公司文书管理制度样板样本.doc
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1、六、文书管理规则 总则第一条 目标为使文书管理制度化,以促进文书处理之品质及效率,特订定本规则。第贰条 范围本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各企业(含事业部、业务实施部门)和外界来往文书(包含电报)及关系企业(含企业内容)各部门间来往文书(包含签呈),自收(发)文至归档全部过程之办理和控制。 承接部门第三条 总收发部门总企业各部门和外界来往文书收发由总管理处总务部门统一办理,各企业(工厂)所在地总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。第四条 管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各企业以企业名义和外界来、往文书,以各企业总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、
2、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门文书,得以各该业务部门最高主管部门为管理部门。(二)各企业(工厂)所在地和外界来往属地域性文书,以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各企业、部门间来往文书标准上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按要求处理者,管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所包含业务主办部门为该项文书主办部门,如有包含其它部门时,其它部门则为该项文书会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送主办、会办及提供部门如表3.2.2: 行
3、文第六条 行文类别(一)函:公布规章或临时性要求及对机关团体、企业行号、私人或关系企业各企业间及企业内各部门间行文使用。(二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣告时使用。(三)便函:关系企业各企业、部门间或企业内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈:下级对上级有所请示或汇报时使用。(五)电报:业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文:政府机关要求之表格式公文及企业人事令等,可依实际需要印为固定格式使用。(七)其它:1.司法文书依据司法部门要求程序实施;诉讼文书,依政府相关部门诉讼审议 委员会要求程序实施。2.会议纪录及例行表报等发送无须行文。第七条 行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外
4、机构行文名义、署名及用印要求以下:1.以企业名义由董事长署名盖董事长职章:属政策性或影响企业重大权益行文。2.以企业名义由总经理署名盖总经理职章:对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以企业名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等行文。对当地市、县政府及其所属一级机构行文。对税务、金融机关行文。总管理处各部、室、中心代表各企业对外行文(但本款第六项另有要求者从其要求)。 4.以企业名义,由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外公家机构或公民营企业、法人团体行文。营业、资料、工务等部门于各类规章要求核决权限
5、或授权范围内对用户、厂商之行文。5.以部门名义,由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章要求核决权限或授权范围内对用户、厂商行文。6.以部门名义盖部门章:采购部门对厂商行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人行文。7.应依本款第四项名义、署名及用印要求行文而该行文单位无经理者,得盖用企业公章行文。8.因环境特殊或事实需要,须另行要求行文名义、署名及印信使用者,应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文,并依下列要求签署、用印:1.正式行文者,以企业名义由总经理或事业部经理署名盖职衔
6、签字章为之;以业务接洽便函行文者,由经办部门主管及经办人署名,盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各企业行文油印函件,盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其它部门行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘用书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等),须加盖企业或业务专用章文件,均应盖章,并视业务需要依要求加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信文件从其要求。(五)需以对等身份签署人名义复文者,应斟酌实情处理。第八条 行文
7、判行权限(一)以董事长署名行文者,应送总管理处总经理室转呈董事长判行。(二)以总经理署名行文者,除总管理处各部室、中心代表各企业对外行文得由经理(主任)判行者外,应送各企业总经理室转呈总经理判行。(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)以部门名义由厂处长署名行文者,应由部门主管判行。(五)以部门名义行文者,应由部门主管判行。(六)以企业名义盖用企业公章行文者,应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要,如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用企业名义,须盖用董事长或总经理之业务专用章者,行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。 (八)固定格式文书,应由署名主管
