质量管理体系与环境管理体系的整合.pdf

质量管理体系与环境管理体系的整合 一、两个管理体系整合的必要性 据国际标准化组织（ISO）的统计，截止1999年底，全球已颁发ISO9000认证证书34万多张，颁发SIO14001认证证书1万余张。其中，获ISO14001 认证证书的组织大都已经或同时获得了ISO9000认证证书。越来越多的组织面临着两个或更多管理体系整合的问题，认证机构也面临着对两个经过整合的管理体系进行认证的问题。1、两个管理体系标准都鼓励本体系与其它体系整合 （1）ISO9000系列标准是ISO颁布的第一个管理标准。由于当时环境管理体系尚未颁布，所以ISO9001：1994对体系整合的表述不明显。（2）ISO/FDIS9001：2000的引言明确指出：本标准期望与国际承认的其它管理体系标准兼容。为了使用者利益，本标准ISO14001：1996相b互趋近，以增强两类标准的兼容性。本标准鼓励组织将质量管理体系与相关的管理体系要求尽可能结合或一体化。同时，在附录中给出了ISO9001：2000与ISO14001：1996之间的对照表。ISO/FDIS9004：20000的引言也指出：本标准允许组织对相关的挂尼龙进行协调或整合。这充分表达了ISO鼓励质量管理体系与环境管理体系记组织的其它管理体系整合的思想。（3）ISO14001：1996在引言中提到，本标准与ISO9000系列质量体系标准遵循共同的管理体系原则，组织可选取一个与ISO9000系列相符的现行管理体系，作为其环境管理体系的基础。在附录B中，还描述了ISO14001：1996与ISO9001：1994的联系，列表比较了饿ISO14001：1996与ISO9001：1994的对应情况。（4）在ISO14004：1996的引言中，也强调了该体系与其它管理体系的整合。如环境管理是组织整个管理体系的一个有机组成部分。环境管理体系的设计是一个不断发展具有交互作用的过程。实施环境方针、目标和指针所需的组织结构、职责、惯例、程序、过程和资源应与其它领域（如运行、财政、质量、职业安全卫生）中的现行工作相协调。将环境管理体系纳入其管理体系，科使组织具备协调与符合环境利益和经济利益的框架。（5）OHSAS18000职业健康与安全标准的编写结构与原理也与ISO14001：1996、ISO/FDIS9001：2000相类似，这反映了各类管理体系标准编写结构的趋于一致，也使整合变得必要和迫切。由于管理类标准的这种特点，ISO已制定了一个统一的审核指南即ISO19011，以取代现行的ISO10011-1、ISO10011-2、ISO10011-3质量体系审核标准和ISO14010、ISO14011、ISO14013环境管理体系审核标准。目前，该标准已进入CD2稿阶段，预计年末将转入DIS稿。由此可见，从ISO9001：1994、ISO9004：1994到ISO14001：1996、ISO14001：1996再到ISO9001：2000、ISO9004：2000，随着时间的推移，各标准对体系整合的表述越来越深入，越来越明显。2、两个体系的整合可实现组织对产品的全面控制 根据ISO8402：1994对产品的定义，产品可以使预期的（如提供给顾客）或非预期的（如污染或不愿有的后果）。而再ISO9001：1994中，则明确为：仅适用于期望提供的产品，而不是影响环境的非期望的副产品。由此可以进一步看出，ISO9001和ISO14001标准实际上使分别对组织预期的产品（包括硬件、软件、流程材料和服务）?quot;非预期的副产品进行控制的管理体系。前者的要求主要来自顾客，后者的要求主要来自社会，虽然两个体系的适用范围和对象不同，但整合后则完成了对组织全部产品的全面控制。3、体系整合使组织管理体系的自身要求 根据管理学的基本原则，任何管理都是对体系的管理。系统具有集合性、层次性和相关性的特征，系统的管理也包含了若干管理学原理。