假申请单
七、员工加班申请表
八、员工出差申请表
九、差旅费报销清单
十、公司会议记录表
1．公司会议记录表一
2．公司会议记录表二
十一、提案管理记录表
十二、员工提案评定表
十三、员工奖惩记录表
十四、员工违纪处理表
十五、会议管理流程
十六、出差管理流程
十七、提案管理流程
十八、会议工作评估表
第五章 安全保密管理
一、安全主管岗位职责
二、安全专员岗位职责
三、电梯设备巡视记录表
四、电梯维修保养记录
1．电梯月维修保养记录
2．电梯季维修保养记录
3．电梯年维修保养记录
五、值班登记日志表
六、保安执勤日志表
七、外出员工登记表
八、来宾出入登记表
九、安全状况检查表
十、防火设施检查表
十一、安全事故报告书
十二、突发事故报告表
十三、事故统计汇总表
十四、人员出入管理流程
十五、消防安全管理流程
十六、安全检查管理流程
十七、突发事件处理流程
第六章 车辆管理
一、车辆主管岗位职责
二、司机岗位职责
三、车辆登记表
四、车辆检查表
1．车辆检查日志
2．车辆检点表
五、车辆请修表
六、保养记录表
七、车辆加油表
1．车辆加油申请表
2．车辆加油记录表
八、用车申请表
1．用车申请表
2．车辆使用申请表
九、派车记录单
十、车辆事故单
1．车辆事故现场记录单
2．车辆事故报告单
十一、用车记录表
1．司机用车记录表
2．车辆使用日志表
3．车辆使用状况月报表
十二、车辆费用表
1．车辆费用报销单
2．车辆费用月度统计表
十三、事故处理流程
十四、车辆管理流程
1．车辆使用流程
2．车辆加油管理流程
3．车辆安全管理流程
十五、肇事处理流程图
十六、车辆费用额度控制程序图
第七章 总务后勤管理
一、总务后勤主管岗位职责
二、总务后勤专员岗位职责
三、宿舍管理专员岗位职责
四、食堂管理专员岗位职责
五、保洁人员岗位职责
六、绿化人员岗位职责
七、食堂卫生检查表
八、住宿人员管理表
1．住宿申请表
2．住宿人员资料卡
3．宿舍分配申请表
4．住宿登记表
5．宿舍检查登记表
6．宿舍物品借用卡
九、清洁卫生管理表
1．卫生区域划计划表
2．清洁工作安排表
3．卫生状况检查表
4．清洁卫生评分表
十、员工宿舍管理流程
1．宿舍管理方案制定流程
2．员工入住宿舍管理流程
十一、员工食堂管理流程
十二、清洁卫生管理流程
十三、企业绿化管理流程
第八章 公关事务管理
一、公关事务主管岗位职责
二、公关事务专员岗位职责
三、商务接待安排表
四、公务接待审批表
五、公关活动策划表
六、危机预警处理表
七、危机记录分析表
八、重要接待流程
九、危机处理流程
十、媒体宣传流程
十一、接待规格表
十二、例外事项工作安排表

第一章 行政部组织结构与责权
一、行政部组织结构图
行政总监
行政经理
安全保密主管
人事行政主管2
办公事务主管
安
全
专
员
办公专员专员
秘

书
后勤总务主管
行政
专
员
后勤专员
宿管专员
食
堂 管
理
专
员
保洁人员
绿化人员
接待专员
公关专员
司

机
前台接待主管
公关事务主管
车辆

主管

二、行政部职责
职责1
根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究
职责3
公司会议组织、记录及记录归档工作
职责4
员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作
职责5
负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作
职责6
负责公司日常安全保卫及消防管理工作
职责7
负责公司车辆调动管理工作
职责8
负责公司总务后勤管理工作
职责9
负责公司对外宣传、公关工作
职责10
牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案
职责11
完成公司高层临时交办的工作
职责2
负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作

三、行政部权力
职责1
根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权
职责3
依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权
职责4
依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权
职责5
依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力
职责6
部门内部员工聘任、解聘的建议权
职责2
依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力

四、行政总监岗位职责
职责1
审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度
职责3
根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施
职责4
组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题

职责5
负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育
职责6
负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施
职责7
组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况
职责8
负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议
职责9
负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作

