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行政管理制度

新华信管理咨询
家辉企业人力资源行政部
12月31日

目 录

一 办公室管理制度 1
二 职员礼仪规范 2
三 保密制度 4
四 内部印章使用管理制度 8
五 办公物品管理制度 11
六 文书管理制度 15
七 档案管理制度 20
八 企业例会管理制度 24
九 出差管理制度 25
十 图书管理要求 25
十一 电话管理制度 27
十二 企业用车管理制度 28
十三 卫生管理制度 32

一 办公室管理制度

为树立和保持企业良好形象，给全体职员提供一个良好办公环境，特对办公室管理作以下要求：
1．早上8：30以后企业内严禁吃早餐。
2．管理、营销类职员在工作时间内一律外着正装，不得着运动衣、毛衣、T恤等。正装包含西装、职业装、衬衫；正装不做色彩要求。
技术类职员着装不做严格要求。
3．每一个职员要维持好自己桌面卫生及地面卫生，下班后个人桌面须保持整齐，不许摆放任何杂物。
4．不得在办公区域内就餐或吃零食。
5．企业内不许大声喧哗，不得影响她人工作,上班时间不得放音乐。
6．职员间交谈提倡使用一般话。
7．珍惜企业配置电脑、打印机、复印机、办公桌椅。
8．为了维护整体环境整齐，企业内墙面不可乱写、乱贴。
9．办公区域内严禁吸烟，在办公区域吸烟一支罚款50元。吸烟区为阳台有显著标志处。

维持良好办公环境是每位职员责任，望全体职员共同遵守以上制度。

二 职员礼仪规范

一、职员仪表仪容：
1. 为树立和保持企业良好社会形象,实现规范化管理,企业职员应按要求着装。
2. 商务活动和关键会议，男士穿深色西服套装系领带，夏季应穿衬衫系领带；女士宜依据不一样场所，着职业套装、套裙、时装，尽可能避免穿休闲装。
2. 言行举止大方，着装整齐洁净，仪容洁净。
3. 男士不得留长发、怪发，保持头发整齐。女士不得留怪异发型，不画浓妆。首饰佩戴适当。
4. 职员须注意个人清洁卫生，不留长指甲或涂染指甲。
二、职员行为规范：
1. 遵守国家法律法令，不做有损于国家民族利益尊严事。
2. 忠于职守，不做有损企业事，时刻维护企业利益，树立企业良好形象。
3. 和人交往，要信守承诺，遵约守时，树立良好企业和个人形象。
4. 工作场所讲一般话，不得大声喧哗，影响她人办公。工作场所称呼领导为姓＋职务，不得直呼其名。
5. 早晨上班，和同事第一次相见应主动招呼“早上好”或“早”，下班互道 “再见”、“明天见”等用语。
6. 每个职员全部要树立服务意识，尊重她人工作、生活。进她人办公室要先敲门，未经人许可，任何人不得随意翻阅或取走她人文件、资料。
7. 注意握手礼节，两人以上场所中，应由年长者或上级先伸手，等对方伸手后再握，并应稍欠身表示尊敬。男士应先等女士伸手后方可和女士握手。握手时应微笑注视对方，不可左顾右盼。
8. 商务活动中时刻注意自己言谈、举止，保持良好坐姿站势。在公共场所不应双臂交叉、翘腿抖脚等不雅之举和人交谈，应做到语气温和，用词正确礼貌，不可粗声大噪、手舞足蹈。
9. 外出乘车，下级应坐在司机右侧，后上先下。行走时应落后领导半步至一步，遇领导迎面而来时应主动让路。
10. 在许可吸烟场所而有女士时，应先征求女士意见，同意后方可吸烟。
11. 不得酗酒，特殊情况应先取得领导同意后方可喝酒。
12. 随时保持本岗位所辖范围清洁卫生。
13. 妥善保管办公用具，桌面物品摆放整齐有序，下班前必需将全部文稿放置妥当预防遗失、泄密。
14. 注意防火、防盗，发觉事故隐患或异常情况立即报行政部处理，消除隐患。
15. 不得随便动用消防器材，主动学习使用消防器材，了解通常灭火知识。
16. 不得将亲友或无关人员带入工作场所。
17. 发觉形迹可疑或不明身份人立即报行政部。
18. 保持办公室内整齐。天天清理一次办公桌面，每七天五下午4：30至5：00根本清扫一次卫生。

