茶叶公司质量管理手册.doc

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70

++茶叶公司
依据《食品质量安全市场准入审查通则（2010年版）》《茶叶生产许可证审查细则》编写

食品质量安全管理手册

版次： A

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++茶叶公司
依据《食品质量安全市场准入审查通则（2010年版）》《茶叶生产许可证审查细则》编写

食品质量安全管理手册

版次： A

2012-01-01发布 2012-01-01实施

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1
颁布令

3
2
质量负责人任命书

1.1.1
4
3
质量安全组织机构图

1.1.2
5
4
质量目标及质量目标分解

1.2
6~7
5
部门职责

1.3.1
8
6
纠正和预防措施管理制度

1.3.2
9~10
7
岗位职责

1.4.1~1.4.4
11~13
8
人员管理制度

1.4
14~22
9
文件管理制度

1.5
23~32
10
技术标准

1.5.1~1.5.2
33
11
卫生安全管理制度

1.6
34~38
12
采购管理制度

1.7~1.9
39~42
13
生产过程质量管理制度及考核细则

1.10
43~45
14
工艺流程图

1.10
46
15
生产工艺及关键控制点管理制度

1.11
47~51
16
产品防护工作程序

1.12
52~53
17
检验人员任命书

1.13.1
54
18
检验管理制度

1.13.2
55~58
19
原材料检验管理制度

1.13.2
59
20
产品出厂检验管理规范

1.13.3
60
21
不合格品管理制度

1.3.2，1.13.2
61~63
22
食品召回制度

1.3.2，1.13.2
64~66
23
突发食品质量安全事件应急预案

1.3.2，1.13.2
67~69
24
生产场所（工作环境控制程序）

2.1~2.2
70
25
仓库管理制度

2.3
71~73
26
生产设备管理制度

2.4
74~77
27
检验设备管理制度

2.5
78
28
检验室管理制度

2.5
79~80

编码：TFY/QS1-2012
有限公司
质量管理手册
1 颁布令
版本
A
修订
0

质量管理手册颁布令

公司各部门、全体员工：
有限公司（以下简称“公司”）《食品质量安全管理手册》（以下简称“手册）是依据《食品质量安全市场准入审查通则（2010年版）》、《茶叶生产许可证审查细则》的要求并根据公司实际情况编制而成。手册系统阐述了公司质量安全方针、目标及管理体系的过程、过程关系及管理方法。经认真审核，符合食品质量安全标准的要求，适合公司发展的需要，现予颁布。
本手册是公司质量安全管理的纲领性、法规性文件，自发布之日起，公司各部门、全体员工必须正确理解并严格贯彻执行，任何违背本手册的行为应予以坚决制止。

总经理（签名）：

2012年01月01日

编码：TFY/QS2-2012
有限公司
质量管理手册
2 质量负责人任命书
版本
A
修订
0

质量安全负责人任命书

本公司任命 同志为质量安全负责人，赋予其安全管理权限，负责履行以下职责：
1、确保食品安全管理体系的过程得到建立和保持；
2、向总经理报告食品安全管理体系的运行情况与改进要求；
3、在整个公司内促进食品安全意识的形成；
4、组织质量安全管理体系相关的培训与教育；
5、就食品安全管理体系的有关事宜对外联络。

总经理（签名）：

2012年01月01日

编码：TFY/QS3-2012
有限公司
质量管理手册
3 质量安全组织机构图
版本
A
修订
0

质量安全组织机构图

质量安全负责人

品管经理

行
政
部

财
务
部

品
管
部

生
产
部

采
购
部

营
销
部

编码：TFY/QS4-2012
有限公司
质量管理手册
4 质量方针、质量目标及质量目标分解
版本
A
修订
0

4.1质量方针
用心做茶，品质为本。

4.2质量目标：
部门
质量目标
测量方法/计算公式
公司
总目标
成品一次交验合格率
≥98％
(成品总数-不合格数)/ 成品总数×100%

成品出厂合格率=100%
(出厂合格产品数÷出厂产品总数)×100%
客户满意率≥98%
依客户满意度调查汇总表计算
行政部
员工培训合格率 = 100%
(上岗合格人数÷上岗员工总数)×100%
营销部
客户投诉及时处理率
= 100%
(及时处理投诉单数÷投诉总单数)×100%
采购部
采购产品检验合格率≥99％
(采购品总数-不合格数)/ 采购品总数×100%
生产部
成品一次交验合格率
≥98%
(成品总数-不合格数)/ 成品总数×100%

