企业广告业与产品销售管理规定样本.doc

制度范例：

一、企业广告业产品销售管理制度

（一） 总则

本规则是要求本企业业务处理方针及处理基准，其目标在于使业务得以
圆满进行。

（二） 营业计划

1、每十二个月择期举行不定时业务会议，并就现在国际形势、产业界趋势、
同行业市场情况、企业内部情况等情况来检验并修正现在营业方针，方针
确定后，传达给全部相关人员。其内容包含：（1）制品种类、项目；（2）价
位；（3）选择、决定接收订货企业；（4）交货日期及付款日期；（5）契约
款项。
2、相关未来产品，应按下列要项作为评核：
（1）所生产、销售之产品必需是含有技术和成本上优势及不为竞争者
所能击败特色。
（2）竞争者新产品制造方法、设备等应取得专利权。
（3）产品种类及项目，应视行情好坏，订货繁易等条件，按下列各
项进行评核：
①停止多个类少数量营业方针，并以尽可能降低种类、增加单位数量为
标准。
②以接收订货为主，订货量需加上确实标准品预估生产销售量。
③所接收订货数量很多时，除应自行生产外并应注意其它商品销路。
（4）商品价格定位须区分为现在赢利者和未来赢利者，并考虑较轻易
让人接收价位来决定产品种类。
（5）在选择、决定往来订货企业时，须以下列为关键方针：
①从未来贸易、尤其需要或关键产业着手。
②推展公家机关及地方公共机构开拓。
（6）交货及付款日期，则须恪守下列各项方针：
①到期必需确实交货。
②收到订单时，须要求正确交货日期，而且要求有计划性生产。
（7）在签订契约时，要尽可能使契约款项能长久连续下去。

（三） 营业机构和业务分担

1、营业内容可分为内务和外务两种，并依此决定各相关责任人员。
（1）内务：
①负责预估，接收订货及制作，呈办相关文案处理。
②统计、计算销售额及收入款项。
③处理收入款项。
④统计及制作营业日报。
⑤制作及寄送收款通知书。
⑥印制、寄送收据。
⑦发货包装及监督。
⑧和用户进行电话及其它相关联络。
⑨搜集、整理产品及市场调查相关资料。
⑩制作收发文书。
⑾进行广告宣传及制作、公布广告媒体。
⑿计算招待、出差、事务管理及旅行费用。
⒀接待方面事务。
（2）外务：
①探寻及决定下批订单企业。
②对下批订单后情况进行调查、探究及掌握。
③和用户做估价、接收订货及延揽交易。
④接收订货后、负责检验、交货各项联络、协调和通知。
⑤回复用户通知及问询。
⑥做相关产品进厂及检验联络。
⑦开拓介绍用户。
⑧用户访问、接待及交际。
⑨同业间动向调查。
⑩新产品研究、调查。
⑾制作用户问候函。
⑿请款、收款业务。
2、外务工作通常会依据用户别或商品别，分别由正、副二人负责工作。
正责任人不在时，可由副责任人或其它相关人员代为实施职务。
3、相关营业方面开拓及接收订货，则由全部负责管理者及经理负责支
援及进行接收订货联络指导。

（四） 接收订货及运筹计划

1、对于用户资料应随时加以合适分类、统计下来。相关者或资料取得
者也应随时记入所得资料。
（1）把资料分类为对交易相关键性者及不关键者，并记入下列各评核事
项：组织结构、责任人员、电话、场所、资产、负债、信用、业界地位、
交易情况、付款情况、交易系统、营业情况、使用场所、交货情况、态度等。
（2）除了以上统计之外，还须将报纸、杂志剪贴下来，分类整理。
2、营业业务必需依工作部门别及机器别等分掌各项工程现况及趋势，
努力使订货业务和此配合一致。
3、调查各产业或各地域、各家企业经营情况，并以此来掌握有利公
司、事业、公家机构等，制订有效推销政策，并对此展开宣传工作，以利
开拓交易进展。
4、每个月应针对预估及实际接收订货量，制成统计表，并随时和制造部
门保持联络。
（1）用户下个月预定订货量及本月份实绩。
（2）各品项，各工作别预定量及本月实绩。
（3）交货、请款及收款预定额及本月实绩。
5、为使生产及所接收订货能够轻易估算，生产及库存一定要先预估出
固定数量，在接收订货同时也能做好交货。
6、假如用户表示热忱并有意举行业务联谊会，企业可借此机会搜集情报
并借此斡旋、开拓交易。
7、必需时可设营业开发部门，以此支援交易斡旋及开拓。

