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大型集团行政管理制度样本.doc
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1、内部文件 集 团行政管理制度二四年三月目 录第一篇 行政管理制度1第一章 制度建设基础要求1第二章 通常行政管理要求2第一节 公文管理要求2第二节 印章管理要求5第三节 档案管理要求8第四节 保密管理要求10第五节 会议组织管理要求13第六节 台帐管理要求14第七节 值班管理要求15第八节 安全保卫管理要求16第九节 保安管理要求17第十节 基础信息管理要求18第十一节 资产管理要求19第十二节 办公用具管理要求22第十三节 电脑管理要求23第十四节 司机、车辆管理要求24第十五节 图书管理要求26第十六节 通讯费用管理要求27第十七节 出差管理要求28第十八节 办公区管理要求30第十九节 职
2、员着装管理要求32第二十节 接待工作管理要求32第二十一节 罚则34第三章 行政费用预算管理要求37第一节 总则37第二节 预算编制及审批37第三节 实施38第四节 监控38第五节 账务处理39第六节 附则39第四章 行政费用预算管理实施细则40第一节 预算编制及审批40第二节 实施41第三节 监 控42第四节 帐务处理43第五节 奖惩要求43第五章 奖惩管理要求46第一节 总则46第二节 奖励要求46第三节 处罚要求48第四节 奖惩权限51第五节 奖惩程序52第六节 奖惩管理和监督52第六章 附则53第二编 附 表54第一篇 行政管理制度第一章 制度建设基础要求第一条 目标:加强大型项目标制
3、度建设,健全管理体系。第二条 适用范围:大型项目管理中心、项目筹建处、大型项目。第三条 适用时间:包含钢铁、火电、高速公路等大型项目筹建期。第四条 制度建设负责部门:标准性制度由大型项目管理中心各职能部门制订;筹建处各项制度及实施细则,由各筹建处职能部门依据标准性制度进行编写,各项目标职能部门提供必需配合。第五条 制度审批:管理中心各项标准性制度,由集团相关职能部门、监事会、分管领导进行审批;筹建处各项制度及实施细则,由管理中心相关职能部门审核,监事会、集团分管领导审批。第六条 制度解释:对于制度实施过程中因产生争议而需要作出解释,解释权归于集团。第七条 制度修改:由集团相关职能部门,会同大型
4、项目管理中心、筹建处职能部门共同进行。第八条 制度终止:权力归于集团。第二章 通常行政管理要求第一节 公文管理要求第一条 公文定义:指和政府职能部门、相关单位间传送文件,和内部各单位相互传送各类文件(包含会议纪要)、制度规范(不含协议类文件)。第二条公文种类关键有:一、命令(令)适适用于依据相关制度和要求,宣告施行重大强制性实施行政方法;嘉奖相关单位及人员。二、决定适适用于对关键事项或重大行动做出安排,变更或撤销下级单位不合适决定事项、人事任免。三、公告适适用于向集团内外宣告关键事项或决定事项。四、通告适适用于公布各相关方面应该遵守或周知事项。五、通知适适用于批转下级单位公文,转发上级单位和不
5、相隶属单位公文,传达要求下级单位办理和需要相关单位周知或实施事项、人事任免。六、通报适适用于表彰优异,批评错误,传达关键精神或反应关键情况。七、汇报适适用于向上级单位汇报工作,反应情况,回复上级单位问询(包含审计汇报)。八、请示适适用于向上级单位请求指示、同意。九、批复适适用于回复下级单位请示事项。十、会议纪要适适用于记载、传达会议情况和议定事项,会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完成,并分发相关领导及部门。第三条 公文处理标准:快速、正确、安全、保密。第四条 公文处理关键工作:包含发文、收文、传输、指示、承接、跟踪催办、归档等工作。第五条 公文协调处理部门:各级综合部。第六条 各级单位除综