品管部
错、漏检率 = 0
(错、漏检批数÷总批数)×100%
说明
1. 各部门依公司整体质量目标,结合本部门职责及运作内容订出部门质量目标;
2. 每月5日之前汇总上个月的各种原始数据,统计出质量目标值。
3. 每年年底各部门汇总质量目标达成情况, 并通过年度管理评审会议评审质量目标的适宜性，以持续改进质量体系的有效性。

4.3考核方式：
行政部负责对质量目标及质量分解目标进行考核，频次为半年一次。考核结果记录在《质量目标分解及考核记录》中。

质量目标分解及考核记录

总目标
序号
项目
目标
完成情况
1
一次交验合格率
≥98％

2
成品出厂合格率
100％

3
顾客意见及时处理率
100％

分解目标实际情况
品管部
产品错检率
0

产品批检率
100％

计量器具检定率
100％

行政部
文件按时发放、有效文件发放率
100％

文件受控率
100％

员工培训合格率
100％

生产部
生产任务指令单执行率
100％

生产现场卫生情况
良好

采购部
采购产品检验合格率
≥99％

供方评价率
100％

仓库
物帐卡
一致

发货数量准确率
100％

编码：TFY/QS5-2012
有限公司
质量管理手册
5 部门职责
版本
A
修订
0

5.1行政部
5.1.1对食品安全管理体系文件控制；
5.1.2对质量记录的控制负责；
5.1.3对人力资源的培训、管理负责；
5.1.4对质量目标的考核负责。

5.2采购部
5.2.1积极搞好市场调研和有关质量信息的收集及传递工作，组织合同评审；
5.2.2积极开展售前、售中、售后服务，使顾客能充分掌握产品的发、运、贮存、使用常识，基本了解产品的质量性能，按规定的时间间隔进行顾客满意度调查并对结果进行分析；
5.2.3认真处理顾客来函、来电、来访，积极协助有关部门及时处理产品质量问题，维护质量信誉；
5.2.4组织原材料、外购、外协物资的采购、选择合格的供方；
5.2.5根据生产计划需要，核准后实施采购；
5.2.6搞好采购过程中物资的贮、运、发、放工作，做到不损坏、不变质、不混淆，确保采购物资质量；
5.2.7积极配合质检组工作，及时搞好不合格的外购产品的处理事宜。

5.3生产部
5.3.1制度生产计划单，做好生产协调工作，确保生产计划的按时完成；
5.3.2做好工厂生产设备、工装的整体管理工作，负责生产过程的控制；
5.3.3负责技术文件的编制；
5.3.4负责和处理生产中发现的技术问题，增强顾客满意。

5.4品管部
5.4.1统计分析产品的质量特性和生产过程能力，提高产品质量水平；
5.4.2对原材料、半成品、成品做好测量和监视工作，并作好记录；
5.4.3主持对各类不合格品做出评价、处理、通知、验证工作；
5.4.4主持对发现不合格品所需采取的纠正措施的制订、落实和验证；
5.4.5利用各种信息发现潜在问题，采取预防措施，以确保产品质量的提高；
5.4.6对监视、测量设备作好归口管理工作。

