局档案管理制度样本.doc
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1、档案管理制度一、档案接收制度(一)通常本局在基础建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成、经过办理完成、含有保留价值多种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不一样形式和载体多种历史统计,均应整理归档。(二)接收时间及程序。各业务部门必需根据各类档案归档范围,将含有保留价值材料搜集齐全,进行整理,移交给档案室,立卷人认真填写移交目录,对照档案,查点清楚,立卷人和接收人应在移交目录上签字,各保留一份(移交目录表由档案室提供)。1、科研档案在研究课题结束后,第二年6月底前归档。归档前,应优异行整理、分类(一个课题一套材料,试验统计本应按课题分别统计,不得多课题任务内容记在同一统计本上)
2、,填写归档文件材料审查意见(签字手续完备),整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。2、机关各部门每十二个月三月底前将预立卷文件材料移交档案室。3、基建项目在完工验收后六个月内归档。4、大型仪器设备资料在验收后归档。5、文书档案根据“随办随归”标准,立即或定时归档。6、会计档案按保留两年后,每十二个月三月底前归档。7、声像档案每十二个月三月底前归案(录音、录像、题词、照片)。8、逝世五年后人事档案每十二个月六月底前移交文书档案保管。9、专利档案由项目责任人每十二个月一月底前归上年度形成专利材料。(三)移交案卷质量必需符合规范,对不符合要求,要限期整理,待符合标准后才接收。1、案卷内文件
3、材料要齐全、完整。2、案卷内文件材料载体和书写材料应符合耐久性要求,必需是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹。二、档案整理制度(一)建立档案联络网,网员为兼职立卷人,负责本单位档案搜集、整理,实施预立卷。(二)档案整理工作必需根据“便于保管、方便利用”标准和要求,必需保持文件之间有机联络,依据其形成特点和规律进行整理。(三)依据相关档案分类标准、规范,结合本单位实际,编制科学档案分类方案。(四)依据文件材料所反应不一样问题,区分不一样保管期限,进行系统整理、合理组卷。(五)案卷封面要采取国家要求标准格式,并按要求填写。(六)案卷质量符合
4、标准。案卷编目要正确,案卷题名要简明,要正确反应卷内文件内容,保管期限划分正确,组卷合理,卷内文件排列系统,书写要用毛笔或钢笔,字迹要工整、清楚。装订整齐、美观。三、档案统计制度(一)为总结档案工作经验,认识和掌握档案工作基础规律,用数量方法,揭示档案工作发展过程,统计数据以原始统计为依据,做到正确、可靠。 (二)档案统计关键有档案管理基础情况统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果统计等。统计工作要实事求是,科学地反应情况,严防随意更改。(三)建立健全档案登记、统计制度,统计应立即,数据要正确、可靠,帐物相符。(四)按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁统计工作。(五)按年度做好档案管理机构和
5、人员情况、档案设施情况统计等工作。(六)加强对统计数据利用、定时分析,立即提供给领导及相关部门,为制订计划、总结工作,探索本处档案工作规律提供依据。(七)依据上级主管部门要求,立即、正确地填报相关报表。四、档案保密制度(一)认真落实中国保守秘密法,树立正确保密观念,遵守各项档案管理制度,自觉实施保密制度。(二)凡属密级档案,必需依据要求阅读范围,经主管领导同意,方可查阅或借阅,未经同意,不得随意复印、摘抄档案。(三)查阅密级档案内容由档案室人员提供,经办人员不得私自翻阅,和本人工作不对口带保密内容档案通常不予查阅。密级档案通常不予外借,确需外借必需经处领导同意,并采取安全箱、柜存放,预防丢失。
6、(四)非专职人员未经许可,不得进入密级档案库房。(五)未立卷保密文件材料,保管有序,不随意乱放。(六)密级材料反复件,应按保密要求处理。(七)档案开发和提供利用,必需严格实施保密制度。(八)本室人员不得私自将库内档案调出或向她人提供档案内容。(九)违反本制度,有意或过失泄密者,看情节轻重,按保密法给处理。五、档案借阅制度(一)档案管理人员要主动提供档案,为本局中心任务和各项工作服务。(二)内部借阅档案,应在档案借阅簿上登记题名、卷号、利用目标、借阅日期、归还日期。凡属密级档案,必需依据要求阅读范围,经主管领导同意,方可查阅或借阅。(三)外单位借阅档案,凭介绍信并注明查阅目标和范围,经局领导同意
7、后在档案室查阅,不外借,如有特殊情况须外借,必需经处领导同意。外协单位,因工作需要查阅和协作项目相关档案时,应和业务部门相关人员共同办理查阅、借阅手续。(四)机密、绝密档案需经处关键领导同意后方可查阅。档案原件标准上不得借出或复印,如有特殊需要,须报经局关键领导同意。借阅人除具体填写外借登记簿外,并每卷需交300500元押金,由处经办人壹个月内负责收回归档。(五)档案在借用期间,利用者应保护档案,不准拆散、抽出、调换、圈点、划线、涂改和转借她人等,必需注意保密和确保档案绝对安全。不得自行影印或复制。(六)摘录或复制档案,须经管理人员校对审核后才能带走。局内借阅时间不得超出两星期。如确系工作需要
