特殊载体档案管理现状及对策分析.docx
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1、 特殊载体档案管理现状及对策分析 关绍鹏摘要:特殊档案对于一个企事业单位的发展来说至关重要,尤其是在企事业单位举办大型展览、庆祝活动时,就需要这些特殊档案来对企事业单位的形象加以补充。本文主要介绍了特殊档案管理的现状,并进一步分析了特殊档案管理的对策。关键词:特殊档案 企事业单位 管理 现状 对策所谓特殊档案管理,就是指对照片、证书、奖状、录像等内容的管理。在内这份工作对职工的工作思路教育大有裨益,对外也有助于宣传企事业单位的形象,有着直观性的特点,所以,特殊档案的管理是十分重要的,它的保存完善与否,也会影响到档案利用的成果,广大的档案工作者需要加强对特殊档案的管理,才能够切实、有效地发挥其价
2、值。当下我国的企事业单位档案信息化管理建设是一项系统的任务,无论是管理者还是相关的工作者,都需要有积极的态度来投入这项工作。所以,这项工作需要较高的社会责任感、相应的理论和技术支撑。一、特殊档案管理的现状(一)资料收集不全面一些来源于企事业单位重大活动、重要事项的录像以及照片档案,因为参与的人员较多,且规模较大,在这个时候,就容易出现职责不清的问题,摄像录影人员缺乏档案管理意识,收集工作普遍落后,这就导致录像以及照片的档案管理质量不高,且数量不全。其次,一些重要的证书、获奖档案以及奖状的归档情况不主动,容易出现各种漏归的现象。最后,因为录像带有重复利用的功能,所以它往往在多次利用之后,其资料的
3、流失就较为严重。(二)缺乏规范的整理没有一个规范的整理,主要表现在照片的拍摄时间、背景以及原因上,都不够详细,甚至没有充分的说明文字,这就从一定程度上降低了照片档案的可靠性,对于使用者来说,要想全面地了解照片的相关信息,更是难上加难。(三)保存条件不好首先,在库房的硬件设施上,缺乏相关的防潮防湿的安排,库房通风条件不好,奖牌容易出现生锈、弯曲的问题。其次,声像档案没有专门的防磁柜,录像盘有太多的消磁现象。最后,在对奖杯的存放上,没有固定的摆放位置,那么就很容易受到外力的碰撞,破损的现象层出不穷。(四)信息化程度不高特殊档案的载体是多种多样的,且材料和形式各异,大小也不同,这就使得其信息化管理的
4、方式参差不齐,管理起来难度较大。例如证书的档案,有的幅面较小,可以用扫描地方式进行管理,而一些面积较大的,就只能利用拍照的方式來解决。奖杯、奖牌的档案只能通过拍照。但是因为奖牌的材质具有一定的特殊性,一些奖牌特别光亮,拍起照来就十分困难。而一些录像带要转换成光盘,就需要有可靠的设备。所以,综合来看,由于各式各样的条件的限制,档案的信息化建设的可行性较低,且困难重重。二、特殊载体档案管理的对策(一)强化收集力度档案管理人员身负社会财富管理的重任,所以,要本着对历史、未来负责的精神,不仅要做好当下的档案资源管理,同时也要对一些新来的档案资料进行全面的收集与整理,这就使得档案在未来可以全面真实地反应
5、历史情况。针对一些特殊档案管理收集难的现状,在各种制度的保障下,档案员要负起责任,和有关部门多多沟通,注重企事业单位的重大活动事项。在某个活动事项中,可能出现哪些档案,哪些档案应该怎么收集,以及向谁收集,我们都应该做到心中有数,做到事前的策划。这样才能够及时、完好地完成档案的收集。其次,我们要做好宣传工作,无论何时都要有一种宣传档案收集的意识,这样才能够有效地提升广大职工干部的宣传意识,敦促其主动存档。(二)创新管理手段随着新媒体技术的不断发展,传统的档案管理在内容更新、升级方面显示出了一定的滞后性。随着一项新技术、一些新软件的诞生,往往可以将纸质档案的缺陷在几天的时间内得到解决。纸质材料的更
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