8、于原稿判行后,授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式. 通则第九条 文书分类(一)机密类:含有专利性、独特技术性资料及特定列管业务机密文件,应依本要求第八章要求办理。(二)A类:凡关系重大,足以影响企业权益文书,应呈总经理核阅后始得分文办理。 (三)B类:通常文书及常常性业务往来文书。(四)C类:通常通知或参考性函件无须呈判者,仅登记分文直接交经办部门处理后归档。 (五)其它类:和企业业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件,无需收文、登记,可直接送相关部门参阅。第十条收发文登记单(一)第一联为收(发)文登记单,收发人员按流水号码次序装订存查。(二)第二联为催办单,于送经办部门签收文件后,收
9、发人员收回,按处理期限或待复日期之前后次序整理,按日查对催办。(三)第三联为主管催办单,经办部门主管于交办文件后留存,按处理期限或待复日期之前后整理,以备随时稽催督导用。 (四)第四联为经办人员存查联,于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联,于文件办妥时随文归档,如系代行或授权判行文件,由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发)文字号制订管理(一)对外行文字号1.企业:X1X2(X3)总字第号。X1X2为企业简称;X3为地域分,不需分地域者省略;为企业收(发)文流水号。2.事业部(含直属部门):X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字,由各企业总经理室制订
10、管理)。3.营业部门:由各企业总经理室制订。(二)对关系企业行文字号1.由各企业总经理室统一制订管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制订管理。(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。业务接洽便函另行编定,亦采流水号码一文一号编列。2.复文以收文号码为发文号码,如有二号以上来文并案处理,以最终收文号码为发文号码。3.主动发文号码和通常收复文号码采取同一编号次序。 .和外界来往文件第十二条 收文(一)登记、分文来文由收发人员拆封后,于收(发)文登记单登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后,送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门,
11、再由收发人员分发。(二)文件分送收发人员分发文件,应留存收(发)文登记单第一联,依收文编号之流水号码装订之。其它第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否回复及处理期限,记入收(发)文登记单第二、三、四、五联,第二联于当日签收后,夹放于分文专用卷宗退还收发人员,由收发人员按处理期限日期前后给予整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时,应将经办人姓名记入收(发)文登记单第三、四、五联,留存第三联按处理日期之前后整理稽催督导,第四、五联连同文件交经办人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时,应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或
12、复文摘要统计于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时,得以文书签办单补充,签办单随同收(发)文登记单第五联步骤处理),并填记预定保留期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后,将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥来文及收(发)文登记单第四、五联时:如无需复文者,依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联,抽出原留存第二联销案,并将第五联同文件归档,将第四联退还经办人。如需复文者,将复文及复文搞送请监印人员用印后,复文封发投邮;来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记
13、于第四、五联后,第五联连同来文、复文稿、复文底本归档,并抽出原留存第二联销案(如需待复者,则将第二联依待复日期前后整理以备稽催),再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要,能够复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其它有价证券等,经办部门经办人于接到来文时,应即缴交出纳部门签收不应随文传输。第十三条 主动发文(一)拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿,检附收(发)文登记单一式五联,填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保留年限及销案或待复期限等栏,呈部门主管会核稿人员经判行,送收发人员编号,转打字、校对后,送交文书管理部门收发人员。(二)发文处理收发人员收到发文文
14、件、原稿收(发)文登记单(一式五联),立即发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后,登记单第一联依收发文编号流水号装订;无须待复文件,第二、三联即予销案,如须待复者,第二联由收发人员暂存,第三联送经办部门主管,均依待复日期前后整理以备稽催;第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号,将档号及销案日期填记于第一联后,第四联交还经办人存查,第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条 外界复文处理收发人员及文书经办部门收到外界复文,除按收文程序处理外,收发人员应抽出原发文第二联销案,将销案日期转记原发文第一联,并将收文日期及字号转记于原发文后归档第五联,经办部门接到复文时,主管应抽出原发文第三联
15、销案,经办人应于原发文第四联填记收文日期及字号。.关系企业来往文件第十五条 行文方法(一)正式以公文用纸或油印函件行文者,依本章要求处理。通常性要求、通知、公告等函件无需复文时,发文部门仍办剪发文手续,受文部门则依下列方法处理:1.主管部门对其直辖部门行文时,受文部门免办收文手续。 2.总管理处各部、室、中心及各企业相互行文,由受文企业总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文,其转交所属部门时,所属部门免办收文手续。3.受文部门依前二项要求免办收文者仍应处理呈核后依收文日期前后次序归档。(二)以业务接洽便函行文者,依第十六条要求办理。(三)各类文书行文,应就组织层级需要数量一次印发,避免逐层
