德信诚科技档案管理规定样本.doc

德信诚科技档案管理要求
1 总则
1.1 为落实中国《档案法》，加强企业档案管理工作，维护科技档案完整和安全，主动开展科技档案利用工作，特制订本制度。
1.2 依据《国营企业档案管理暂行要求》，科技档案实施集中统一管理，部分档案(关键是设备仪器档案)实施集中管理，分级保管。
2 科技档案工作基础任务
2.1 负责科技档案接收、整理、保管、判定、统计、借阅利用及安全保密工作，确保科技档案完整、安全。
2.2 负责图纸、技术文件晒印、收发及外供等工作。
2.3 负责销毁过期无保留价值图纸和技术文件。
2.4 对企业各部门、分厂(分企业)相关图纸、技术文件形成、积累、整理、保管、收缴等管理工作。负责进行业务指导、督促、检验和考评。
2.5 做好向上级档案馆移交档案工作。
3 科技档案归档
3.1 科技档案归档范围为：
a 全套产品设计档案(底、兰图)；
b 工艺文件档案(底图)；
c 自制设备、工艺装备(工、夹具)档案(底图)；
d 科技研究档案(包含标准化、技术革新档案)；
e 设备仪器档案(精、大、稀和进口设备仪器)；
f. 基础建设档案；
g 质量和质量管理档案。
科技档案具体归档项目和内容按《文件材料归档及保管期限要求》实施。
3.2 归档措施和要求
3.2.1 一个产品、一项工程、一个科研课题，待完成一段落(设计、试制、判定、验收等)后，必需由主办单位指定专员，将需要归档图纸和技术文件加以系统整理立卷成册后，向档案室移交归档。
3.2.1.1 产品档案：产品完成试制并判定所形成文件材料，经项目责任人和设计部门责任人签字后，一次性成套向档案室移交归档。开始生产准备后，再归档一套生产准备图。以后修改、更换或连续生产产品整图等，均从备考表和对应整改卷中反应出来。

3.2.1.2 工艺档案：各类产品工艺装备、工艺文件卡(底图)完成设计后，经项目或部门责任人签字后，立即向档案移交归档(入库)。
3.2.1.3 基建档案：每项基建工程验收判定后，由工程部门负责，立即将图纸，技术文件(完工图)系统整理，装订成册后，向档案室移交归档。
3.2.1.4 设备仪器档案：为方便提供利用，实施集中管理分级保管，设置设备档案分室。凡属精、大、稀、引进设备和珍贵仪器仪表档案应向档案室移交，以后在使用、修理中形成管理资料，每十二个月末一次向档案室归档。其它通常性设备、仪器档案，由设备部门保管，并报送档案室一份总台帐(每十二个月查对一次)。
3.2.1.5 科技档案：通常科技课题结束(或告一段落)所形成科技材料，必需按归档范围系统整理成册，并经项目或技术部门责任人签字后向档案室移交归档。
3.2.2 归档时必需按项目、专题，填写移交情单(一式二份)。档案关键按清单逐一清点无误，同时检验图纸幅面，质量符合标准和文字书写规范工整，方可给予接收，并由交接双方在移交清单上签字，各执一份备查。
3.2.3 每个新产品判定，每项关键科研结果判定和基建工程验收时，全部应有档案室人员参与，对应归档图纸、技术文件进行检验验收，资料不完整，不能算最终完成任务。

4 科技档案保管
4.1 科技档案归档应根据各专业特点和技术文件材料形成规律。进行编目、组卷、分类、编号、登帐及入库保管。
4.2 科技档案分类有产品类4、科研类5、基建类6、设备类7，引进技术资料。
4.3 归档后底图应平面保管，幅面大卷放。兰图档案应装订成册，依次排放、整齐划一。
4.4 为提升级案纸质强度和质量，应对科技档案进行必需维护、加固和修复工作，包含托裱、贴补和去斑污等。
4.5 档案室底图因久用破损不清或修改较多影响复制兰图质量，由档案室向技术部门提出复制底图清单，经同意后列入技术准备计划，交原出图部门重新复制，并对复制件正确性负责。对使用较频繁底图，档案室应复制二底图供晒图用。
4.6 立即做好收进移出记载和更改登记，并定时进行清点、检验，做到帐、物相符，确保档案完整和安全。
5 科技档案借阅利用
5.1 底图除更改、整图、晒印或复制需要外，标准上不出借。企业职员若因特殊需要借用部分底图，成借用部件及成套产品底图，需经图纸管理部门责任人同意。底图借出后若有修改，应将修改情况说明，并补出修改通知单。
5.2 凡企业职员因工作需要可借阅、利用和本专业相关科技留档(包含产品、科研、基建、设备仪器、引进技术、标准化等档案)，但只能在阅览室进行，不予外借。若因特殊情况需借出案卷，必需经档案部门责任人同意。通常期限为一周，不得转借或私自拿出企业，预防遗失。
5.3 凡外单位查阅科技留档，需持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目标，经档案部门责任人同意。底图对外—律不借。

5.4 借阅人员应切实负责所借图纸和案卷安全。不得损坏、涂改、圈划图纸资料和拆卸案卷。
5.5 借阅档案和归还时，必需严格推行登记手续，当面交点清楚，并在登记簿和借阅卡上签收、注销。
5.6 职员因工作调离本企业时，必需将所借图纸和技术文件全部归还，由档案室鉴证后，人事部门方予办理离厂手续。

5.7 科技档案利用后，若取得显著经济效益时，利用人员应帮助档案室做好效益统计工作。