（五） 交易标准

1、进行交易时，若有必需，须在交货后不定时地访问用户责任人员，以
利听取她们对产品使用情况意见，或可利用书信代询。
2、交货日期标准上由营业部向工务科洽询后决定，或由生产销售检验会
议做出决定后通知订货对方。
3、交易应设法和对方签订长久或连续性契约，价格方面则另由其它条项
要求。
4、所交出货物应务求完整、完美。

（六） 营业技术

预估、接收订货、开拓。
1、预估成本是依据制造部门所预估成本，并经由常务董事会议裁决，
决定后提出给用户。假如产品和过去相同，或曾提出估价单，也须就交货日
期及其它修正事项，取得厂长认可。
2、在进行预估时，通常需准备下列各项资料。
（1）单价表；（2）工时表；（3）成本计算表；（4）通常行情价格表。
3、在进行预估时，须取得对方设计明细及检验规格书后，做正确估
计。
4、在提出预估时，必需叮嘱对方在工程及交货方面须做好根本准备及
联络，以确保日期正确无误。必需时可召开生产销售会议，记下工程有
关备忘录。

二企业（批发业）产品销售管理制度

（一） 订货整理

1、当接收订货已确定，必需将用户订单及企业内生产委托做成四
份，一份当做副本备用，其它三份各自交给工务科、常务董事、经管（财会）
部。内容包含品名、数量、单价、所需日程、交货日期、交货地点、包装及
运输方法等等。
2、营业部已确定全部订货时，应将接收订货要项记入订货单里，记
录项目包含生产委托、进行、检验、交货及其它经过等等。
3、营业部将生产委托单交给工厂部门时，应要求工厂也做好生产工程
工作准备表，并提交一份给营业部。
4、采购科应针对生产委托单及库存表进行检验，并和采购厂商进行交
涉，做好材料进厂预定表，交给工务科及销售部门。
5、采购科应随时调查原料及材料进厂情况，并依据材料分类，制作各
种材料采购、进厂标准需要日数表后，交给工务科及销售部门参考。

（二） 通知书信

1、对于交易上通知，应在一日内快速发文回复。
2、交易上回复书信等，标准上应以印刷或眷写为主，内记各项要项，
寄送给交易用户。
3、已决定接收订货交易资料，应依据用户分类记入编号，整理为已交
货及未交货之类。

（三） 交货检验配送

1、对于已接收订单工程，工务科应做好相关生产日报，使工程进
行程序得以明确，并应于合适机会，通知给发出订单用户知道。
2、当生产靠近完成时，应和工务科协议，选择指定交货日前合适时日，
通知交货对象。如交货有拖延之虑时，也应事先通知对方，求得其谅解。
3、在进行产品检验时，应将结果做成测试成绩表等相关资料。
4、产品发送是依据出货传票来进行，另外，每次发送货物时，应将
其要项记入发送登记簿中。

（四） 销售额计算及收款

1、在缴交预先产品时，应将交货单副本交给会计科。会计科再将这些
资料记入销售账中。
2、如已经从用户处收取订金或预付金时，应将此内容也记入销售账中。
3、财会部门于每个月二十五日，依据销售账资料算出每位用户未付
款项明细表（包含前月余额、本月销售额、应收账款），送交营业经理。
4、营业经理可命令各责任人员在应付款项明细表收款栏中记入预付金，
经过调整后，再决定营业部收款预定额，然后呈报常务董事签核。
5、常务董事应先查阅营业部所呈收款预定表，如有必需征求经管经理
意见，则由营业经理做说明后，裁定收款预定计划。
6、收款业务标准上是由营业部门负责，但有时也可委托经管（财会）部
门人员去进行。
7、相关款项催收是由销售科负责督促，销售科必需把相关资料记入收
款预定表中。

