项目档案管理细则.doc
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1、精品文档就在这里-各类专业好文档,值得你下载,教育,管理,论文,制度,方案手册,应有尽有-项目档案管理细则1、项目部的档案,是指项目部在其生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料(如:文书、科技、会计、声像、实物等),是企业档案的组成部分。2、项目部应贯彻执行中华人民共和国档案法等有关法律、法规和方针政策,提高职工档案意识,按规定做好本项目部各种形式的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。 项目部的档案工作由项目经理全面领导,文书、科技、会计、声像、实物档案工作由主管领导负责,各类档案明确专人兼管,并将档案工作纳入到有关部门、人员职责范围和岗位责任制及工作程序
2、。项目部应采取有效措施对档案进行安全保管,建立必要的登记、借阅、保密、销毁、归档等制度。项目部机构撤销时,应按规定登记造册,及时向集团公司和子公司档案部门进行档案移交,任何个人不得拒绝归档。3、归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统,文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。工程项目进行最后决算时, 项目部应出示档案部门开具的档案移交合格证明,方可进行最后决算。4、项目部应对档案工作做出突出贡献的人员给于表扬和奖励,同时还要建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自
3、销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。5、档案部门负责对项目部文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作的业务指导。按规定,档案人员应参加工程竣工验收、设备开箱、科研成果鉴定、产品定型等工作。项目部应加强与档案部门的联系,得到及时的业务指导。 6、各类文件材料的归档范围、归档时间及要求详见大桥局文书档案管理办法、科学技术档案管理办法、声像档案管理办法、会计档案管理实施细则和附件。 7、本规定由集团公司办公室负责解释。附件: 各类文件材料的归档范围及归档时间要求1、文书档案1) 归档时间: 项目部工作结束后一月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2) 归档范围: 本部
4、制发的文件; 与外单位(含建设单位)来往的重要文件; 施工组织、进度、机械设备、劳资、计划、财务及施工技术等方面的有关文件和报表; 工作计划、总结、大事记; 重要的领导到工地视察形成的重要文件记录及报道。2、科技档案1) 归档时间: 项目竣工验交结束后三个月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2) 归档范围: 铁路建设项目按办档(2002)8号文中的铁路建设项目竣工文件编制移交办法的规定办理。 路外工程项目:a、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件:b、投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件;c、中标通知书;d、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合
5、同变更文件;e、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要;f、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表;g、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单;h、建筑材料试验报告;i、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续;j、施工定位测量、地质勘探;k、土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图;l、隐蔽工程验收记录;m、施工日记、大事记;n、工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告;o、工程质量检查、评定;p、施工总结、技术总结;q、交工验收记录证明;r、竣工报告、竣工验收报告;s、竣工图;t、设备、材料采购合同、出厂质量合格证明;
6、u、项目竣工验收报告;v、工程监理总结;w、项目质量评审材料;x、工程现场声像材料;y、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字;z、项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。3、会计档案1)归档时间:项目竣工决算后一月内,应及时将立卷整理完毕的档案向档案部门移交。2)归档范围:决算报表、保管清册、(现金、银行)日记帐、总帐、明细帐、凭证等。4、声像档案声像档案的表现形式有:照片(底片)、录音带、录像带、缩微胶片、电影胶片、微机软盘、航测底片、唱片、幻灯片、光盘等声像制品及其文字说明。1)归档时间:项目部工作结束后一月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2)归档范围: 领
7、导活动:国家、省、部、市和集团公司各级领导检查指导工作,慰问、视察、参加庆典、竣工剪彩等形成的声像材料。 各类会议:项目部召开的工作会议、重要的现场会议和参加上级重要会议形成的声像材料。 企业管理:在项目管理、现场管理、现代化管理中形成的声像材料;在人、劳、财、计、物、经营、环保、技术、生产安全、档案管理等方面重要活动中形成的声像材料。 基本建设:工程项目勘测、设计、监理、招投标、开工、施工、竣工、创优过程中形成的声像材料;重大工程质量、设备、人身伤亡事故、自然灾害形成的声像材料;新工艺、新技术、新设备开发应用、改造过程中形成的声像材料;工程抢险救灾形成的声像材料。 产品:产品的开发、试制、定
8、型、投产、创优活动中形成的声像材料;产品广告、经营活动形成的声像材料。 设备:高、精、尖、贵大型设备的选购、开箱、调试、安装形成的声像材料。 科研活动:新技术研究、技术革新、改造活动形成的声像材料;科研成果交流、转让、宣传形成的声像材料。 文化教育宣传: 职工教育、培训、宣传报导形成的声像材料。 卫生防疫重大疫情形成的声像材料。 职工福利文体活动:大型演出、体育竞赛、重要节日、纪念庆祝活动形成的声像材料;大型书画、艺术作品展活动形成的声像材料。 外事活动:外事谈判、签约、合资项目形成的重要声像材料;接待参观学习、考察活动的声像材料。 公安武装纪检审计重特大案件立案活动形成的声像材料;民兵、人防
9、、战备活动形成的声像材料;综合治理工作形成的声像材料;拥政爱民、拥军优属、庆功受奖活动形成的声像材料;纪检、审计形成的声像材料。 荣誉:企业、集体、个人荣获国家、省、部、市各种荣誉奖章、奖杯、牌匾、证书、奖旗、奖状、签字命名等实物制成的声像材料。 其它:5、实物档案实物档案是项目部和个人在科研、经营、生产、基建、管理以及党群工作等各项社会活动中形成的,具有保存价值的奖状、聘书、任命书、荣誉册、光荣册、证书、奖旗(锦旗)、奖章、奖品、证章、象征城市或单位的钥匙、奖牌(匾)、合格证、奖杯、失效的印章、国内外名人的题词、作画等不同形式、不同载体的实物。1)归档时间:项目部工作结束后一月内,应及时将立
10、卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2)归档范围: 荣誉性实物主要有中央、国家机关各部(委)、地方各级政府机关各部(委)及行业协会等颁发的各类奖状、聘书、任命书、荣誉册、光荣册、证书、奖旗(锦旗)、奖章、奖品、证章、象征城市或单位的钥匙、奖牌(匾)、合格证、奖杯等带有明显荣誉性质的物品。印章实物主要指机构撤销、更名后,失效的木印、石印、塑料印、钢印等印章物品。字画实物主要指国内外名人的题词、作画。6、案卷质量:1)凡是记述和反映本项目生产和工作活动的,具有保存价值的文件材料(含上下级和非隶属单位形成的)、影像录音, 图形图像、光盘等都必须收集齐全,立卷归档。2)本项目形成的文件,归档时必须是经
11、领导人批准的定稿和盖有公章的清本。附件应与正文一并归档,不得抽存。各种会议记录,统一采用A4活页纸(首页格式见程序文件汇编所附样表R/MBEC-09-2002),不得使用笔记本记录。3)归档的文件应符合公文格式,材料必须耐久保存,纸张优良,字迹线条清晰,用碳素墨水或蓝黑墨水书写,复写应采用单面黑复写纸,签批必须用全称,不得使用彩色笔、圆珠笔、铅笔和兰复写纸。使用热敏纸做载体的文件,不易长期保存,应复制后连同原件共同保存。归档的声像制品应是原版原件,底片应无磨损,无划伤和无指纹印痕,图像清晰,音质良好。声像制品的材质必须符合永久或长期保管的要求。4)归档的文件材料应根据其重要价值,分别划分为永久
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