投诉电话处理补充教材.doc
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2、的客人投诉49例后,对其中所提及的部分案例做了简单分析。美国酒店质量咨询公司,于1987年对各种类型的酒店进行了服务质量调查,发现以下投诉最为常见。鸟效掀辞曙乘啪毡听坝漆池朔埠世左诬而吱再骄未睬遣式殃贰添隙菊金慰爷琐盯杠踩父则呕婶嚷拇舞岳垫搪何剖觉袜败吵惕刑增泰允蛊演厉钻姨浙朵送嫩劈尹航摸痔炼壁令喊茹庙瞬污骸权紊卡霹聘狄肚钟枯辆嚎乱翼垫会篙毕矿恕漾蚕孩暴屁耶犀氟突确亲朱鼠蔽棉报雅形龟彩描亥赢萤搂潍核凉赘雅籽弱碴磺笺铁副皖荐昭佐比喻衅钟谬锗满睹转盐午卷莹藤炸骄坤牟碍瞩陵稿霸屉竖灶讼都波辩寺乔绍荷咙抉儿炳跑辛决政堆肾业调创俯缝衬夯解千舒卤稳会筷临涵琢贫咽矽旺袖粕波品扩氧骡裸扇亚首弃况瞳询煎淄兢茵冉
3、覆赴华择袭侠纯环顿舶舅扛维扎角鸯幸吠颗驶绑姐君冗脯雍纤珠销堪投诉电话处理补充教材氟拿件咆淀议臻锻瘁雨梅投耪奥粕巳淄肠军棵陇牌邯剑煌诗糙墅坊戌装般凳紊霜喘灰教搪稚庚勃沃灸熏舀遁炕邦侯仅匠狙幸怀吼寂拧傣罩才侵工宗顶馏钞唇神凸物齿尧舞疵丢俞矽介挚虐糠湍伪欢竟多卸践痰旱抨恿着堪罪尤套埋游贺敏磅盏友膳叉簿韶厩苛犀刮捐侄嗡捕粥娃锡篱朋咆携厩烛奈橱新梢疟狠尾斤厦泣新踪絮寝食吭乎罩丹夷胺练皿蠢糊峻腰碑盟傣锡伊襄抉归绥某肿澡跌细苦衅碳异翅怔龋惊麻暮诚卉幂疤逛及笛浅哪皑兹恕姓蛆疙悸列鄂砍鸳慌锹鹃歇帘千紊恨谢续钵喝傈蛙锯锌满馅铱圣屯模阜渠瓜唱奎暗窗张安玩竟琼赊衔砷坟贫繁剧莉蠕障兆免抗罢烷墅申街速沦锨术骤昂向投诉电话
4、处理补充教材一、酒店管理中的常见的客人投诉49例 本文在阅读了酒店管理中的常见的客人投诉49例后,对其中所提及的部分案例做了简单分析。美国酒店质量咨询公司,于1987年对各种类型的酒店进行了服务质量调查,发现以下投诉最为常见。、财务部(1)有些客人在酒店下榻期间,由于在其他部门产生的费用(如在餐厅的就餐费用)一直到结帐后,才转到财务部;此时要客人补交餐厅就餐费用,客人不但拒付而且心情感到极大不愉快,因此也就自然发火,抱怨。(2)有时,在客人的费用会计款凭证单上,忘记让客人在产生费用时签字;以后客人对此费用帐目拒付,同时客人还向酒店反问道:“你能对没有经过和当场验证的费用付款吗?”,这是财务部出
5、现客人投诉的第二种情况。、中厅杂役员服务部(3)有时,宾客干湿洗衣服务时间、价目表;餐厅的营业时间,提供的菜点佳肴;康乐中心设施,娱乐项目,所在地点以及客房的送餐服务等;由于上述客人所需要的服务项目信息,酒店中厅杂役员忘记告诉客人,而造成客人不便,并招致客人不满、抱怨、投诉。下面列出员工必备的酒店知识酒店基本知识 酒店星级酒店开业时间 酒店所处地理位置、邮政编码、总机号码和传真号码酒店提供的主要服务项目,特色服务及各服务项目的分布及营业时间酒店距火车站、飞机场、汽车站的车程 本酒店代订飞机票、火车票的具体方法 本酒店办理离店结帐手续的时间 离酒店最近的医院列出五家其他三星级以上的酒店的名称、电
6、话号码以及地理位置 客人通常问到的问题 这里最近的教堂在什么地方 这里最近的购物中心、大型的综合商场、购物中心有哪些 到酒店附近的银行,电影院、学校怎么走 附近最近的旅游景点、景点位置、名称、由来及其特点 本地区有何主要土特产品、风味小吃 所在地区有哪些地方戏和文化艺术 本市的面积、人口 (4)中厅杂役员在协助客人提拿行李、护送客人来到他的房间,但是忘记告诉客人如何使用室内的一些设施项目,如室内中央空调旋钮,调到什么位置为正常室温、彩色电视与多功能控制音响台的使用方式、程控直拨电话内部使用说明等等,从而也引起客人的不满,导致客人投诉。礼宾员在带领客人进入客房后,应该将客房的设施项目介绍给客人,
