公文的格式-行文制度.doc
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4、。 法规与规章文书在文面上表现为章条式,诉讼文书和部分经济文书(如合同)在文面上也有一定的格式性,其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文,由文头、主文、文尾三部分组成,公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。(参见公文示例1、示例2) 一、文头格式 公文的文头,又称版头,包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端,一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 (一)文件名称 文件名称,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“省人民政府文件”、“ 公司文件”。 (二)发文字号 发文字号又称发文号、文号、文件字号
5、,是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置,紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是:先写发文机关代字,接着是年份,最后是序号。如“粤科院字200614号”,表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。 发文号中的年份,要用阿拉伯数字完整书写,用括号括起来。不能把“2006”简化为“06,括号须用六角括号“ ”,不能用半圆括号“( )”。 联合行文的发文字号,只标主办机关的发文字号。 发文字号的作用主要有三个:一是便于登记;二是便于分类、归档;三是
6、便于查找、引用。 (三)签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人,标明在发文字号右侧空两字位置处。 (四)秘密等级(密级) 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限,则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为,无密不标。前标密级,后写保密期限,如“机密5年”。 (五)紧急程度(急度) 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求,分“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。 (六)份号 份号,
7、又称份数序号,是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 二、主文部分 公文的主文,包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。 (一)标题 公文的标题即公文的名称,是公文内容和作用的高度概括。 完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或公文主题)、公文种类三部分组成。 概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混,令人不知所云,要体现概括性,不能面面俱到,臃肿庞杂。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 公文标题的三个组成部分一般要写完整,也有部分省略的情况:一是单位
8、内部使用的公文,标题中可省略发文单位;二是省略事由,如新大地公司通知。 (二)题注 题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上,一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住,有的用破折号标识。 (三)主送机关 主送机关,又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”,是指公文的主要受理机关。位于正文之前,标题之下,顶格写。如主送机关不止一个时,同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。如人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知的主送机关: 各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育厅)
9、,语委(语言文字工作机构),国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门,新疆生产建设兵团人事局: 普发性下行文,主送机关较多,一般使用泛称,如“校各直属单位”。 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定,没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告及一部分通知,则不写主送机关。 (四)正文 正文是公文的核心部分,用来表述公文的具体内容,除个别极简短的公文外,正文内容分开头(又称原由或引据)、事项、结尾三部分。 (五)发至级限 发至级限指文件发至层次,一般写在正文后,落款的左上方,也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。
10、 (六)附件 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 附件是公文的组成部分,指随文发送的文件、报表、材料等,作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件,根据需要而定。 附件必须写所附内容的标题或名称,附件若不止一件,则应标序号。序号使用阿拉伯数码(如“附件:”)。附件名称后不加标点符号。 “附件”写在正文下一行,左空两字,加冒号。 有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的,被批转、转发的文件是公文的主体,正文只起按语或说明、批准、发布的作用,正文文本已写清这些文件、材料的名称,因此不必再标“附件”。 (七)发文机关 发文机关,是公文的作者或发出单位。发文机关
11、要写全称或规范化简称。若是联合行文,主办机关排列在前。 (八)签署 签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。 (九)成文时间 一般文件,以领导人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准;会议通过的公文,以通过日期为准;法规性公文,以批准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。 成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。成文时间,一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置,会议通过的文件,则标在公文标题下。 (十)印章 公文,除会议纪要和以电报形式发
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