国际招标公司招标工作实施细则样本.doc
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1、新华国际招标招标工作实施细则新华国际招标综合部编制二零一零年三月文件编号:XHTC/ZY-002本实施细则符合GB/T19001-质量管理体系要求等同采取 ISO9001:国际质量管理体系标准。版次:第4版目 录 人员已离职,企业保留其经过民事协议文本出具法律咨询意见 项目为建设工程项目,接收委托后,项目经理为落实落实企业“机构改革方案”,加强基础管理,规范业务工作步骤,改善内部管理考评机制,充足表现招标工作“公开、公平、公正和老实信用”标准和创建一流招标企业企业发展目标,依据国家法律规范、政策决议及相关通知批复相关要求并结合本企业实际,特制订本文件。本文件作为招标工作通常步骤要求,因招标类型
2、差异或项目所在地主管机关有特殊要求,从其要求。一、项目开发阶段 项目开发要充足发挥企业整体优势,经过帮助业主开展项现在期工作,提供技术、商务及法律咨询服务等方法,在项现在期即得到项目业主信任,争取到委托协议。在项目开发过程中,加强团体精神,激励跨部门联合。 1、部门职责 企业各业务部(处)根据企业相关业务领域划分和目标责任制要求,主动开拓业务、开展项目开发工作。相关业务人员在本部(处)责任人领导下,主动开展本事域范围内项目信息搜集、用户关系维护和项目挖掘等工作。主动帮助本部(处)责任人完成和项目开发各项工作。在项目实施阶段,施行业务部(处)责任人统一领导下项目经理负责制。项目经理具体负责所负担
3、项目标实施工作。凡遇项目经理无权决议事项或尤其事宜,应呈报本业务部(处)责任人处理,同时报综合部审查立案。在项目开发、实施全过程中,本业务部(处)责任人全方面负责本部门运行管理,对所负担项目标质量管理及风险控制负总责。企业战略发展部负责开发维护和政府部门、重大用户关系;负责企业开拓新业务领域、跟踪大型项目中关系联络、服务协调;帮助各业务部(处)开发和维护相关业务关系,做好招标项目标事后评价;综合公关优势,开展宣传策划工作。企业综合管理部依据国家法律规范和企业内部管理要求,监督业务部门及相关人员项目开发、运作全过程。综合部责任人员有权纠正违反企业管理要求或不符合企业股东决议、总经理办公会决议精神
4、做法,并责令相关人员如实汇报其更正情况。同时,企业综合管理部负责招标业务内部协调和内部统计工作,并根据企业领导指示,开展绩效考评。各业务部(处)、项目部及分企业应该根据综合部责任人员要求,立即、正确通报统计数据。2、项目开发以信息获取为关键企业各部门及相关人员应该立即了解、整理国务院、国家发改委、各行业行政主管部门、各省、市、自治区相关方面政策、法规、条例、招标动态、项目信息和对业务有指导作用关键信息。同时,敏锐搜集市场信息,关键依靠现有资源,把握市场动态。企业对搜集来多种信息加以研究分析,不停寻求新项目开发切入点,提出针对性开发操作提议,为企业领导决议提供参考,为企业战略发展部、各业务部(处
5、)开展业务提供指导。对分配到各部门项目信息,战略发展部、各业务部(处)应该责成专员跟踪情况,并在本部门责任人监督指导下定时进行跟踪情况汇报。发觉有跟踪不力或弄虚作假情况,或没有跟踪结果而无正当理由,企业领导应对该项目标操作权作另行分配处理。3、项目标跟踪、开发以服务和早期介入为前提每个项目全部要具体落实到人。项目开发人员要认真负责地担负起项目实施全过程工作。在开发项目中应大力宣传中国招标投标法和国家相关政策、法规、条例,帮助项目业主了解招标政策性要求和对项目业主单位益处。经过提升为业主服务专业技术水平和处理实际问题能力、效率等方法来提升项目开发成功率。项现在期阶段要立即了解项目进展情况、项目关
6、联情况、项目需求及招标采购货物和工程特点,建立项目联络档案,有针对性地主动开展工作。如:帮助企业开展项现在期工作;为项目可研和评定提供咨询;前期调研和考察;组织或参与技术交流;搜集同一类型项目信息和技术资料;利用多种信息网络和教授网络向业主提供相关项目标勘察、设计、施工、监理和和工程建设相关关键设备、材料及服务中国外投标厂商情况及技术、经贸、价格等信息,提早为下阶段正式招标作好充足准备。这就要求我们业务人员不停提升本身专业水平和知识面,一专多能,应用金融、商务、专业技术知识为业主出计划策,利用我们现有资源,为建设项目服务,提升社会效益。总而言之,在目前市场竞争猛烈情况下,企业战略发展部、各业务