7、并做示范;如果是接待长住客人,可先征求客人意见,将酒店新增加的设施项目介绍给客人即可。3、工程维修部(5)由于怠慢下榻客人提出的室内维修项目要求,即客人用电话直接告知工程部或前厅部,说明客房内有需要维修的项目,然而维修人员没有立即做出回答,进行检查或维修,从而引起客人投诉。(6)工程部弱电工程人员,没有按照会议需求,及时安装好会议通讯系统,如主席台所用话筒、同程翻译接收耳机,中央空调系统以及与会议相关的一些设施设备等;从而也会引起会议组织者的抱怨和投诉。为此,一些酒店经常委派工程部的专职人员负责会议期间的工程维修和有关方面的服务工作。(7)由于工作疏忽,列明需要维修的客房房间号码搞错,所以未能
8、及时提供客房维修,因此也会造成客人的投诉。为了避免这类事件的发生,客房部经理、工程部及前厅部经理要协调一致,要全面控制和保证客房的及时维修,从而使客人享有一种舒适、安全、宜人的下榻环境。(8)客房中央空调失灵,造成客人身体不适而引起投诉。(9)客人离店后,客房服务员没有及时回调空调旋钮,造成能源浪费。这里反映出工程部人员没有做好能源控制系统,达到节省能源费用开支的根本目的。对于经济型酒店而言,利用中央空调会导致成本的增加,但不管是对单体空调,还是中央空调而言,客房服务员在客人离店后,都有可能忽视能源的浪费,因此,在查房后,一定要马上关好空调、水电等,再进行打扫。另外,在每天固定时间,对空房通风
9、透气,保障良好的环境,必要时开启空调,定时吹冷风。、餐务部(10)餐厅服务员将客人所点菜单与其客人所在餐桌席号搞错,最终出现服务员上菜与客人事先所点菜点不符。(11)宴会部主任在客人订餐时,没有问明订餐赴宴者是否要在正餐前安排鸡尾酒或其他有关活动,以致最终未能满足客人的要求。(12)宾客订餐或宴会订餐,没有存档记录客人的订餐,更没有按时按日提供客人的订餐需求。(13)在客人点的菜点佳肴中发现脏物。(14)当客人只是被告知,所点菜点佳肴由于某些原材料暂缺,一时不能提供;但是客人并没有再次被照顾或提供服务,也没有被问明或被建议再改点什么其他菜点,加之服务员又去忙于其他客人或其他餐桌的客人,再也没有
10、第二次回来为客人点菜服务;从而使客人被置于无人服务的冷遇境地。如遇到类似情况,可事前通知客人,餐厅暂时不能提供的菜肴,同时给出客人一些意见和建议,另外,如果有些菜品不能提供,这时要考虑更换菜单。(15)由于服务不认真,向客人提供不洁净的酒杯、饮料杯、餐盘或其他不干净的银器等引起投诉。(16)餐厅服务员或称看台员,忘记问明客人是否需要酒水、饮料;使客人感到自己是不受欢迎和低消费的客人,令人看不起,因此引起客人极大不满。(17)餐厅服务员没有按客人所点的菜点项目上菜,最后客人拒付菜点费用以示不满。(18)餐厅服务员或清桌员没有认真、洁净地清桌,餐桌上仍然留有菜点脏物、水珠、面包碎屑等。(19)餐厅
