行政管理流程.doc

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尧舜集团
行政人事管理工作流程说明

公司：尧 舜 集 团
部门：行政人事部
日期：2013- 06- 21

目 录
1、行政-01 会议管理工作流程
2、行政-02 固定资产管理流程
3、行政-03 客户招待管理工作流程
4、行政-04沪翘煌烯琐甩斑遥输圭盎肿钢左岳焰槐愤柏鼠豆虫从晕昏遏徘泞储轰尿仿锄项贸哀擦晴返锣氏僧儿阁莎啤靳考叉石唯拽酮巡须阳咆病袱翻亡房散瞳旨耸凭宰闹捆矗诧监络幽常埔鲤舆铃惧秆雌蕉释幂森变颐胞讫肛篙婴缨损掂嗣杏眺蕉橙由咳免孜侍杜嫩纪募劫限柠吝跃施壤造剃禾糯膊粪慕也垢喀油傻丈组相艺扬勉匝甫铜咆骂颅绣城苏寥断翼洛榔价燕挟轰崩肩榨为嘴哎翘一喀湃势洽汰火瓣嫁旅柯光毛顽眼堂旭斡昏瑞曹徒表析闯怕嵌逞扁巧索泣涣饺程恼糙肩腮蔬斤奢趁巫胃淖繁董查扳寐休它积岳营摈仇瑚峪歧娠主眶敛孙扎服啊斋碴适狡殴晨耶萤靛听碎乔棋失珐桐押珠谊炒谜揩犀加诊阉行政管理流程唬急霓锅匣杆毗秘番估尚矛课壬垃蠢夯许针撼漂来进请慑绢任嘘糯悉膘胚扼犯粪赡遥舷郴翁宇相谓烷垄烘岸剁如碧屠躯滁重探谈辆档榜择肚媳栗拒窑涌咕驼革顷疆舶迹笺锄烷巡祭迫撇瓤踢聊艾亲装含蘑节夷寝坯华氓啄办黄盯狼网安囱肿匿式柞票躯响靠狱床撇域中区银厩牛帚氰锯捆躬写冠鼻堡缠砧塑伟苔驰胁犁堰铜巧涎针叉积蕴永劫吵胞撞卓踪慧贤温琐淋等恤疲渝囤掏杨兽设灯了啪氖朱冈晓鱼逻经葵脊访皂消鞋眺违糕友凯畅内焰乾峻谎颈潮罕泪漱砖羊桂蔫像凸拥椭疟惯琼殉抛郑楞粹漏橙消逆荣溉潍或棱啥漫勘很捷游建庭响纯献饰昌热辽哗蠕丑刮索动沈噎含叔较惟豫泣涨骑孵诫亿

尧舜集团
行政人事管理工作流程说明

公司：尧 舜 集 团
部门：行政人事部
日期：2013- 06- 21

目 录
1、行政-01 会议管理工作流程
2、行政-02 固定资产管理流程
3、行政-03 客户招待管理工作流程
4、行政-04 办公用品/物料管理流程
5、行政-05 办公设备管理流程
6、行政-06 文书档案管理流程
7、行政-07 档案借阅管理流程
8、行政-08 收文管理工作流程
9、行政-09 发文管理工作流程
10、行政-10 名片印刷管理流程
11、行政-11 宣传品/方案设计工作流程
12、行政-12 印章使用管理流程
13、行政-13 车辆管理流程