编码：TFY/QS6-2012
有限公司
质量管理手册
6 纠正和预防措施管理制度
版本
A
修订
0

6.1目的
针对产品质量或质量体系中已出现或潜在的问题进行分析，找出原因，采取整改和预防措施，防止或避免问题的再发生。

6.2范围
适用于影响产品质量和食品安全管理体系的重大、系统性的不合格的处理。

6.3职责
6.3.1不合格产品的纠正和预防措施由品管部负责
6.3.2食品安全管理体系不合格工作的纠正和预防由质量负责人负责。

6.4工作程序
6.4.1责任部门
6.4.1.1食品安全管理工作中发现的不合格由质量负责人监督相关部门采取纠正与预防措施。
6.4.1.2产品生产过程中发现的不合格由品管部负责联系责任部门采取纠正措施。
6.4.2 纠正措施的提出
6.4.2.1 当发生下述情况（不限于此）时应采取纠正措施，防止问题的再发生。
A．检验发现严重不合格时（批量）；
B．生产过程中严重的未按规定要求作业时；
C．食品安全管理工作中发现不合格时；
D．生产或生产设备运行严重不正常时；
E．顾客提出意见并证实该意见是正确时。
6.4.2.2 质检组和质量负责人对以上问题会同相关单位人员进行现场调查分析，填写《纠正和预防措施报告》，交相关部门实施。
6.4.3 预防措施的提出
6.4.3.1 各部门负责人应明确本部门内出现隐含质量问题的因素或重要数据，并制订相应的整改方案。
6.4.3.2 当发现有质量变化时，应组织相关责任单位人员进行原因调查提出预防措施，避免质量问题的发生。
6.4.4 品管部负责安排预防措施的落实及效果确认，并将结果记录于《纠正和预防措施报告》上。
6.4.5 《纠正和预防措施报告》由质检组和质量负责人分别保存，并作为企业工作总结的重要依据之一。
6.4.6 责任部门接到《纠正和预防措施报告》后，应会同协助部门分析不合格原因，提出采取措施的建议填写《纠正和预防措施报告》。经质量负责人审批后实施，品管部对过程进行监督和跟踪。
编码：TFY/QS6-2012
有限公司
质量管理手册
6 纠正和预防措施管理制度
版本
A
修订
0

6.5相关文件
《不合格品管理制度》
《食品召回制度》
《突发食品质量安全事件应急预案》

6.6相关记录
《纠正和预防措施报告》

纠正和预防措施报告
存在（潜在）不合格事实陈述及责任部门：

填表: 日期：
原因分析：

责任部门负责人： 日期：
拟采取的纠正（预防）措施：

责任部门负责人： 日期：
管理者代表： 日期：
完成情况：

责任部门负责人： 日期：
验证结果：

验证部门： 日期：

编码：TFY/QS7-2012
有限公司
质量管理手册
7 岗位职责
版本
A
修订
0

一、总经理岗位职责
1、全面负责公司的生产经营与管理工作，制定并保持公司的质量方针和质量目标得以实现；
2、组织执行国家有关规定，负责公司质量体系的建立、改进、完善，确保质量体系运行所需人、财、物等资源；
3、负责公司经营发展战略决策，资金运作和对外事务的处理；
4、建立健全公司各项管理规章制度；
5、定期召开有关会议，协调好各部门工作，听取下级人员改进工作的合理化建议并组织实施，指导、检查、监督、考核各部门工作完成情况；
6、批准公司产品有关技术、标准、工艺及管理等文件；
7、确保产品质量和卫生，保证安全生产、文明生产、文明经营。

二、质量负责人（品管部经理）岗位职责
1、负责全公司在质量方面的日常管理工作；
2、认真贯彻国家食品生产管理有关法律法规及公司食品生产规章管理制度；
3、负责组织编制、修订、审评公司产品质量有关技术、标准、工艺及有关管理文件，经公司批准后组织贯彻、实施；
4、负责在产品的质量方面独立行使质量否决权，不受公司任何部门及人员的影响。
5、负责安排、协调、组织公司原材料、半成品、产品的质量检验、评审工作，对出现不合格问题进行处理或组织公司有关部门会同评审，提出评审意见；
6、组织培训，提高公司员工的质量意识和质量管理部门人员技术技能水平；
7、负责办理质量有关的对外工作联系。

三、生产负责人（生产部经理）岗位职责
1、负责生产部门的生产管理工作，认真贯彻食品生产加工各项规章管理制度，对产品生产的质量负责；
2 、组织、协调、监督生产车间生产计划的完成及工作安排，监督生产进度，保证生产任务及时保质保量完成；
3、负责生产部门劳动考勤、安全、卫生、生产设备管理、岗位调度及日常生产管理，日常工作文件管理；
4、负责产品生产有关原辅料的调度使用和组织生产，贯彻节能降耗措施；
5、负责生产部门的产品质量和对生产过程的检查和考核，对于生产中反映的问题，督促有关部门、人员及时采取改进和预防措施，对出现重大质量问题及时上报公司负责人；
6、有计划地组织本厂职工的政治学习和生产业务学习，提高生产员工的生
产技能水平；
7、负责建立健生产部门各项管理规章制度。
编码：TFY/QS7-2012
有限公司
质量管理手册
7 岗位职责
版本
A
修订
0