职责2
审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案

五、行政经理岗位职责
职责1
在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作
职责3
负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划
职责4
本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作
职责5
组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作
职责6
做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络
职责7
负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况
职责8
贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合
职责9
负责召集本部门的有关工作会议
职责10
负责组织编写公司年度大事记
职责11
负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理
职责2
行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度

第二章 前台接待管理

一、接待主管岗位职责
职责1
制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批

职责3
对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质

职责4
协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况

职责5
主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦

职责6
参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施

职责7
受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理

职责8
与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等

职责9
督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率

职责10
负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核

职责11
负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作

职责2
协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行

职责12
正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决

职责13
协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系
职责14
负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理

二、接待专员岗位职责
职责1
服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务

职责3
熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息

职责4
负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档

职责5
负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存

职责6
配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作

职责7
负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养
职责8
维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养

职责9
执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡

职责10
负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记

职责11
对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见
职责2
负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理

职责12
完成领导交办的其他或临时工作

三、客人来访登记表
1．公司前台来访客人登记表
年 月 日
序号
姓名
所在单位
来访人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
姓名
部门
到达
离开
1

2

3

4

5

…

编制： 审核：

2．前台接待来访记录表

来访人
姓 名

来访人
单 位

来访
时间

接待人

接待
内容
简况

处理意见：
处理结果：
编制： 审核：

3．物业公司前台来客登记表
年 月 日
序号
姓名
所在单位
来访人数
联系方式
是否预约
被访单位及
被访人姓名
来访
事由
时间
备注
进入
离开
1

2

3

4

5

…

编制： 审核：

四、前台接待日志表

日期
年 月 日
记录人

考
勤
记
录
姓名
签到时间
姓名
签到时间

收发记录

接待记录

电话记录

备注

编制： 审核：

五、函件收发登记表

1． 信函与快件签收登记表

日期
来件单位
编号
数量
密（速）级
接受部门
签收人（签字）

编制： 填表人：

2． 信函与快件寄送登记表

日期
送寄部门
编号
数量
密（速）级
送达单位
接收人
送寄人（签字）

编制： 填表人：
六、前台接待管理流程
1．预约客人来访接待工作流程
①整理当天
预约记录
告知来访者情况
开始
结束
前台接待主管
前台接待专员
客人
各职能部门
②确认与提醒
访问事宜
来访
③来访登记
④通知被访者
客人等待
接待来访
客人
⑤确认来访
告知相关事宜
准备接待
来访客人
⑥引领会见
配合
送走客户
⑦来访信息录入，
记录汇总
审核
⑧存档

2．来电转接流程
开始
拨通电话
结束
前台接待专员
外部单位人员
各部门或员工
①听到电话铃响
②拿起话筒接听
③倾听来电事由
明确被访人在否
④ 处理
范围内
范
围
外
⑤转接
接电
在单位
不在
⑥告知情况
⑦留言记录

七、收发文件管理流程
1．信函收发工作流程
开始
①接收信函
审核
②登 记
审核
③分 信
接 收
⑤回 信
⑥寄 信
结束
有
无
④拆 信
⑦登记信息
是否有明确收信人
行政部经理
前台接待专员
各职能部门

2．接收信函、快件工作流程
各职能部门
前台接待专员
前台接待主管
外部单位

开始
②登 记
③筛 选
④分 送
结束
发来信函、文件
①签 收
接 收
⑤记录存档

3．寄送信函、快件工作流程
开始
③登 记
④联络相应单位
处理发送
结束
前台接待主管
前台接待专员
各职能部门
外部单位
①交待寄送信函、文件事宜
②签 收
⑤接到服务要求

4．传真发文工作流程
开始
①提出申请
审批
结束
②登 记
③发传真
④原件存档
填写申请表
行政部经理
前台接待专员
员工

5．传真收文工作流程
开始
①收 文
签收
结束
②登 记
③复 印
⑤转交文件
④存 档
接收
行政部经理
前台接待专员
各部门或员工

6．收文背签流程
开始
①递交文件
结束
②签 字
审核
③转 交
④存 档
总经理
前台接待专员
各部门或员工

八、前台接待流程
看到客人，礼貌招呼
开始
问明来访事由，登记
通知被访人
安排客人等待地点
引领客人到达等待地点
奉茶或饮料，请客人稍等
微笑离开
结束

九、来电处理流程
电话接通，礼貌招呼
开始
问明来电事由
电话处理
结束
电话留言记录
电话记录归档

第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗位职责
职责1
组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核
职责3
负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作

