公司人力部员工信息管理制度样本.doc

职员信息管理
1 范围
企业内部职员自被聘用之日起到离开企业止各项信息（包含岗位描述和人员编制信息、职员招聘信息、专业技术职称聘用信息、职员绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、协议管理信息、培训管理信息、出国管理信息、人员待岗、辞职、解聘信息、社会保险信息及其它相关信息）建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面管理
2 控制目标
2.1 确保职员信息正确、立即、完整和安全
2.2 为历史地、全方面地考察了解和正确选拔使用管理人才提供关键依据
2.3 确保对信息调用有效控制和提升处理效率
3 关键控制点
3.1 对于保密信息，人力资源部经理审批是否同意借阅职员信息
3.2 对于关键保密信息，总经理审批保密信息调用申请
4 特定政策
4.1 每个月5日前统计打印人员结构表及上月变动汇总表，并上报人力资源部经理、企业总经理和董事长
4.2 每三个月向部门经理、分管副总经理、总经理及董事长提供人力资源信息分析汇报
4.3 使职员信息管理形成制度
- 形成职员信息材料部门，在形成正式材料后30天内，负责按要求把应录入信息库材料送交人力资源部
- 人力资源部综合管理员要常常了解和掌握形成信息材料源信息，沟通渠道，建立联络制度并提供规范信息统计报表文件，不定时或定时地向形成信息部门搜集应搜集录入材料
- 人力资源部人事信息档案管理员对送交需录入信息库材料，查对信息，剔除无用信息和反复信息，并对不符合录入信息库要求材料，要立即通知形成信息材料部门，补送材料。形成信息材料部门，要按要求认真、立即办理
- 人力资源部人事信息档案管理员，对各岗位管理员录入信息库职员基础信息、岗位变动信息、绩效考评信息、奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福利费用信息、人力资源成本信息、招聘信息、培训信息、考勤和协议信息、辞职和离退休变动信息进行对应处理，并定时出台人力资源统计报表和分析汇报
- 人力资源部人事信息档案管理员在收到外部信息材料后，一星期内须将材料录入信息库
4.4 职员信息判别及录入制度
- 对搜集信息源，必需经过认真判别，属于录入职员信息库材料应真实、完整、对象明确，方能录入信息库
- 不属于录入信息库范围材料不得私自录入，应经过判别，分类给予处理
- 职员信息材料，须统一用十六开规格办公用纸，或软盘提供，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝墨水和复写纸书写
4.5 信息保管保密制度
- 建立各类职员信息库
- 职员信息应建立登记、统计制度并定时出台分析汇报
- 不停地改善人力资源信息管理系统平台技术，做好信息保管和维护，从而实现信息管理资源共享化、科学化、规范化
- 依据人力资源信息管理规范和人事工作中国家秘密及其密级具体范围要求制订企业信息保密制度并严格实施（关键保密信息： ；保密信息 ；共享信息： ）
4.6 人力资源信息分析汇报应包含：月度工资总额汇总表（薪资管理员负责）、年度工资总额汇总表（薪资管理员负责）、人员结构表（薪资管理员负责）、人员调动表（薪资管理员负责）、职员信息采集表、人工成本信息报表（薪资管理员负责）、年度职员名册、劳动协议签订情况台帐、劳动协议签订情况报表、历年增加职员记录表、历年降低职员记录表等
5 职员信息管理步骤说明C-11-08-001
步骤
包含部门
步骤说明
1
人力资源部人事信息档案管理员
依据岗位描述和人员编制信息、职员招聘信息、专业技术职称聘用信息、职员绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、协议管理信息、培训管理信息、出国管理信息、人员待岗、辞职、解聘信息、社会保险信息及其它相关信息建立职员各类信息库
2
各部门
立即统计职员工作情况，将包含职员基础信息、其它相关管理信息、各类对应报表上交至人力资源部
3
人力资源部各管理员
各管理员汇总各类信息
4
人力资源部人事信息档案管理员
将各管理员汇总信息录入职员信息库
5
人力资源部人事信息档案管理员
搜集统计分析所需其它数据，对信息库进行维护，并定时出台内部统计报表及人力资源信息分析汇报
6
人力资源部绩效薪酬主管
人力资源部经理
绩效薪酬主管审核人事信息档案管理员提供报表及汇报；人力资源部经理审阅
7
各部门职员
需要借阅人员信息时，借阅部门提出借阅申请，填写信息调用申请表
8
人力资源部人事信息档案管理员
审核借阅申请并依据信息类别进行处理
9
人力资源部人事信息档案管理员
假如借阅信息是共享信息，办理借阅手续，开具信息调用记录表；假如是保密信息，提交经理审批，不属保密信息，提交借阅者分管责任人审批
10
人力资源部人事信息档案管理员
假如借阅信息不是共享信息，则判定是否属于保密信息
10.1
借阅者分管责任人、人力资源部人事信息档案管理员
假如职员信息介于共享信息和保密信息之间，则由借阅人分管责任人审批，假如不一样意，则结束，假如同意，则办理借阅手续，开具信息调用记录表
11
人力资源部经理
假如是保密信息，人力资源部经理审批
11.1
人力资源部经理
不一样意借阅，则结束步骤
12
人力资源部经理
同意借阅，则依据借阅部门或职员信息等级，判定是否需要总经理审批
12.1
总经理
假如需要总经理审批，则由总经理审批。若同意，则办理借阅手续；若不一样意，则结束步骤
12.2
人力资源部人事信息档案管理员
假如不需要总经理审批，则直接办理借阅手续
13
人力资源部人事信息档案管理员
按要求追查违反信息保密制度人员责任