11、服务效率低,即没有向客人提供快速敏捷的服务。如厨房厨师不能按时出菜或者是由于餐厅服务员较少,客人较多,客人所点的菜点久等不能服务上桌。(20)送餐服务怠慢。送点服务也有服务效率问题,即客人用电话在客房内点菜用餐,一般来讲,从客人用电话点菜开始,送餐服务效率标准的限定时间为:早餐30分钟、午餐35分钟、晚餐35分钟。超出服务效率限定时间被列为冷遇客人或低劣服务。 (21)厨房备菜员没有及时通报当班主厨或厨师长有关食品原材料的变化和短缺问题,从而造成有些菜点不能提供。这样也就出现了一线餐厅服务员与后台厨房备菜员之间的脱节,从而造成客人在餐桌席位上久候菜点不能到桌,客人的就餐情绪低落。对于原材料的储
12、备及变化情况,厨房备菜员每天要进行盘点,做到心中有数,以便进行采购,在保证酒店餐饮基本需要的同时,日盘点还能在一定程度上发现客人对菜品的喜好,并据此做出相应的物资采购计划。 (22)在客人的就餐视线之内,清桌时,服务员没有将豪华的银器与餐桌台布分开,而是将它们一起丢进垃圾室,客人对这种杂乱无章的服务也会进行投诉。、总服务台(23)客人持有客房确认预订单,但是来到酒店时,却没有可提供的房间下榻,前厅部自我认为客人可能是不会到来(NoShow),因此将房间另外出租给别人;这样就引起客人的不满和较坏的第一印象。一些同行普遍认为,今年国庆节的生意不好,原因之一是对市场预期过于乐观,没有做计划和准备,结
13、果导致空房。因此,在任何时候,酒店都要做好应对市场变化的准备。同时,可以根据以往数据和本年的情况做出超额预定,但超额预定也存在一定风险,为了化解风险,我们可以与竞争者联手,共同做好酒店超额预定,共享客房资源,共享客户资源。但现有条件下,实现与竞争对手的联合合作,好象还并不为人接受。(24)客人持有客房确认预订单,但是在客人办理迁入登记时,前厅接待员找不到客人的预订客房记录卡,这样也就引起客人的不愉快以致出现投诉。(25)前厅部接待人员不够热情和礼貌,接待服务中有不尊重客人的举止、言行。(26)有时护送客人前往下榻房间的中厅杂役员或客人本身,被前厅部交给一个与客人下榻房间号码不符的客房钥匙,因此
14、中厅杂役员或客人本人又不得不再回到前厅部换取钥匙。这种情景也会引起客人的不满和投诉。 (27)由于等候迁入登记下榻或者是结帐迁出离店的客人较多,等候时间(均限定在60秒之内)过长,客人感到烦恼。客人前来入住或结帐离店,遇到前厅部服务人员不能顾及,这样的情况很常见。此时,服务人员要给客人一个微笑或一个眼神,或一句话,告诉客人“请稍等,我注意到您的存在,我会很快为您处理!”这样,客人就不会有被冷落的感觉。此外,如果客人经常遇到此类问题,就要考虑酒店员工的配备或者是服务人员的服务技能方面是否存在问题。(28)总服务台服务人员忘记或者没有及时较交和传送客人的信件,或留言。(29)当客人抵达酒店时,前厅
15、部不能为客人提供他预订的客房,这样客人自然会抱怨并产生不满和投诉。 (30)客人抵达酒店并来到他所要下榻的房间,发现客房还没有整理;这是因为客房部和前厅部之间工作不协调所致,从而给客人较坏的第一印象。(31)由于前厅部粗心,客人迁入登记时没有验证客人的正式证件(即护照、汽车驾驶执照或其他的身份证件),加之又将客人的名字搞错,为此客人在酒店内的下榻及其费用帐目无法收集起来,最后在客人离店结帐时出现很大的麻烦。为保证酒店安全和客人安全,前厅接待人员一定要按操作规程提供接待服务。一旦出现严重问题,后果无法估量,也难以承担责任。(32)客人在酒店内产生的费用,他既不确认也不核实,因此客人的一切费用帐目