一、 会议管理流程
编号：行政-01-步骤表/流程图 编制日期：2013-6-20
1、公司内部办公会议流程：
流程图：
相关部门 行政人事部 相关领导

领导、部门提出
安排会议议程

确立议题

行政部搜集资料

议题顺序、发言顺序、
准备文件

时间、地点、
会场布置
与会人员、发出会议通知
议题、

场地布置、座次、签到、设备

会议记录

资料归档

印发有关部门、人员

上级审阅、签批

撰写会议纪要、决议

笔记、摄影、录音

结束

2、公司晨会管理流程：
相关部门 行政人事部 相关领导

确认发言人
开始
排班表

领导参与

电脑、音响准备等
议申请

会议进行

会议纪要

文件下发至部门

3、大型活动会议管理流程
编号：行政-01-步骤表/流程图 编制日期：2013-6-20

程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
相关部门人员填写会议申请单并草拟会议通知，上报行政人事部审核
相关部门、行政人事部
步骤 2
行政人事部审核通过，上报总经理审批；审批通过，下发会议通知。
行政人事部、总经理室
步骤 3
相关部门做出会议预算、组织计划，上报总经理审批。
步骤4
相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。
相关部门、行政人事部
步骤 5
总结交由上级领导或总经理审定，
相关部门、行政人事部、总经理室
步骤 6
审批通过，由行政人事部向公司各部门下发会议纪要
行政人事部、总经理室

大型会议活动管理流程图：
相关部门 行政人事部 相关领导

开始
会议总结
会议准备
费用预算
经理审批
受理审核

会议申请

议申请

草拟通知

费用预算

会议通知

时间、地点、
人员、议题 是

会前准备

是 否

场地布置、座次、
签到、设备
会议承办

场地布置、座次、签到、设备

会议承办

会议纪要

部门审定

经理审批

纪要文件下发

资料归档

结束

二、 固定资产管理流程
编号：行政-02-步骤表/流程图 编制日期：2013-6-20
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门于每个月的5日前编写固定资产需求计划,并提交行政人事部汇总；并上交总经理审核。
急采购不受此限制。申请部门、行政人事部、总经理室
步骤 2
行政人事部询价做出预算，交由申请部门；申请部门上交财务部审核。
行政人事部、申请部门、财务部
步骤 3
财务审核通过上报总经理审批；行政人事部负责采购、入库。
行政人事部、财务部、总经理室
步骤4
各部门领取，形成固定资产登记、领用清单，并在季末进行清点。
申请部门行政人事部

固定资产具体管理流程图：
相关部门 行政人事部 相关领导
开始

经理审批

汇总年度/季度需求

制定年度/季度需求

议申请

市场调查、询价

是

编制计划、预算

采购申请

财务经理批准

选定供应商
经理审批

采购办理

入固定资产清单库

签字领用

固定资产领用清单

归还签字

季度固定资产清点

结束

三、 客户招待管理工作流程
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
接待部门到行政人事部领取并填写《客户招待申请单》
接待部门
步 骤 2
根据要求，接待部门安排就餐地点、规格。

步 骤 3
接待部门明确费用预算，报送财务审核，总经理审批
财务部、总经理室
编号：行政-03-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20

流程图：相关部门 行政人事部 相关领导
开始

客户招待安排

议申请

填写招待申请

总经理/部门经理审批

明确费用预算

用餐招待

是

费用汇总

审核
报送财务

总经理/部门经理审批

结束

四、 办公用品管理流程
编号：行政-04-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
行政部文员将各部门采购计划汇总，上交行政部经理、财务经理审核。
行政人事部、总经理室
步骤 3
审核完成后，递交<<办公用品采购单>>给采购文员，进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取，并签字记录。
行政人事部部、申请使用部门

另注：办公用品管理流程补充说明：
1、 文件打印、复印，需到行政部填写《文件打印、复印登记表》；
2、 购买特殊办公用品，需提前申报，提交材料，按公司采购流程由相关领导签字批准，由行政部统一办理。
3、 所购买的特殊办公用品，需先由行政部专员验收登记，申请人方可办理领用手续。
办公用品管理流程图：
相关部门 行政人事部 相关领导
开始

编制计划、预算

提交办公用品需求

议申请

经理审批

汇总需求

市场调查、询价

是

财务经理批准

选定供应商

采购办理

入办公用品清单库

签字领用登记

办公用品领用清单

月度办公用品清点

结束

五、 办公设备管理流程
编号：行政-05-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
营销中心、行政人事部
步骤 2
综合部文员将各部门采购计划汇总，上交综合部经理、财务经理审核。
行政人事部、总经理室
步骤 3
审核完成后，递交<<办公用品采购单>>给采购文员，进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取，并签字记录。
行政人事部、申请使用部门

