人事档案管理制度样本.doc

第十二章 人事档案管理制度

一、 人事档案保管制度
□ 目
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争关键内容，而档案机密便是企
业机密
一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，预防材料损坏，这是档案保管关键任务。
第三，便于档案材料使用。保管和利用是紧密相联，科学有序保管是高效利用档
案材料
前提和确保。
□ 人事档案保管制度基础内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管关键。其基础内容大致包含五部分：材
料归档制度；检验查对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成档案材料应立即归档，归档大致程序是：首先对材料
进行判别，看其是否符合归档要求；其次，根据材料属性、内容，确定其归档具体
位置；再次，在目录上补登材料名称及相关内容；最终，将新材料放入档案。
(2)检验查对制度。检验和查对是确保人事档案完整、安全关键手段。
检验内容是多方面，既包含对人事档案材料本身进行检验，如查看有没有霉烂，虫蛀
等，也包含对人事档案保管环境进行检验，如查看库房门窗是否完好，有没有其它存放错误
等。
检验查对通常要定时进行。但在下列情况下，也要进行检验查对：
——突发事件以后，如被盗、遗失或水灾火灾以后：
——对有些档案发生疑问以后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发觉一些损害以后，如发觉材料变霉，发觉了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是相关档案转移投递制度。档案转递通常是由工作调动等
原因
引发，转递大致程序以下：
①取出应转走档案；
②在档案底账上注销；
③填写《转递人事档案材料通知单》；
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵照保密标准，通常经过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位
在收到档案，查对无误后，应在回执上签字盖章，立即退回。
(4)保卫保密制度。具体要求以下：
①对于较大企业，通常要设专员负责档案保管，应齐备必需存档设备。
②库房备有必需防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
④任何人不得私自将人事档案材料带到公共场所。
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。人事档案统计内容关键有以下几项：
①人事档案数量。
②人事档案材料搜集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。

二、人事档案利用制度
□ 目
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，
应遵照一定程度和手续，这是确保档案管理秩序关键手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必需按
照这些制度行事，这是对工作人员基础要求。
□ 人事档案利用方法
人事档案利用有多个方法：
(1)设置阅览室以供利用查阅。阅览室通常设在人事档案库房内或靠近库房地方，
方便调卷和管理。这种方法含有很多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于预防泄密和丢
失等。这是人事档案利用关键方法。
(2)借出使用。借出库房须满足一定条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；
公安、保卫部门因特殊需要必需借用人事档案等。借出时间不宜过长，到期未还者应立即
催还。
(3)出具证实材料。这也是人事档案部门功效之一。出具证实材料能够是人事档
案部门按相关文件要求写出相关情况证实材料，也能够是人事档案材料复制件。要求
出具材料原因通常是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用手续
在经过以上方法利用人事档案时，必需符合一定手续。这是维护人事档案完整安全
关键确保。
(1)查阅手续。正规查阅手续包含以下内容：首先，由申请查阅者写出查档汇报，在
汇报
中写明查阅对象，目标，理由，查阅人概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责
人签字；最终，由人事档案部门审核同意。人事档案部门对申请汇报进行审核，若理由充足
，手续齐全，则给同意。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档汇报，内容和查档汇报相同。
其次，借档单位(部门)盖章，责任人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、同意。
然后，进行借档登记。把借档时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人
员签字。
最终，归还时，立即在外借登记上注销。

(3)出具证实材料手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证实材料时
，需推行以下
手续：首先，由相关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证实材料理由，并加盖公章
；其次，人事
档案部门根据相关要求，结合利用者要求，提供证实材料；最终，证实材料由人事档案部
门相关领
导审阅，加盖公章，然后登记、发出。