材料采购及出入库管理办法.doc
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1、材料采购及出入库管理一、采购(一)采购原则: 公司设专职人员进行材料采购,采购员在对材料市场进行调查了解的基础上,保证以低价购入,并要保证材料的质量。对于易耗材料和常用物品要进行集中批量采购,每月集中采购12次,其他零星使用的材料,尽可能做到按批次采购。公司各部门对易耗材料和常用物品要按实际情况半月或一个月提报采购计划。在填写材料采购申请单时要注明材料用途。采购员要严格按照领导审批的材料采购申请单进行采购,未经审批的不得私自采购。材料需求部门要配合采购员进行采购,以保证采购的材料的种类和型号相符。(二)采购程序: 第一步,材料需求部门必须填写材料采购申请单)一式两份,须履行部门主管和领导审批签
2、字手续,然后交与办公室,(其中一份交于采购人员,另一份交于材料保管员用来核对)由办公室安排统一进行采购。 第二步,采购员在采购前必须持材料采购申请单与保管员的库存帐核对,确定库中没有留存方可进行采购。 第三步,采购后进行入库登记。(三)审批权限:凡申请进行采购的,填写的材料采购申请单先由部门主管批准后,然后报总经理、董事长签批;对于急需材料,可先报总经理、董事长,同意后先行采购然后再补办手续。二、入库的办理 采购员将所采购材料连同采购发票交于仓库保管员,仓管人员对照材料采购申请单和采购发票按类进行数量清点,确定无误后在发票上签字,然后按品名、型号、单价等进行详细入帐。三、出库的办理 材料需求人
3、员必须凭“出库单”到仓库领取材料,领料单上必须有材料领取人、班组长部门主管和主管领导签字。四、相关要求(一)维修应急材料,备用量未经允许不得超量,如有发现,追究当事人和部门领导的责任。(二)工具类材料各部门要建立档案记录,保管员在出库时也要建立备查帐。(三)对于易损材料和工具出库时,要严格执行以旧换新制度。(四)要严格执行材料采购审批手续,凡不按审批权限履行审批手续而私自采购的,在发票上不予签字。(五)材料采购,正常情况下,至少有两位经办人参加,其中一位应是材料需求部门业务精通人员,采购员要做到货比三家,优中选优,严禁将质次价高的材料购入公司。(六)采购工作中,要严禁虚开发票,抬高价格吃回扣等
4、损公肥私现象,如有发生,要严厉处罚。(七)材料采购要在5日内结算,要履行完所有签字与报销手续,对借款余额及时返回财务。(八)仓库保管员一定要严格履行出入库手续,切实做到帐物相符,未经主管负责人允许,不得将材料占为己有或转借他人使用,否则,要进行严肃处理。(九)领料人员严格履行领取手续,不得虚领、冒领,更不能占为己,否则,需进行经济处罚。(十)各部门人员要以身作则,注意把好采购、入库、出库、使用等各个关口,否则,要追究相应的领导责任。(一)设备(材料)入库制度 1、由专业工程师编制,项目经理审定的设备(材料)采购清单是设备(材料)入库的的主要凭证。2、采购工程师接到采购清单后,必须按专业对清单编
5、号。并复印一份交仓库保管员。采购清单由采购工程师和仓库保管员分别保管,并作为项目成本核算,专业工程师业绩考核的主要依据之一。3、设备(材料)进入现场后,必须有专业工程师、采购工程师、仓库管理员三方共同对采购的设备材料进行确认,确认内容应包括质量证明资料、设备(材料)外观检查、规格型号确认、材质核对、数量核对、核对无误后,由三方在材料入库单上共同签字,采购工程师凭此入库单方可在财务报销或支付材料款。入库底单由仓库保管员存档,不得遗失。4、随设备(材料)进场时所带的各种文件资料由采购工程师统一保管,工程进入竣工资料整理阶段时,提供给资料员编入竣工资料存档。 (二)、设备(材料)出库制度1、设备(材