职责4
建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度

职责5
负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作

职责6
起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况

职责7
搞好与有关部门的协调及联系

职责8
受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理
职责9
负责检查本部门的安全、消防工作

职责10
负责办公事务突发事件
职责11
负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议

职责2
起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批
职责12
完成公司领导临时交办事件的处理

二、办公事务专员岗位职责
职责1
协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作

职责3
负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作
职责4
负责办公用品的登记、发放管理
职责5
负责制定办公家具、设备、用品的采购流程

职责6
负责监督办公设备的日常使用、维护
职责7
负责计算机信息资料管理
职责8
负责公司图书、资料、合同等文档的管理

职责9
提出办公事务合理化建议，不断改进工作

职责2
积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务

职责10
对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查
职责11
协助其他部门作好会议、接待工作

职责12
完成领导临时交办的其他工作

三、行政办公秘书岗位职责
职责1
协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作
职责3
负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作
职责4
妥善管理传真机、复印机等办公设备
职责5
严守公司机密，妥善保管各类文件
职责6
及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作
职责7
起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。
职责8
按照上级领导安排，出席某些会议
职责9
陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作
职责10
协助公司领导起草各项规章制度
职责11
按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动
职责2
负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作
职责12
完成领导临时交办的其他工作

四、办公用品订购审批单

部门

使用人

填表时间

序号
物品名称
规格
数量
单位
特殊要求
需求时间

订购原因：

部门主管审批意见：

行政部门审批意见：
签字：
年 月 日
如果金额超过审批权限请行政总监签批
意见：
签字：
年 月 日

五、办公用品台账

项 目
物品名称
编号
数量
单价
入库时间
备 注

编制：行政部 填写人（签字）：

六、报废物品清单

物品编号
物品名称
数量
单价
出厂时间
使用时间
报废类型
报废原因

以上物品本部门
申请报废处理意见：
部门主管（签字）
办公事务专员
□同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务专员（签字）：
办公事务主管
□同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务主管（签字）：

