青海省基层司法所业务档案管理制度样本.doc

青海省司法厅相关印发《青海省基层司法所业务档案管理措施》通知

西宁市、海东地域、各自治州司法局：
为深入提升司法所规范化建设水平，规范基层司法所业务档案管理工作，有效地保护和利用档案，依据《中国档案法》要求，现将《青海省基层司法所业务档案管理措施》印发给你们，请遵照实施。

附件：《青海省基层司法所业务档案管理措施》

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青海省基层司法所业务档案管理措施

第一章 总则
第一条 为深入规范全省司法所工作业务档案，提升司法所规范化建设水平，依据《中国档案法》、《机关档案工作条例》和《青海省司法厅相关印发司法所工作职责和规范化司法所创建工作考评评定措施通知》等相关要求，结合司法所工作实际，制订本措施。
第二条 司法所业务档案，是指司法所在推行业务职能活动中形成并归档含有查考利用价值文字、图表、声像等不一样形式或载体文件材料，是司法所工作真实统计。
第三条 依据职责，司法所业务档案应分为以下八类：
1. 人民调解工作档案；
2. 帮助基层政府处理社会矛盾纠纷工作档案;
3. 小区矫正工作档案;
4. 安置帮教工作档案;
5. 基层法律服务工作档案;
6. 为基层政府提供司法提议工作档案;
7. 普法依法治理工作档案;
8. 日常管理工作档案。
第四条 司法所长是档案管理第一责任人。司法所应指定专员负责档案材料整理搜集和立卷归档，做好本所档案接收、保管、利用和销毁工作。档案管理人员和公文承接人员要搞好协作，亲密配合，做好档案管理工作。档案管理人员调离岗位时，应在司法所长监督下，办理档案移交手续。
第五条 司法所应建立档案室，设置档案柜，业务档案实施集中统一管理，做到科学合理、立即分卷、定时归档。

第二章 文件材料立卷和归档
第六条 各项工作形成文件材料，通常含有保留价值均应立卷归档。案卷中多种文字材料，必需用钢笔或毛笔书写，打印件要和底稿同时立卷。
第七条 立卷就是将零碎文件材料，依据它们之间联络，系统地组成案卷。案卷内文件材料必需完整。
第八条 在归档文件中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件，统一收纳。
第九条 不一样年度文件通常不得合并立卷，但跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度计划放在针正确第十二个月立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；其它文件材料立卷应按成文年代为准；基层法律服务业务档案应根据《乡镇法律服务所业务档案管理措施》要求实施。
第十条 卷内文件应按摄影互之间联络排列，批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后；原件在前，复制件在后；其它文件材料依其形成规律，按相关要求排列。同一性质多个具体问题文件组成一卷时，可按关键程度、日期、作者、地域等措施排列。会议文件按关键程度结合形成次序排列。
第十一条 卷内文件材料应按工作程序客观进程或时间次序进行排列，依次编写页号或件号。装订案卷，应统一在有文字每页材料正面右上角、后面左上角手写或打号机编号；不装订案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料后面逐件编号。
第十二条 卷内材料包含国家秘密或当事人商业秘密、个人隐私，该卷应列为密卷，归档时在案卷封面左上角加盖密卷章。刑释解教人员安置帮教、小区矫正类包含人员名单及个案情况案卷为三类密级案卷。
第十三条 文件材料在装订前要深入整理。卷面为A4纸型（210㎜×297㎜），材料大于卷面要加以折叠，小于卷面要加贴补纸。案卷通常应采取三孔一线方法装订；也能够“件”为单位进行整理，方法不局限三孔一线，只要符合档案保护要求即可。
第十四条 立卷人可用钢笔、毛笔或计算机打印等方法逐项填写案卷封面及卷内目录。卷内目录按卷内材料排列次序逐项登记，不得漏项。
第十五条 司法所立卷归档案卷资料，应根据案卷封面、卷宗目录、卷内材料、备存表、卷底次序排列。档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号格式按《文书档案案卷格式》实施。其它门类和载体档案案卷格式应按相关要求实施。
第十六条 案卷十二个月归档一次，管理人员应在本年第一季度内将上十二个月案卷整理完成。

第三章 档案管理
第十七条 档案室负责接收司法所在工作活动中形成全部档案。档案应在立卷基础上进行分类、加工整理和保管。
第十八条 档案按年度、类别有序排列上架。
第十九条 档案室必需门窗坚固，注意做好防盗、防火、防虫、防潮等工作，室内严禁存放易燃、易爆及其它危险物品。
第二十条 文书档案保管期限定为永久、定时两种。定时通常分为30年、，具体措施参见《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》。保管期限从该卷立卷后下十二个月起算。
第二十一条 含有永久和长久保留价值档案，如破损和字迹模糊应立即进行修补和复制。
第二十二条 档案室必需建立检验制度，对档案数量、保管情况定时检验，每十二个月普遍检验一次，尤其关键档案应随时逐件检验，并将检验结果报司法所长。
第二十三条 档案室应建立登记、统计制度，对档案收进、移出、保管和利用等情况进行登记和统计，并应立即建立档案目录、卡片、索引等检索工具。

第四章 档案利用
第二十四条 档案室应依据工作需要建立档案借阅登记簿。本单位人员借阅档案，必需办理登记手续。外单位人员借阅档案需持介绍信，经司法所长同意后，方可借阅。
第二十五条 借阅人员应对所借阅档案材料完整、保密负责，不得拆装、调换、污损、勾划、转借和私自摘录、复制。
第二十六条 档案借阅通常不超出7日，到期不能归还时，应向档案管理人员办理续借手续，档案管理人员对借出档案应负责催还。
第二十七条 档案管理人员对借出案卷立即办理登记和归还后注销手续。

第五章 档案判定和销毁
第二十八条 档案管理人员应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》要求定时对已过期案卷进行审查，对仍含有保留价值档案经判定后应该延长保留期限，对确无保留价值案卷给予销毁。判定工作由司法所长和档案管理人员共同进行。
第二十九条 销毁档案材料，必需登记造册并提出销毁汇报，并报上级司法局，经书面同意后给予销毁。
第三十条 档案销毁时应注意保密，司法所应指定专员监销，监销人应在销毁清册上签字。

第六章 机构撤销变动时档案材料处理
第三十一条 司法所机构撤销或变动时，应将文件材料整理立卷，并将档案整体移交至上级司法局保管。

第七章 附则
第三十二条 本措施自印发之日起实施。