公司借款和费用报销及审批程序制度样本.doc
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1、总 则1、为严格控制费用支出,加强费用管理,提升企业效益,本着合理、节省标准,依据企业财务管理制度相关要求,制订本制度。2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其它费用等。3、本制度适用对象为企业总监及以下人员,副总裁及以上高层管理人员费用按实报销,无出差补助。备用金借支程序4、各部门人员为确保公务合理需要,按审批权限报批后,可向财务部预支一定数额备用金。5、备用金借支程序:借支人填制借支单,按第13条要求权限审批后交费用会计编制记账凭证,由稽核岗位会计复核,出纳依据复核后记账凭证,向借支人支付备用金,同时借支人须在记账凭证上签字。借支元以上大额备用金须提前一天
2、通知财务部。6、管理部门公务较多人员可申请实施定额备用金制度,即可预支确保公务合理需要一定限额备用金,报销时可不抵借支,直接支取现金。实施定额备用金制度人员须经财务部和总裁认可。7、备用金借支人须在公务完成后5个工作日内到财务部结清备用金,实施定额备用金借支人须每2个月结清一次。借支人必需按要求时限立即结清备用金,前款不清后款不借。每十二个月12月31日前,除12月下旬借支外其它全部个人借支备用金全部必需结清归还,逾期不还,一次或分次从工资中扣回。8、借支单是财务账务处理依据之一,除当日借支当日归还以外,报销费用时借支单不予退还;归还多借备用金时,由出纳开具收据给报销者本人,借支单也不予归还,
3、收据须妥善保管备查。9、备用金是为确保公务需要而设,因私不得借支备用金。费用报销程序10、费用报销程序:报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单,按第13条要求权限审批后交费用会计编制记账凭证,由稽核岗位会计复核,出纳依据复核后记账凭证向报销人支付报销款或收取归还备用金余款;出纳收取归还备用金余款须向报销人开具收据,借支单不予退回;报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。11、对原始票据要求:、全部票据必需是正当正式发票,除定额票据外,其它票据全部必需是经复写纸一次性套写清楚票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;公务中因个人原因违章罚款单据不予报销;、原始票据粘贴:交通票据
4、等小票据粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。原始票据必需按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不一样类别和不一样金额,分门别类进行粘贴,不能混合粘贴。、除交通票据外其它票据,报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支用途并署名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务流水号或出口发票号并署名。、不符合上述要求要求报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理。12、费用报销后,由财务部记入个人费用登记簿, 按月上报总裁审核。员工费用列入个人销售费用进行成本考评。审批权限13、备用金借支
5、和费用报销审批权限:、备用金借支和费用报销金额在元(不含本数)以下,由部门经理确定,总监或主管副总裁审核,财务部经理复核后,报总裁审批;、备用金借支和费用报销金额在元(含本数)以上,由部门经理确定,总监或主管副总裁审核,财务总监核准后,报总裁审批;、部门经理备用金借支和费用报销由总监或主管副总裁审核确定,按第、款要求权限分别报财务部经理或财务总监审核后,报总裁审批;、总监或副总裁费用报销由财务总监审核后,报总裁审批;、财务总监和总裁、董事长费用报销交叉审批。出差补助标准14、定义:出差是指企业职员受企业主管责任人派遣在企业办公所在地城市以外地域推行公务,并依据本制度要求享受对应标准出差补助、伙
6、食补助和交通补助;在企业办公所在地城市市内推行公务不享受出差补助、伙食补助和交通补助。15、企业职员出差应严格推行报批手续,未经同意不得自行出差,自行出差或因私出差所发生旅差费均由其本人自行负担,企业不予报销。16、企业各部门应严格控制出差人数,并考虑其完成任务期限,确定合理出差日期,逾期出差应向上一级主管责任人汇报,对因公出差人员,按对应标准报销出差费用。17、长途出差交通工具乘坐标准级 别 飞 机 火 车 轮 船总 监 一般舱 硬卧及以上 二等舱及以上部门经理 - 硬卧 二等舱主管及以下 - 硬卧 三等舱18、出差补助实施全额包干制,具体包干标准见下表(元/日):等级/出差地点 京、津、沪
7、、穗、深圳、珠海、厦门 其它省会城市 通常地级城市 县级城市及以下总 监 住宿标准 300 240 200 160伙食补助 100 80 60 50交通补助 80 60 50 40合 计 480 380 310 250部门经理 住宿标准 240 200 160 120伙食补助 80 60 50 40交通补助 60 50 40 30合 计 380 310 250 190主 管 住宿标准 200 160 120 100伙食补助 60 50 40 30交通补助 50 40 30 20合 计 310 250 190 150通常职员 住宿标准 160 120 100 80伙食补助 50 40 30 20
8、交通补助 40 30 20 10合 计 250 190 150 11019、宾馆或酒店标准:级 别 宾馆或酒店标准 客房标准总 监 四星级 标准客房经 理 三星级 标准客房主管及以下人员 无星级 标准客房除本制度另有要求外,企业其它任何职员不得住标准客房以外各类特色房、一般套房和豪华套房等高标准客房。考虑到全国各地住宿实际情况不一样,为避免因住宿标准制订过低,给住宿带来困难,不利于工作开展,给企业形象带来负面影响及增加个人负担,个人单独出差实际住宿费高于第18条要求包干住宿标准,如住本条上表要求标准及以下客房将被视为合理住宿,许可按实报销;企业职员应尽可能选择低星级宾馆或酒店住宿,以降低开支。
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