人事行政部操作手册.doc
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7、ai) Co., Ltd.Dragon Gate Mall Property Management Office-HR/A Dep.操作手册Work Instruction By HR/A Dep.文件号: Q/WI-DGM-HR-0105管理处组织架构图 1人事/行政部组织架构图 2文件目录 3文件修订记录 4部门职责 5员工岗位职责13办公室仓库管理制度50人事操作流程 56请购及验收制度 137表单目录 144表单修订记录 147物业总经理总经理秘书 物业经理工程经理工程师工程助理兼仓管宋玉艳 工程领班强电日常维修维修技工弱电技工空调给排水16人事/行政 经理人事助理兼仓管行政兼采购3客
8、服经理 前台接待 9租务经理 租务主任4中央监控门岗保安机动保安巡逻保安广场保安卸货区保安保安经理 保安领班消防主任62会 计出 纳财务经理3 注:【 人事/行政经理卞 丽人事助理兼仓管潘卓群行政兼采购周立清3/0豫龙坊】人员总数为:100人。人事/行政经理1人人事助理兼仓管1人行政兼采购1人人事/行政部人数合计:3人1.手册名称文件编号版本颁布日期1.1部门职责Q/WI-DGM-HR-011.0Nov 30, 20071.2员工岗位职责Q/WI-DGM-HR-021.0Nov 30, 20071.3办公室仓库管理制度Q/WI-DGM-HR-031.0Nov 30, 20071.4人事操作流程
9、Q/WI-DGM-HR-041.0Nov 30, 20071.5请购及验收制度Q/WI-DGM-HR-051.0Nov 30, 2007审核 Revised by: 批准 Authorized by: 序号版本修订内容修订审核批准检索号登录部门职责1.目的明确管理处各部门职责,规范部门工作分工与绩效考核。2.适用范围 上海高力国际物业服务有限公司豫龙坊物业管理处。3.定义(无)4.主要职责41物业总经理:制定各部门的职能方向,监督各项管理制度的推行与执行情况,考核各项工作的完成情况,并对各部门问题的解决进行指导和协调。4.2总经理秘书:及时传达物业总经理的各项决策,及时汇总各部门的工作报告,帮
10、助物业总经理及时了解各部门工作情况。4.3物业经理:协助物业总经理对各部门工作进行指导,辅助各部门完成物业总经理的决策。5.内容5.1总经理室职责5.1.1 负责处理物业管理处的日常事务,协助总经理督促落实各项工作指令的执行情况。5.1.2 负责物业管理处对外文件的收发、批转、传阅、归档、保管等工作,以及管理处名义的公文的起草、承办、呈报、打印、分发、督办及印鉴工作。5.1.3 负责管理处的对外接待工作;与政府有关管理部门联络并建立良好关系。负责办公室的管理软件建设,包括制订和完善各种规章制度及各种管理 规则、条例等。5.1.4 负责管理处的保密工作,督促和检查各部门商业保密制度的落实情况。5
11、.1.5 负责管理处每周工作报告、每月工作报告及年度总结报告和全年工作计划的起草和修改、定稿以及呈报。5.1.6 负责本管理处对外以及物业总经理和各部门之间的信息反馈工作。5.1.7 负责推进ISO9001质量体系的建立、实施、维持和改进工作,以保证该体系的运作符合ISO9001标准。5.1.8 负责物业管理处的文件控制工作,负责整个系统文件的保存、发放、销毁以及各个流程的登记工作。5.1.9 根据物业总经理的指示,做好管理处各部门之间的总体协调工作。5.1.10 负责管理处对外一切有关证照的办理和年审等。5.1.11 完成物业总经理交给的各类临时任务。5.2 财务部职责5.2.1 建立健全财
12、务管理体系,对管理处的财务事宜进行日常管理。5.2.2 编制年度预算,控制预算,监督预算的执行情况并适时调整5.2.3 定期向总部财务汇报管理处的财务情况5.2.4 配合人事/行政部门、工程仓管对库存的商品、固定资产进行盘点审核。5.2.5 按照国家会计制度的规定记账、复账,做到手续完备、数字准确、账目清楚。5.2.6 按照国家会计制度的规定装订、保管凭证、账册及其它财务文件。5.2.7 及时与公司财务、驻场物业总经理沟通,反映项目发生的财务问题,并提出专业意见。5.2.8 执行公司及本管理处的各项财务规章制度。5.2.9 完成总部财务、驻场物业总经理交办的其他任务。5.3人事/行政部职责5.