7、部(处)要做到以下几点:(1) 立即并有针对性对项目信息进行分析筛选。(2) 早期介入为项目开发赢得先机。 (3) 对业主能先入为主,取得事半功倍效果。(4) 项目跟踪要勤,勤说、勤跑、勤宣传、勤汇报、 勤研究。(5) 不怕麻烦和不等、不靠、有长久跟踪思想准备。(6) 部门主管要常常督查,发觉问题要立即处理。(7) 同时要主动宣传企业实力和服务优势。(8) 委托条件成熟时尽早办理招标委托协议书(或委托意向)。为满足上述工作要求,企业业务人员应该含有以下素质:(1) 熟悉法律法规,有较高掌握法律法规能力和政策水平。(2) 熟悉招标业务程序,有较高业务水平。(3) 有较高社交和市场开拓能力。(4)
8、 有良好心理素质。(5) 遵纪遵法、遵守企业规章制度。二、项目实施前期阶段1、签署招标委托协议对于已确定进行招标项目,项目开发人员应要求业主提供项目批复文件(或董事会决议文件).经核实后,和业主约定招标形式、招标范围、招标进度安排及招标代理服务费收取标准等相关事项,确定双方权利、义务关系,按企业统一制订招标委托代理协议协议和要求办理委托手续。因招标类型差异或项目所在地主管机关有特殊要求而应该使用特定格式协议(条款),从其要求。确定委托协议条款前,项目开发人员应该向综合部索取项目协议编号。待确定委托协议条款后,项目开发人员需经过总经理对协议文本审阅同意,方能要求综合部签章。综合部在用印前,应该认
9、真查对总经理指示。签定委托协议后,项目开发人员应该立即将招标委托协议书正本移交企业综合部归档立案。综合部有义务跟踪项目协议签署进展,并立即催收协议文本原件。如委托招标项目为建设工程项目,接收委托后,项目开发人员必需帮助业主到当地建委招标投标管理办公室办理报建手续,填写招标申请表,并将委托协议书报送招标办立案。2、任命项目经理、组建项目组项目经理任命,应该综合考虑项目特点、候选人以往工作表现和工作能力和企业工作整体安排。项目经理由所在业务部门总经理指定,包含面较大或国家、省关键项目或社会影响较大项目,经企业总经理办公会议讨论,能够由企业总经理指定项目经理。项目经理应该服从所在业务部(处)和企业综
10、合部统一领导,向其汇报工作并接收其监督。企业业务部(处)综合考虑企业和本部门工作整体安排及相关人员个人条件和工作能力,抽调人员,组建项目组。企业职员有义务服从企业或本部门人事调整及工作安排。但在调令下达前,企业领导和相关部门应该认真听取职员提议,并进行充足协商;企业职员有权利向上级领导和相关部门客观陈说个人意见并参与充足协商。项目经理任职要求:企业对招标业务实施在各业务部(处)责任人领导下项目经理负责制。在工作中,项目经理应该认真推行岗位职责,达成以下任职要求:(1)在本业务部(处)责任人领导下,具体负担项目标质量管理和风险控制工作,确保招标业务工作符合国家法规和政策要求;针对突发情况或不利原
11、因,在授权范围内,采取正确灵活处理方法给予化解。(2)服从企业综合部和所在业务部(处)统一领导,立即向其汇报工作并接收其监督。(3)加强内部协作和外部沟通工作。在职责范围内,主动做好和相关主管部门、招标人(业主)、评标委员会和投标人协调工作,为项目实施发明良好环境。主动配合本业务部(处)责任人做好对业主解释、引导、沟通工作,主动争取业主对我企业工作支持和好评。(4)作为第一责任人,项目经理应该严厉认真推行企业OA内部审批步骤审批职责。果断杜绝格式、文字错误;主动配合本业务部(处)责任人,对本项目业务人员工作质量严格把关;(5)以业主、招标机构正当利益最大化为标准,以确保项目工作圆满完成为目标,