（1）整体性原理 对系统内的各要素、各子系统之间的相互关系，要以整体为主进行协调，局部服从整体，使整体效果最优。从系统功能的整体性来说，系统的功能不等于要素功能的简单相加。如果子系统功能虽好，但相互不协调，则会损害全局利益；如果相互协调较好，则有利于实施系统的整体功能，有利于达到整体目的。质量管理体系和环境管理体系都是组织的子系统，应该相互协调，以利于组织的全面协调。（2）动态性原理 系统作为一个运动着的有机体，其稳定状态是相对的，运动状态是绝对的。系统内部的联系是一种运动，系统的功能是时间的 函数。质量管理体系和环境管理体系都要随着组织内部、外部的变化而调整。它们之间的关系也要不断调整，以适应组织的发展变化。（3）开放性原理 根据热力学第二定律，一个封闭的系统，其熵将逐渐增大，其活力将逐步减少。实际上，完全封闭的系统是无法存在的，对外开放是系统的生命。质量管理体系和环境管理体系作为两个子系统，也不是完全封闭的，它们需要于外部其它系统进行交换，它们之间也需要进行交换。（4）环境适应性原理 系统不是孤立存在的，它要与周围环境发生各种联系。这种联系改变了环境，同时环境也施加作用和影响于系统。对质量管理体系而言，环境管理体系和其它体系均是它的环境，对环境管理体系也一样。它们再整合过程中改变着对方，而且自身也会发生相应的调整合改变。（5）综合性原理 该原理的含义包括的三个方面：一是系统目标的多样性和综合性。系统最优化目标的确定，是各种子系统综合的结果。如果综合得好，系统目标确定恰当，各种关系协调一致，就能大大发挥系统的效益，实现组织的整体利益最大化，反之亦然。二是系统实施方案选择的多样性与综合性。必须对各子系统综合研究，选出满意方案。三是系统由综合而创造的，如果各子系统之间能比较简单和普通，也可以创造一个全的充满活力的大系统，使组织领先于同行业、同领域。质量管理体系和环境管理体系作为组织大系统中的子系统，它们之间、它们与其它子系统之间也要相互综合。所以，应从组织的整体利益出发相互协调、综合，以使组织不断创新、领先。二、两种管理体系整合的实施 对于一个具有质量管理体系和环境管理体系的组织而言，如果计划将两个体系整合起来，可以遵循策划-实施-检查-改进的方式进行。1、策划 组织应确定建立两个体系的方针、目标、组织结构、资源及过程。ISO/FDIS9001：2000提出了对质量管理体系和质量管理体系的更改进行策划；ISO14001：1996提出的策划则包括了环境因素、法律和其它要求、目标和指针、环境管理方案等内容。再体系整合时，应对两者进行整体策划。如资源应考虑两个体系的要求，以合理确定人、财、物的投入安排；法律、法规的获取也应考虑两个体系的要求，可形成一个全面的文件清单；过程的策划应考虑两个体系的要求，如汽车卸货物时，如何既保证质量又防止污染等。2、实施 整合的实施贯穿于体系建立、保持的各个阶段，如培训、编写文件、运行及记录等。（1）培训 培训的对象应包括组织的管理层和各职能部门的管理人员、技术人员直至全体员工；必要时，还应考虑对相关方（特别是分供方和承包商）的培训。培训的内容包括质量法规、环境法规及其它要求，各种技术标准、工艺要求、环境监测、治理工艺、ISO9000系列标准、ISO14000系列标准、体系要求、内审员培训等。培训可在不同的阶段分层次进行。在文件编写、试运行阶段都应进行相应的培训。（2）编写文件 文件的编写应符合组织的实际运行要求，尽量考虑两个体系的整合，以便于运行。程序文件结构应考虑：a、公共文件 质量/环境方针控制程序；质量/环境目标、指针控制程序；资源、组织结构控制程序；管理评审控制程序；法规及其它要求控制程序；文件和数据控制程序；设备管理控制程序；计量监测设备控制程序；纠正措施控制程序；预防措施控制程序；记录控制程序；员工培训、意识和能力控制程序；信息沟通控制程序；持续改进控制程序；两个管理体系中具有相同要求的其它程序。