圆梦居工作手册.doc
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4、 工保安部负责人 保 安 巡 逻 岗保 安 大 门 岗北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-XM-02版 本B页 次1/31 项目负责人1.1 直接上级:公司副总经理1.2工作监督:职能部门负责人1.3制定符合本项目现有结构状况的组织架构图,根据项目实际情况设置工作岗位,负责审核项目各部门负责人的岗位职责。1.4全面负责项目的经营管理1.4.1依据公司经营指标,制定项目年度收入计划。a) 每年11月20日根据项目本年度已确定的应收款合同及协议计算出下年度应收款项;b) 每年11月20日根据项目本年度项目额外创收费用测算出下年度创收费用;c) 根据a)、b)项制作项
5、目年度收入计划,于11月25日向公司总经理上报项目 年收入预算表。d) 根据下年度项目支出计划于当日内审核签批项目文员上报的月收入计划。1.4.2制定项目年度支出计划。a) 每年11月20日根据项目本年度已确定的应支出费用计算出下年度支出费用;b) 每年11月20日根据项目本年度项目临时性支出预测出下年度临时支出费用;c) 根据a)、b)项制作项目年度支出计划,于11月25日向公司总经理上报项目 年支出预算表;d) 对于项目文员上报的月支出计划,依据项目下年度支出计划于上报当日予以审核签批。1.5负责项目的质量管理。1.5.1公司规章制度的贯彻执行。a) 负责传达公司新出台的规章制度,于十个工
6、作日内组织各部门进行培训学习,形成各部门的培训记录;b) 对公司各项规章制度执行情况进行不定期抽检,形成抽检记录,填写在项目自查记录表上;c) 保证项目严格按照公司各项规章制度实施。1.5.2组织安排各部门的工作。北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-XM-02版 本B页 次2/3a) 每周三组织各部门人员召开工作例会,总结上周工作、安排下周工作,并安排人员做好工作例会记录;b) 依照各部门工作职责,安排项目日常工作并及时进行跟踪检查,并对工作中出现的问题及时解决,解决不了的于当天上报公司领导;c) 建立、完善项目内部管理制度及各部门负责人岗位职责及工作标准,并对
7、日常工作进行监督、检查和指导;d) 依照各部门上报的年度培训计划检查各部门培训的落实情况(各部门是否严格按照计划 进行培训,是否有培训教材、培训签到表、培训记录及效果评定等)。1.5.3对项目人员进行管理。a) 尊重员工,真诚对待每一位员工。b)结合员工平时的工作表现,每月审核各部门员工的员工月度绩效考评表,并做出合理的评价;c)每月28日前审核客服部门人员自已评的月度重点工作计划书,打分后项目存档;d)每月定期审批项目各项报表;e)了解员工日常工作情况及工作状态,对不适合岗位要求的员工进行调整或调配;f)严格按照公司招聘管理制度对相关入职员工进行面试和考评工作,审批员工入职、离职手续;与离职
8、员工进行面谈,了解分析其离职原因并反馈至人力资源部;1.5.4项目工作汇报a)严格按照工作考评管理办法和工作考评实施细则上报每月重点工作计划书。b)每月审核项目质量会报告单;c)根据公司网站发布的公司级会议信息,按时参加公司工作例会,汇报项目二周内完成的主要工作及下二周工作计划;d)根据公司其他会议安排,提前做好会前准备工作(包括但不限于PPT汇报,参会人员名单上报工作),并准时参会;e)根据公司合同审批制度,初审本项目处的合同、协议等重要文件,后报公司副总经理审核。北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-XM-02版 本B页 次3/31.6依据公司相关规章制度,做
9、好与职能部门的配合工作。1.7客户关系维护及外联1.7.1与内部客户间关系的维护a)负责建立本项目的客户关系维护一览表,并于每年11月25日前进行更新,经副总经理审批后报品质部备案;b)根据客户关系维护管理办法编制客户关系维护计划(半年)表,按计划实施;c)合理安排时间、地点、形式等,与客户就工作进展情况进行沟通。1.7.2与外委客户及政府相关部门间关系的维护a)每年初做出项目本年度与外委客户及政府相关部门友好往来计划表,报于公司副总经理;b)根据客户关系维护管理办法编制客户关系维护计划(半年)表,按计划实施;c)合理安排时间、地点、形式等,与客户就工作进展情况进行沟通。1.8项目操作手册、各
