建设办公室文书档案管理制度样本.doc

*建设办公室文书档案管理制度文书档案管理制度（一）文书管理制度第1章 总则第1条 为使办公室公文处理正确、立即，提升公文处理工作效率和公文质量，特制订本措施。第2条 办公室和外界来往文书收发由综合办统一负责。第3条 综合办指定人员负责来往文书核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第2章 公文种类第4条 企业通用公文种类（1） 请示向上级部门请求请示、同意事项。（2） 汇报向上级部门汇报工作、反应情况、提出提议、回复下级请示事项。（3） 决定对关键事项或重大活动做出安排。（4） 决议经过会议讨论或议定，要求落实实施事项。（5） 批复上级回复下级请示事项（6） 通告在一定范围内公布应该遵守或周知事项。（7） 通知传达、批转上级、同级、不相属部门公文；传达要求下级部门帮助或需要周知或共同实施事项；公布规章、任免聘用事项。（8） 通报表彰优异，批评错误，传达关键情况。（9） 函对同级或不相属单位相互介绍、商洽、问询、催办、回复一些问题，请相关部门同意。（10） 会议纪要记载和表示会议关键精神及议定事项，要求和会单位共同遵守实施。第5条 文书保密等级划分（1） 绝密。指极为关键而且不得向无关人员泄露内容文书。（2） 秘密。指次关键而且包含内容不能向无关人员透露文书。（3） 机密。指不宜向单位以外人员透露内容文书。（4） 一般。指非机密文书。第3章 文书收发第6条 抵达文书全部由文书综合办接收，并按下列关键点处理。（1） 贴文书处理签，确定拟办意见。（2） 送关键领导阅示。（3） 分送各责任人办理。（4） 进行文书归档。第7条 对于文书收发，要做好收发登记。第4章 文书制作规范第8条 公文格式（1） 公文内容 发文字号：由发文机关代字、发文年度、发文次序号组成，在是文头和界栏线上。 主送机关：向上级请示、汇报，通常只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。 标题：对公文关键内容概括和反应，是公文眉目。 正文：公文主体部分。 发文机关：制发文单位，在正文右下侧，应写全称或通用简称。 公文日期：包含年、月、日，写在公文末尾，通常以印刷日期为准，关键公文以签发日期为准。 公文印章：加印在发日期中间。 密级：保密文件注明密级。 附件：附件在正文以后、印章之前，注明附件序号、标题。（2） 用纸格式本企业公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。（3） 印装格式 公文均采取横书或横排。 在左面装订。 装订用钉装。第9条 文书签发（1） 领导小组文书收领导小组关键领导签发。（2） 办公室文书由办公室主任签发。第10条 文书盖章在正本上必需加盖印章。第11条 文书制作注意事项（1） 文书必需简明扼要，一事一议，语言措辞努力争取正确规范。（2） 起草文书理由包含起因和中间交涉过程，并加以证实，附上相关资料和文件。（3） 必需明确起草文书责任者，并署上请示审批提案者姓名。（4） 对请示提案文书进行修改时，修改者必需认真审阅原件，而且必需署名。第5章 文书整理和保留第12条 文书整理和保留全部完结文书，在结办后3天内，交综合办归存，按“完整、有序”标准对文件整理、检验，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在“文书保留簿”上做好登记，归档保留。第13条 文书保留年限按相关文书保留年限要求实施第14条 注意事项（1） 关键机密文件，一律存放在保险柜或带锁文件柜中。（2） 保留期满及没必需继续保留文书，经关键领导决定，填写销毁理由和日期以后，给予销毁。机要文书一律经焚烧方法销毁。任何个人不准私自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷文件材料逐件登记报关键领导同意销毁。（3） 销毁秘密级以上文件要进行登记，有专员监督，确保不丢失不遗漏。（4） 假如职务或部门划分发生变更或做出调整，则必需在相关登记簿上注明变更和调整理由。（5） 必需做好关键文书借阅登记工作，度注明归还日期。(二) 档案管理制度第1条 管理部门文书结案后，原稿由综合办归档，经办人员依据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办人员保管，应经综合办同意后妥善保留，综合办以影本归档。第2条 文件点收文件结案移交归档时，依据以下标准点收:1. 检验文件文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；2. 文件如经过抽查，应有综合办签认；3. 文件处理手续必需完备，如有遗漏，应立即退回人员。第3条 文件整理点收文件后应依下列方法整理:1. 文件以左方装订为标准；2. 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，。应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第4条 档案分类（1） 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。（2） 档案分数应办求切合实用。假如因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三能以后增设第四级：“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。（3） 同一“小类”（或“细类”）案件以装订于一个档夹为标准，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上档类装订，并于小类（或细类）这后增设“卷次”编号，方便查考。（4） 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为标准。（5） 档号表示方法以下：A1A2 B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第5条 档案名称及编号（1） 档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表明档案内容性质为标准，而且要有一定范围，不能笼统含糊。（2） 各级分类、卷次及目次编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增加情形斟酌决定。（3） 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。（4） 档案分类各级编号风应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。（5） 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第6条 档案编号（1） 新档案。应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次次序，以此来编列档号。（2） 档案怎样归属前案。应查明前案档号并给予同号编列。（3） 档号经一案一号为标准，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其关键类别，再编列档号。（4） 档号应自左而右编列，右方装订档案，应将档号填写于案件首页左上角；左方装订者则填写于右上角。第7条 档案管理（1） 归档文件，应依目次号次序以活页方法装订于相关类别档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，方便翻阅。（2） 档夹背脊应标明档夹内所含案件分类编号及名称，方便查档。第8条 保留期限根据文书保留相关要求实施。第9条 档卷清理（1） 档案管理人员应该立即擦拭案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每十二个月更换时，依要求清理一次，已到保留期限者，给销毁。销毁前应造册呈关键领导核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。（2） 保管期限届满文件中，部分经核定仍有保留参考价值者，管档人员将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁日期。（3） 实施秘密载体统一销毁制度，对已到保留期限文件，或已无保留必需秘密载体，统一用火焚烧销毁，不得作为废品出售和作为垃圾乱丢。第10条 调卷程序（1） 各部门以办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅（2） 借阅档案包含文件资料必需在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上档案文件须经经理级领导同意方能借阅。（3） 案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档文件及资料可借出。（4） 档案管理人接到“调卷单”应按归还日期前后整理，以备催还。（5） 借阅期限不得超出两个星期。到期必需归还。如需再借应办理续借手续。（6） 借阅档案人员必需珍惜档案，要保护档案安全和保密，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，不然按违反保密法追究当事人责任。（7） 借阅档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏应立即汇报领导（8） 外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理同意后方能借阅，但不能将档案带离档案室。（9） 外单位摘抄卷内档案应经总经经理同意，对摘抄材料要进行审查签章。（10） 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第11条 调卷管理（1）“调卷单”以一单一案为标准，借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调程度重新办理。（2）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必需时，也须报明原因，请管档人员负责处理。（3）调卷人员调阅档案，应于要求期限内归还，如有其它人员调阅同一档案时，请变更调登记，不得私自接收。（4）调阅档案应和经办业务相关，如调阅和经办业务无关之档案，应经文书管理部门主管同意。