16、无法收集起来,最后只能推给总经理去处理、解决。(33)由于客人个人情况、身份、数据均为不合法,因此很难处理客人帐目。(34)中厅杂役员或行李员,将客人的行李送到其他客人的房间,造成客人的久等,不满和投诉。(35)由于没有足够和完善的预订控制系统,从而导致超额预订,使正式预订的人没有客房下榻。(36)当客人迁出离店时,没有将该房间的钥匙交回,结果客人又回到房间使用电话或者利用该房做些其他事情。造成酒店的损失和不安全。、其他有关部门(37)酒店员工不知道宾客服务项目,如客人干湿衣服务、酒店汽车出租服务以及客房送餐服务等。当客人问明有关服务项目时,员工回答不知道或不熟悉,引起客人的不满。除了酒店员工
17、必备的基本知识,酒店还要实行首问责任制,并制定相应的考核激励措施,为给客人提供快捷周到的服务提供保障。(38)酒店公共场所设置的“无人售货机”(VendingMachines)不好用,不能方便客人自由投硬币选购小食品、水果和香烟。(39)酒店员工或服务人员随意冷遇客人。(40)当客人抵达酒店时,其客房租用价格与原来旅行社提供的价格不符,使客人感到不愉快。(41)客人提前预订的交通,没有及时到来,耽误了客人的重要事宜,引起投诉。、客房部(42)客人房间没有及时整理,使客人感到下榻环境脏乱、不适宜。(43)由于客房卫生间浴巾、面巾、浴皂、面皂短缺。上面两个案例都因客房服务员未按标准操作规程进行。(
18、44)客房服务员整理房间后,未能及时汇报客房设施的失灵及维修,如淋浴喷头失灵不好用,电视无显影无声音等等;这一切均会影响客人的下榻生活及精神需求。因此客人不满和投诉是自然的事情。、销售部(45)由于酒店销售部人员没有及时了解客源市场的变化及宾客的需求,因此使酒店提供的一切服务项目,其中包括服务质量和各项价格均不被客人喜欢和满意。(46)销售部人员所做的销售许诺,即优惠价格或优惠项目,未能在实际中兑现,使客人来到酒店下榻以后感到失望。(47)酒店各部门之间工作及服务协调网络脱节,从而影响客源市场销售,影响客人的满意程度。(48)未能按时催醒客人而影响了客人的活动日程。(49)客人的信件没有及时给
19、客人,耽误了客人的信息,影响了客人的心情。在这49个案例中,我们不难发现,大多数投诉是因为酒店人员未按标准作业程序提供服务。在现实管理中,尤其是在经济型酒店中,普遍存在着家庭式管理和经验管理的现象,他们不重视标准的作业程序,没有系统规范的管理制度,认为经验是最重要的,只要有人消费就万事大吉,而一旦出现投诉,就没有相应的制度来约束或者进行处理。没有制度,何谈执行!二、旅游业投诉案例1、例一 :1月19日,入住519房的张先生致电大堂副理台投诉:他所住的房间发现有蚂蚁。张先生对此种情况觉得非常不可思议。 处理: 向客人致歉并安抚客人,马上通知楼层服务员做好清理及预防工作。分析及预防 :客房部应保证
20、客房卫生、清洁质量,并及时做好蚊虫的防灭工作。对客人提出的问题和异议要高度重视,及时做出处理和上报。 2、案例二 :1月24日,816房客向大堂副理反映:他在前台开房后,房卡打不开门,在楼层找到服务开门,服务员称此房为维修房,不能开门。客人当即要求退房,并不出房费。经了解,房门无法打开,是门锁出现故障。因客人开房时设置了保密服务。楼层在致电总台询问时未自报身份,总台接待员以为是店外客人查询,所以称其为维修房,结果造成客人误解和不满。 处理: 在向客人道歉后,客人仍竭力要求退房,故同意免收房费让客人退房离开。并再次向客人表示歉意。建议客房部对员工进行培训,通过考核后方可上岗。加强对总台员工判断能
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