大酒店物资请购、采购与出入库管理制度样本.doc
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1、莫愁湖大酒店物资请购、采购和出入库管理制度(试行)实施部门财务部责任人杨德文适用范围各部门实施人核实会计部门实施人专兼职核实员编 号1、总则1.1 酒店对各部门经营管理所需要物资、用具实施集中采购、集中保管,按当日实际需要分期出库(各部门不设专门2级库)。最大程度地降低库存量,降低采购费用。1.2酒店物资请购、采购分两大类,即正常运转经营需要各类物资、日常采购类、因客情需要和突发事故无备用件临时采购类。1.3本措施由财务部组织实施和考评兑现。2、物资申购2.1日常类2.1.1由财务部核实会计或仓库保管员依据库存量、经营需要量、采购周期、保质期等负责请购,制订请购计划。由财务部经理审核后报实施总
2、经理审批,财务部组织采购人员采购。2.1.2餐饮部鲜货类,由厨师长依据经营和库存情况,制订次日采购计划(清单),部门核实员确定库存情况(冰箱、保鲜柜、货架库存量等情况)。餐饮部经理审核签字后报实施总经理审批,送采购员采购。2.1.3其它经营部门经营需要水果等鲜货类,由部门当日报次日请购计划交仓库保管员,由保管员次日填报酒店统一采购计划,审批程序同上。2.2临时采购2.2.1因客情需要临时采购(鲜货、酒水),由经营部经理按客人需要先通知采购员采购,然后补报申购计划审批。2.2.2其它因无库存配件或原件、因突发事故损坏而影响经营,能够先通知采购员采购,然后补报申购计划审批。3、采购价格3.1酒店物
3、资采购价格实施综合定价方法确定采购物资价格,作为实施参考、监督价格依据。3.2市场调价,综合比价、定价3.2.1由财务部指定相关部门和人员、市场、时间进行统一调价,调价人员必需认真负责、真实反应市场价格。调价不得少于三个市场、商场。调价参与部门人员为经营部门、财务人员。3.2.2财务部成本会计或经理依据市场调价实施综合定价,制订实施参考价。3.3调价时间3.3.1鲜货每七天一为调价时间,每七天一次。3.3.2干货调料每个月27日调价一次。3.3.3小五金件、日用具、低值易耗品每个月27日调价一次。3.4干货、调料、小五金等如选定固定供给商,供给商应每个月25日报一次价给财务部。3.5酒水饮料类
4、、低值易耗品等批量较大,应有三家供给商以上比价,决定最终实施价格。4、采购4.1采购方法4.1.1酒店各类物资采购均由财务部统一负责组织和管理。由下属采购组负责采购,无特殊情况均由实施总经理、财务部经理审批,其它人员不得采购物资。4.1.2定点采购由财务部制订协议,公布招标信息,选定供给商,签定供给协议。定点供给商必需有经营场地、营业执照,有充足货源和渠道,并随叫随到,有一定资金实力和送货能力(必需是一级或二级代理商),以防范风险。由采购组负责实施。4.1.3非定点供给物资,由采购组负责采购。4.1.4全部采购物资均应索取产品检验汇报、产品合格证实,杜绝三无产品。5、验收(货)入库5.1日常物
5、资5.1.1由仓库管理员、采购员现场按采购请购计划、协议、协议进行验货,标准件商品物资应开箱核验规格、质量标准、数量、重量、品牌、生产日期、保质期、单价等进行验收,验收合格办理入库手续,当场三方签字确定,不合格拒绝入库,非标准件商品物资,应使用计量工具逐件验收,对轻易注水、湿水、夹带次品干、鲜货要开包开箱,逐项(净重量)检验验收。数量较大、金额较大批量采购,核实会计要参与验货。5.1.2鲜货由厨房兼职验货员(验收质量)、餐饮部核实员、仓库管理员、采购员、财务部相关责任人在后厨收货处现场验货,鲜货验收应逐项逐一(件)验收,对轻易注水、带水、夹带杂物、次品、冰块、皮毛、枯死、虫害物资要严格查验,对
6、物品成色、数量、重量、规格、单价按请购计划进行验收,不合格物资应该场退回,验收合格现场办理入库手续,各方签字确定。5.1.3 海鲜(海鲜由海鲜商供给)由后厨兼职核实员和餐饮专职核实员,依据前台消费点单,通知海鲜供给商供给,海鲜单一式四联,一联收银员,一联海鲜商,一联划单员(该联餐饮核实员复核后当日缴核实会计),一联厨房,分别核实。5.2临时物资5.2.1临时采购,鲜货由仓库管理员、采购员、核实员、厨房兼职验货员现场验货,办理入库手续。5.2.2其它急需物资用具由仓库管理员现场验货和事后现场确定,办理入库手续。管理使用部门责任人签字确定,核实会计应凭入库单实地核验,并签字确定负责。5.3入库手续
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