6、合部以外其它部门不得对外正式行文。第七条 发文: 一、拟稿:根据专业化拟办标准。包含两个部门以上会稿,由主办部门牵头拟办,相关部门会签。稿件需填写拟文稿纸作面页,按要求要求拟稿。二、编号:公文字号格式和文种代号统一要求。三、格式:企业内部全部公文需遵从广东珠江投资公文格式要求。四、会签:公文会签由发文单位责任人决定会签次序;不一样单位联合发文由该等单位共同主管领导决定会签次序;制度颁发由发文单位及制度所包含单位共同主管领导决定会签次序。会签文件及其附件由综合部盖骑缝章后使用会签表进行会签。五、签发权限:各单位间知会性公文,和各单位对内发文,由该单位责任人签发;人事任免通知,按人事管理权限签发;
7、关键对外文件(如对政府函件),由管理中心总经理或其授权人员签发;以筹建处名义发文,需经过筹建处总经理或其授权人员签发;以项目名义发文,由项目总经理或其授权人员签发。公文签发授权应将授权证实文件送本级综合部立案。六、打印; 七、盖章:手续完备,由综合部盖章。八、发文:综合部应对每份发文建立台帐,做好发文登记工作;由承接部门自行送达文件,应在档案室办理登记、签收。九、制度颁发必需经过会签程序,经负责审批领导签发后,由综合部门颁发,并送上一级单位立案。十、凡上报公文需经协调处理批转,不得直接送交上级单位,由综合部统一登记批转,上报集团企业文件统一由管理中心综合部门登记、传输。第八条 收文: 一、登记
8、:综合部收到文件后,对来文进行编号、备份(外单位来文)。二、批转:综合部依据来文内容、性质在文件阅办表(见附件二)上提出拟办意见并确定公文紧急程度,送上级领导指示或批转其它单位承接。对需送多位领导指示公文,通常应按领导排序由后向前传批。三、收文工作应在4个工作小时内完成。第九条 传输:相关公文需经相关单位传阅,各单位应在4个工作小时内签阅完成并送回综合部;对需送多位领导传阅公文,通常应按领导排序由前向后递送。第十条 指示:一、公文指示时,对有具体办理事项,指示人应该明确签署意见、姓名和审批日期,其它指示人签阅视为同意;没有具体办理事项,签阅表示阅知。二、指示人不能亲自指示(如开会、外出等),由
9、综合部负责电话联络,并依据电话统计代为签署意见,事后,由指示人补签。三、“一般”公文应在8个工作小时内指示完成;“紧急”类公文应在4个工作小时内指示完成;“加急”公文应随到随批,必需时能够集体商榷。如承接事项复杂,时限可合适延长,但不得超出要求时限两倍。第十一条 承接:相关公文事项承接单位按上级公文要求或按领导指示确定;如有多个领导指示按等级最高领导指示确定。第十二条 跟踪催办:综合部应对由其发出或接收每份公文建立台帐,登记公文处理情况,并做好公文催办工作。第十三条 立卷及归档:各单位应对公文按编号进行分类登记,并将公文编号、时间、内容、处理情况等输入电脑方便查证。公文办理完成后,应根据公文在
10、形成过程中相互联络、特征和保留价值等立卷,并确保归档公文齐全、完整、能正确反应工作情况,便于保管和利用。立卷后公文应按企业档案管理制度要求移交企业档案管理部门,并把复印件送各会签单位。公文处理情况应每三个月汇总送管理中心综合部立案。内容包含发文、文件阅办(包含处理结果)等。第二节 印章管理要求第十四条 印章刻制及启用:各级单位刻制及启用印章,必需经集团分管行政副总经理核准,并由集团总经理办公室统一负责办理刻制及启用事宜。 第十五条 领取:印章保管人员依据本要求从综合部门领取需自己保管印章并签收立案。第十六条 分类:印章分为企业公章(印章)、部门章和业务章,在筹建期,除财务部外不刻制其它部门章。
11、第十七条 保管:依据印章使用功效,印章分别由各级相关部门指定专员负责保管。 一、由管理中心综合部集中统一保管公章:1、管理中心、筹建处、各项目公章(筹建处及各项目标公章,待相关制度完善后,经集团领导同意,可将公章移交);2、管理中心、筹建处、各项目协议专用章(筹建处及各项目标协议专用章,待相关制度完善后,经集团领导同意,可将公章移交);3、还未移交给下属单位印章;4、管理中心各部门印章。二、由各筹建处综合部集中统一保管公章:1、 经集团领导同意,转交印章;三、由各项目综合部门集中统一保管公章:1、经集团领导同意,转交印章;四、业务章由相关职能部门进行保管。第十八条 公章使用范围及审批:一、对外