七、办公用品领用表
年 月 日
部门

领用人

核发

序号
物品名称
规格
数量
单位
用途
单价
总价

领用人： 主管： 保管员：

八、办公设备登记表
年 月 日
设备名称

编号

厂名或品牌

出厂时间

购买时间

使用年限

规格

颜色

附属设备

价格

存放地点

环境要求

主要用途简介：

管理部门

负责人

使用部门

责任人

九、办公文书会签单
1．文件会签单

发文单位

发文文号

发文日期
年 月 日
时限
普通件
急件
特急件
密级
普通
秘密
机密
绝密
标题

会签顺序
单位
收文时间
发文时间
会签人（签字）
1

月
日
时
月
日
时

2

月
日
时
月
日
时

3

月
日
时
月
日
时

备注

注：会签文件附在会签单后。

２．对外行文单
编号：
日 期

拟稿人职务、姓名

行文字号

行文标题

内容简介

经济审核人

法律审核人

行政部经理

总 经 理

备 注

３．发文目录表

文件号
文件标题
领导签发
拟稿部门
密级
发放范围
份数
登记日期
发出日期
封号
明细
帐页
备注

十、印章使用登记表
１．印章使用审批表
编号

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备注：

用章人（签章）

批准人（签章）

注：请在备注栏中简要说明盖章用途。

２．印章使用登记表
盖章时间
文件名称
发文号
公章类别
盖章次数
使用人
批准人
备注

十一、文书档案借阅审批表

编号
文书档案名称
密级
起草人
起草部门
起草日期
归档日期

借阅原因：
借阅人（签字）：
年 月 日
行政部意见：
主管（签字）：
年 月 日
批准人意见：
批准人（签字）：
年 月 日

十二、办公用品管理流程
１．办公用品购买流程
①确定购买计划
②挑选物品
验收物品购货发票
③提货
办公用品入库
开始
结束
供应商
行政部

２．办公用品领用流程
相关部门
行政部
结束
⑤信息存档

②审核
③审核

④按清单发放
否
是
开始
①填写领用单

否
是

十三、办公设备购买流程
采购人员
行政总监
行政部
相关部门
１．办公设备购买审批流程
②审核⒊ ⑹　核②
④审核
③审核
采购程序
是
否
开始
①购买申请单

结束

２．办公设备询价流程
行政总监
否
是
①搜寻
价格信息
②整理成
价格报告
可行
③办公用品比价流程
行政部
开始
结束

３．办公设备比价流程
否
①筛选供货商
②分别与
商家洽谈
确定候选商家
③办公用品采购流程
审核
是
开始
结束
行政部
行政总监

４．办公设备采购流程
否
采购部
行政部
相关部门
行政总监
收集价格资料
编写询价报告
①审批
②审批
洽谈价格
购买设备
办理入库
领用设备
③审批
是
开始
结束
是
资料存档

十四、文书档案管理流程
１．发文管理流程

相关部门
行政部
有关部门
行政总监
是
草拟文本
开始
结束
①审核
②审核
③会签否
会签
④审核
寄发公文
校稿、更正
复印、盖章
正式公文
否
否

2．收文管理流程
③秘书回复
④具体办理
行政主管审核
①领导阅否
传阅
②传阅否
核定文件
领导审阅
公司领导
行政部
相关部门
是
否
是
否
开始
外部文件
外部单位
结束
资料存档

3．档案归档流程
①准备资料
是否合格
②资料汇总
分类归档上架
③重新整理
相关部门
行政部
是
否
搜集资料
开始
结束

4．档案借阅归还流程
否
按相关规定处理
归还后检查是否损坏
行政总监
行政部
相关部门
①审核
②审核
③审核
机密否
办理手续
档案使用
否
否
是
是
是
开始
结束
借阅申请单
否
是
否
办理注销

5．档案销毁流程
是
否
①提出销毁
档案申请
②审批
④销毁
开始
③审批
结束
相关部门
行政部
行政总监
信息存档

十五、往来信件管理流程
否
外部单位
秘书
部门主管
分类整理
①请示主管
主管意见
回复拟稿
核对封装
寄回原单位
②直接回复

是
否
是
开始
来信
结束

十六、公司印章管理流程
相关部门
行政总监
行政部
１．印章制刻申请流程
主管审核
①审核
②审核
③公安部门批文
④制刻印章
启用印章
否
是
制刻申请
开始
结束
是
否

2．印章使用流程
相关部门
行政部
行政总监
①审核
②公司章
③审核
⑤审核
④请示否
加盖印章
用印登记
加盖部门章
用印登记
否
是
用章申请
开始
结束
否
是
否
否
是
否
是
资料归档
资料归档

十七、公司证照管理流程
移交人
行政部
使用部门
开始
①移交
登记、保管
②申请使用
④使用流程
③是否需要年检
归还
年检
结束
否
是

第四章 行政人事管理

一、行政主管岗位职责
职责1
编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行

职责3
组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理

职责4
组织做好公司的来宾接待或相关外联工作

职责5
与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各项运作正常开展
职责6
负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用

职责7
组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理

职责8
组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记

职责9
组织协调公司的后勤工作，包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等

职责2
负责行政预算、费用管理与统计

职责10
根据公司绩效管理政策，对本部门人员进行绩效考评

二、行政人事管理专员职责
职责1
负责办公用品的登记、采购、发放管理

职责3
协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围

职责4
协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围

职责5
各部门的考勤工作管理，并对各部门的考勤情况进行汇总统计

职责6
收集汇总员工提及地涉及人事行政和人力资源工作的问题、意见和建议并及时向相关部门反馈

职责7
车辆的使用管理与日常维护与保养

职责8
负责员工人事资料的建立、维护和及时更新

职责2
负责文件、报刊、杂志等的收发管理

三、费用报销标准
单位：元
职别
费用标准
总经理
副总经理
各部门经理及主管
一般员工
交通费
实报
实报
软卧实报或者飞机票价的×%
硬卧实报
每日住宿费
实报
实报
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
每日
餐费
早 餐
实报
实报
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
午餐、晚餐
实报
实报
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
每日杂费
实报
实报
××元