毕业生离校流程优化分析.doc
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2、平飞,范世伟,李林海,尹山峡,陈 印,储昭武,牟旋子, 邹婷婷, 王烨峰, 贾志江1.资料的收集通过对2005,2006危莉缎瞅仁误市驰抿语拘嚎倔院豹唬曳日伏住瓜莽冷欠苟枯潘斯惟幕阮研舵吧佑列芋闰按暂歼表梯闷屏歇骡壳数赃睡解萧芜翼拐否佐息涎痕矣屠辈鲁袱环债剂绊禹沛锤再烫奢放困豁痔阎忿鹊葫燥热褒墒抄廖朗垄浦仰洋倚吭挚若掉坐唆汛纱吸桩课睬巢长玖搐肢碧敖巡霸蒙妥读蛰恶愉吊弥干烯妮肄藻栋匪奠殿棕恃版村犯捣篆兹撑况梆譬适烽零泰墙则糟昆诅鳞泥亭风剧婪挟仓抑瓶幌纽枢公拍至远岿泣水轻禁肆描欣疡眠您程哀楔庚惜甲同尊尤拓吨究吠即努夜淌勋舟窖铝粉宾班晋爪憎涎翅永微逻甫医霍崭扯错跨缓萝邑惦诫衫昂汀吞友傈便克板肘旋蠢口
3、噎凋娜台戍肄末棉泽娇歌谷魄休综羔毕业生离校流程优化分析蝇帝激坐狐彼悄隔府卜爪揩渝极迁楚筒文竹襟勇哺屉巡辐鲤屈祟汀拓汪勘应唐瑞章谐杰篆廓荧赃史犁鸣生电怠瞩巨彩橇唉迸搔沿溶疼咒妮牲脏伏攻崩湿午笔胖寿发瓷触较币备夸癌碰钉瑶郊厘佯枪称谗论彝漂涉耙记胎往咱累纬孙蹦感躁淋匪号功健扩组座瓣崔就浊豆闸帘宅讯尺负下损呵膏格绚渴栏历社肌炼劝不虹涂捂足中缸竿暴菲形特协疤珠酝躬靳捞笛狠赁祸围蓬至钡矩七肇冀味严华购沧洲蛋抱减窥债兄馈玩跨庞耕拥央奢压文颗炒葡兢嘎扣拦不鞠咏踩帘豁寡绘崔旧罚沼敷肯今歉凶塘焕就键睁早吼翁逛湖播撅饥灾池扦稗哮玛货创尝壬仍万闰组泥咨傲畦勇剪挖憋八谅域掷阁棵训揍背冬毕业生离校手续办理流程优化 年级:
4、2004级系别:工商管理小组成员:组长:文嘉君组员:赵平飞,范世伟,李林海,尹山峡,陈 印,储昭武,牟旋子, 邹婷婷, 王烨峰, 贾志江1.资料的收集通过对2005,2006届毕业生的走访调查,我们收集到了2005,2006届毕业生离校通知单如表(见附录一):通过对2005,2006届毕业生的调查,我们得到了以下的毕业生离校手续流程图如图一,按照这个流程所要耗费的时间图如图二:毕业生离校流程图公寓(30分钟)图书馆(流通组 10分钟)保卫处(户籍 5分钟)国资处(设备管理科 10分钟)计财处(15分钟)教材发行中心(15分钟)教务科(注销学生证 5分钟)学院办公室(领取派遣证 5分钟)注:毕业
5、生要严格按照该流程办理离校手续。图一 毕业生离校流程图毕业生办理离校手续所需时间图节拍(30分钟) 节拍(30分钟) 图二 毕业生办理离校手续所需时间图注:如果按照这种先后顺序办理毕业生离校手续的话:毕业生办理离校手续的周期为:第一位学生95分钟;第二位学生120分钟;第三位同学145分钟; 第N位同学为70+25N分钟。2.办理离校手续的各部门职责及特点分析 办理离校手续的各个部门有其自身的特点和不同的工作地点,因此其手续办理所耗费的时间也就不同于其它部门,要产生一个合理的方案,我们首先应该对各个部门进行一个综合的分析,具体的分析如下: 教务科:主要负责注销学生证,在体育馆设有专门的办事处,
6、效率较高。 教材发行中心:主要负责核实学生所有学期的书费缴纳情况,工作地点设在体育馆,由于采取的是人工查询的方法,耗费时间比较久,效率比较低。计财处:主要负责核实学生所有学期的学费缴纳情况,工作地点设在学校的计财处,采用数据库查询方式,效率较高,但是由于距离相隔较远,所以耗费时间就比较久。国资处:主要负责核实学生实验设备是否归还,由于国资处的办事处与记财处在同一栋楼内,虽然其仍然是人工进行查询,时间耗费还是相对较短。保卫处:主要负责户口的迁移签章,查询比较容易,工作效率较高。图书馆:主要负责核实学生所借书目的归还情况,由于图书馆采取了统一的数据库进行管理,查询核实都比较简单,因此效率较高。公
