物资管理操作手册v1.0.doc

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强劲地基

综合信息化系统应用手册

物资管理操作手册
（V1.0）

强劲地基信息化实施小组

基本流程：

仓库建立与初始化：
仓库建立

仓库初始操作

仓库初始确认

物资计划及出入库： 合同及结算：
第一步：需求计划 合同信息

第二步：采购计划 结算单价依据
工程结算单 请款单
第三步：采购订单 结算数量依据

第四步：入库通知单

第五步：采购入库

第六步：班组领料（其它出库） 班组设置

期末处理：
过帐

核算期结转
1.1仓库建立并初始
1.1.1仓库建立
进入“物资管理-库存管理-初始设置-业务数据设置-仓库”建立仓库。

注意：建仓库的时候根据强劲地基的特点有以下几点注意之处：
1） 每个工程队设置两个仓库，一个录入消耗材料，名称为“第*工程队消耗材料库”，一个录入周转材料，名称为“第*工程队周转材料库”，此处“*”填入工程队序号；
2） 仓库代码设置原则为工程队序号（两位）+流水号（取两位），如第1工程队消耗材料库：0101；第1工程队周转材料库：0102；
3） 仓库的当前核算年为2011年，当前核算期为7；实际收发业务起始日期在2011年7月份之后的，按实际起始时间设置；
4） 仓库类型为：2：独立资金核算仓库
1
5） 仓库建好之后，一定要与项目绑定，否则在在后续相关操作时选不到仓库。操作如下：
3
2

根据实际业务需要对仓库代码、仓库名称、仓库类型、批号管理进行维护，维护完成后，点击“保存”，仓库建立。
1.1.2仓库初始
新建仓库首先进行仓库初始操作才可进行使用，2011年8月份前累计数录入期为2011年7月份，7月份的物资库存初始为“0”。所以我们可以直接进入“仓库初始确认”对仓库进行初始化确认。

【注意】
如果仓库初始后无业务单据录入，则可进入“物资管理-库存管理-初始设置-仓库初始确认”中取消仓库初始。如仓库初始后有业务单据录入，则仓库不能取消初始。

1.2.1需求计划编制
物资需求计划在采购管理模块—--材料需求计划中填写，采购管理→计划管理→物资需求计划，进入物资需求列表，选择各自对应部门目录。

点击目录维护，选择切换目录树。可以选择项目组织关系树、财务组织关系树和信息归属组织树这三种组织关系树。
点击“新增”，出现如下材料需求计划单据录入界面。填制相应的基本信息，如“标题”、“日期”、“工程项目”、“部门”、 “申请人”。

“标题”统一为： ****年**月消耗材料需求计划、****年**月周转材料需求计划
再点击“新增”弹出如下窗口，选择“物资库”从物资库中直接选择物资明细。

填入申请数量

信息编辑完成后，点击“保存”按钮进行保存，点击“核准”按钮；
1.2.2采购计划编制
可从需求计划界面生成采购计划。点击其它-生成计划。

也可通过引用需求计划
采购管理→计划管理→材料采购计划，进入材料采购计划，选择各自对应的项目目录；

点击[新增]，选择直接采购，进入材料采购计划单据录入界面，根据实际情况填写相应内容。

点击单据中[新增]按钮，增加采购计划明细，选择从“需求计划”中选择物资，点击[确定]，进入材料需求计划物资信息。

输入计划名称、日期、计划员等，保存并核准；
“计划名称”统一为： ****年**月主材采购计划、****年**月其它材料采购计划
1.2.3采购订单
采购管理→订单管理→采购订单，进入采购订单列表；

选择对应的目录，点击[新增]按钮，选择“含税”方式。如下：

在单据录入界面，点击[新增]按钮，选择从“采购计划”引用，

在“采购计划”单据列表界面选择合适的单据及明细，点击[确定]返回单据录入界面。

输入订单名称、日期、采购部门、采购员、供应商、交货期、含税单价等；
“订单名称”统一为：****年**月**（材料名称）采购订单

点击“保存”按钮并核准。
1.2.4入库通知单
“物资管理-采购管理-入库管理-采购入库通知单”，选择仓库，并点击新增，弹出选择向导。

2、输入发往仓库、日期、供应商等
采购入库通知单编制完成后，采购业务流程结束。可到“物资管理-采购管理-报表查询”中进行采购报表查询。
1.3入库流程

采购入库：

1.3.1采购入库
供应商货到后，经过办理入库手续，项目材料管理员根据供应商提交供货清单及物资入库验收单进行采购入库处理，各仓库根据各自入库通知单对物资进行入库。
1.3.2系统入库
1.3.2.1系统入库
仓库管理员进入“物资管理-库存管理-入库管理-采购入库”选择“系统采购入库”进行采购单据录入操作。

