大酒店物资请购、采购与出入库管理制度样本.doc

莫愁湖大酒店物资请购、采购和出入库管理制度（试行）

实施部门
财务部
责任人
杨德文
适用范围
各部门
实施人
核实会计
部门实施人
专兼职核实员
编 号

1、总则
1.1 酒店对各部门经营管理所需要物资、用具实施集中采购、集中保管，按当日实际需要分期出库（各部门不设专门2级库）。最大程度地降低库存量，降低采购费用。
1.2酒店物资请购、采购分两大类，即正常运转经营需要各类物资、日常采购类、因客情需要和突发事故无备用件临时采购类。
1.3本措施由财务部组织实施和考评兑现。
2、物资申购
2.1日常类
2.1.1由财务部核实会计或仓库保管员依据库存量、经营需要量、采购周期、保质期等负责请购，制订请购计划。由财务部经理审核后报实施总经理审批，财务部组织采购人员采购。
2.1.2餐饮部鲜货类，由厨师长依据经营和库存情况，制订次日采购计划（清单），部门核实员确定库存情况（冰箱、保鲜柜、货架库存量等情况）。餐饮部经理审核签字后报实施总经理审批，送采购员采购。
2.1.3其它经营部门经营需要水果等鲜货类，由部门当日报次日请购计划交仓库保管员，由保管员次日填报酒店统一采购计划，审批程序同上。
2.2临时采购
2.2.1因客情需要临时采购（鲜货、酒水），由经营部经理按客人需要先通知采购员采购，然后补报申购计划审批。
2.2.2其它因无库存配件或原件、因突发事故损坏而影响经营，能够先通知采购员采购，然后补报申购计划审批。
3、采购价格
3.1酒店物资采购价格实施综合定价方法确定采购物资价格，作为实施参考、监督价格依据。
3.2市场调价，综合比价、定价
3.2.1由财务部指定相关部门和人员、市场、时间进行统一调价，调价人员必需认真负责、真实反应市场价格。调价不得少于三个市场、商场。调价参与部门人员为经营部门、财务人员。
3.2.2财务部成本会计或经理依据市场调价实施综合定价，制订实施参考价。
3.3调价时间
3.3.1鲜货每七天一为调价时间，每七天一次。
3.3.2干货调料每个月27日调价一次。
3.3.3小五金件、日用具、低值易耗品每个月27日调价一次。
3.4干货、调料、小五金等如选定固定供给商，供给商应每个月25日报一次价给财务部。
3.5酒水饮料类、低值易耗品等批量较大，应有三家供给商以上比价，决定最终实施价格。
4、采购
4.1采购方法
4.1.1酒店各类物资采购均由财务部统一负责组织和管理。由下属采购组负责采购，无特殊情况均由实施总经理、财务部经理审批，其它人员不得采购物资。
4.1.2定点采购由财务部制订协议，公布招标信息，选定供给商，签定供给协议。定点供给商必需有经营场地、营业执照，有充足货源和渠道，并随叫随到，有一定资金实力和送货能力（必需是一级或二级代理商），以防范风险。由采购组负责实施。
4.1.3非定点供给物资，由采购组负责采购。
4.1.4全部采购物资均应索取产品检验汇报、产品合格证实，杜绝三无产品。
5、验收（货）入库
5.1日常物资
5.1.1由仓库管理员、采购员现场按采购请购计划、协议、协议进行验货，标准件商品物资应开箱核验规格、质量标准、数量、重量、品牌、生产日期、保质期、单价等进行验收，验收合格办理入库手续，当场三方签字确定，不合格拒绝入库，非标准件商品物资，应使用计量工具逐件验收，对轻易注水、湿水、夹带次品干、鲜货要开包开箱，逐项（净重量）检验验收。数量较大、金额较大批量采购，核实会计要参与验货。
5.1.2鲜货由厨房兼职验货员（验收质量）、餐饮部核实员、仓库管理员、采购员、财务部相关责任人在后厨收货处现场验货，鲜货验收应逐项逐一（件）验收，对轻易注水、带水、夹带杂物、次品、冰块、皮毛、枯死、虫害物资要严格查验，对物品成色、数量、重量、规格、单价按请购计划进行验收，不合格物资应该场退回，验收合格现场办理入库手续，各方签字确定。
5.1.3 海鲜（海鲜由海鲜商供给）由后厨兼职核实员和餐饮专职核实员，依据前台消费点单，通知海鲜供给商供给，海鲜单一式四联，一联收银员，一联海鲜商，一联划单员（该联餐饮核实员复核后当日缴核实会计），一联厨房，分别核实。
5.2临时物资
5.2.1临时采购，鲜货由仓库管理员、采购员、核实员、厨房兼职验货员现场验货，办理入库手续。
5.2.2其它急需物资用具由仓库管理员现场验货和事后现场确定，办理入库手续。管理使用部门责任人签字确定，核实会计应凭入库单实地核验，并签字确定负责。
5.3入库手续办理，全部物资验收后办理入库手续，办理手续不得离开现场，现场分单加盖财务已入库专用章，不得更改时间和异地办理，入库凭证必需在验货两小时以内送财务核实会计。