b、质量管理体系文件 质量计划控制程序；承包方评价控制程序；采购控制程序；顾客财产控制程序；产品标识和可追溯性控制程序；生产计划控制程序；程控程序；检验控制程序；检验和试验状态控制程序；不合格品控制程序；搬运、贮存、包装、防护、交付控制程序；售后服务控制程序；统计技术控制程序；顾客满意评价控制程序。c、环境管理体系文件：环境因素评估控制程序；环境管理方案控制程序；环境相关设施控制程序；废气物控制程序；环境事故响应控制程序；安全响应控制程序；环境监测控制程序。（3）运行及记录 在运行阶段，涉及到组织的各个层次及相关方。最高管理者首先要确保资源，管理层、各部门及各岗位的人员应按照体系整合的文件要求开展相应的活动。在运行的过程中，应从概念上明确各部门（区域或环节）对应的质量管理体系和环境管理体系相同及不同的要求，使之有机地整合。如某公司按规定的时间间隔定量向反应罐中投入各种粉剂、液体原料并按温度、压力-时间曲线控制要求（如温度、压力、时间），又包括环境的控制要求（如防尘、防泄露）和应急情况（如倾泻）的处理等。组织应协调这些要求，以便于操作；相应的记录可以考虑统一记载和保存。3、检查 在两个体系的整合中，检查可体现在日常的、例行的、定期的和不定期的检查及内审等环节；检查对象可包括产品、过程、体系及环境绩效等。检查可由工程、技术、质量、环境部门分工协作进行。检查的记录也可以统一格式，如设备检查记录可以同时记载检修状况、运行状况、漏油、物资处理等。4、改进 ISO/FDIS9001：2000多处提到了持续改进的要求，ISO14001：1996也要求对体系进行持续改进。体系改进的重要环节是纠正预防措施、管理评审等。按照PDCA的管理要求，质量管理体系和环境管理体系都应对不符合分析原因，采取纠正和预防措施并加以验证。应通过管理评审对体系的充分性、有效性、适宜性进行评审，以寻求体系改进。在改进的过程中，两个体系会应为整合而相互作用，对纠正预防措施的考虑应评价其对两个体系，甚至整个组织整体的影响。在管理评审中，可以对两个体系同时评审，从管理、资源、相关纠正和预防措施、方针目标、内审等角度综合评价，寻求改进的机会和措施。三、整合体系的认证 笔者所在机构已尝试进行了数家企业整合体系的认证，行业涉及制造业和服务业。现结合具体的认证过程，从审核准备、审核实施、审核结论三个方面作一说明。1、审核准备 （1）审核组的组成 进行整合体系的认证，选择胜任的人员是重要的一环。选派人员应符合质量体系认可机构及环境管理体系认可机构对审核员资格及专业能力的要求。（2）文件审核 在文件审核的过程中，应分别评审体系文件对质量管理体系标准和环境管理体系标准的符合性。通常，审核的对象应包括：a、管理体系手册；b、管理体系程序文件；c、质量法规、标准及符合性材料；d、环境法规、标准及符合性材料；e、环境因素、环境评审报告、三同时报告；f、工艺流程、产品介绍；g、布局图、管网图等。（3）确定审核范围 由于是进行整合体系认证，审核范围应按照不同体系的要求加以确定，尽量做到两者比较一致。特别应注意的是，环境管理体系通常会涉及较多的后勤服务及相关的管理活动。如审核某电视机厂，其质量管理体系的覆盖范围可为彩色电视机的设计制造，而对环境管理体系的覆盖范围则应进行适当调整，可为彩色电视机的设计制造及相关管理活动。（4）制定审核计划 整合认证应制定统一的审核计划。在制定计划时，应考虑审核员的能力及受审核方的职责分布，避免对同一部门多次重复审核。同时，应考虑PDCA的审核思路，保持审核的连贯性和完整性。如对某公司设计部门的审核，可针对其质量管理体系的重点要素（即设计控制、技术文件资料管理、工艺管理）和环境管理体系的重点要素（即产品环境因素、相应的目标指标、管理方案、过程控制等）进行。整合认证审核所需的人/日数也应增加。目前的做法是，整合认证的审核人/日数为国家认可机构规定的质量体系和环境管理体系的最低人/日数之和。