录入相应基本信息（仓库选择）后点击通知单，出现入库通知单选择向导，选取相应入库通知单，确定。选择完成后，经检查无误后，点击“保存”。

输入日期、仓库，选择价格类型
1.3.3手工入库
项目材料管理人员进入“物资管理-库存管理-采购入库”新增选择“手工采购入库”功能菜单下进行采购单据录入操作。
填入业务日期、仓库、价格类型、项目、单位、物资数量、单价、批号，基本信息保存即可，入库办理完成。
1.3.4调拨入库
从其他项目调拨进物资，应填写调拨入库单，如从嘉定仓库调拨物资。物资管理-库存管理-入库管理-调拨入库

进入调拨入库界面，点击新增，选择要调进仓库，点击调拨单引用调出仓库的调拨数据。
1.4出库管理
出库管理前需进行班组设置，物资管理-库存管理-初始设置-业务数据设置-班组，进入“班组”界面

点击新增，输入代码、班组名称，保存后退出。

班组按项目部实际设置。
1.4.1班组领料
项目消耗物资按班组领料出库，项目材料管理员进入“物资管理-库存管理-出库管理-班组领料”

新增选择“手工班组领料”中进行单据录入

输入日期、仓库、领料班组，后点击“保存”。
1.4.2调拨出库
调拨物资到其它项目，填写调拨出库单，如从嘉定仓库调拨物资到其他项目。物资管理-库存管理-出库管理-调拨出库

进入调拨出库界面，点击新增，选择调出仓库、调入仓库，

选择从物资库或入库单中引入物资明细、数量等。输入调入项目、经手人等，保存，退出，核准。
1.5 单据处理及期末结转
单据修改
如发现单据做错，项目部材料员可进入“物资管理-库存管理-公用功能-事务处理”中进行单据修改

对于本月单据选取直接修改选项即可，对于以往月份单据，系统不提供直接修改功能，只能进行冲红修改。
单据作废
如发现单据做错，不进行修改，可对该单据进行作废处理，项目部材料员可进入“物资管理-库存管理-公用功能-单据作废”中进行单据作废。

盘点
生成盘点卡
物资部门每月需要针对仓库进行盘点。物资部门进入“物资管理-库存管理-盘点管理-生成盘点卡管理-生成盘点卡”选择正对哪些仓库进行盘点，

生成盘点卡后保存。

盘点录入

生成盘点卡后需要根据直接仓库盘点数量进行盘点录入。进入“物资管理-库存管理-盘点管理-盘点录入管理”录入实际盘点数量。保存审核。如实际盘点录入数量与系统账面盘点数量不符时，则产生盈亏，此时需要进行下一步，“盘点调整”。

盘点调整
如果实际盘点之后，实盘数量与账面数量不符时 需要做盘点调整。进入“物资管理-库存管理-盘点管理-盘点调整管理”选择需要调整的单,点击调整进入调整界面。点击保存，完成调整。

模拟过账
本月单据审核完成后，项目部材料主管进入“物资管理-库存管理-库存核算-期末处理-模拟过账”中进行月末“模拟过账”处理。（注：模拟过账处理主要作用是通过模拟过账系统生成的报表可与手工报表进行对比，发现问题可对单据进行修改等处理，过账之前需先将所有单据进行核准）。

过账
如本月数据准确，模拟过账数据没出现问题项目部材料主管进入“物资管理-库存管理-库存核算-期末处理-过账”中进行过账处理。

期末处理
各项业务操作完成后，可将本月月末数据结转至下月月初，作为下月期初数据。项目部材料主管进入“物资管理-库存管理-库存管理功能-期末处理-核算期结转”进行数据结转处理。

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