公司通讯管理制度样本.doc
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1、X企业通讯管理制度第一条:为了提升企业经营管理,节省成本费用,加强对企业多种通讯工具管理,特制订本制度。第二条:本制度所指多种通讯工具包含电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话和为职员配置电子邮箱等。第三条:企业多种通讯工具关键是作为方便和外界沟通、方便开展业务,企业不提倡职员利用企业通讯工具进行私人用途。第四条:电话总机管理电话总机由行政部前台人员负责值守,全部外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员接听电话必需使用标准用语。标准用语以下:接听外线电话时,应说“您好!迎海集团,请问您找哪位?”;当对方告诉分机号码时,应说“请稍等!”;假如分机占线时,应说“对不起,电话占线,请您稍后再
2、打过来”前台人员接听内线电话时,应说“您好,前台”。第五条:电话分机管理企业依据职员工作需要和电话分机资源情况,为每一位职员提供一部电话分机。职员应电话分机铃响三声内接听,接听业务电话应简练明了,接听电话时应使用统一礼貌用语“您好,(职员姓名)”。讲电话时声音不可太大,以免影响她人。电话分机通常不开通长途直拨功效,总监级以下职员因为工作实际需要而开通长途直拨功效,须提出书面汇报,经部门经理初审、主管领导审核后,报企业总裁同意后方可开通。对已开通长途直拨功效电话分机,由职员个人负责长途功效使用管理。不得借予她人拨打长途电话,一经发觉,除由其个人赔偿所发生长途话费外,还可视情况严重,停止其电话分机
3、长途直拨功效并按企业奖惩条例给对应处分。职员因临时工作需要打长途电话,须填制长途电话申请单,经部门经理初审核,主管领导审批后,递交行政部经理签字后到前台挂拨,或由前台拨通后接入职员分机上。拨打长途电话时,必需使用IP特服号(如17909、17951),以节省费用。严禁利用企业电话聊天。职员在上班时间如拨打或接听私人电话,应长话短说,以免造成电话线路繁忙,时间不得超出三分钟。严禁职员利用企业电话(包含分机和直线电话)进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。未经企业或电话全部些人同意,拨打长途电话。一经发觉,除由其个人赔偿所发生长途话费外,还可视情况严重,给记过以上处分,直至开除。电话已开
4、通长途直拨功效职员一经离职,行政部应立即通知前台将该职员长途直拨功效关闭,同时做好登记。第六条:直线电话管理总监级以上高级管理人员和总裁办主任、总裁助理,能够依据工作需要,申请配置一部直线电话,如需要开通中国长途功效,应一并提出申请。申请配置直线电话,一律报集团董事长同意。第七条:传真管理企业传真机由前台负责管理,收发传真时应由前台人员负责操作。前台人员发送传真完成后,应检验是否有文件遗漏在传真机旁;传真接收完成后,应立即将传真文件交给收件人。职员因为工作需要而发送传真,应填制传真申请单,经部门经理对传真内容进行初步审核,并报主管领导审批。主管领导审批后应将传真申请单递交行政部经理签字,再由前
5、台人员操作发送。对发送保密性高文件,可由前台人员进行指导,由职员个人亲自发送,并提前以电话方法通知收件人现场接收。对包含企业重大机密文件不宜使用传真机发送,以免泄密。对传真收发业务频繁或所收发资料保密要求较高部门或个人,能够申请配置专用传真机。职员不得利用企业传真机收发私人资料、文件。第八条:移动电话管理企业不为职员购置移动电话,但对职员因办理公务所发生移动电话费用(简称移动话费),按具体情况给一定金额报销限额标准。标准上,集团主任级及下属企业副经理级以下一般职员,不得申请报销移动话费,特殊工作岗位或确实因为业务需要除外。企业对移动话费实施“职员提出报销申请、企业核定报销限额、限额内实报实销,
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