档案管理系统使用说明(B版).doc

好用软件公司 档案管理系统使用说明((B版)
软件说明

《档案管理系统》(B版档案类别支持四级分类，其它版档案别不支持四级分类，两种版本各有其优缺点，用户可根据自己的需要选择)用于单位档案管理管理，主要有菜单有：档案柜资料录入编辑、档案类别资料录入编辑、档案管理、档案借用及归还管理。档案柜资料录入编辑用于录入、编辑保存档案的档案柜编号。档案类别资料录入编辑用于录入、编辑档案的类别。档案管理用于档案资料的录入、编辑，并依据情况在此将过期档案删除。档案借用及归还管理用于纪录档案的借阅及归还情况。
如果您在试用或使用过程中认为软件需修改，请来信，我们将按您的要求修改软件，使之适合于您的工作需求。
好用软件有限公司是一家专门从事生产管理软件、物业管理软件、商业进销存软件开发的软件公司，所开发的软件有：单机版、网络版、简体版、繁体版之分。好的管理软件能使您的公司、企业或单位的生产效率、工作效率、管理水平有一个较大的提高，减少您不必要的浪费，使您对您的生产经营、采购、销货、库存等做到心中有数，使您的决策、计划更科学、更合理，以适应当今竞争日趋激烈的环境。如果您需要新的管理软件，请来信，我们将为您量身定做适合于您的软件，我们的软件好用价廉，您可先试用，后付款。
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操作说明
1．复合查询的使用方法
先选择一个"查找字段"，再选择一个"查找关系"(选择"相似"选项,可进行模糊查找，即输入一个查找值，就可将包含该字的纪录都查找出来)，最后选择或输入一个查找值，然后按增加按钮，查找表达式就进入下面的框中，此时按"确定"按钮即可开始查找，如果想再增加一个查找条件，重复上面的操作，再选择一个查找逻辑，按"增加"按钮一个新的表达式就增加到下面的框中。如果想去掉一个查找表达式，先用鼠标点击下面框中的要去掉的表达式，再按"清除"按钮就可清除此查找表达式。
2．记录的移动
记录的移动通过点击数据框的记录或数据旁边的的移动按钮来移动记录。
3．红色字段表示该字段的数据是从其它数据库中选择出来的，可输入数据用以筛选弹出窗口的纪录。
红色字段里选择出来的值修改后不能保存。按回车键可弹出数据筛选窗口，按旁边的按钮也可弹出数据筛选窗口。用鼠标双击弹出窗口的某一纪录，可选中该纪录，并关闭弹出的窗口。
天蓝色字段表示该字段的数据是不可编辑的，如果旁边有按钮，数据是从弹出的窗口中选出，如果没有按钮，数据是从其它字段的弹出窗口里带出。
深蓝色的字段表示该字段从其它页面或其它窗口的操作后填写进来的，本页面或本窗口不能对该子段进行编辑。
4．主从档操作：主档中的纪录与从档中纪录是主从关系，从档中的每一个纪录都对应于主档中当前的一个纪录。工具条上的纪录移动按钮移动的是主档的纪录。
5．纪录的确认：《确认》按钮用于单据的确认，确认后的纪录不能修改、删除，主档纪录确认后，
该纪录对应的从档中的纪录也不能修改、删除。《重置》按钮用于确认后的纪录重置，重置后的纪录可修改、删除。
6.在弹出的窗口里，按上下键，移动到所要的记录，按回车键或用鼠标左键双击选定的纪录，系统就会自动关闭弹出的窗口，将数据添入红色字段里。
7．页面切换
某些窗口的页面按其提示，用Ctrl+A、Ctrl+B、Ctrl+D快捷键进行页面切换。
8.某些窗口打开时先出现查找窗口，这是为了在数据纪录较多时提高窗口打开速度，你输入查找条件，查找你需要的纪录，如果你是只输入数据就按关闭按钮，打开一个空白的窗口，输入新的数据，这样你此次输入的纪录都有哪些就一目了然。
如果你要看全部数据，你可如此操作：如选择查找客户名称，查找关系选择"不等于" 查找值输入一个不可能有的客户名称如：'1',按确定按钮，此时全部客户名称数据就显示出来。
注意：红色数据具有数据筛选功能，如你输入"好用"后按回车键弹出的窗口里显示含有"好用"的数据的纪录，用上下键移到所需的纪录按回车键(或用鼠标左键双击该记录)，将关闭弹出的窗口将数据填写到红色数据编辑框里，用鼠标左键双击所需纪录也可关闭弹出的窗口将数据填写到红色数据编辑框里，如果只有一个纪录，将不弹出窗口，直接将数据填写到红色数据编辑框里，如果没有含有"好用"的数据纪录，将提示一个信息。

给用户授权
系统使用前必须先给用户授权，权限分：编辑权限、浏览权限、打印权限、审核、确认权限，审核、确认后的纪录不能修改和删除，用于防止对纪录的误删除，审核后的纪录也可以按"重置"按钮回到未审核状态，然后进行修改。状态字段栏用于显示纪录的状态，未审核的纪录可以修改、删除，已审核的纪录不能修改、删除。
新用户的增加和权限的管理在用户管理窗口进行，只有系统管理员才有用户管理窗口的操作权限，系统管理员不能被删除，第一个用户就是系统管理员。
用户权限操作步骤：
先用鼠标点击一个用户(该用户名称上必须出现兰道)，再在程序组下拉框中选择一个程序组，在程序列表中用鼠标点击一个程序名称(该程序名称上必须出现兰道)，最后再用鼠标点击旁边的操作权限，给该用户授予对该程序的操作权限，以此类推，完成对用户的操作授权，该用户名称或该程序名称未出现兰道，旁边的权限就不能选中。