（五） 用户管理

1、对于用户管理，则应依其分类，决定例行月份造访及预定次数。另
外，在开拓新用户方面，应设定每个月开拓预定数，进行有计划业务拓展
活动。
2、在接获定单时，要尤其留心这些方面首要、次要等工作，立即设法
交涉联络，使业务能快速运作。
3、对于旧用户及新用户订货及估价，须快速、秘密地探听清楚，尽早
做好交涉工作。同时需持之以恒根本做调查和事前准备工作。
4、对于同业者预估内容及出货实绩须常常探究、调查，借此总结自己
在接收订货方面难易。另外，也可依此发觉自己在预估上疏漏原因，借
此修正生产技术及营业方面缺点。
5、营业部门应就各方面下列情况，进行广泛调查，使各项销售活动
资料完备，并将资料交给相关人员回览。如：
（1）经济杂志及其调查；
（2）经济日报剪贴整理；
（3）工程新闻统计等。
6、对于旧用户及预定用户方面资料，则应建立用户资料卡，统计下列
所要求事项，并随时注意修正其内容：
（1）资产、负债及损益；（2）产品种类项目、人员、设备、能力；（3）
销售情况、需求者情况；（4）付款实绩、信用情况；（5）过去用户和交
易情况；（6）电话、往来银行、代表者、责任人员；（7）企业内部下单手续
过程；（8）付款手续过程；（9）行业景气情况；（10）组织、薪资、人
员。
7、常常和旧用户保持亲密联络，探寻订货情况及其企业需求，并设
法延揽交易。相关以上各项，可于必需时召开研究会或联谊会，以促进其成。
8、旧用户经营者或关键负责干部有庆吊之时，应以合适赠礼表示敬
意。
9、在和对方进行交易磋商时，如需一起用餐，提供茶点、香烟时，应适
时提供，尤其是外出餐厅用餐预算，应取得常务董事认可。
10、交易成立时，如需提供谢礼或礼金给斡旋者或相关人员时，应事先取
得常务董事认可。
11、在拓展关键工种交易时，应和相关人员相互协议对策，制订方针计
划，同时需邀请相关人员检验其过程以确立对策。
12、在拓展交易时可经由旧用户之手来进行。即委托旧用户从中斡旋及根
据过去相互之间交易，设法开拓现在还未成立新交易。
13、在进行估价时，应立即调查情况和事前交涉，有恒心且周密地研究出
估价方法，以利进行双向磋商。

（六） 广告宣传

1、在做广告时可利用下列多种方法：
（1）营业介绍；（2）目录；（3）报纸和杂志广告；（4）产品照片；（5）
广告卡；（6）问候卡（包含贺年卡）；（7）在报纸、杂志上发表要闻。
2、在实施前项所列广告时，应于各年度终了前，制订明年计划来实施。
但营业介绍、目录及产品照片则应随时视情况必需制作。
3、营业介绍内容包含企业机构、设备、能力、技术、信用、生产额、
营业产品种类等等。
4、较精密目录寄发给大企业、批发商、代理店、较简单目录则寄发
给交易较多用户或潜在用户。假如有交易意愿者期望能够得到目录时，
除了目录之外，应另附企业计划介绍寄送给对方。
5、如利用新闻、杂志媒体者，可将广告发表于各大报或相关业界杂志。
6、广告信函或问候卡要事先以标准文体印刷好，随时或有计划性地送寄
给潜在用户或以往用户。
7、对于有必需对外广泛宣传特殊产品或工程，应和经济新闻、业界杂
志等记者联络，将之发表于世。至于其谢礼则另做考虑。

（七） 书信制作及资料整理

1、营业书信资料通常包含下列六项：
（1）书信、电报（发文、订单）；（2）估价单、订购单、请购单、规格明
细；（3）单交货单；（4）清款单；（5）收据；（6）备忘统计。
2、交易上发文资料，标准上全部须复印并制成副本保留。另外，发文资
料上应盖契印或责任人印章。
3、全部书信资料，全部应编列收受号码，并记入受信簿中，盖上收受日
期印章。
4、处理中文件，应依据下列方法加以分类、归档。
（1）估价文件资料——将交易用户和自己企业方面估价资料，依据发
生次序，归类或存档。
（2）订购资料——依据次序将契约书、请购单归档。
（3）有档资料。
5、参考方面资料，可按下列分类方法加以整理：
（1）市场资料；（2）成本计算；（3）同业目录：（4）交易资料。

（八） 汇报及会议

1、营业部必需将每日活动及业务处理情况记入日报表，经由科长、经
理、向总经理提出。
2、销售科应依据每个月及上个月订单量、转拨余额、本月接收订货总
额、本月交货额、生产额、未收款项余额、各项接收订货产品内容等等
制作成月报表，并经由经理审核后转呈汇报给总经理。
3、每个月或每个月月初，营业部和工厂方面，应召集经理、厂长、科长及其
她责任人员，举行生产、销售联络会议。