12、使用范围及审批:1、在管理中心,对外公文使用公章,须经部门责任人审签(上报省、市政府及政府相关部门文件资料须经管理中心综合部责任人审核),分管副总及行政副总以上领导审定,方可用章,关键文件用章前须经总经理审定;2、各筹建处、项目,对外公文使用公章,须经部门责任人审签(上报省、市政府及政府相关部门文件资料须经筹建处综合部责任人审核),分管副总及行政管线副总(特殊情况管理中心总经理助理以上其它领导)以上领导审定,方可用章;若管理中心、筹建处、项目需用到集团公章,需经过管理中心总经理、集团分管行政副总经理同意,方可用章;3、办理证件使用钢印,须由综合部门责任人审签,方可用章;4、标准上全部协议和协议
13、须根据协议签订实施细则要求实施,会审手续齐全方可盖章。特殊情况下,未经过协议会审程序,只有管理中心、筹建处分管副总经理及行政副总经理在用章审批表上签字同意用章协议及协议,也须经管理中心、筹建处法律部门对协议或协议条款审核无误后,方可用章;5、对外常规业务(多种年检、年审、报建、招投标、工程资料等)使用公章,须经管理中心或筹建处总经理审签,方可用章;6、银行新开账户,经集团企业财务部审批,方可用章;7、全部财务、税务登记报表(包含对外提供相关资料),统一由管理中心或筹建处财务部经理审签,方可用章;8、凡包含财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保法定代表人委托书、法人代表证实书,须经管理中心总经理审
14、签,方可用章;9、未经集团及管理中心领导小组授权同意,私自进行投资经营活动,对外担保,对外借贷款,对外签署合相同活动,印章管理人员不得盖章。二、法人章(公章)对内使用范围及审批:1、管理中心关键文件公布、重大人事任免等用章,须经综合部责任人审核,主管行政副总经理及总经理同意,方可用章;2、各筹建处关键文件公布、重大人事任免等用章,须经综合部责任人审核,主管行政副总经理及总经理同意,方可用章;3、各项目对内发文由项目责任人签发(领导尤其交待除外),方可用章。4、管理中心、筹建处通常内部发文,由部门责任人签字,综合部责任人审核,方可用章。第十九条 业务章使用范围及审批:一、业务章使用范围:1、财务
15、专用章用于办理相关银行业务;2、发票专用章用于开具发票业务;3、工程专用章用于:工程修改通知单、工程类会议纪要、内部完工初验;工程方面资料:图纸、会审统计、预结算汇报;工程方面对关联单位、部门往来文件;二、业务章使用审批:1、财务专用章和发票专用章须经财务部责任人审批后方可用章;2、工程专用章须由项目工程部责任人审核(工程修改通知单、图纸、会审纪要必需由主管设计责任人审核),再由各项目总经理审批。第二十条 相关公文经签发人签发,可使用拟文稿纸申请用章,不须使用用章审批表申请用章。第二十一条 管理中心、筹建处、各项目自行保管部门章(业务章),在本细则所要求范围内使用,如超出本制度所要求范围使用,
16、经办人及该单位关键责任人必需负担责任和连带责任。第二十二条 使用印章必需严格根据相关用章审批程序实施,手续不全者严禁用章。第二十三条 除本措施第八条要求之外,全部公文用章,须填写用章审批表,根据审批权限审批后,方可用章。第二十四条 用章前印章管理人员须认真审核,明确了解用章内容和目标及用印文件份数,确定符适用章手续后,由经办人在用章登记簿上逐项登记后,方可用章。第二十五条 凡符合集团用章要求,会签手续齐全协议、协议、文件、资料等经审核无误后,按前后缓急次序,即接即盖章,不得拖延用章时间。第二十六条 各级印章管理人员对未经核准文件,不得私自用章;对不符合本管理措施、协议签订管理细则或其它相关制度
17、要求,应立即向综合部责任人汇报,未经同意,不得盖章。第二十七条 不得在空白凭证、便笺上加盖印章。第二十八条 在急需用章而本部门责任人外出,以传真形式审签;以传真形式无法审签,须由综合部门责任人或管线副总经理(总经理助理)以上领导审签,方可用章。第二十九条 通常情况下不得将印章携带出办公室使用,如确因工作所需,经本部门责任人审批同意建立登记手续后,应由印章管理员携带印章到现场盖印或监印。带到办公室以外使用印章须经主管行政领导同意,并确保交予安全可靠人员保管,认真做好外借登记手续。第三十条 印章外借使用完成后,应立即办理归还手续。印章管理员须负责督促印章借用人员按时归还外借印章。第三十一条 管理中