13、3.1人事部分5.3.1.1 人事/行政经理配合物业总经理制定本管理处的人事政策,包括管理制度与流程、薪资福利标准等。5.3.1.2 掌握、控制各部门定员、定编情况,定期平衡福利水平以符合国家劳动法规的要求和管理处的需要。5.3.1.3 统筹招聘工作,根据工作任务之需要,协同各部门进行员工的招募与甄选,根据他们的文化水准、工作经历、教育程度、应变能力、身体状况、仪容仪表等条件,甄选最佳人员来管理处工作。5.3.1.4 负责新员工的培训工作,协助各部门对员工进行适当的培训,并组织培训后的跟查、评核工作。以提高员工素质和实际工作之能力。5.3.1.5 负责组织员工的试用期转正、年度考核等各类考核工
14、作。5.3.1.6 拟定每年薪资预算方案,统一管理和调整员工薪金与福利,负责每月员工的考勤和工资的统核工作。5.3.1.7 为员工办理各种有关手续和证件: 入、离职手续; 调动; 员工证; 申领各项物品。5.3.1.8 建立和管理人事档案:记录有关员工个人资料并存档。5.3.1.9 负责人事的任免与调动,协助总经理定期审定员工之表现及提供晋升或纪律处分的建议。5.3.1.10 负责办理员工招、退工手续、养老保险手续等。5.3.1.11 根据国家的有关政策做好员工的计划生育工作。5.3.1.12 管理好员工休假(如:补休、年假、探亲假等)。5.3.1.13 负责员工的劳保福利。5.3.1.14
15、完成管理处物业总经理和总部人事部交办的临时任务。 5.3.2行政部分5.3.2.1 根据管理处各部门的物资需求和资金情况编制管理处的年度、季度、每月物资采购计划,核准后,按质量、数量要求,分轻重缓急按预算合理采购所需物品,并做好仓库管理工作,购回物资经验收后方可入库,保 证进出、库存物资帐物相符。5.3.2.2 负责管理处财产、办公用品管理和配置,配合财务部进行财产登记及财产注销等。5.3.2.3 负责制服的送洗、发放、修补等工作。5.3.2.4 完成物业总经理交给的各类临时任务。5.4 租务部职责5.4.1 配合开发商做好整个商场的推广工作,包括配合安排宣传、公关、推广活动、节日装饰等,树立
16、广场的形象及吸引更多的顾客到商场购物。5.4.2 处理客户投诉,可处理者即行处理,不能解决的即向物业总经理汇报,做好投诉处理后的租户回访工作,同时做好记录及将租户意见、建议反馈至各职能部门。5.4.3 办理客户入住退户手续,监督一周跟进式服务工作。5.4.4 协助相关部门处理突发性事件。5.4.5 巡查物业的各项情况,作好记录,遇特别或严重情况立即向物业总经理汇报。5.4.6 商场遇紧急情况及事项,须及时处理并做好善后工作。5.4.7负责监管整个商场的前期交付房手续,及租户的二次装修。5.4.8 认真负责完成总经理临时安排的工作。5.5客服部职责5.5.1 处理客户投诉,可处理者即行处理,不能
17、解决的即向物业总经理汇报,做好投诉处理后的租户回访工作,同时做好记录及将租户意见、建议反馈至各职能部门。5.5.2 协助催缴物业管理费、公用事业费等各种费用。5.5.3 协助租务部办理租户交房进场和退户手续,负责一周跟进式服务工作。5.5.4 负责办理业户水牌制作及审批业户非办公时间加班及货梯使用等申请。5.5.5 定期拜访客户,征询意见并进行处理。5.5.6 负责拟定和发商场公告至租户或发展商。5.5.7 处理突发性事件。5.5.8 在物业总经理的指导下,有计划开展公关活动,促进物业的整体形象。5.5.9 监督、检查绿化和保洁的工作情况。5.5.10 完成物业总经理交给的各类临时任务。5.6
