综合档案管理解决方案.doc
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4、合档案管理解决方案随着体制转轨,市场化压力逐渐增大,企业深切体会到了信息资源的重要性,对信息化可以促进企业发展也基本达成共识。企业竞争环境的变化促使企业向信息化寻求出路,信息技术的成熟及成本下降也使企业提高信息化水平的积极性进一步提高。目前,企业当务之急是对现有信息资源进行数字化管理,这是企业迈向信息化的基础条件和必经之路。企业的信息资源包括按国家要求管理的各类档案,以及企业在生产、经营、管理过程中产生的各种有价值的信息、文件、数据等。 施惠特综合档案管理系统SweetEAM是北京施惠特科技有限公司面向企事业单位推出的网络信息档案管理系统.。SweetEAM运用高速发展的计算机及网络技术,将各
5、种实物和数字化资料的检索信息储存于大型数据库中,利用计算机及网络系统实现各种信息资料的快速查询和科学管理。SweetEAM具有查询便捷、直接浏览电子原件、信息存储多样化、管理功能齐备、数据安全可靠等特点,它充分发挥大型数据库的性能,使信息资料管理的水平大大提高,使企业所有信息资源得以有效保存。它在提供企业档案人员对企业归档档案进行管理与维护的同时,为企业职工提供了方便的网络在线档案查询与借阅功能。 一、系统特点 1SweetEAM符合企业行政管理与项目管理资源共享的需求 根据企业实际管理模式建立企业级信息档案库; 满足一个系统即可完成查询、调用、管理企业所有成果信息资源的需求; 按项目管理模式
6、分阶段、专业管理设计成果(如:图纸、报告、计算书、材料表); 按企业实际行政管理模式管理各类文书档案、技术资料、财务档案等; 不仅能有效地管理企业各类实物档案(如:底图、图书、地形图),还可以管理与之对应的电子档案(如电子图纸、电子计算书等),方便各类档案的复用; 系统安全机制健全,绝对保障数据安全。 2SweetEAM满足各类档案管理员建立、管理、维护档案信息的需求 企业信息库中档案主分类的定义和从属分类的设置功能; 各分类档案管理人员权限及用户使用权限的定义功能; 部门人员信息下载功能; 档案子分类的导入及导出功能; 档案条目的导入及导出功能,既可以把档案条目导出成Excel表存储,又可以
7、把Excel文件批量导入数据库中; 档案案卷目录的批量导入、导出功能; 档案条目各字段的批量修改功能; 电子档案原件的增加、修改及批量转入功能; 各类档案的统计功能; 实物档案网上借阅、审批借阅功能; 电子档案网上浏览、审批浏览功能; 服务器监控功能记录使用者对企业数据库的所有操作信息。 3SweetEAM以高效服务于信息使用者为基本原则 满足一般使用者的实物、电子档案查询和借阅要求; 拥有方便、快速、多样的查询方式; 可浏览各种电子原件(包括各类Office文档、HTML文档、DWG、JPG文件等); “含子分类查询”功能可扩大查询范围、加速查询速度; 档案信息显示完全,可同时显示条目信息、
8、实物信息与电子原件信息; 电子原件网上归档、校验功能使数据信息的存贮得到验证,并分散了原件录入工作量; “小信使”解决局域网内部的信息通讯问题,方便查询在线人员、发送即时消息、文件等。 二、SweetEAM功能 1.SweetEAM功能总体介绍 施惠特综合档案管理系统SweetEAM可系统、规范地汇总各类项目成果信息,如:图纸报告类电子文件、项目执行过程中文件、项目各类资料等。同时可有效地进行各类图书、资料、规范、文书档案的管理。该模块是专门提供企业档案人员对企业归档档案进行管理与维护的,同时为企业职工提供方便的网络在线档案查询与借阅功能。 企业档案按来源主要分为企业承揽工程项目后产生的科技档
9、案与科技资料、在行政办公管理过程中产生的各类文书档案,以及图书期刊文献等参考资料。按档案介质又主要分为实物档案与电子档案,由于电子档案在重复利用与方便查看等方面有着特殊的优势,所以企业越来越重视对电子档案的收集。 本系统支持实物档案与电子档案的同时管理,并提供多种方便快捷的方法采集电子文件。对于科技档案的电子文件,其来源为整个工程管理的全过程,从项目立项、工程设计策划、设计输入输出、图纸文件设校审过程到出版印刷每个阶段都会产生与实物对应需要存档的电子档案。企业行政办公管理涉及到的收文、发文过程中也会产生大量文书档案和与之对应的电子文件。系统在各类业务流程结束后,电子文件会自动归入档案临时库中,
10、待适当时候由不同分类档案管理人员将电子档案与相关信息从归档临时库中转入正式档案库。当实物档案正式归档时,再通过本系统相关功能进行整编工作。这样简化了档案条目录入工作量,在文件与图纸形成过程中系统自动采集其有关信息,保证了电子档案与实物档案的一致性,准确性,同时大大减轻了数据重复录入和电子档案搜集的工作量,便于档案管理人员的建档与维护。 本系统可根据企业实际管理模式建立企业级综合信息档案库,满足一个系统即可完成查询、调用、管理企业所有项目成果、行政文件及参考资料等需求。系统安全机制健全,数据安全可得到有效保证。系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分:针对普通用户的部分、针对档案管理员的部分、针
11、对系统维护人员的部分。 针对普通用户的部分: 针对普通用户的部分主要包括:档案查询功能和个人借阅信息查询功能,主要提供档案的信息服务,例如:检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能,使用方便、快捷。 针对档案管理员的部分: 针对档案管理员的部分主要包括:文件管理、收集整编、档案管理、借阅管理、销毁管理以及报表管理等功能,主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理,同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的管理和对档案信息的开发利用。 各分类档案管理员还拥有对其负责档案的维护功能,主要包括:对档案分类的管理、档案查询权限的定义、档案借阅/查询/下载等审批级别的设置以及对其
12、所负责的档案数据管理功能。 针对系统维护人员的部分: 针对系统维护人员的部分主要包括:对企业结构、岗位定义及系统使用人员进行设置、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用,用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。 2.一般用户使用SweetEAM 系统根据各分类档案管理员所设置的档案查询、浏览、借阅等权限,动态地设置每个一般用户的操作菜单。为系统的一般使用者进行档案查询、借阅和档案复用提供了丰富实用的操作环境。 1)查询档案库(实物、电子档案查
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