档案类别资料录入编辑
用于输入档案类别资料，供档案管理窗口使用。档案类别支持四级分类，第一次开始输入档案类别时，先用鼠标点击根目录（档案类别），按[增加]按钮，输入一级分类，然后用鼠标点击档案类别一级分类，按增加按钮，输入该一级分类的二级分类，依次操作，最多可完成四级分类。序号决定档案类别的排列的先后顺序，输入、修改档案类别序号后，重新打开窗口后，档案类别就按新的序号排序。
如果要修改已输入的挡案类别，先用鼠标点击要修改的挡案类别，然后按[编辑]按扭就可修改该档案类别。如果要删除某一挡案类别，先用鼠标点击要删除的挡案类别，按[删除]按扭就可删除该挡案类别，注意如果该挡案类别有下一级挡案类别，必须先删除它的下级挡案类别，才能删除该挡案类别。如果在档案资料数据库中有该挡案类别下的挡案资料，该挡案类别不能删除。

档案管理
在输入、浏览、查询档案资料时，先选择档案类别的一级分类，然后用鼠标点击档案类别树形列表中的某一档案类别，就显示该档案类别下的档案资料，如果要增加该档案类别下新的档案资料，此时[增加]按钮就可增加该档案类别下新的档案资料。如果要修改该档案类别下的某一档案资料，移到要修改的档案记录上后，按[编辑]按钮后，就可修改该档案资料。同样要删除某一档案资料，移到该档案记录上，按[删除]按钮就可删除该档案资料。
红色字段具有筛选功能，如在“档案类别”编辑框里输入“人”后，按回车键(或旁边的按钮)，如果在档案类别数据库中找到一个带“人” 字的档案类别，就自动填写该档案类别后，跳到下个输入框里，如果有一个以上带“人”字的档案类别，就弹出一个窗口供您选择，您可按上下键，移动到所要的档案类别，按回车键或《确认》按钮，就关闭弹出窗口，系统自动填写您选择的档案类别，光标移动到下一个输入框里，在弹出窗口里，您也可用鼠标左键双击选择的档案类别纪录，就可关闭弹出的窗口，并填写您选择的档案类别。
注意：档案的查询都是在当前档案类别下的查询，不能查找其它档案类别下的档案资料。
不在编辑状态时，在档案编号输入框，输入您要查询的档案的档案编号，按回车键，系统就查询并显示该档案纪录，如果该档案不在目前的档案类别下，就显示该档案的档案类别路径，您就可按显示的档案类别路径到该档案类别下查找该档案资料。
报表"档案列表"的纸张大小为：A4，横向打印。

档案借用及归还管理
按〈增加〉、〈编辑〉按钮后，进入编辑状态，可新增、编辑档案借用记录，在档案编号输入框里输入档案编号后,按回车键,就按档案编号查找档案,如果找到就自动填写“档案名称”、“档案类别”等，光标移到借用人员输入框，如果要按档案编号查找档案，在档案编号输入框里不输入任何字符，按回车键，光标就移动到挡案编号输入框，此时您输入挡案名称后，按回车键，系统就自动填写该档案的“档案编号”、“档案类别”等后，光标移动到借用人员输入框。
档案编号、挡案名称输入框具有模糊查找功能，如在“档案名称”编辑框里输入“好用”后，按回车键(或旁边的按钮)，如果在档案数据库中找到一个带“好用” 字的档案名称，就自动填写该档案名称后，跳到下个输入框里，如果有一个以上带“好用”字的档案名称，就弹出一个窗口供您选择，您可按上下键，移动到所要的档案名称，按回车键或《确认》按钮，就关闭弹出窗口，系统自动填写您选择的档案名称，光标移动到下一个输入框里，在弹出窗口里，您也可用鼠标左键双击选择的档案纪录，就可关闭弹出的窗口，并填写您选择的档案名称。
还档案时，先查询到档案的借用纪录，在切换到档案归还管理页面，输入归还单位、归还人等数据，确认后的档案归还纪录才是有效的纪录，确认后系统将自动将档案的借用纪录里的状态置为：”已归还”。
不在编辑状态时，在档案编号输入框，输入您要查询的档案的档案编号，按回车键，系统就查询并显示该档案的借用未还纪录，您也可在档案名称输入框里输入您要查询的档案的档案名称，按会车键后，就开始按名称查询该档案的借用未还纪录，查询具有模糊查询功能，您只要输入档案名称的一部分，按回车就可查询该档案的借用未还纪录。
如要打印档案借阅单或档案归还单需将打印机自定义纸张的长宽设置的大于300毫米。
报表"档案借阅记录列表"的纸张大小为：A4，横向打印。报表"档案借阅单据"的纸张大小为：自定义：210毫米×85毫米。报表"档案归还单据"的纸张大小为：自定义：210毫米×85毫米。2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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