四、行政部岗位职责
1、负责公司人事、文件及各类档案资料的管理。包括生产、检测人员卫生健康证办理，员工体检，档案建立；
2、管理全公司的技术档案和相关技术资料文件，严格遵守技术保密制度。
3、负责公司文件控制与管理，外来文书收发处理以及办公用品的管理。
4、负责公司人事劳资管理、职工培训和员工招聘并办理人员任免、调动、奖惩、离职等各项手续。
5、负责公司及消防安全、后勤管理及厂区环境卫生的管理。
6、宣传公司的食品安全方针和目标，反馈有关产品的食品安全信息。

五、技术员（质检员、评审员）岗位职责
1、严格执行生产产品质量标准和技术工艺要求，对产品或生产过程实施检查或检验，并根据检查、检验结果进行判定；
2、根据公司的工作需要和实际出发，专门负责、监督有关生产车间产品生产（加工、包装）工艺各环节的进行质量检查、质量判定工作；
3、负责车间生产过程中质量的日常抽检工作，严格生产工艺技术要求，严把工序质量关；
4、对生产过程中车间和员工的卫生情况定期进行检查；
5、对车间生产流程如关键工艺控制点的监督检查工作，及时发现问题，及时处理，待处理正常后方可进行生产，对不能处理的及时上报处理；
6、定期分析、统计产品质量或生产过程中的质量数据情况，提出质量管理的改进或整改意见。
7、做好检测设备的检定工作。

六、生产车间操作人员岗位职责
1、严格按生产计划及生产工艺标准进行生产；
2、对生产车间关键控制点随时监控，并作好记录；
3、负责对设备进行维护、保养和管理，严格按照设备生产操作规程执行；
4、按要求对不合格品的处理及采取执行纠正和预防措施；
5、负责生产过程中产品的包装、防护、搬运；
6、负责生产所需物料和产品的领用及损耗控制；
7、按计划接受本部门有关岗位技术技能培训，使生产技能水平逐步提高。

七、采购部经理岗位职责
1、负责采购生产所需原料、辅料、包装物以及各种生产用工装器具供应；
2、负责采购计划的制定和市场行情的调查分析；
3、负责向公司有关部门提供供应商资质及证明，建立供应商档案并对其进行评审；
编码：TFY/QS7-2012
有限公司
质量管理手册
7 岗位职责
版本
A
修订
0

4、负责对入库的有关原材料、辅料、包装材料的库房保存及安全；
5、对不合格的采购材料拒绝入库；
6、对违反公司管理制度给公司造成损失的采购及库房管理工作负责。

八、营销部经理岗位职责
1、负责产品销售的质量管理，研究营销技术措施，并实施。
2、负责监督各市场部贯彻执行营销计划和方案。
3、负责组织督促各营销部加强产品售后服务，不断改善服务质量，做好客商质量信息反馈工作。
4、负责合同评审和审阅有关合同文件。
5、负责组织制订产品推广营销方案。

九、财务部经理职责
1、负责对质量成本进行核算，协助生产部找出最佳质量成本，提供必要的生产经费；
2、汇总分析生产经营情况、资产动态、营业收入和费用开支的资料，定期组织财务成本分析，制定节能降耗措施；
3、负责编制年、季、月度生产成本报告；
4、汇总各部门上报数据并进行统计分析，及时报公司领导决策。

十、仓管人员岗位职责
1、保证仓库存储物资存放离地离墙10公分以上；
2、保证存储物资先进先出原则；
3、保证仓库物帐卡一致；
4、保证仓库存储物资的质量。

编码：TFY/QS8-2012
有限公司
质量管理手册
8 人员管理制度
版本
A
修订
0
8.1目的
规范和强化从事与质量活动有关的员工及特殊工种操作人员的培训及对招聘人员的管理，使人员的业务水平能满足质量管理体系的要求，全面提高员工技术素养，确保产品质量。