三 保密制度

一． 总 则
第一条 为保守企业秘密，维护企业权益，使企业能够长久、稳定、高效地发展，特制订本制度。 　
第二条 企业秘密是指一切关系企业安全和利益，在一定时间内只限一定范围内人员知悉事项。 　
第三条 企业全部职员全部有保守企业秘密义务和责任。 　
第四条 企业保密工作，实施既确保秘密又便利工作方针。 　
第五条 对保守、保护企业秘密和改善保密技术、方法等方面成绩显著部门或职员实施奖励。 　
二． 保密范围和密级确定
第六条 企业秘密范围包含： 　
（一） 企业经营、发展战略中秘密事项。 　
（二） 企业就经营发展作出重大决议中秘密义务事项。 　
（三） 企业内部掌握协议、协议、意向书及可行性汇报、关键会议统计　
（四） 企业财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表。 　
（五） 企业所掌握还未进入市场或还未公开各类信息。 　
（六） 企业职员人事档案、工资收入及资料。 　
（七） 企业其它应该保密事项。 　 　
第七条 企业秘密密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 　
1． 绝密是企业最关键秘密，泄露会使企业权力和利益遭受尤其严重损害；
2． 机密是企业关键秘密，泄露会使企业权益和利益遭受到严重损害；
3． 秘密是企业通常秘密，泄露会使企业权力和利益遭受损害。 　
第八条 企业秘密内容： 　
1． 绝密：和本企业生存、发展、经营、人事有重大利益关系事项，包含：
（1） 企业股份组成、策划方案、成本、利润率、投资情况等直接影响企业权益关键文件资料。
（2） 总体发展战略、营销策略、商务谈判相关材料、正式商务协议和协议书。
（3） 企业其它重大决议等。
2． 机密：和本企业生存、发展、经营、人事相关键利益关系事项，包含：
（1） 企业财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表。
（2） 企业关键会议统计。
（3） 还未确定企业关键人事调整及安排情况。
（4） 企业经营情况等。
3． 秘密：和本企业生存、发展、经营、人事有较大利益关系事项，包含：
（1） 企业人事档案、协议、协议。
（2） 职员工资收入。
（3） 还未进入市场或还未公开各类信息等。 　
第九条 各密级内容知晓范围
1． 绝密级 董事会组员、监事会组员及和绝密内容有直接关系工作人员。
2． 机密级 企业主管（经理）以上管理人员，和机密内容有直接关系工作人员。
3． 秘密级 企业部门责任人以上管理人员，和秘密内容有直接关系工作人员。
第十条 属于企业秘密文件、资料，应该依据本制度第七条、第八条要求标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。 　
三． 保密方法
第十一条 保密工作在董事会直接领导下，由总裁实施，制订对应制度、要求、对保密工作进行检验、督导、具体核实。
第十二条 属于企业秘密文件、资料和其它物品制作、收发、传输、使用、
复制、摘抄、保留和销毁,由总裁办公室或主管总监委托专员实施。 　
第十三条 对于密级文件、资料和其它物品，必需采取以下保密方法： 　
（一） 未经总裁或主管总监同意，不得复制和摘抄； 　
（二） 收发、传输和外出携带，由指定人员担任，并采取必需安全方法；
（三） 在设备完善保险装置中保留。 　
第十四条 属于企业秘密设备或产品研制、生产、运输、使用、保留、维
修和销毁，由企业指定专门部门负责实施，并采取对应保密方法。 　
第十五条 在对外交往和合作中需要提供企业秘密事项，应该事先经总裁同意。 　
第十六条 含有属于企业秘密内容会议和其它活动，主办部门应采取下列保
密方法： 　
（一） 选择含有保密条件会议场所； 　
（二） 依据工作需要，限定参与会议人员范围，对参与包含密级事项会议
人员给予指定； 　
（三） 依据保密要求使用会议设备和管理会议文件； 　