5.3.1 日常采购（非鲜货类），采购员将实施总经理同意物资采购请购单、协议及采购计划及随货同行凭证，交仓库管理员对照验货，入库单一联缴财务核实会计，一联交采购员报帐，一联留存核实。
5.3.2 日常采购（非鲜货类），财务部定点供给商供货，采购员将实施总经理同意物资请购单、协议及采购计划和供给商将随货同行凭证，交仓库管理员对照验货，入库单一联（请购计划、合相同随入库单一同）缴财务核实会计，一联交供给商结算，一联仓库留存核实。
5.3.3 鲜货采购，采购员将鲜货采购请单交仓库管理员对照验货，入库单一联（鲜货请购单一同）缴财务核实会计核实（两小时内），一联交餐饮核实员核实，一联交厨师长核实和出品定价。鲜货临时采购手续办理同上，但必需由餐饮部经理签定确定。
5.3.4 临时应急采购，采购员采购回物资后由仓库管理员现场验货，办理入库手续（由使用部门在当日到核实会计处办理出库手续），使用部门签字确定，一联缴财务部核实会计核实，一联采购员报帐，一联仓库留存核实。
5.3.5 海鲜，每日收市时，餐饮部核实员和海鲜供给商查对实耗量、金额，双方签字确定，财务部核实会计依据收银员结算点单和餐饮部核实联审核后确定最终数量、金额和海鲜供给商对账，核实会计盖已审核章后按结算第一款实施。
6、出库
6.1 物资出库由使用部门专兼职核实员填报领用物资计划单，部门经理审核签字，送财务核实会计审核后开出库单，部门凭出库单在仓库领取物资，管理员凭出库单发货。鲜货当场办理出入库手续。
6.2 核实会计必需严格把关，严格控制非本部门使用和非经营使用物资领用出库，严格按实际需要量审批出库量。
6.3 物资出库通常不得批量或整件（杜绝部门设二级库）出库，消耗量不大物品应按瓶、克、个、支等单位出库。核实会计应跟踪考评珍贵物品使用、消耗情况，必需时应单独建立台帐跟踪、考评。
6.4 维修材料及非消耗品、易损品，实施交旧领新，报损报废旧材料、用具用具由仓库收回（交旧必需核准品牌、规格、批号）。无交旧由部门经理审签原因、财务部经理审核明确处理意见后方可发放。
7、退库（退货）
7.1 各部门物资退库一律填写退库单，报财务部经理审批后，由部门兼专职核实负责办理，仓库管理员办理退库手续，盖退库专用章退库单一式三联，一联缴财务部核实会计，一联部门核实，一联仓库留存核实。
7.2 供给商供给物资退库（退货），由仓库管理员填写退库单报财务部经理审批后，办理退库手续，盖退库专用章由采购员负责退货，一联缴财务核实会计，一联交供给商，一联仓库留存核实。
7.3 自购物资退库，由仓库管理员填写退库单报财务部经理审批后，办理退库手续，盖退库专用章由采购员负责退货，一联缴财务核实会计，一联交采购员，一联仓库留存核实。
8、结算
8.1 日常物资定点供给商结算，实施一月结算一次，下月初结上月货款，每个月1号为对帐办理手续时间，15号为付款结算时间。
8.2 日常物资、鲜货临时采购结算，实施当日采购当日报帐日清措施，采购员不得压帐、在外挂帐或隔日报帐。
8.3 全部结算全部必需三单齐全、完整。由核实会计负责审核，票面内容必需无改动（采购计划、入库单、发票），入库印章、验货人字迹等按协议要求核准后，填写报销结算单，签字确定金额、凭证张数是否符合财物制度等。经财务部经理审核报总经理审批后财务部经理安排资金计划报销或支付。
8.4 结算标准上供给商实施汇票支付，同城数额较大金额结算均实施汇票结算。自己采购由财务部核定周转金，当采购计划额度超出周转金额度时，由财务部经理核准后报总经理审批该批差额预借款额。
9、相关要求
9.1 因部门申购不准，造成浪费由申购部门负责赔偿和退货费用，无法退货由经理赔偿。
9.2 不按采购计划采购，数量、质量、规格等造成无法使用，由采购员负责退换和赔偿费用。
9.3 仓库管理员、验货员责任心不强，不按要求验货、把关，造成损失由保管员或验货员各50%赔偿，入总仓库由保管员赔偿。
9.4 入库单号核验不严、数额不正确，入库凭证如有改动，核实会计不查清楚，不附书面说明，出现虚假入库报帐，均由核实会计负责赔偿损失。
9.5 物资出库控制不严，大批量出库或直接出库，不属该部门使用物资私自许可领取，由核实会计负责。
9.6 供给商、采购员相互之间及酒店职员不得给供给商代办代结货款，因代办代结产生矛盾纠纷，由出纳负责。
10、 附则
10.1 本制度解释权在财务部。
10.2 财务部负责制订相关具体操作细则，如调价制度、报帐程序、制订相关凭据等，确保操作实施。
10.3 本措施自同意之日起实施。

政策制订人
黎开建
审批人
李 卫
采取日期：3月