8.2范围
适用于公司所有从事与质量管理相关人员的培训控制及招聘管理。

8.3职责
8.3.1 行政部
8.3.1.1 根据公司要求，制订年度培训计划，经批准后组织实施、监督。
8.3.1.2 制定、修改和完善本控制程序，做好员工培训、教育、技能、经验的记录及招聘工作。
8.3.2 总经理负责内部培训和外送培训计划的审批，解决培训所需资源，决定招聘人员事项。
8.3.3 各职能部门负责本部门归口管理的过程或职能相关培训。
8.3.4 行政部负责对本部门质量、安全和技术培训。

8.4程序内容
8.4.1 培训的需求和内容
8.4.1.1 培训的需求应根据各岗位人员应具备所必要的能力的实际情况而定，可分为一般性培训和专业技术培训。
8.4.1.1.1一般性培训需包括：质量管理及其体系建立和运行基本知识培训；质量意识、顾客意识、职业道德、敬业精神教育等；
8.4.1.1.2专业技术培训需包括：各专业的岗位技能及应知应会培训，特殊岗位技能及应知应会培训和资格考试，以及上岗、转岗、提岗培训等。
8.4.1.2 公司管理人员（部门负责人、业务骨干及高管）一般性培训目标。
8.4.1.2.1熟悉并了解公司质量方针，掌握贯彻质量方针和实现质量目标方法；
8.4.1.2.2了解公司质量管理体系结构，包括组织机构、文件机构和过程机构，了解评价质量管理体系有效性的方法和准则，熟悉质量管理的八项原则并自觉执行；
8.4.1.2.3深刻领会质量管理体系的基本要求，确保所有影响产品质量过程和活动处于受控状态，所有控制的目的是减少、消除不合格，尤其是预防不合格，改进和完善质量管理体系是每个管理者的职责；
8.4.1.2.4清楚本部门的工作范围，熟悉归口管理的质量体系要求和作业程序，能熟练按有关规定指导本部门的工作。
8.4.1.3 业务人员和生产人员一般性培训目标
8.4.1.3.1了解公司质量方针、目标，熟悉与业务和生产有关的体系文件，清楚

编码：TFY/QS8-2012
有限公司
质量管理手册
8 人员管理制度
版本
A
修订
0

自己工作的范畴和从事工作的重要性；
8.4.1.3.2认真执行有关文件对本岗位的要求。例如记录要求，不合格品控制要求，产品及其状态标识要求，纠正措施要求等；
8.4.1.3.3培养员工的敬业精神、质量意识，增强为顾客服务的思想，自觉实现工厂的质量方针和质量目标。
8.4.1.4 专业技术培训和持证上岗
8.4.1.4.1专业技术培训的重点是满足有关岗位技能要求，包括上岗前和转岗时的培训，实行“干什么学什么，缺什么补什么”的原则，在条件允许或必要时，还应进行旨在全面提高岗位技能和素质、系统的培训；
8.4.1.4.2对从事特殊工种作业的人员，都要按有关规定通过培训和考核，取得有关部门颁发的证书，如电工、电焊工等。
8.4.1.4.3内部审核员，经有资格机构培训后，取得内审员证书后方可执行内审任务。
8.4.1.5 对新录用的人员，在其上岗前，既要进行一般性培训，也要进行岗前的专业培训。
8.4.1.6 上述培训需求和内容，行政部在相应的培训计划中明确。

8.4.2 培训计划的制定和实施
8.4.2.1 培训计划包括年度计划、专项培训计划，和临时增加的培训计划，年度计划在年初确定，其它计划在培训前制定。
8.4.2.2 内部培训计划和外送培训计划由业务部制定，报总经理审批后执行；职能部门及业务部的培训计划由本部门制定，经业务部审核，总经理批准后执行。
8.4.2.3 各职能部门根据行政部下发的培训计划或培训通知，结合本部门工作实际需要，上报参加培训人员名单并安排有关人员参加培训。
8.4.2.4 公司内部培训，可采用定期与不定期，脱产与不脱产等方式，不
管采取何种形式，主管部门都应对培训有效性进行评价，以改进培训效果。
8.4.2.5 公司内部组织的内部培训，一般应进行考试和考核。
8.4.3 培训记录
8.4.3.1 行政部负责保持教育、培训、技能和经验的适当记录，包括：公司内每次培训结束后，行政部填写《员工培训考核记录表》，连同试卷和有关培训资料（如小结、讲课提纲、培训安排表等）装订成册，保存考试、考核资料。
8.4.3.2 职能部门一级组织的培训，在培训后应将有关资料及时装订成册并送一份给行政部备案。
8.4.3.3 公司外送培训的人员，在培训结束后应将取得的证书或成绩单由行政部登记备案。
8.4.3.4 行政部统一管理持证上岗人员的证书（或复印件），负责编制持证上岗人员名册，以方便掌握上述人员的动态。