（四） 确定会议内容是否传达及传达范围。 　
第十七条 不准在私人交往和通信中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不准经过其它方法传输企业秘密。 　
第十八条 企业工作人员发觉企业秘密已经泄露或可能泄露时，应该立即采取补救方法并立即汇报总裁；总裁接到汇报，应立即作出处理。
四． 责任和处罚
第十九条 企业全部职员有权对违反保密制度行为给予抵制举报。
第二十条 出现下列情况之一者，给警告，并扣发工资（ ）元以上（ ）
元以下；
（一） 违反本制度第十二条、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条要求秘密内容；
（二） 已泄露企业秘密但采取补救方法。
第二十一条 出现下列情况之一，给予解聘并酌情赔偿经济损失： 　
（一） 有意或过失泄露企业秘密，造成严重后果或重大经济损失； 　
（二） 违反本保密制度要求，为她人窃取、刺探、收买或违章提供企业秘密； 　
（三） 利用职权强制她人违反保密要求。 　 　
四 内部印章使用管理制度
第一章 总 则
第一条 目标
为加强对企业印章制发、更正和废止、使用及管理，特制订本制度。
第二条 企业印章定义
本制度中印章是指在企业或管理文件、凭证文书等和企业权利义务相关文件上，因需以企业名称或相关部门名义证实其权威作用而使用印章。在盖企业印章时使用含企业名称、部门名称及署名人橡皮图章，不得在本制度所指印章之内。
第二章 刻制、改制和废止
第三条 提起议案者
企业印章刻制、改制和废止议案由行政部责任人提出。
第四条 手续
行政部责任人必需在提出议案中将新旧企业印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。
第五条 刻印和改刻
企业印章刻制由行政部责任人负责，同时，需要更换或废止印章应由第八条各管理人快速将旧印章交还行政部。
第六条 废止印章保管年限
除尤其需要，由行政部将废止印章保留三年，然后在征求原使用者意见后再行处理。
第七条 失散、损毁、被盗
企业印章在碰到失散、损毁、被盗情况时，各管理者应快速向行政部责任人递交说明情况汇报书，行政部责任人依据情况依据本章各条要求手续处理。
第三章 用印手续
第八条 盖章审批
公章使用依据以下手续进行：
（一） 企业及高级职员名章
使用企业或高级职员名章时应填写“企业印章申请单”，写明申请事项，取得部门经理后连同需盖章文件一并交印章管理人。
（二） 部门印章
使用部门印章时应填写“企业印章申请单”，填写用印理由，然后送交部门经理获认可后，连同用印文件一并交印章管理人。
第九条 企业印章使用人
企业印章标准上由印章管理人（行政部经理）或文件处理人掌握，印章使用人必需严格控制用印范围，仔细检验用印申请单上是否有同意人印章。
第十条 用印手续简化
常规用印或需要再次用印文件，如事先和印章主管人取得联络后，有文字证实者可省去填写申请单手续。
最终，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表，以备查考。
第四章 用印要领
第十一条 用印标准
企业印章用印根据以下标准进行。
（一） 企业、部门名章，分别用于以各自名义行文时。
（二） 职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。
第十二条 用印方法
企业印章用印方法有以下几条：
（一） 企业印章应盖在文件下面。
（二） 盖印文件必需时应盖骑缝印。
（三） 企业印章盖章处除有另行要求或文件形式无固定要求之外，通常参考以下要求进行。
1． 企业名称章
名称章通常盖于企业名称、部门名称右侧，但企业名章和职务名章并用时应盖在名称中间或竖写名称下方。
2． 职务名章
盖在职务名称右下方。如竖式书写应盖于下方。
（四） 盖企业名章除特殊要求外，一律用朱红印泥。
（五） 张数较多，须盖章材料，在得到总裁同意后，可采取印刷方法。