10、岗位职责的监督检查1.8.1每月24日前进行一次项目自查,将发现的问题填写在项目自查记录上,并要求相关部门限期整改;1.8.2不定时抽查工程部设备机房的运行情况。2 相关附件2.1部门负责人巡视记录表XM-02-01北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ客服部组织架构章节号QPI-KF-01版 本B页 次1/1客服部负责人客服代表北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-KF-02版 本B页 次1/111 客服部负责人1.1直接上级:项目处负责人。1.2工作监督:项目处所有在编员工。1.3在项目负责人的领导下,带领本部门员工,负责辖区内客户服务工作的组织和协调
11、。1.4制定本部门现有结构状况的组织结构图,根据项目实际情况设置工作岗位,能够满足日常工作管理的需要。1.5根据项目实际情况制定、完善各岗位的岗位职责,岗位职责能够准确表述岗位工作内容和要求,不定期对项目所有员工进行岗位职责培训,有培训效果评定,并保存培训记录。1.6每年11月20日之前根据公司有关要求制定下年客服部的工作计划,并得到项目负责人审核批准;每月25号之前制定出下月项目工作计划,并得到项目负责人审核批准,组织员工按计划完成各项工作,工作计划变更情况应有书面说明。1.7每年11月20日之前根据公司有关要求制定出下年项目的培训计划,并得到项目负责人审核批准,组织员工按计划完成培训工作,
12、保存培训记录,工作计划变更情况应有书面说明。1.8每年11月20日之前汇总上年度客服部工作完成情况,并统计本项目各类指标完成情况,上报项目负责人;每季度第一个月10号前汇总上季度经济指标达成情况和工作完成情况,上报项目负责人。1.9每周三组织项目每周例会,保存周例会会议纪要,如因特殊原因未召开会议延至次日召开。会议上部门负责人对存在的问题进行针对性指导,并提出具体解决方案,落实到责任人、完成时间。将工作中员工提出的建议、意见和实际工作问题,进行记录整理,形成案例,在公司质量会中与各项目分享、探讨。1.10月度重点工作计划见月度重点工作流程1.11按照公司的合同审批管理制度完成本项目内的合同签订
13、事宜。负责本部门各类合同的起草及签订工作。1.13 安排客服代表收缴各项费用,对未按收缴计划完成的收费,与客户相关负责人进行沟北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-KF-02版 本B页 次2/11通后,分析原因,采取相关措施解决问题,各项费用的收缴率达到年初计划指标。1.14 根据项目负责人的指示,协调配合工程部和安保部的工作。1.15 组织部门的日常巡视工作,每日不低于两次,每周不定期抽查客服代表的巡视记录,如未按要求巡视按岗位职责及标准考核,若因公外出、开会、接待客户或同客户沟通交流超过2个小时的,需经得项目经理同意后可不进行巡视,但应在部门负责人巡检记录表中
14、注明。1.16 根据季节与节日策划组织与业户的联谊活动,将活动策划、费用审批、详细活动方案、工作分配职责等做好记录;1.17 不定期抽查外委供方的工作质量并进行考评,做好记录,如出现问题上报项目负责人后下发整改通知单限期整改;1.18每周定期参加项目会议,总结本周工作,上报下周工作计划;1.19 负责本部门新员工在入职到岗三天内接受入职培训;负责部门员工离职的审批工作,并交项目负责人审核批准。1.20向自来水公司、供电局缴纳水费。1.20.1向自来自来水公司缴纳水费1.20.1.1自来水公司每两个月20号前后查一次小区自来水总表,打印出水费单后交物业;1.20.1.2依据收费单费用填借款单经借
15、款人签字、项目负责人签字、副总经理签字、总经理签字后报财务进行借款,借款后将费用交交自来水公司;1.20.1.3五个工作日后自来水公司将发票送到后填写支出凭证,由经手人签字、项目负责人签字、副总经理签字、总经理签字后进行报销并充借款单。1.20.2向自来供电局缴纳电费1.20.2.1供电局每月10号后查一次小区电表总表,电话通知物业缴费金额;1.20.2.2依据缴费金额填借款单经借款人签字、项目负责人签字、副总经理签字、总经理签字后报财务进行借款,后将费用交供电局/银行(代收);1.20.2.3缴费后五个工作日供电局/银行开具发票后填写支出凭证,由经手人签字、项目负责人签字、副总经理签字、总经