笔者认为，这种做法不一定合适。因为有些审核活动是重合的，可节省一定的审核时间，建议进行整合认证时可考虑适当减少总的审核人/日。在审核员专业能力方面，质量体系认证分为39个大类，对企业的审核应考虑人员专业小类的能力；环境管理体系认证将专业划分为31个大类并按环境因素将企业分为三级，对个案的审核考虑的是区别细化。审核计划必须考虑受审核区域的专业要素，如ISO9001标准的4.4、4.9、4.10等，ISO14001标准的4.3.1、4.3.2、4.3.3、4.3.4、4.4.6、4.4.7、4.5.1等。（5）编制检查表 检查表应体现整体审核的思路和要求。在对某一具体部门或要素进行审核时，应结合受审核方的实际编排审核内容。如对文件资料管理的审核，可将质量管理体系和环境管理体系的文件批准、发放、修改、作废合并审核，编制同一的检查表。2、审核实施 （1）首次会议 应从为受审核方着想的角度，以最明确的方式作出审核的各项说明，使其了解对两个体系进行整合认证过程的相同点（如介绍、审核方法、保密等），也要对其不同之处（如审核依据，审核的内容等）作出明确说明。（2）现场审核 现场审核仍按审核计划和审核检查表的指引收集审核发现，两个体系的审核方法使类似的。例如：a、提问与交谈；b、查阅文件与记录；c、现场观察；d、必要时测量测试等。两个体系的审核也有不同之处。通常，质量管理体系审核对发现的不符合要按就近原则找出所违反的标准对应条款号，而环境管理体系审核则要求对发现的不符合按追根溯源的思路和方法找到真正原因后，再开出与其原因对应的标准条款号。（3）末次会议 在末次会议上，要对体系作出初步的评价。评价应包括：a、质量管理体系的运做效果；b、环境管理体系的运做效果；c、两个体系整合的情况。有时，可能某个体系运作较好而另一个体系运作较差；也可能两个体系单独评价均基本符合要求，但协调较差，从而影响了组织的整体管理效益。3、审核结论 在目前的体制下，通常对两个体系的不符合报告及审核报告分别编制，并提交相应的技术委员会评审。审核记录可分别建档管理。应该指出的时，在实施整合认证时，应对组织不同体系之间的综合协调情况加以说明，以利于组织更好地达到总体管理效果。四、体系整合的意义 1、有利于组织的系统管理 质量管理体系和/或环境管理体系时组织全面管理体系的子体系，它们相互依赖并服从于全面管理体系的要求。建立质量管理体系和/或环境管理体系的目的是为了有利于组织在质量和/或环境方面进行有效管理并持续改进，使组织的管理思路更加清晰，提高组织体系运行的有效性和效率，其最终目的应服从于组织的总体发展战略。因此将体系予以整合符合组织管理的客观规律。2、整合认证可减轻受审核方负担，更好地为组织服务 组织申请第三方认证是为了向外部提供客观保证，认证机构应该以服务为宗旨，为受审核方着想。整合认证可以减少受审核方的认证费用，大大减少重复劳动又不影响认证质量。由于整合认证体现了系统管理的要求，可以更全面、更准确地评价组织的管理状况，以利于组织采取更为合理的措施，实现持续改进。3、整合认证有利于认证机构的发展 作为服务组织，认证机构不禁应遵守客观、公正、有效的基本原则，也应体现为顾客服务的要求。从发展趋势来看，越来越多的组织将建立和实施多种管理体系，寻求多种认证（特别是整合认证）。认证机构只有顺应这以客观需求，努力提高认证水平（包括整合认证的水平），才能实现持续发展。五、整合认证要注意的问题 首先，要明确整合认证并不是对两个管理体系不加区别，更不是意味着两者可以相互替代。由于质量管理体系和环境管理体系各有特征，两者应保持相对的独立性，应分别体现质量管理标准和环境管理标准的内在要求。其次，由于ISO9001：1994未充分体现PDCA的思路，ISO14001：1996存在某些不一致，而且ISO对整合认证也无明确的文件化说明，因此体系整合工作还需要继续探索。