五 办公物品管理制度

第一条 为使企业办公物品管理工作规范化，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条 办公物资采购及发放标准： 确保供给、方便工作、节省开支。
第三条 采购需从实际需要出发，严格根据预算实施。职员使用办公用具和设备时要珍爱珍惜，杜绝破坏和浪费。
第四条 本制度所指办公物资包含：
1． 文具、纸张等文案用具；
2． 办公桌椅、档案柜等家俱器具；
3． 话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备；
4． 风扇、空调等家电设备等。
第五条 各部门所需办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经同意后，按月制订具体计划。
第六条 办公物资采购及发放实施集中管理，由行政部负责，具体细则以下：
（一） 办公物资月度采购。
各部门责任人依据同意月度费用预算，结合本部门实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用办公物资分类填写清楚，并于每个月28日前报至行政部，行政部审查是否在预算之内。如在预算外，行政部要求各部门重新填单，如在预算内，行政部签署意见后，报企业总监同意。
（二） 办公物资临时采购。
各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部门责任人签准，报行政部预审，然后报企业总监审批。
第七条 行政部预留1000元作为采购备用金，用于行政采购。备用金由行政部责任人保管，行政购物由企业行政总监审批。
第七条 物资管理员（可兼职）负责办理采购物资验收入库手续，并搞好库房管理。
（一） 采购员在办理入库手续时，物资管理员应依据“采购申请单”进行认真查对，仔细检验品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办办理退货。假如符合要求，应填写“入库单”（本单一式三联，一联物资管理员留存，一联交财务部，一联留存于行政部），办理入库手续，并登记库存数量帐。
（二） 物资管理员应确保库房及库存物资安全完整和库容整齐，要做到
“八防四检”：
1． 八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。
2． 四检：
上班必需检验门锁有没有异常，物品有没有丢失。
下班检验是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。
检验易燃、易爆物品是否单独存放、妥善保管。
（一） 物资管理员应合理有效地使用储藏室（柜），分门别类码放物品，确保出入方便、整齐有序。
（二） 物资管理员应严格遵守物资保管工作纪律。物资保管工作纪律内容以下：
1． 严禁在储藏室内（或储藏柜周围）吸烟、动用明火。
2． 严禁无关人员进入储藏室。
3． 严禁在储藏室堆放杂物。
4． 严禁在储藏室内存放私人物品。
5． 严禁私领、私分储藏室物品。
6． 严禁随意挪动储藏室消防器材。
7． 严禁在储藏室内私拉乱接电源电线。
（三） 物资管理员对库存物资要常常盘点，做到日清月结。发觉盈余、
短少、残损必需查明原因，分清责任，写出书面汇报，呈报行政部。
第八条 各部门要指定专员负责办公物资领用、内部发放及统计工作，需要时负责同行政部查对。
领用时由指定专员填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联报行政部）。
物资管理员要认真查对“物品领用单”所列项目和审批手续，正确无误办剪发放，并登记库存数量帐。
每个月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式两份，一份自存，一份报行政部），同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自存，一份报行政部）。
行政部依据物资管理员上报“月度办公物资领用汇总表”审核各部门办公物资领用是否超出了预算，视情况采取对应方法。
第九条 凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费70%-100%，造成报废或丢失视情况由责任人赔偿原值70%-100%。如责任人不清，由该部门责任人负担赔偿额50%，保管人负担另50%。
对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况给予处罚。
第十条 本要求由行政部制订、解释和监督实施，报企业总监同意后自公布之日起施行。

