公司通讯管理制度样本.doc

X企业通讯管理制度

第一条：为了提升企业经营管理，节省成本费用，加强对企业多种通讯工具管理，特制订本制度。
第二条：本制度所指多种通讯工具包含电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话和为职员配置电子邮箱等。
第三条：企业多种通讯工具关键是作为方便和外界沟通、方便开展业务，企业不提倡职员利用企业通讯工具进行私人用途。
第四条：电话总机管理
电话总机由行政部前台人员负责值守，全部外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员接听电话必需使用标准用语。标准用语以下：
接听外线电话时，应说“您好！迎海集团，请问您找哪位？”；
当对方告诉分机号码时，应说“请稍等！”；
假如分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”
前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。
第五条：电话分机管理
企业依据职员工作需要和电话分机资源情况，为每一位职员提供一部电话分机。
职员应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简练明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××（职员姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响她人。
电话分机通常不开通长途直拨功效，总监级以下职员因为工作实际需要而开通长途直拨功效，须提出书面汇报，经部门经理初审、主管领导审核后，报企业总裁同意后方可开通。
对已开通长途直拨功效电话分机，由职员个人负责长途功效使用管理。不得借予她人拨打长途电话，一经发觉，除由其个人赔偿所发生长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功效并按企业奖惩条例给对应处分。
职员因临时工作需要打长途电话，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入职员分机上。
拨打长途电话时，必需使用IP特服号（如17909、17951），以节省费用。
严禁利用企业电话聊天。职员在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路繁忙，时间不得超出三分钟。
严禁职员利用企业电话（包含分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。
未经企业或电话全部些人同意，拨打长途电话。一经发觉，除由其个人赔偿所发生长途话费外，还可视情况严重，给记过以上处分，直至开除。
电话已开通长途直拨功效职员一经离职，行政部应立即通知前台将该职员长途直拨功效关闭，同时做好登记。
第六条：直线电话管理
总监级以上高级管理人员和总裁办主任、总裁助理，能够依据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通中国长途功效，应一并提出申请。
申请配置直线电话，一律报集团董事长同意。
第七条：传真管理
企业传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。
前台人员发送传真完成后，应检验是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完成后，应立即将传真文件交给收件人。
职员因为工作需要而发送传真，应填制《传真申请单》，经部门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。
对发送保密性高文件，可由前台人员进行指导，由职员个人亲自发送，并提前以电话方法通知收件人现场接收。对包含企业重大机密文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
对传真收发业务频繁或所收发资料保密要求较高部门或个人，能够申请配置专用传真机。
职员不得利用企业传真机收发私人资料、文件。
第八条：移动电话管理
企业不为职员购置移动电话，但对职员因办理公务所发生移动电话费用（简称移动话费），按具体情况给一定金额报销限额标准。
标准上，集团主任级及下属企业副经理级以下一般职员，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要除外。
企业对移动话费实施“职员提出报销申请、企业核定报销限额、限额内实报实销，超支部分职员自负”管理方法，即：主任级以上管理职员依据实际工作需要，向企业提出报销移动话费书面申请，企业依据职员职务、岗位和业务特点，和企业《移动话费报销限额参考标准表》，核定具体报销限额。对在限额以内移动话费，由企业据实报销；对超出报销限额，企业只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给职员，而由其个人负担。
核定移动话费报销限额步骤为：
主任级以上管理职员可依据实际工作需要，写出书面报销申请，由部门经理出具审定意见后，报主管领导审批。在企业限额参考标准内，主管领导能够直接同意。对超出企业要求限额参考标准，还需要报企业总裁同意。
对经理级以上管理职员，除需报主管领导同意外，一律报企业总裁审批。
总裁、副总裁移动话费报销标准由董事长核定。
移动话费报销限额参考标准以下：

外 勤（100%）复合勤（70%）内 勤
（40%）说 明
总监、董事长助理400元/月280元/月160元/月1、外勤：是指常常外出办理公务职员。
2、内勤：是指较少外出公务职员。
3、复合勤：是指较多外出公务职员。

此标准仅供核定时参考。
副总监、总裁办主任350元/月245元/月140元/月
经理、总裁助理300元/月210元/月120元/月
副经理250元/月175元/月100元/月
主任200元/月140元/月80元/月

对已核定报销限额职员（包含一般职员和管理级职员），如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定，应提供申请日前不少于三个月移动话费发票和流水清单，并标明私人用途部分话费，由部门经理和行政/人力资源部经理出具初审意见，并报企业主管领导审核后，报企业总裁审定。
行政/人力资源部可对职员每个月移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高，有权提出重新核定提议。
凡由企业给限额报销移动话费职员，标准上须二十四小时开机（如不能二十四小时开机，但须提供其它电话联络方法）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其它电话联络方法，致使企业联络不到，30天内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费报销资格外，对因联络不上而延误工作，还将按企业相关制度进行处罚。
职员在有固定电话场所（办公室、家里），应使用固定电话通话。使用移动电话拨打长途电话时，必需应使用IP特服号码（如17951、17909等）。
使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）移动电话，不给移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额职员，不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换，必需立即通知企业行政部门。
职员不得将实名入网移动电话号码换成储值卡号码，不然企业有权取消其移动话费报销资格。
对职员因开通个性化服务而产生费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动QQ或其它费用等），企业一律不予报销。
新入职职员必需在入职满30天后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费时间从其入职日第二个月起计算话费报销，对其在自入职日第二个月至正式同意日期间发生移动话费，按日平均计算报销。
职员报销移动话费时，应遵守企业费用报销管理要求。
第九条：电子邮箱管理
企业将不停在推行办公无纸化、自动化，并为企业每一位职员配置专用电子邮箱。
对常常和外部进行业务联络职员，由企业向网络服务提供商申请购置专用外部邮箱。
对不常常和外部进行业务联络职员，企业只为其配置内部邮箱。内部邮箱能够在企业局域网内发送内部邮件（指接收者邮件地址后缀为）和外部邮件（是指接收者邮件地址后缀不是），但只能接收内部邮件，而不能接收外部邮件。内部邮箱不得印在职员名片上。
企业系统管理员须帮助职员在其个人办公电脑上安装邮件软件，设置好多种应用功效。职员应熟练使用邮件软件多种功效，职员每日上班后，须立即打开邮件软件，立即接收、阅读、回复电子邮件，并做好关键电子邮件备份。
职员发送较为关键或紧急电子邮件，发送后，还应采取其它方法知会收件人（如电话转告等）。
职员不得利用企业配置电子邮件在互联网订阅多种邮件，不得用于非业务用途。
第十条：本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。
第十一条：本管理制度仅适适用于集团总部，集团各下属企业可依据本管理制度和企业实际情况制订对应通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心立案。
第十二条：本要求自发文之日起生效，二○○三年元月份开始正式实施，试行期为十二个月。