金科集团苗木采购管理办法.doc

金科集团苗木采购管理办法

第一章 总则
第一条 目的:为了规范项目工程所用苗木采购（核价）行为，合理控制苗木采购（核价）综合成本，提高苗木采购（核价）的及时性和准确性，建立和完善有序的采购体系，保证公司各项目所需苗木的品质，维护企业利益，结合苗木采购的特殊性，特在工程物资管理制度（原《材料设备供应商选择流程》、《材料设备招标管理流程》、《材料设备采购实施流程》）基础上补充制定本办法，如有冲突的条款以本办法执行，其余条款均按以上材料流程执行。各地产公司可结合自身情况在本办法基础上制定实施细则。
第二条 适用范围:本制度适用于金科集团及所属地产公司一切苗木采购（核价）活动。
第二章 分则：
第三条 集团公司
一、集团工程管理部：负责苗木采购制度的编制、培训及考核、负责收集各所属地产公司材设部所报送苗木价格并予以公布，苗木信息资源共享，负责苗木买卖合同（协议）范本的编制及修订，为苗木采购（核价）工作提供设计参数、标准化设计等技术支持。
二、集团人事行政部：负责苗木买卖合同范本的发布，为苗木买卖合同纠纷和索赔事务提供法律支持。
三、集团审计监察部：负责对整个苗木采购（核价）工作过程进行审计、监察。
第四条 各所属地产公司
一、成本控制部（材设组）：
（一）负责苗木的采购（核价）工作。
（二）组织苗木的招标工作。
（三）编制和审查供应商入围资格，组织相关部门对供应商进行考察(详见材料设备供应商选择办法)、市场调研和评估，建立健全合格供应商及苗木信息库，组织合格供应商评审工作。
（四）建立苗木采购（核价）台帐，提供采购（核价）相关报表，为工程材料成本控制提供参考依据。
二、工程部：
（一）参与苗木采购招标工作，负责对苗木质量及外观方面等（直径、冠幅、树形土球粒径、分枝点等）要求进行认定与验收，严把质量关,拒收不合格苗木。组织设计部门、成控材设组对苗木选择。
（二）负责苗木计划中产品质量及技术方面（直径、冠幅、树形、土球粒径、分枝点等）的审核。
（三）协调供应商与监理单位、施工承包单位等之间的合作关系。
第三章 细则：
第五条 苗木采购及核价原则：乔木必须为甲供；地被、草坪、灌木由地产公司自行决定供应方式（即甲供或乙供均可）。
第六条 核价和定厂定价规定（按照采购的权责进行战略、单项招标、询价比价）
一、计划阶段：由使用部门编制材料设备核价或定厂定价申请表，经过工程部、成本控制部审核后由工程部统一以OA流程（乙供材料设备计划及核价、定厂定价审批流程）的方式提交材设组，材设组对计划确认后进入核价或定厂定价程序。核价或定厂定价申请表的各项数据必须详细、准确、字迹工整的填写。
二、计划接收与确认:核价或定厂定价申请表由材设部文员负责登记接收，接收后当日内发相关经办人员,经办人员在2个工作日内审核计划的符合性，2个工作日内未返回则视为已经确认。
三、核价与资料发放阶段：材设组根据核价或定厂定价的要求，认定1家以上供应商，明确价格、质量承诺、付款方式等条件后，签字完善后以OA流程的形式发给成本控制部及使用部门实施并交审监部备案。
第七条 苗木定价过程管理：
一、苗木采购方式分为战略招标采购、招标采购、非招标采购
（一）战略招标采购：各公司常规苗木必须进行战略采购，且需占全年苗木采购比重的50%以上，通过战略招标确定常用苗木（各种规格）的供应商及供应价格。
（二）招标采购：战略招标品种（规格）以外的单次采购金额30万元以上的苗木，占全年苗木采购金额比重的30%。
（三）非招标采购：指特大、贵重的点睛树及30万元以下的零星、急需苗木采购，占全年苗木采购比重不超过20%。
上述三种采购方式在定价前均需由苗木采购员（通知审监部）、景观工程师、设计人员看货、比较、留照存档确定合格供应商。
二、 苗木定价管理
（一） 施工单位编制甲供材料需求计划和材料进场计划，经所属公司工程部、项目成本控制部负责人审核后由工程部统一以OA流程（甲供材料设备计划及核价审批流程）的方式提交材设组，由材设组按公司批准的采购方式和规定要求组织采购。
（二）单批次采购金额在30万元（含）以上的苗木采购必须进行招标采购（招标文件需发给战略合作供应商及其他合格苗木商），特殊情况，属于招标范围但不能招标的需按权责上报审批后执行。
（三）单批次采购金额在10-30万元的苗木采购可进行多家询价、比价，询价至少三家以上，报价单位需提供盖章的报价单（原件或传真件）。
（四）特大、名贵的点睛树单株金额在1万元以上的须总经理批准；每批次采购金额在10万元（含）以下零星、急需的苗木由苗木采购员、现场园林景观工程师与经总经理临时指派的专业人员在货比三家后共同确定供应商及供应价格。
（五）按照工程物资管理制度（原《材料设备供应商选择流程》、《材料设备招标管理流程》、《材料设备采购实施流程》）的规定进行招标及签订合同等工作。
三、 苗木到场与接收阶段：
（一）苗木采购到场，材设组、工程部、监理机构与施工单位共同验收苗木质量；材设组、成本控制部、施工单位和供货单位共同认定甲供苗木数量，并在交接清单上详细写明，完善交接手续，以此作为付款/结算凭据。施工单位应负责接货并组织苗木的下车工作。
（二）送货单上应写明品名、规格、数量、单价、金额、项目名称，无涂改。签收单位应注明签收意见，且车货车单。
（三）交接单必须办理及时，必须填写准确，单据上应详细注明使用部位，不得涂改。
（四）不合格苗木的处理
1、如果发现到场苗木不符设计要求，监理单位及工程部在发出拒收通知时应考虑：
（1） 如不影响工期，则全部退货，安排供应商重新供货；
（2）如影响工期，则明确是否可以降级使用，如果不行则通知设计部门寻找代替方案并由所属公司工程部向苗木供应单位提出索赔要求；
（3）如属轻微缺陷但可降级使用的苗木，经供应商、项目成本控制部、设计部门协商后，提交工程总监审批后进行降级处理，同时由所属公司材设部向供应商提出索赔要求，并报所属公司成本控制部。
（五）主要苗木经全部检验不合格的则办理退货，同时向苗木供应商提出索赔要求；
（六）如果在验收时属于苗木计划错误的：
1、如不影响工期，实行退货，安排供应商重新供货；
2、如影响工期，则看是否可以降级使用，如果不行则通知设计部门寻找代替方案；
3、审监部会同相应单位分析错误原因，并确定责任单位和落实相关责任。
第四章 附则
第八条 本办法解释权归集团工程管理部。

重庆市金科实业（集团）有限公司
二〇一〇年三月九日 .

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