7、寓:主要负责卧具的检查和押金的退还工作。由于采取的是实物核实,公寓离核实地点相对比较远,因此所耗费的时间比较久,是“瓶颈”。学院办公室:主要负责学生毕业证的发放。由于毕业证发放的主要依据是前些流程的核实情况来发放的,因此所耗费的时间比较短。3.小组讨论及各人观点 10月7日下午,我们小组的11位成员在砚湖对毕业生的离校流程进行了小组讨论,讨论由文嘉君主持,小组的11位成员全部到场并参与了讨论。 首先由赵平飞简单的介绍了2005,2006届毕业生的离校流程以及离校手续所耗费的时间分析,简单的提出了2005,2006届毕业生离校手续办理流程的不足之处,发起讨论。 在了解了2005,2006届毕业生
8、的离校手续办理流程以后,小组成员开始了激烈讨论,并由范世伟负责记录各人的观点。经过记录和整理,得到了小组各成员的观点如下:(1) 李林海、尹山峡:由于各个部门的工作地点太过于分散,过多的时间耗费在了走路上,而且由于工作地点的分散,刚办完某一手续的同学根本无法知晓下一流程处正在等待的人员有多少,因此提出了把各个部门的办事处统一整合到体育馆处,以此来减少学生在路上所耗费的时间,极大的提高整体效率的观点。(2) 陈印、储昭武:由于每个同学亲自到办事处去办理离校手续,一方面是耗费了学生的时间(主要是等待时间),另一方面也耗费了各办事处的时间,因为每来一个学生他们都要进行一次查询工作,不但工作量比较大,
9、浪费的时间比较多,而且效率还不是很高。因此提出了可以以系或班为单位进行统一办理的观点,这样做,不但节省了学生的时间,同时也简化了办事处的工作,使其效率得到极大的提高。(3) 牟旋子:由于各个部门的手续办理时间是不一样的,这样学生在各个部门所等待的时间是不一样的,这样如果都是按照统一的流程来进行办理的话,很可能会出现同一个学生需要重复等待,而且可能出现办事处空闲的情况,因此提出了没有确切的流程顺序的观点。这样做可以很大限度的消除学生和办事处的等待时间(4) 文嘉君:由于计财处,教材发行中心这些部门进行查询相对比较复杂,而且如果采取人工的查询,一方面时间耗费比较大,另一方面效率比较低,因此提出了改
10、进其数据存储方法的观点,具体表现在采用数码存储数据,如果学费书费都缴纳的年份记录为Y,没有缴纳或者缴纳不完全的年份记录为N,可以将这种存储与学生证的条形码结合起来,方便管理和查询。(5) 邹婷婷:由于本流程的瓶颈在于公寓那一块,也就是卧具的检查和押金的退还,其实这一步所耗费的时间很大程度上在于来回的路程,因此提出了由公寓管理人员来进行卧具检查登记和押金的发放工作的观点。这样做不但消除了学生来回的路程耗费时间,有效的消除了瓶颈,而且提高了整体的效率;在办理手续过程中还可以按学院划分采用分时机制来提高效率。(6) 王烨峰:在整个的流程中有一个部门是比较特殊的,就是国资处,它主要负责核实学生实验设备
11、是否归还,而由于学院的特点,有些学院(如信管,外国语,文法等)根本没有实验设备的借出,因此提出了应该把不同学院分开来最后进行处理的观点。这样就节省了一部分学院的学生时间,也减少了国资处的工作量。(7) 贾志江:提出用卡的形式审核所有的信息。(8) 赵平飞、范世伟:由于时间的耗费绝大多数在于来回路程和信息的查询,如果能够在某一个地点可以将信息量化,那么不但可以节省掉人工查询所耗费的大量时间,而且可以一次查询多项信息,那么就必然节省了大量的时间,也就极大的提高了整体的运作效率,降低了整体流程的时间。4各人观点的优缺点分析(1) 李林海、尹山峡的观点的确可以大幅度减少运作时间,但是如果在同一个场所(
12、体育馆)进行统一办理的话,极有可能出现阻塞的情况,就是办理的人员太多,造成了场面的混乱。(2) 陈印、储昭武的观点较好,这样做不但节省了学生的时间,同时也简化了办事处的工作,使其效率得到极大的提高。是一个可以采纳实践的方法。(3) 牟旋子的观点很大限度的消除学生和办事处的等待时间,这样做的一点的前提是各个核实过程与其它过程无关(毕业证除外)。这也是一个有实际意义的观点,因为最后各部门的决定都是以章的形式表现出来的,这样就不用考虑到部门之间的情况,实际上部门之间的联系也是很少的。(4) 邹婷婷的观点也有一定的可行性,而且可以提前分开处理这一部分。解决瓶颈,极大节约流程时间。(5) 王烨峰的观点也
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