16、转文重印延误时效。第十六条 业务接洽便函之处理(一)发文经办人发文时,应将接洽内容列记于业务接洽便函第一联,并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏,呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署,一并送收发人员编号并记载?quot;收(发)文编号记录表再送监印人员用印后,由收发人员将业务接洽便函第二、三、四联送交受文部门,第一联则依待复日期之前后整理以备稽催。(二)收文受文部门收发人员收到业务接洽便函第二、三、四联,于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载收(发)文编号记录表将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后,由收发人员将二、三联交由经办人承接,第四联经经办人签收后由收发
17、人员按发文部门要求待复日期前后整理,以备稽催。 (三)复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期,及预定保留期限(如需签办,则以文书签办单办理,签办单连同业务接洽便函第三联处理),经主管判行后,依式填写于第二联,一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期,将第二联送交受文部门(原发文部门),第三、四联编定档号填记于档号栏后;第三联依其类别归档;第四联依收文流水编号次序存查。如未结案,则第四联按待复日期前后整理以备稽催。(四)回文处理发文部门收发人员收到复文部门送达便函第二联时,于原暂存第一联注记复文收文时间;第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保留
18、期限送收发人员抽出第一联销案,再一并编定档号填记于档号栏,第一联依发文流水编号次序装订存查,第二联依其类别存档,如未结案,第一联需加注复文部门要求待复日期,并按此日期前后整理以备稽催,再行复文时,则依发文程序办理。 文书处理方法第十七条 文书结构(一)公告:以主旨依据公告事项三段式斟酌利用。(二)函、签呈:以主旨、说明、措施、请求、拟办或提议三段式斟酌利用。 (三)业务接洽便函:以公文三段式或以条例方法逐点叙述。(四)采取语体文以达成简、浅、明、确要求,可用表格处理尽可能利用表格。第十八条 信函处理(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受信函由信封上记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如
19、系私事,再予发还;未能办认为公务文书信函,经其本人拆封后如系公务文书,应交收发人员依本规则处理。(二)指名经副理以上人员信函,迳送其本人,如系公务文书,再交收发人员依本规则办理。第十九条 签呈处理(一)经办人因特殊案件处理,需签请主管核示时,以签呈用纸缮写一份行之,签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 (二)经办人签拟后层呈主管核示,如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各企业经理室、总经理室和总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后,由厂(处)、部(室)收发人员登记于签呈事务备查表转呈经(副)理以上主管(各企业经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长
20、)核示,于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记指示情形,呈送厂(处)长(部室主管)核阅后,交由经办人依示办理,但和会办部门相关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后,将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及签呈事务备查表后,签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者,应指定专员专案签办。第二十条 合约处理(一)签订或修改合约时,经办部门拟稿后判行前,应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。(二)固定格式合约书其原稿应依前款要求经核稿判行后使用,经办部门使用时依式填写所需份数呈准后,直接送请用印。(三)合约书签约代表原稿、正本保管部
21、门要求以下表3.2.3:保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后和原稿一并归档。其它业务相关部门均以副本留存备用。第二十一条 副本及图书处理副本视同正式文书,应依要求处理、归档;各类图书应指定部门集中管理。第二十二条 电报处理电报视同文书,依本规则办理。第二十三条 文书处理关键点(一)经办文书遇相关系重大足以影响企业权益之关键文件,应将正本妥为保藏,每有应用均以副本或影本层呈处理。(二)为利文书处理并达分层负责目标,经办人应就内容关键点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办,各主管人员应对文案注意见,避免只署名而无意见。(三)经办、会稿、核稿等人员之答名,应清楚可辨,不得潦草难认。(四)经
22、办文书应视其轻重而定缓急,如案情包含其它部门应照会办理,会稿案件会办部门应按速件处理之。第二十四条 文件处理期限(一)收发人员收文时,标准上应随到随送,不得积压,最迟应于文到一小时送交相关人员。 (二)分文人员分文时期,由各企业视其收文数量自行订定。(三)经办人员处理期限。1.速件、电报、机密文件等应随到随办,于文到一日内处理完成为标准。 2.通常案件由部门主管斟酌经办人工作量,指定处理期限,通常以文到三日内处理完成为标准。3.来文定有回复期限者,应尽力于来文所定时限内处理完成。4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别要求其处理期限。5.监印人员
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