12、采取正当合理方法,充足利用或申请调配企业人、财、物等方面资源;(6)针对项目工作中反应出企业经营管理疏漏或决议失误,项目经理有义务采取快速且有效汇报形式或通知方法,立即、明确向企业领导和相关部门做出汇报。同时,主动激励项目经理针对企业经营管理提出有建设性改善方案或意见。(7)不停提升本身领导水平,充足调动项目人员工作主动性。采取合理有效方法,组织领导项目人员开展工作。(8)在工作态度、工作作风等方面以身作则,在项目人员和新职员中间起到表率作用。在具体工作中,充足发挥对新职员“传、帮、带”作用,主动传授工作经验和工作方法。(9)负责或指派业务人员负责招标项目关键文件和关键过程资料搜集整理工作,并
13、根据综合部相关资料归档内容、时间等方面要求立即归档。项目经理对所负担项目标归档资料完整性、真实性负责,不因项目完结或工作调整而免责。项目归档资料缺项、错项将视为项目没有完成,并追究项目经理责任。相关责任人员已离职,企业保留其经过诉讼等法律路径追究其责任正当权利。(10)服从本业务部(处)责任人领导,认真主动地推行和项目经理业务权限、工作能力相匹配其它职责。3、制订招标实施方案(计划) 项目经理负责征求业主意见,约定招标实施方案(计划)、招标实施时间进度表。招标实施方案(计划)关键内容为:(1)项目基础情况及业主具体要求。(2)可招性分析(项目性质、供货厂商数量及竞争性、教授起源、价位等);估量
14、招标过程中可能会出现问题;及针对这些问题所提出对应对策。(3)分包打捆标准和方案。(4)是否需要资格预审。(5)招标文件编审计划。(6)招标文件编制关键点和评标依据。(7)招标形式。(8)估计招标周期。(9)招标文件价格,招标文件拟售出时间。(10)开标时间及开标地点。(11)其它需说明内容。招标实施方案需有以下附件:(1)委托书或其它协议(2)资金落实情况(3)设备清单、技术参数及要求原稿及业主确定件(4)招标公告和投标邀请函 如有特殊情况,需变更招标形式,或缩短投资周期(单台设备通常不少于20个工作日,成套设备通常不少于25个工作日),变更开标地点等情况,要附书面说明。 对于包含快速发展技
15、术,而无法较正确确实定技术规格书复杂货物进行招标时,招标人能够采取两阶段招标程序,即技术标和商务标分阶段招标,应该先展开技术标招标工作,待技术标方案确定后再对商务标进行招标操作。 招标实施方案(计划)经本业务部(处)责任人初审后报综合部立案,同时应该经企业主管领导审定,审核审定总时间不超出二天。是否编制招标实施方案(计划),将依据项自情况和具体实施需要作安排部署。4、项目编号项目编号采取登记立案制。项目建档在企业内部OA上在“公布招标公告”页面操作,填写相关信息后,依据项目类别自动生成项目编号。但一些情况下因为招标人原因,委托代理协议签定时间滞后,而工作必需先期进行,在此情况下由项目经理向综合
16、部责任人说明情况后可按特殊情况办理。通常项目根据所实施项目标类别划分为货物(HW)、工程(GC)、服务(FW)三种类型;政府采购项目划分为货物(ZFCG-HW)、工程(ZFCG-GC)、服务(ZFCG-FW)三种;国际招标项目(进口机电产品)有独立标识方法,根据中国国际招标网设置编码规则。企业OA系统中项目编码基础规则为:企业标识类别 - 年份 次序号 / (包号)包号不能自动生成,须在编制招标文件时加入(同国际标)基础编码为:XHTC - XX - - XXX/ XX货物招标编码:XHTC - HW - - XXX/ XX工程招标编码:XHTC - GC - - XXX/ XX服务招标编码:
17、XHTC - FW - - XXX/ XX 政府采购项目基础编码为:政府采购货物:XHTC - ZFCG - HW - - XXX/ XX政府采购工程:XHTC - ZFCG - GC - - XXX/ XX政府采购服务:XHTC - ZFCG - FW - - XXX/ XX国际招标项目有独立标识方法,根据中国国际招标网设置编码规则实施。我企业国际招标项目编码为:0829 0840 XHTCGJ XXX/ XX机构代码资金起源代码-项目性质代码-自主编制代码/ 包号在项目编号同时项目经理应把握好开标时间不冲突,尽可能避开法定节假日。假如出现原招标编号招标项目任务不再由我企业负担或原招标项目被