六 文书管理制度
第一章 总 则
第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进和提升组织管理工作效率，特制订本制度。
第二条 文书包含：业务工作上往来公文、汇报会议决议、要求、协议书、专利许可证书、多种帐簿、图表参考书等一切业务用书和公文。
第三条 全部文书归企业全部并收藏、任何个人不得私自占有。
第四条 必需严格保守文书秘密。
第五条 文书按下列关键点处理或办理：
1． 凡关键事宜指示、请示、汇报、汇报、传达、回复等等，一律以“文
书”形式进行。全部文书处理全部必需以正确和快速为标准，必需明确责任。
2． 即使在紧急情况下以口头或电话形式处理事项，事后也必需以文书形式统计下来。
第六条 文书收发、领取和寄送，标准上由行政部负责。
第二章 文书发放
第七条 抵达文书全部由行政部接收，并按下列关键点处理：
1． 通常文书给予启封，分送各部门。
2． 私人文书无须开启，直接送收信人。
3． 分送各部门文书若有差错，必需立即退回行政部。
第三章 文书处理
第八条 文书按机密程度可分为以下几类：
1． 绝密。指极为关键而且不得向无关人员泄露内容文书。
2． 机密。指次关键而且所包含内容不能向企业内外无关人员透露文书。
3．秘密。指不宜向企业以外人员透露内容文书。
4．一般。指非秘密文书。假如附有其它调查问卷之类关键东西，则另当别论。
5．传阅。指在本企业内部传阅或传达文书。
第九条 一般文书处理标准：
1． 由部门经理以上等级主管，负责对文书进行审阅、回复、批办和其它必需处理，或由其指定下属对文书进行具体处理。
2． 假如碰到关键或异常事项，必需立即和上一级主管取得联络，按上级指使办理。
3． 多种相关联事项，必需和各部门商议后方能给予处理。
第十条 带密级文书处理标准：
1． 带密级文书标准上由责任者或当事者自行处理。
2． 指名或亲启文书，标准上由信封上所指名人开启，其它人未竟授权，不得私自启封。假如某主管在职务上有权替换来件所指名者，不接收本条要求约束。
第十一条 文书阅览标准：
1． 某文书被阅览后，阅览者必需签字，表示已经阅览完成。假如有必需，可在文书空白处填写阅览后意见，并转给或交还文书主管。
2. 有必需在各部门传阅文书，必需附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”要求栏目填写，并最终交还行政部相关责任人。
第十二条 和各部门相关文书，在处理意见上假如存在分歧，则由文书主管部门出面进行协商，假如不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。
第四章 请示审批
第十三条 请示审批是企业经营一项关键程序，凡企业经营关键事项，全部必需经请示，取得总裁审查、裁决和公文批复以后，方能实施。特殊情况下需董事长审批经过后方可实施。
第十四条 须请示审批事项以下：
1． 职务及关键人事安排；
2． 多种制度性要求变更；
3． 关键契约缔结、解除和变更；
4． 诉讼行为；
5． 和政府机构相关多种关键请求回执、申请等等；
6． 土地、建筑物和事务所权利购置和转让；
7． 大额馈送、谢礼、和宣传广告费用开支；
8． 分支机构增减和升降；
9． 预算和决算事宜；
10. 借款和贷款，和借贷银行开设和变更；
11．关键或高额物品采购，不急用或不需要物品转让或廉价出售；
12．定时或不定时刊物发刊、修改和废除，和费用开支修订；
13．相关企业经营关键计划和企划；
14．其它上述未包含关键事项。
第十五条 对请示审批提案文书必需进行仔细斟酌，方便能顺利实施。
第十六条 请示审批事项，必需以提案文书方法，经主管呈交总部。假如事情紧急，许可直接以非文书形式请示，但事后必需立即书写请示提案文书上报。
第十七条 请示提案文书内容包含标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送相关部门如业务部门、总务部门和财务部门等。
第十八条 请示提案文书必需编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并署名盖章。
第十九条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替换批复返回，并请示部门给予实施。
第二十条 请示提案原本由行政部保管。
第五章 文书整理和保留
第二十一条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是还未完结文书，一类是能够归档文书。
第二十二条 全部完结文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在“文书保留簿”上做好登记，归档保留。
第二十三条 制度要求、不动产权利书、协议书、往来公文和特许专利等尤其关键文书，由行政部填写“关键文书目录”后，给予保留。
第二十四条 文书保留年限以下：
1．永久保留文书，包含章程、股东大会及董事会议事统计、关键制度
性要求；关键契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；关键诉讼关系文本；关键政府许可证书；相关企业历史文书；决算书和其它关键文书。
2．保留十年文书，包含请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资和津贴相关文书，财务会计帐簿、传票和会计分析报表，和永久保留以外关键文书。
3．保留五年文书，指不需要保留十年次关键文书。
4． 保留十二个月文书，指无关紧要或临时性文书。假如是调查汇报原件，则由所在部门主管负责确定保留年限。
第二十五条 全部关键带密级文书，一律存放在保险柜或带锁文件柜中。
第二十六条 保留期满和没必需继续保留，经主管决定，填写废除理由和日期后，给予销毁。机要文书以焚烧或碎纸机销毁。
第二十七条 假如职务或部门划分发生变更，或作出调整，则必需在相关登记簿上注明变更和调整理由，和变更调整后结果。
第二十八条 必需做好关键文件借阅登记工作，并注明归还日期。
第二十九条 本制度难以实施时，须和行政部联络，由行政部相关责任人作出裁定。
第三十条 本制度自颁布之日起实施。
七 档案管理制度