18、心综合部将定时检验本部门及各筹建处、项目标用章情况。第三十二条 印章管理员需签和管理中心签定岗位责任书,认真推行岗位职责,确保用章安全。印章管理人员离职或调任时,须为印章办理交接手续。第三十三条 印章管理员应确保单位能随时和之取得联络,确保立即用章,不得拖延时间。如请假或外出时,须事先取得部门责任人同意,然后将印章移交给综合部门关键责任人,并办理印章临时代保管手续。第三十四条 印章遗失或失窃应立即向上级汇报,并依法公告作废。对伪造企业多种印章人员,依法交国家司法机关处理。第三十五条 对需要留存关键资料(协议、协议及对外关键文件),应在盖印后(对外文件可留未经盖章复印件),留存一份,立卷存档。第
19、三节 档案管理要求第三十六条 管理部门各级综合部设置综合性档案室,并指定专员负责档案管理工作。人事、财务、营销等专业档案可由对应职能部门负责管理。第三十七条 归档范围包含但不限于下列含有保留价值多种载体形式文件材料:一、管理文件:在经营活动中含相关键依据各类文件,包含规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记;各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等;二、立项文件:包含项目标可行性汇报、评定汇报和合作协议、章程等文件,和政府部门相关项目立项多种批复文件等;三、证照文件:经营活动中产生各类证件、执照等;四、资信文件:验资、审计、评定汇报等;五、协议文件:经营活动中产生各类协议、协议等;
20、六、项目开发报批文件:征地文件、计划报建文件、施工及完工验收文件等;七、技术和设备文件:设备、技术资料等;八、国家相关行业发展政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位来文等九、声像信息类:企业含相关键价值、或用于营销策划广告照片、录音、录像、电子文件等。十、其它需要归档关键文件。第三十八条 搜集归档一、档案在形成过程中,经办人员应立即对相关文字材料和图样进行系统搜集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。 二、凡属归档范围文件,经办部门或单位资料员应在文件办理完成一个工作日内将原件立即归档,不得私自留存;文件复印件可存于本部门备查。三、以管理中心、筹建处、
21、项目名义发出日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级综合部负责搜集、整理,按年度立卷归档。四、为避免归档档案遗漏和混乱,档案员要认真查对归档档案名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设置档案归档签收本,列明档案名称、份数及必需说明并办理签收手续。各部门资料员每个月应和档案管理员查对档案归档情况。第三十九条 分类编目一、档案管理员应依据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提升级案利用率,确保档案管理工作顺利进行。二、档案分类编号方法应尽可能考虑计算机管理要求,并尽可能和政府和公共机构编目方法接轨。第四十条 档案保管一、档案室必需做好放火、防潮、防蛀
22、、防盗工作,保持档案完好无缺;一旦出现险情,必需立即向企业行政领导汇报。二、严禁无关人员进入档案室;非档案管理人员无故不许在档案室逗留。三、档案发生损毁或丢失时,依据给单位所造成损失大小,按要求对相关责任人进行处罚。第四十一条 档案借阅一、借阅任何文件资料,必需办理书面审批及借阅登记手续,归还存档时,经检验无误方可办理注销手续;二、借阅非机密性文件(包含复印件),须经综合部责任人同意;借出原件,须报管本单位副总经理以上人员审批;三、因办理相关政府事务所需资料,须经综合部责任人同意方可借出;四、借阅机密性文件(包含复印件),须经分管行政副总经理同意;绝密性文件(包含复印件),须经总经理同意;五、
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