编码：TFY/QS8-2012
有限公司
质量管理手册
8 人员管理制度
版本
A
修订
0
8.5质量记录
a)从业人员健康检查档案
b)员工培训实施计划
c)员工培训考核记录本
d)特殊工种/专业管理人员持证名册
e）______年培训计划
f)员工培训签到表

编码：TFY/QS9-2012
有限公司
质量管理手册
9 文件管理制度
版本
A
修订
0

1、目的
对与公司质量体系有关的文件进行控制，确保各有关常识使用的文件为有效版本。

2、范围
适用于公司所有与质量体系有关的文件控制。

3、职责
3.1行政部
a)负责制订、修改、完善本程序，对本程序的工作过程进行恰当而连续的监控，对本程序的失控负责；
b)负责质量体系文件的管理工作（发放、回收、修改、归档、销毁），统一管理制度，确保文件的使用场所获得并使用其有效版本；
c)负责组织有关部门（人员）对有关部门的文件管理情况进行检查、监督、指导，确保文件受控。
3.2 总经理负责质量手册和程序文件的审批
质量负责人负责质量手册和程序文件发布前的审核。
3.3 品管部负责技术文件、技术标准、相关信息的收集及发布，并制定管理办法，确保技术文件的有效性。
3.4 生产部负责本部门与质量体系有关的文件控制，确保使用有效版本的文件。

4、工作程序
4.1 受控文件的分类
4.1.1 质量体系文件
质量手册、程序文件、合同文件、部门文件和有关作业指导书。
4.1.2 外来文件
4.2.1 技术和检验标准、规范、规程等文件。
4.2.2外部相关单位的与质量体系和产品质量有关的文件，包括适用的技术标准、法律、法规。
4.2.3 外来文件的收集，由各部门按相关职能进行收集、保管，生产部负责收集技术标准等文件；品管部负责收集检验标准、规范、规程；业务部负责收集法律、法规等文件。
4.2.4 受控文件的编制和审批
a)《质量手册》由行政部编制，质量负责人审批，总经理批准发布；
b)程序文件由归口部门编制，相关职能部门讨论修改，行政部汇总后交质量负责人审核，总经理批准发布；
c)部门所需文件由本部门编写，部门负责人审核，总经理批准发布。
4.3 文件的编号规定
编码：TFY/QS9-2012
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版本
A
修订
0