为加强企业文书档案、声像档案资料管理工作，确保文书档案、声像档案资料立即归档和妥善保管，特制订本要求：
（一） 立卷归档
1． 立卷归档职责
（1） 企业各部门均为立卷归档部门。企业行政部负责企业立卷归档工作，各部门、各职员均要严格实施立卷归档制度，应归档文件材料要妥善保留、立即归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。
（2） 行政部经理和各部门应指定专员负责办理立卷归档工作。
2． 立卷归档范围
（1） 关键会议资料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计、会议纪要等；
（2） 企业多种规章制度、实施细则；
（3） 上级机关发来和企业相关决定、决议、指示、命令、条例、要求、计划等文件资料；
（4） 企业对外正式发文和相关单位来往文书；
（5） 企业历史沿革、大事记及反应企业关键活动剪报、照片、录音、录像等；
（6） 企业请示和上级机关批复；企业反应关键工作活动汇报、总结；
（7） 企业内部多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、统计报表、关键工作统计（表单）及工作简报；
（8） 企业和相关单位签署协议、协议书等文件资料；
（9） 企业管理人员任免文件资料；
（10） 相关职员奖励、处分文件资料；
（11） 本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料；
（12） 企业关键设备档案、财会档案及基建档案材料；
（13） 反应企业各项生产、技术、科研活动有保留价值技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。
3． 平时归卷
（1） 各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。
（2） 各部门应依据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用“案卷类目”。“案卷类目”条款必需简明确切，并编上条款号。
（3） 公文承接人员应立即将办理完成或经领导人员批存文件材料，搜集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。
（4） 专(兼)职档案员应立即将已归卷文件材料，根据“案卷类目”条款，放入平时保留文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
4． 立卷归档基础要求
（1） 各立卷单位应使用本单位统一格式档案袋装订档案。
（2） 文件应按不一样年份进行立卷。
（3） 立卷时应依据文件形式客观规律和经营活动特点，依据同类合并标准进行归档，将一组含有相关联络文件材料组成一个卷。
（4） 有亲密关联文件不可分散。
（二） 档案调用
1． 企业职员应严格实施借阅管理制度，推行借阅手续。
2． 职员调用本部门档案，应取得本部门经理同意。
3． 调用企业档案，应提出申请，并经得企业行政部经理同意，方可调用。
4． 调用档案，通常不得带离企业，企业档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必需在登记本上签字后，方可继续借阅。
5． 凡属绝密、机密技术资料和本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必需经主管领导同意方可查阅。
6． 严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。
7． 丢失资料者，应立即书面通知行政部责任人，方便采取对应补救方法。
8． 销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。
9． 凡借出图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
10． 凡调离本企业职员，必需归还全部技术资料，方可办理调动手续。
（三） 档案管理
1． 凡需永久和长久保留档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。
2． 存放永久和长久档案专柜，由行政部指定专员管理。
3． 各部门如需永久和长久保留档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上署名。
4． 档案管理人员对集中保管档案要进行登记编号和编制目录方便查阅，查阅关键带密级档案需经相关领导同意。
八 企业例会管理制度
第一条 企业管理人员例会每七天举行一次，由总裁主持，总监及各部门经理级人员参与。
第二条 会议关键内容为：
1．总裁传达董事会、总裁办公室精神。
2．各部门经理汇报一周工作情况，和需提请总裁或其它部门协调处理
问题。
3．由总裁对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作关键点，进行部署和安排。
4．其它需要处理问题。
第三条 和会者在会上要畅所欲言，各抒己见，许可持有不一样见解和保留心见。但会上一旦形成决议，不管个人同意是否，全部应认真落实实施。
第四条 严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
第五条 各部门经理主持召开本部门例会。每个月不得少于2次。
第六条 部门例会关键内容为：
1．听取部门内部各岗位工作情况汇报，协调处理工作中出现问题。
2．研究制订本部门工作计划及考评方法。
3．传达企业整体工作计划、各级会议精神及工作要求，反应职员工作提议。
4．其它需要在部门例会上处理问题。

