金石工程项目管理软件员工垫付、报销、项目(或子公司)备用金三者的区别及使用方法(新).doc
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2、它费用单审】核完成后,让最后一个审核人抄送给出纳,再由出纳做【付款申请单】自己审核后再做【付款单】。说明:如果把多级审核放到【付款申请单】环节上,一但有人审核不通过,需要:打回付款申请单审核冲销付款申请单再反审核【其它费用单】,这样才能再修改【其它费用单】。这样导致反向操作很多,待来很多麻烦,所以要把多级审核环节放到前面的【其它费用单】上进行。(3)如果您是标准版用户,没有多级审核的功能、或者您是集团版用户不想在软件中使用多级审核来完成整个流程,可以:【其它费用单】自行审核打印拿出打印结果和相关的凭证找相关的领导签定确认【付款单】。(4)有发票或收据可以做【发票单】(在【财务管理】【发票管理】
3、中),如果还有其它的凭证,可以以附件的形式挂到【其它费用单】中。(5)因为钱是直接给的员工,所以在做【付款申请单】或【付款单】时,注意“收款人明细”中写名收款为垫付的员工。往来单位要写明真实单位,如果是不具名的单位,可以提前在基础信息的【往来单位维护】中添加一个名称为“零星”的单位,统一处理类似费用的支出。如下图:下面是最终的资金流水,看摘要我们可以得知:向零星单位付款,收款人是张三,如下图:二、 员工先借款后报销1、适用于以下情况:(1)公司的采购员给项目上采购材料, 该采购员平时身上都留有一定的备用金,公司需要给做定期支配。买完材料再回公司挂账报销。(2)公司办公人员需要出差等提前来公司借
4、支钱,再回公司报销。2、流程解决方案(分三步):(1)借款:【员工请款单】审核(可多级审核)【员工借款单】。(2)报销:【材料采购单】或【其它费用单】审核(可多级审核)【付款申请单】审核(可多级审核)【付款单】。(3)还款:【员工还款单】。3、注意事项:(1)以上绿色部分的流程公司可根据自己的情况进行简化或省略。 (2)本情况和(一、员工垫付)情况比较中多了前期借款步骤、后期还款步骤。中间的报销环节基本一样,区别在【付款申请单】和【付款单】中要选中“冲抵员工借款”选项,报销类别选择“个人借款”,不需要填写“收款人明细栏目”如下图:三、 项目上(或子公司)需要有备用金进行日常周转,公司定期给予支
5、付(适用于项目上或子公司有单独的财务或者出纳人员)。1、情况描述:项目上或子公司有单独的财务人员,有可自行支配的银行账号,公司定期给该账号支付资金作为该项目或子公司的备用金。2、解决流程方案:(只能在网络集团版下解决)(1)首先让超级用户进入【系统维护】-【系统全局设置】,打开以下开关:(2)让超级用户或总公司财务经理在期初使用软件时,在软件的主菜单中【财务】【银行管理】【银行账户信息登记】中建立总公司账户和项目部(或子公司)账户,其中总公司银行账户的授权使用人要设置为总公司的相关财务人员和总经理,项目部(或子公司)账户的授权使用人要设置为总公司和该项目部(或子公司)的相关财务人员和经理,这样
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