4.3.1 本公司文件（非标准）或企业标准按以下示例编号。
QS——食品质量安全手册。
TFY——公司代号，代表“海南天福源有机农业开发有限公司”。
2012——文件发布年号。
4.3.2 说明
纳入企业标准范围的文件，其编号冠以“Q”标识，例如质量手册、程序文件的编号，未纳入企业标准范围的文件不用。
4.3.3 记录表格编号（仅用于质量体系运行有关记录）
a)编号规则：B+产生该记录的标准编号+流水号；例如：B622.1（人员培训有关记录）；B824.1（产品检验有关记录）
b)含义：B代表代号，B622、824为体系标准编号，即标准之6.2.2，8.2.4节中的记录表；流水号从1开始，前加一小点隔开。
4.4 受控文件的标识
4.4.1 本公司的质量管理体系文件有“受控”和“非受控”之区别
a)“受控”文件必须对其更改（包括划改、换页、改版）进行跟踪管理，确保其起作用的场所使用有效版本；
b)失控、作废的受控文件必须收回销毁，若留用必须经过该文件控制部门批准，有红色“作废，仅参考”明显标识，防止无用；
c)“受控”文件由其主管部门负责按4.4.2和4.4.3规定进行标识；
d)“非受控”文件可不予标识，例如为证实目的而发给用户质量手册。
4.4.2 现场使用（包括提供供给认证机构）的质量手册的程序文件必须受控，由行政部控制，其受控标识为：封面或“批准页”盖有红色“受控”印章，并有“控制编号”。
4.4.3 质量计划、作业指导书、规章制度、管理制度、操作规程、各种规范、标准、图集等，由其主管部门负责控制，有编号和发放清单，其更改为遵守本程序。
4.5 文件的发放
a)需要印发的文件和资料，由其控制部门确定发放范围，经部门负责人或公司分管领导同意后，按计划份数印制，发放时填写《文件发放登记表》，并由接受部门签收；
b)接收外来文件，由接受部门资料员编号登记，记入《收文登记本》（部门自备）；外来文件需要复制、转发时，按上述规定；
c)文件的主管部门编制一份“受控文件清单”，表明受控文件的数量和分布，以防失控；
d)持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位的，本部门资料员应收回其持有的受控文件。
4.6 文件的修改
4.6.1 修改的权限
a)文件的修改权限同4.2条规定；
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版本
A
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b)文件修改前，由要求更改的部门填写《文件修改申请表》，说明更改原因
及内容，交文件归口部门批准，经其同意后，由其填写《文件修改通知单》并编号，按发放范围印制相应份数发放，原件存档；
c)若指定非主管部门进行修改时，此审批部门应了解文件的有关背景材料，进行修改评审后决定是否批准修改。
4.6.2修改方式之一：划改
a)更改内容简单或少量更改，可以在原处划改；
b)被修改文件的持有人，按4.6款“文件修改通知单”要求，将有关文件中不适用部分划上两条平行线段，同时加上更改后新的内容。
4.6.3修改方式之二：换页
a)改动内容多，划改影响文件清晰时，采用换页处理；
b)主管部门按“文件修改通知单”要求将有关页重新打印；
c)换页后的文件在其上方“版页状态”档中记入换页信息，并记录换页后文件的实施日期。
d)换页文件按历次有效划改后的内容打印，并删去划改记录；
e)主管部门将换页文件复制发放给有关人员，并收回原来作废文件并记录；
f)作废文件除1-2份存档外（盖“作废、存档”印章），其余统一销毁。
4.6.4 质量手册的划改和换页信息由实施更改人员在手册“附录F”中登记。
4.6.5 质量手册、程序文件的换版
a)质量手册、程序文件的版次标识以英文字母（大写）ABC表示；其他需要标明版次的文件可参照实行或另行规定。
有下列情况之一，应更换文件：
——经多次更改，已影响其清晰度和有效实施；
——文件有较大幅度的增删；
——质量方针、目标或组织机构变化引起文件有较大范围的修改；
——经全面修订等。
b)质量手册和程序文件的换版由质量负责人征得总经理同意决定，并组织实施，其他文件换版由分管领导决定；
c)换版文件的批准、发布、更改控制按本程序执行，换版后，应在文件封面左上角和每页文件左上角“版页”标记中加入换版信息。如A/0或A/1换版后为B/0，记录换版文件实施日期；
d)换版文件发放同时，收回被换下的作废文件，发放、回收都要记录。
e)作废文件除1-2份存档外（盖作废章），其余由主管部门统一销毁。
4.7 文件的更换和保护
4.7.1当持有人的文件破损影响使用时，可到文件受控部门办理更换手续，新文件仍沿用原发放控制号；破损文件由资料员销毁，或加盖“作废”标识后，作再生纸张使用。
4.7.2当持有人所持文件丢失后，应提出申请，经原发放部门领导批准后才能补
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发；补发文件给予新的发放控制号，同时注明丢失文件的发放控制号作废，必要时通知有关部门。
4.8 文件的复制和借阅
4.8.1各部门编制的文件打印稿（从微机内输出的原件），经校对后由主管部门存档，默认控制号为“00”，但实际上不编号，不作任何标识，专用于复印文件。
4.8.2质量手册、程序文件除打印稿（原件）存档外，主管部门要另行拷贝归档。文件发生更改时，存档的打印稿和拷贝同时更换。
4.8.3文件的复制应通过其主管部门利用原件复制，不要用现场使用的受控文件来复制文件，防止文件失控。当需要利用拷贝复制文件时，其主管部门要对拷贝的内容认真审核，确认无误后才能复制。
4.8.4 需借阅文件的人员，应填写《借阅文件登记表》，经主管部门负责人同意后方可借阅。
4.9 受控印章的管理“受控”、