九 出差管理制度
(详见企业财务制度)
十 图书管理要求
企业购置图书目标，是为了使企业逐步形成一个围绕管理、经营业务等方面开展学习和研究风气，进而提升职员业务素质，同时为职员查阅资料提供方便。为了使图书管理有序化，特制订此要求。
1．企业图书由行政部指定专员负责保管、整理。
2．各部门如需要购置图书或杂志，须填写《图书订购单》，注明申请所购图书书名，册数，金额，经总裁同意后方可进行购置，行政部责任人对购置图书各个步骤进行控制和检验。
3．企业采购图书，统一由图书管理员按图书管理卡要求进行登记，注明购入时间、购书部门、图书名称、作者姓名、出版社名称、出版年月、价格等必需项目。
4．每册图书全部必需附上借阅卡及装卡纸袋，并将装卡纸袋贴在封底内侧。
5．企业采购图书，应在封面、目录和第一页上，和在图书中间两、三处，加盖企业印章，然后入库保留。
6．行政部必需每六个月整理出一份图书总目录，提供给各部门，而且按月把新进图书情况通知各部门。
7．企业图书标准上只借给本企业职员。部门或职员借阅图书，需到图书保管员处登记。
8．各部门和职员对所借阅书籍，应给珍爱珍惜。借出书刊若有损坏或丢失，应按原价双倍进行赔偿，市场上已买不到书刊应按原价三倍进行赔偿。
十一 电话管理制度

为使本企业电话管理有序化，特制订本制度：
一．电话管理标准：使电话发挥最大效力并节省话费。
二．电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督和控制使用。
三．电话使用规范：
1． 非业务电话每次通话时间以三分钟为限。通话时应简明扼要，以免耗时占线、费资金。
2． 使用前应对通话内容稍加构思或拟出提要。
3． 通话时使用礼貌用语，表现企业职员良好文化素质和精神风貌。
四．长途电话使用规范：
1．长途电话限部门主管以上人员使用。
2．其它人员使用长途电话需先经部门主管同意。
3．严禁因私拨打长途电话。
五．违反电话管理制度，将视情况轻重给批评或处分。

十二 企业用车管理制度

一、车辆管理制度
第一条 为加强本企业车辆保管及有效利用，特制订本要求。
第二条 本制度所指车辆系指企业行政办公用车。
第三条 本企业办公用车由行政部管理。
第四条 车辆由专职司机驾驶，专职司机应每七天实施定时车辆检验及保养，确保行车安全。
第五条 车辆相关证件及保险资料统一由行政部保管，按车建立资料、费用档案。
第六条 车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理。
第七条 用车部门在用车前须填写“派车单”，经部门经理签字后交行政
部责任人审批调派。行政部责任人依关键性次序派车，不按要求办理申请者，不得派车。
第八条 车辆行前须进行安全检验，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。
第九条 企业用车应设置车辆行驶统计表，并在使用前应查对车辆里程表和统计表上前一次用车记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。
第十条 企业用车应设置车辆使用表，由企业会计于每次加油及修养时统计，以了解车辆受控情况。每个月初连同行驶统计表一并转行政部稽核。
第十一条 节假日或业余时间车辆使用应呈请行政部责任人核准后方可调派。
第十二条 车辆日作任务结束后和节假日应停放在企业指定场所，并将车
门锁妥。
二、司机管理要求
第一条 企业司机必需遵守《中国道路交通管理条例》及相关交通安全管理规章规则，安全驾车。并应遵守本企业其它相关规章制度。
第二条 司机应珍惜企业车辆，平时要注意车辆保养，常常检验车辆关键机件。每个月最少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。
第三条 司机应天天抽合适时间擦洗自己所开车辆，常常保持车辆清洁(包含车内和车外清洁)。
第四条 出车前，要例行检验车辆水、电、机油及其它机件性能是否正常，发觉不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检验存油量，发觉存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。
第五条 司机发觉所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修，应立即汇报行政部责任人，并提出具体维修意见(包含维修项目和大致需要经费等)。未经同意，不许私自将车辆送厂维修。
第六条 出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选择停放地点和位置，不能在不准停车路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，预防车辆被盗。
第七条 司机对自己所开车辆多种证件有效性应常常检验，出车时一定确保证件齐全。
第八条 晚间司机要注意休息，不准开疲惫车，不准酒后驾车。
第九条 司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包含高速、紧跟、争道、赛车等)。
第十条 司机因有意违章或证件不全被罚款，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。
第十一条 企业职员乘车时在车内不准吸烟。企业外客人在车内吸烟时，可婉转通知本企业陪同人，但不能直接阻止。
第十二条 司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。
第十三条 上班时间内司机未被派出车，应随时在企业等候出车。有要事确需离开企业时，要通知行政部责任人去向和所需时间，经同意后方可离开；出车外出回来，应立即到行政部报到。
第十四条 司机对行政部工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，有公事应随叫随到。
第十五条 司机出车实施任务，遇特殊情况不能按时