6、料)的出库必须由施工班组负责人填写设备(材料)领用单,并经专业工程师确认签字后方可发放设备(材料)。2、设备(材料)出库时,仓库保管员和设备(材料)领用人必须对其外观、质量、规格型号、材质、数量逐项进行确认。领用人核实无误后,在设备(材料)领用单上签字确认。3、自行施工时,材料领用采取用多少领多少的原则,不允许一次把所用材料全部办完出库手续。4、分包工程由我方提供设备(材料)时,原则上应由分包商一次或分几次办理出库手续。5、设备(材料)的出库手续必须由项负责人指定的施工班组负责人或指定的其他人来办理。没有经过项目经理部负责人指定的人员,仓库一律不得对其发放设备(材料)。6、设备(材料)出库单由
7、保管员分专业和时间存档备查。7、由甲方(业主)提供的设备(材料)的出库手续同样按此办理。(三)、甲方(业主)自行采购的设备(材料)入库管理程序1、材料员根据现场专业工程师提供的由甲方(业主)采购的设备(材料)清单到甲方(业主)仓库办理设备(材料)出库手续。2、材料员会同本项目部专业工程师及甲方(业主)代表在现场对设备、材料开箱检查、验收。检查、验收的的主要内容为:产品(材料)质量保证书、材质证明书、合格证,型号规格、数量、随机附件及清单等重要内容。以上验收的资料和随机附件由材料员统一妥善保管。3、对产品的内在质量不能在开箱检查、验收确认时,应在设备(材料)交接确认书上予以注明。交接确认书由材料
8、员负责 填写(附表格1),由材料员、专业工程师、甲方(业主)代表签字确认。4、由甲方(业主)提供的设备(材料)原则上不要提前办理出库手续一旦办理完出库手续,则要按我方自行采购的设备(材料)统一保管 施工现场材料管理制度一、 目的材料管理与进度控制、成本控制和质量控制相互制约、相辅相成。为更好地利用资源,节约开支,杜绝浪费,特制定如下规定二、 适用范围本制度适用于施工现场原材料管理及采购三、 权责四、 内容 (一)、材料验收与入库制度工地所需的材料经采购员采购回场后,应进行材料的验收。(1)、材料保管员兼作材料验收员,材料验收时应以收到的材料清单所列材料名称、数量进行验收入库,并对入库的材料的质
9、量进行检查,验收数量超过申请数量者以退回多余数量为原则,但必要时经领导核定审批核准后可以追加采购手续入库。(2)、材料的验收入库应当在材料回场时当场进行,并开具入库单,在材料的入库单上应详细的填写入库材料的名称/数量/规格/型号/品牌/入库时间/经手人等信息。且应在入库单上注明采购单号码,以便领导复核,如因数量品质、规格有不符之处应采用暂时入库形式,开具材料暂时入库白条,待完全符合或补齐时再行开具材料入库单,同时收回入库白条,不得先开具材料入库单后补货。(3)、所有材料入库,必须严格验收,在保证其质量合格的基础上实测数量,根据不同材料物件的特性,采取点数、丈量、过磅、量方等方法进行量的验收,禁
10、止估约。(4)、对大宗材料、高档材料、特殊材料等要及时索要“三证”(产品合格证、质量保证书、出厂检测报告),产品质量检验报告须加盖红章。对不合格材料的退货也应在入库单中用红笔进行标注,并详细的填写退货的数目、日期及原因。(5)、入库单应一式三联。一联交于财务,以便于核查材料入库时数量和购买时数量有无异议。一联交于采购人员,并和同材料的发票一起作为材料款的报销凭证。最后一联应有仓库保管人员留挡备查。(6)、因材料数量较大或因包装关系,一时无法将应验收的材料验收的,可以先将包装的个数、重量或数量,包装情形等作预备验收,待后认真清理后再行正式验收,必要时在出库中再行对照后验收。(7)、材料入库后,各
11、级主管领导或部门认为有必要时,可对入库材料进行复验,如发现与入库情况不符的,将追究相关人员责任,造成损失的,由责任人员赔偿。(8)、对于不能入库的材料如周转架料、钢材、木材、砂、石、砌块、土建用的装饰材料等物资材料的进场验收必须由仓管员和所使用该材料的施工班组指定人员二方共同参与点验并在送货单上签字,每批供货完成后据此验收依据一次性直接由工长开出限额领料单拨料给施工班组。 (二)、材料使用与出库制度任何材料的使用都必须进行材料的领用手续,材料管理员不得在无领料手续情况下发放材料(特殊情况领取少量材料除外,但过后必须补办相关手续)。 (1)、材料的发放应遵循先进先出的原则。(2)、相应工程所需的
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