18、取消等其它改变。而造成该项目编号作废,项目经理应向企业综合部说明并注销原招标编号。5、资格预审文件准备及资格预审过程资格预审是招标人在发出投标邀请前,对投标申请人资格进行审查。只有经过资格预审投标申请人,方可取得投标资格。通常比较大型和复杂工程或高度复杂而技术成套设备招标才需要进行资格预审。这么做能够将部分不含有该项工程施工能力承包商或该项设备制造供货能力设备制造供给商排除在正式投标者之外,有利于简化后期评标工作,节省时间和费用。资格预审评审措施通常分为两种:综合定性评审法、综合定量评审法。 (相对于合格制/有限数量制) 不限制投标人数量:定性评审确定全部经过为合格投标人。限制投标人数量:定量
19、评审,择优确定要求数量投标人;综合定性评审法是依据工程性质、特点和要求,设定必需合格条件标准:企业资质等级、项目经理资质等级、企业注册资本金、企业是否处于正常生产经营状态等,组成投标人法定投标条件原因只进行定性评审。满足合格条件标准投标申请人均许可参与投标。也可设定附加合格条件如财务情况等综合定量评审法是依据工程性质、特点和要求除定性评审外,还要依据评审原因设定对应量化分值,经过评委量化打分后,用排序方法,择优确定拟选所要求数量投标候选人;不限制投标人数量而选择定量评审,高于资格预审合格分数线全部为投标候选人。并不意味着全部评审原因全部需要进行量化评审。项目经理负责征求业主意见,约定资格预审计
20、划,按要求格式起草资格预审文件和资格预审公告。资格预审文件关键内容以下: (1)资格预审公告;(2)资格预审申请人须知;(3)资格预审申请表;(4)工程概况及协议段介绍。准备资格预审申请人须知时,制订通常符合性条款和强制性资格条款(最低标准和要求),须遵照标准适度标准,所要求企业资质、专门知识、经验、管理能力、业绩、制造或施工设备、人员资质经历、财务情况和能力等条件需和工程和设备建造实际相适应,和评定过去履约纪录和诉讼情况。过高要求将降低竞争性,保护了一些层面投标人,而限制了有成本优势投标人参与,使业主得不到招标实在好处。过低要求,则使工程和设备建造质量得不到确保。相关联合体形式投标资格预审,
21、应有约束性条款: (1)联合体各方均应含有负担招标项目标必备能力; (2)联合体必需签定联合体协议书,明确主办人和各方负担责任; (3)联合体组员应分别有对应资质要求。资格预审按下列程序进行: (1)准备资格预审文件; (2)公开公布资格预审公告; , (3)发售资格预审文件; (4)投标申请人编写和递交资格预审申请书; (5)对资格预审申请书进行评审,并进行必需澄清和核实。 (6)编制资格预审评审汇报,报贷方银行和主管部门审查(假如需要话)。 (7)向经过资格预审投标申请人发出投标邀请。现在,市场竞争很猛烈,企业情况千变万化。作为招标机构应严格把关,除以上原因以外,还要亲密注意投标申请人是否
22、处于自动停业或被责令停业,财产被接管、冻结,破产状态,在最近几年内有没有和骗取协议相关犯罪或严重违法行为。全部经过资格预审申请人全部将给参与投标机会,对经过资格预审投标人数目不得限制,不得有任何歧视和限制潜在投标人做法。企业内部对资格预审公告、资格预审文件审批表采取和招标公告、招标文件审批表相同形式。6、编制招标文件(标书)在组织编写招标文件前,双方及和业主相关联第三方(设计院、业主授权工程管理机构等)进行沟通。充足分析项目相关背景和招标具体要求,明确招标文件编制关键点,各自分工范围,编审进度及各阶段具体安排。(实际在确定招标方案时已经应该包含了这些内容,在编制招标文件时深入细化一定要把可能风
23、险分析透彻,即满足业主合理要求,又符合政策法规,避免违规风险和可能出现不利情况。)项目经理在组织编写招标文件前,应该和业主及和业主相关联第三方(设计院、业主授权工程管理机构等)就下列情况及怎样编制招标文件进行关键讨论:(1)项目基础情况,需要招标货物、工程和服务清单及范围;(2)分包打捆标准和方案;(3) 评标中将考虑原因和招标文件编制关键点;(4) 业主方、招标机构、第三方(设计院、业主授权工程管理机构等)各自分工范围及具体进度求;(5)技术、商务最低程度要求、审查投标人资质标准,投标人最低资质要求。(6)所采取标准商务文本;(7)交货期、交货地点、运输及交货方法、质量控制、验收程序、方法和
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