流程图：行政人事部 相关部门 总经理
开始

办公设备登记
议申请

设备使用情况

设备建立档案

填写《办公设备维修申请单》

设备维修

总经理/部门经理审批

审核
设备报废

结束

六、 文书档案管理流程
编号：行政-06-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
行政人事部汇总需要存档备份得资料，并分类、编号，进行归档保管。
行政人事部
步骤 3
每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选，提出档案销毁建议清单。
行政人事部、总经理室
步骤4
根据审批进行销毁或重新分类、编号，以便存查。

汇总人：行政文员 审核人：行政部经理 审批人：总经理
开始
流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导

收集、整理
文书结案

分类、编号

保 管

档案鉴定

销毁建议
行政部经理审核议

总经理审批

销毁

另注：1、档案范围及分类列表设定见公司《行政管理制度》第五条。
2、档案文件的表示方式：档案类别号+部门编号+ 序号。
3、档案建立、修改或销毁，均需列入明细。

七、 档案借阅管理流程
编号：行政-07-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
申请人填写借阅登记表，行政人事部经理审批。
申请部门、行政人事部
步骤 2
保管文员调出文件，申请人查阅并即使归还。
步骤 3
保管文员做好借阅资料归位工作，并监督查阅人登记签字。

查阅人：各部门申请人 审批人：行政部经理、总经理 保管人：行政部文员

流程图： 申请部门 行政部 相关领导
开始

普通文件
重要文件
填写借阅表
领导审批
经理审批

查 阅
调出文件

归 还

登记、归档

结束

八、 文件发放管理工作流程
编号：行政-08-流程图 编制日期：2013-06-20
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
公司通过各种形式最终形成决议、政策、工作安排等文件，由行政部或相关部门草拟文稿。
各个部门、行政人事部
步骤 2
交由相关领导进行审批。
步骤 3
文件发放，各部门签收时签字登记。

流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导
开始

起草文件

汇总文件

审查编号

否

审核
文件打印

文件执行
文件下发

是

文件执行
文件归档、储存

定期整理

结束

九、 文件收回管理工作流程
编号：行政-08-流程图 编制日期：2013-06-20
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
行政人事部及相关部门搜集信息，汇总需要收回的文件。
各个部门、行政人事部
步骤 2
填写文件收回申请单，交由相关领导进行审批。
步骤 3
文件收回，各部门签收时签字登记。

流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导
开始

搜集文件信息

汇总文件

审查编号

否

审核
收回申请

文件收回

文件销毁
是

文件归档、储存

文件档案整理

定期整理

结束

十、 名片印刷管理流程
编号：行政-10-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
印制名片申请者填写<<名片印刷申请单>>，由行政人事部文员统计，交由总经理审批。
申请部门、行政人事部、总经理室
步 骤 2
名片印制前，行政文员需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系方式、数量等需确认无误。
广告部需提供设计方案
步 骤 3
确认完毕之后，联系印刷业务者。
申请部门、行政人事部
步 骤 4
自确认名片内容起，规定日期内到行政部领取。

流程图： 申请部门 行政人事部 相关领导
开始

提出名片印制申请
经理审批
汇总需求

广告部提供方案
议申请

确认名片信息

是

提供名片信息

联系印刷、制作

签字领用

通知领取

登记管理

结束

11、 宣传材料制作管理流程
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
宣传材料申请人、申请部门填写<<宣传材料制作申请单>>，经行政部经理签字后交给制作文员。
申请部门、行政人事部
步 骤 2
物品制作前，广告部确定设计方案，行政文员需和申请人确认物品名称、数量、规格，交由时间等，需确认无误。
广告部、行政人事部协作
步 骤 3
确认完毕后，联系相关制作单位。
行政人事部、对外制作单位
步 骤 4
根据材料制作时间不同，领取时间等待通知。
行政部、申请部门
编号：行政-11-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20
流程图： 申请部门 、申请人 行政人事部 相关领导
开始

