物资采购管理程序.doc

物资供应管理程序 1目的对采购过程及供方进行有效控制，确保所采购的物资及服务符合要求。2适用范围本程序适用于公司生产、建设、检维修等所需物资（不包括原料油）的采购。3职责3.1 采购部是本程序归口管理部门，负责制、修订物资供应管理程序。负责公司所需物资的采购；负责组织物资供应采购管理规定的制定、检查、监督及实施；根据需求计划负责组织编制物资采购计划及核销，组织询比价，合同谈判，拟订合同，跟踪合同执行及填制物资出入库凭证；负责组织在供应商货源处和直达现场物资的检验和验证；负责填制、审核付款单据及合同资料的归档工作；负责到货物资的接运、验收、保管、发放；负责向物资装备部上报指定的统计报表；负责授权供应商管理等。3.2 财务部负责物资采购的承付及贮备金的管理，控制部按要求审核采购物资的采购价格。3.3 各物资需求使用部门等按职责划分对物资需求计划进行提报、汇总及审核，参与物资验收，必要时参与商务谈判，签订技术合同（协议），并对采购价格、质量、渠道及采购全过程进行监督。4 工作程序4.1 需求计划的提报4.1.1 化工原辅材料及三剂等生产计划，年度计划在每年12月15日前报下年计划，月度计划每月25日前报下月计划。4.1.2 大修及相关项目计划（含大修同时进行的基建技措，科研攻关、零星更新项目）提前120天报采购部。4.1.3 设备零购、更新计划，提前120天将型号规格书报采购部，列入年度计划的必须在当年12月15日前报出。4.1.4 日常，零星物资消耗用料，低值易耗品报月度计划，每月25日前报采购部。4.1.5 大型设备、重要材料要充分考虑合理的订货周期，并在各类器材的定货周期前提报计划。4.1.6 临时追加计划由各部门根据实际情况，按内控权限审批后提报。4.1.7 其他物资的提报及审批按有关规定执行。4.2 计划编制4.2.1 采购部接到物资需求计划后，及时组织需求计划的确认、库存平衡，尽可能地对现有库存资源进行改代利用，对库存不能满足的需求，根据相关采购信息，组织编制采购计划。4.2.2 编制采购计划时，必须坚持批量采购的原则，同类物资尽可能集中进行采购，严禁化整为零采购。4.3 供方的评价选择4.3.1 优先选择在中石化、中石油行业内优质的供应商。4.3.2 对已取得ISO9000标准质量管理体系认证的供方，可优先确认为合格的供方。4.3.3评价的内容包括：供方的资质证明，产品合格证明、价格、服务质量、管理体糸等。 4.3.4 评价的方式4.3.4.1采购部将供方分为三个等级，一次性采购供方，如生产主设备；易损件、添加剂等供方和零星构件供方。由采购部根会同使用部门根据不同等级采用不同的评价方法进行评价，评价合格的供方填写合格供方名录，按合格供方名录进行采购。采购时并根据以上评价标准每年合格供方进行重新评价。对于评价不合格的供方，采购部负责向公司反映，采取相应措施对供方进行重新评价和选择。4.3.4.2 评价类别 资质评价：根据供方提供的资质证明材料或对供方资质掌握情况进行评价。样品评价：采购部门向供方提出采购物资要求，由供方提供样品，我方对所提供的样品进行检测、评价或试用。现场评价：到供方的生产现场对其质量管理状况、生产设备、检测手段、现场管理、人员结构等情况进行现场评价。历史情况评价：对供方以往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货是否及时和售后服务等进行评价。其他评价：对供应商的环境保护和职业健康的控制能力进行评审。4.4 计划执行4.4.1 采购员在执行采购计划前进行询比价，按物资采购招投标、询比价管理制度执行。4.4.2 对装置抢修或生产急需的物资，经请示批准后可实施紧急采购，但必须在五个工作日内补办相关手续。4.5 审批及权限采购合同，由采购部门负责人及物资管理部门、财务部审核，公司总经理批准执行。具体按公司内控制度关于一般物资采购供应业务流程执行。4.6 采购产品的验证和发放4.6.1采购物资的入库检验和验证按到货物资检验管理制度执行。对重要机电设备，由采购部组织使用部门、设备工程部、资料保管等部门进行开箱验收，填写设备开箱验收记录。4.6.2 不合格物资按不合格品管理程序规定进行更换或退货处理。4.6.3 当需要在供应商货源处对所采购的物资进行检验或验证时，应在采购合同中加以说明，验收工作由采购部组织相关人员参与，依据采购合同做好验证记录。4.6.4 物资的发放由采购部负责，根据使用部门的用料计划，凭领料工单组织发放。4.6.5质量管理部根据公司的检验与试验条件及产品技术标准，按照到货物资检验管理制度，对主要原辅材料进行检验。4.6.6因生产急需来不及验证的主要原辅材料，由仓管员报化质量管理部审核、分管副总经理批准后放行，使用过程中由生产技术部做好标识和记录，确保发生不合格时能立即追回。紧急放行的材料须限时、限批、限数，并可追溯。4.6.7非主要原辅材料或公司不具备检验条件的化工辅助材料，由仓管员验证其合格证、出厂检验报告等质量证明资料，合格后办理入库手续。4.6.8产品检验不合格时，化验室组织人员按不合格品控制程序进行处理。4.7 供方的考核4. 7.1 对供应商实施动态量化考核，并维护到ERP系中。每年对供应商进行年度考评，考核情况及结果填写供应商考核记录，不合格供应商淘汰。4.7.2 如出现下列情况之一者，经公司主管领导批准后可随时剔除或停止订货：4.7.2.1 不按合同要求供货，公司生产造成重大不良影响的；4.7.2.2 报价不真实，扰乱报价秩序的；4.7.2.3 供应的同一产品先后两次存在同样的严重质量问题的；4.7.2.4 违反国家有关法律法规，有不正当经营行为，在业务交往中拉拢采购供应管理及业务人员，兜售假冒伪劣产品，提供假冒商标、假冒资质证书、弄虚作假的；4.7.2.5 供应商内部管理松懈，经营财务状况恶化，技术力量严重滑坡，不具备按要求提供合格产品能力的。4.8 过程控制有效性评价和改进4.8.1 对于供方有期限限制的资料，必须督促供方及时更新，确保资料有效性。4.8.2 对不具备检验条件的化工辅料，由采购部发放化工原辅料质量跟踪单，使用部门填写并反馈质量管理部及采购部执行，对过程进行有效性评价监督5 相关文件供应商管理制度 到货物资检验管理制度 不合格品管理程序 物资采购招投标、询比价管理制度 合同管理制度 6 相关记录6.1 物资采购计划表 6.2 物资采购招标评标报告表 6.3 供应商考核记录 6.4 供应商情况考察评价表 6.5 授权管理供应商准入审批表 6.6 供应商变更许可供应产品目录审批表 6.7 设备开箱验收记录 6.8 化工原辅料质量跟踪单 7附加说明本程序由采购部提出并归口。本程序起草部门： 本程序起草人： 本程序审核人： 本程序批准人：本程序解释权归。原有：4 引用文件HDS-QMS-CX83-1 不合格品控制程序5 相关记录HDS-QMS-JL74-1 合格供应商名录HDS-QMS-JL74-2 合格供应商考评表工作流程相关部门依据文件形成相关记录物资供应管理流程图