16、理签字后进行报销并充借款单。北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-KF-02版 本B页 次3/111.21项目物资的管理工作1.21.1物资申报。每月4日前将各部门编制的下月物资采购申请单按办公室物资、工程物资、保洁物资进行分类汇总,形成项目处下月物资采购申请计划,申请计划经项目负责人、副总经理审批签字后,于每月5日前报公司总务部。1.21.2物资入库。1.21.2.1请购物资到位时组织各部门物资计划申报人与总务部采购员依照物资采购申请计划进行现场验货,所购物资与申报标准不符的,不予接收同时根据实际情况限定退换时间;1.21.2.2验收合格后,在总务部文员填写的出
17、库单上签字,并留存出库单绿联;1.21.2.3依据出库单准确地登记在物资台帐,每周日登记一次电子版的入库明细,并将各类物资分类入库。1.21.3物资出库。各部门如需领用物资,应填写领料单,库房管理人员依据领用人、项目负责人签字的领料单办理出库手续,同时根据领料单登记物资台帐的出库明细。1.21.4库房管理。1.21.4.1库房干净整洁,库存物资分类存放、标识清楚,摆放整齐有序;根据库存情况于每季度最后一个月25日前制作库存物资台帐。1.21.4.2每月25日下班前将盘点库房后生成的库存物资清单交给项目负责人审核后交至公司总务部,如遇节假日或双休日,库存物资清单应于节假日或双休日前的最后1个工作
18、日下班前上交。1.21.5自行采购,如果项目遇到急需用的物资,而本月又没有报采购计划,且费用在500元以下的,可上报项目负责人,项目负责人确认后,可自行采购,并将采购的物资明细交至总务部。1.22公司网站信息查阅:每天上午登陆公司网站“公司论坛”,查阅公司职能部门发布的各类信息,并及时告知部门负责人或项目其他部门负责人。1.23制作各项报表,保证数据真实准确,上交及时。1.23.1每月10号之前根据项目各项报表,制作物业管理费、电费水费等费用统计表,项目北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-KF-02版 本B页 次4/11负责人审核后,交给客服代表一份存档。1.2
19、3.2每月于质量会前10天收集项目的议题,制作质量会议题报告单,交给项目负责人签字,再交给品质部专员;于质量会前3天收集并统计各部门质检会报告单,制作质量会报告单,交给项目负责人签字,再交给品质部专员并存档一份。1.23.3法定节假日之前一天安排节假日工作内容,制作项目值班表,将值班表公布于办公室白板处并告知相关值班人员。1.23.4每月30号之前根据项目负责人安排制作下月工程部夜值排班表,交给项目负责人审核后贴在办公室板报上。1.24负责公司内刊稿件的收集、撰写:每月收集或撰写1篇关于本项目内一线员工身边发生的人和事、工作心得或体会、经验介绍或问题反思等题材的稿件,于每月20日前交至内刊主编
20、处。1.25项目内各类奖励按员工奖惩管理制度执行。1.26项目人力资源管理工作1.26.1招聘、组织面试及入职手续办理工作:负责本项目缺岗人员的招聘、组织面试及入职手续办理工作,具体按照招聘管理制度执行;1.26.2考勤管理(具体按考勤管理制度执行)1.26.2.1每月28日前制作项目考勤表(附请假单、加班汇总表等),经项目负责人、公司副总经理审核签字后报至人力资源部主管处并存档一份;1.26.3劳动合同的签订:按照劳动合同管理制度中的相关规定执行;1.26.4离职手续办理:按照员工离职管理制度中的相关规定执行。1.26.5外委人员管理具体按照外委人员管理办法执行。1.27财务收费工作1.27
21、.1每月10日前收集统计各部门下月回款与用款计划,制作项目回款与用款计划表,经项目负责人、会计、总经理审批签字后交给财务部出纳并存档一份。1.27.2每月10日前编制本项目上月应收未收费用明细表,说明未收款原因及预计交款时间,由部门负责人签字后交至财务部并存档一份。北京兴业源物业管理有限公司文件编号XYY-ZZ岗位职责章节号QPI-KF-02版 本B页 次5/111.27.3报销项目应支出的各项费用时,首先填写支出证明并在其背面粘贴发票或明细单,经项目负责人、财务部会计、副总经理、总经理逐级签字后交给出纳员,同时做好登记,报销后将费用交给项目人员并由其签字确认。1.27.4因业务需要急需款项而
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