18、工程部职责5.6.1 全面负责豫龙坊的土木建筑、电器、空调、电梯、热交换器、给排水等,机械设备的运行管理和维修保养及污水处理等工作。5.6.2 根据业主的要求和管理处的决策,负责制定管理处近期和远期各类电器及机械设备的添置、更新和维修保养计划,制订经费预算报告。负责有关设备物资的请购计划等工作。5.6.3 严格执行安全操作规程,组织实施对豫龙坊设备的定期检查、保养和维修,负责各类设备的应急枪修,并及时排除故障,保证设备处于正常的工作状态。5.6.4 按照国家有关环境保护、安全生产、劳动保护等政策法规,负责制定有关设备的使用管理制度,落实岗位责任制,保证设施的安全运行,并经常督促检查,及时改进工
19、作中存在的问题。5.6.5 配合管理处和政府有关管理部门,开展对员工有关技术的培训工作。提高员工的技术水平和技能,取得合格的技术岗位证书,做好技术人员的技术晋级和职称的考核,评聘工作。5.6.6 坚持勤俭办企业的精神,积极开展技术革新,提高设备使用效率,节约能源,降低成本。5.6.7 及时处理设备故障报修和业主及租户的有关投诉。5.6.8 加强设备、设施及工具的管理,定期进行检查核对,作到帐、卡、物一致。5.6.9 按照公司档案管理工作制度,负责有关豫龙坊的土建工程,设备设施的施工,安装图纸、资料的交接。保管以及检修记录等文本,资料的立卷,归档的保管工作。5.6.10做好物业总经理交办的其他事
20、项。5.7保安部职责5.7.1 负责制定、落实安全制度并检查、督促实施情况:5.7.1.1 负责制定、落实广场的各项安全管理制度。如:治安管理制度、安全管理奖罚制度、突发事件的应急处理制度。5.7.7.2 制定、落实特别安全管理制度。如重大节、假日的安全管理制度。5.7.2. 负责广场的安全保卫工作:5.7.2.1 在广场范围内防止犯罪,实施安全监督。5.7.2.2 负责广场范围内的治安管理和警卫工作;协助公安机关查处广场发生的案件、协助查控可疑人员和被通缉案犯。5.7.2.3 处理保安方面的事故和投诉,协助客服部处理广场范围内的争执,并向物业总经理提交处理报告。5.7.2.4 负责管理广场有
21、关治安工作的档案、资料。5.7.2.5 负责检查广场物品进出。5.7.2.6 管理好拾遗物品。5.7.2.7 定期向物业总经理汇报有关豫龙坊保安情况并作出建议。5.7.3 负责对管理处员工的安全意识教育、培训、宣传工作:5.7.3.1 根据广场的实际情况定期对全体保安人员进行治安知识、安全意识及法制观念的培训及考核工作。5.7.3.2 抓好保安队伍业务培训和建设。5.7.3.3 负责对员工集体宿舍的管理。5.7.4消防部分5.7.4.1 负责24小时监视豫龙坊消防主机、煤气报警、垂直梯应急控制、紧急广播系统,接到信号迅速查明原因及情况,并按步骤作出准确无误的处理。5.7.4.2 发生火警、火灾
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