8、,须办理续借手续。因工作调动者,需归还所借档案,并经档案室签字,不然不预办理调动手续。(七)所借图纸等不能用于施工现场。底图一律不外借,需要时可在档案室查阅。(八)借阅档案要当面点清,归还时管理人员必需认真验收,方可注销。发觉有损毁或涂改等问题,责成修复补救。(九)档案遗失时,外单位扣留借阅者押金,处内对借阅者或经办人每卷罚款300500元。六、档案修改补充制度(一)为了真实地反应工程情况,确保科技文件材料正确性,伴随科技发展,工程维护、改造、设备更新,必需对已经归档科技文件材料进行修改补充。(二)更改已经归档科技文件材料由档案部门组织相关业务部门填写更改单,经主管领导审查同意后,持通知单到档
9、案室进行更改。(三)修改内容较小时,可直接在页面“杠改”、“划改”或发送“改变通知单”,修改后应在修改处加盖“更改章”。修改内容较多时,应另外行文,原文作废。新文列入原文目录并注明所替换原文编号。作废文件应注明新文编号,依据需要另行保管,如确无保留价值,严格实施销毁制度。(四)更改补充后底图,应复晒新图,连同更改通知单及其它文件材料一道归档,新图提供利用,同时旧图作废。(五)对修改后档案,入库前要认真检验,发觉问题立即采取方法,以维护档案安全。七、档案判定销毁制度(一)档案判定、销毁工作,应在局分管领导主持下,由档案室和相关职能部门组成判定小组进行这项工作。(二)判定小组依据国家档案行政管理部
10、门相关要求和程序,对已超出保管期限库存档案保留价值、保管期限和所划密级,进行判定,判定工作结束后应提出工作汇报。(三)销毁档案必需严格掌握,慎重从事,经判定给予销毁档案,要逐卷造册(编制销毁清册一式两份),由业务主管领导审批、签字后,定点、专员监销;清销保密范围内档案由保密小组实施,要严格登记,清销人、保密小组组长签字同意后可实施;因设计变更、原档案作废,应立即抽出、造册报批,进行处理。(四)准备销毁档案,在未同意前,单独保管,方便审批时检验,万一部分判定不正确仍需利用,抽出另行继续保留。(五)销毁前,应认真进行清点查对;销毁后,监销人员在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人签字,并
11、将监销情况汇报主管领导。(六)销毁档案时要严格实施保密要求。(七)销毁清册由档案室列入档案保管。八、档案复制制度(一)凡需摘录、复制档案资料,必需做到:1、复制档案材料,需申请,写明工作需要情况或原因,并经相关领导同意同意。2、保密范围内档案,需经局保密小组责任人(总支办)同意后方可复制。3、通常档案,需经局领导同意,档案室责任人同意,方可复制。4、科技档案底稿和底图不外借,可在档案室查阅。因工作需要复制时,需经主管领导同意,档案室责任人同意。(二)档案实施有偿使用标准,对内复制,收取成本费,年底止算;对外复制,按市场价格收费。(三)外单位需要复制利用本局档案材料,得到主管领导同意后,收取技术
12、转让费和复制费。(四)摘录、复制档案资料,须经档案管理人员审阅确定无误后,加盖档案室章,方可出室。九、档案库房管理制度(一)为了确保档案安全,最大程度地延长档案寿命,严格实施档案库房技术管理暂行要求(1991年12月26日国家档案局公布)。落实“以防为主,防治结合”标准,切实做好温湿度控制和调整,防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管情况检验等方面工作。(二)档案库房(含胶片库、磁带库)温度应控制在1424,相对湿度应控制在4560%;库房内备有空调、去湿机、温湿度计,天天温湿度测记两次(早晨九点,下午四点),并随时给予控制调整。(三)库房内严禁吸烟,档案工作人员下班前必需切断库房
13、内全部电源,并备有灭火器,消除一切火灾隐患。(四)档案库房安装防盗门窗,非工作期间关窗锁门,非档案工作人员未经同意不得入内,和档案无关物品不准入库。(五)保持库房整齐、通风,定时打扫卫生,库房配置吸尘器用于除尘,不得用水拖、抹地面和档案橱柜、密集架。(六)每十二个月检验一次防虫、防霉药品,对短缺和不适用要立即进行更换补充。(七)档案在任何情况下均应避免阳光直射。(八)每十二个月定时对库藏档案进行安全检验,发觉问题,立即汇报,并采取方法给予处理。十、档案工作考评制度(一)为了加强档案综合管理,实现档案管理工作规范化、科学化和制度化,愈加好地为本局生产管理、防汛抗旱、综合经营服务。依据国家、省相关
14、档案法律、法规要求,结合本局实际情况,制订该档案工作考评制度。(二)档案考评列入单位年度综合考评内容中,对档案工作开展好单位,将在年度考评中给加分。(三)局内各业务部门档案文件材料形成、积累、整理、归档工作开展情况,列入各部门及相关人员考评范围之内。对主动主动开发和提供利用档案,为经营、管理工作增加经济效益等做出贡献人员,给表彰和奖励。(四)单项工程结束后,没有完成完工文件材料,财务部门不予结帐。设备购置等档案材料不齐全,不予报销冲账。(五)工程档案归档率100%,完整率98%以上,永久保留文件材料完整率100%。基础工程、隐蔽工程文件材料正确性达成100%,若达不到上述要求,对该项目责任人给
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