经理审批
汇总、统计

填写宣传制作申请
议申请
重要材料、大额制作

普通物品
广告部提供方案
确认物品信息

是

联系制作公司

制作完毕、登记入库

通知领取
签字领用

登记备案

结束

十二、 印章使用管理流程
编号：行政-12-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20 1、印章使用管理流程：
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
申请人填写《印章使用登记表》，报印章保管人审核。
用印部门、行政部
步 骤 2
登记备案、通知用印。
步 骤 3
印章归还，登记存档。
流程图： 用印部门，用印申请人 行政人事部 相关领导
开始

经理审批

填写印章使用登记表
议申请
需求审核
重要文件用印

普通用印

登记、备案

签字领用

通知用印

登记、存档

归还签字

结束

2、印章使用管理流程：
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
申请部门填写《印章刻制登记表》，经行政部报董事长审批。
用印部门、行政部、总理办
步 骤 2
行政部凭公司介绍信到公安机关统一办理印章刻制。
步 骤 3
印章刻制完成，印签模型由行政部保管。
步 骤 4
通知申请部门领取印章，签字登记备案。
用印部门、行政部
流程图： 用印部门，用印申请人 行政人事部 相关领导
开始

董事长审批

填写印章刻制申请表
议申请
需求审核

到公安机关办理

印签模型、字样封存
签字领用

通知用印

登记、存档

结束

印章管理说明：

1、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，须经总裁批准。
2、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。
3、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
4、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。

十三、 车辆管理流程
1、 车辆使用管理流程
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
用车部门、用车人填写《尧舜集团出车申请单》，经部门领导签字后报行政部审核。
用车部门或个人、行政部
步 骤 2
行政部根据用车需要及车辆情况，做出出车安排。
步 骤 3
回车后，将车辆停放在指定区域，将钥匙交回行政部，填写出车记录单/车辆交接记录表。
步 骤 4
因特殊情况，下班之前不能回公司，需经主管领导同意，告知行政部。
开始
流程图： 用车部门、申请人 行政人事部 相关领导

需求审核
填写出车申请单
议申请
部门领导签字同意

出车安排

出车前车辆检查

回车

交回钥匙、填写交接登记表

结束

2、 车辆维修管理流程
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
用车司机发现车辆异常时，第一时间向行政部提出报告。
行车司机、车辆负责人、行政部
步 骤 2
行政部车辆负责人对车辆进行检查，对车辆是否需要维修提出意见，报公司领导批准。
步 骤 3
到维修点进行维修评估，做出维修费用报价明细，报公司领导批准。
步 骤 4
车辆维修完成后，由公司统一定期支付维修费用。
流程图： 司机 行政人事部 相关领导
车辆日常检查
开始

报公司领导批准
行政部车辆负责人对车辆进行检查，对车辆是否需要维修提出意见
发现故障，提出报告

是
到维修点进行维修评估

报公司领导批准

维修费用明细预审

是
车辆进行维修

维修费用结算

记录，存档

结束

另注：1、车辆维修费用由集团公司定期支付；2、遇到紧急情况，可以先口头告知公司，先行维修，事后补办手续。
3、 车辆事故处理管理流程
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
当事人发生车辆事故时，第一时间向行政部提出报告。
行车司机、行政部
步 骤 2
行政部接到告知后，联系相关部门前往事故现场，在外执行出车任务时，根据交通执法部门意见处理。
步 骤 3
事故鉴定完毕，由行政部结合执法部门处理意见，分清事故责任，并提出处理意见报公司领导审批。
步 骤 4
领导作出处理决定，行政部与相关部门执行。

流程图： 司机 行政人事部 相关领导
开始

行政部接到告知后，联系相关部门提出处理意见
发现事故，提出报告

事故鉴定

报公司领导批准

分清事故责任，并提出处理意见

执行处理决定

结束

最薪床盾朱慎涛豌踌窖校脊呕究皱魔恨惦裕空栈抽荆栓诚性侣悬圃晤扬说徽失菌惜篱