销售管理信息系统分析与设计.doc

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一、战略规划
(一）选题意义
1.课题来源
随着科学技术的发展，机器代替传统手工大大减少人力物力的浪费。北京大宝化妆品有限公司成立于1999年，是北京市三露厂（国家二级企业，北京市先进福利企业）成功进行股份制改造的结果。大宝化妆品公司是中国化妆品行业一支独秀，引领中国化妆品行业发展。然而企业内部旧的销售系统已经难以适应企业在新时代的发展，制约企业销售效率和经济业务发展。销售作为公司的重要部分，高效率、高精度成了销售发展的新要求。在我国高速发展的过程中，市场需求的起伏大，为适应市场变化保证公司对市场销售及时掌握，高效率的销售系统已经成为企业不可缺少的部分。因此，正确、合理、完善的销售管理信息系统是公司快速发展的新要求，将为企业将来更大发展奠定基础。
用户：北京大宝化妆品有限公司销售部
拟建系统的名称：北京大宝化妆品公司销售管理信息系统
拟达到的目标： 建立一个能及时反映市场销售情况，进出货物准确统计的销售系统，实现办公网络化，减少人力物力的浪费，提高销售部门效率。
2.背景
北京大宝化妆品有限公司成立于1999年，“大宝”系列化妆品1985年诞生至今，适应了不同时期、不同层次的消费需求，已 陆续形成护肤、洗发、美容修饰、香水、特殊用途共五大类100多个品种。完善的销售网络使“大宝”的产品无处不在。该公司制定了以零售促批发、建立大宝专柜、以北京为大本营辐射全国的营销方针。除遍布所有超市，还在北京及全国各大商场建立了近350个销售专柜，在全国的超市和便利店共建立了3000多个专柜，方便了广大顾客的购买，堵住了假祸泛滥的渠道。
1992年，1995年，1998年和2001年，“大宝”获得北京市著名商标称号 。1993年，大宝化妆品获得中国保护消费者基金会授予的“消费者喜爱的生活用品” 。1999年，大宝商标被国家工商局评为“中国驰名商标” 。1999年2月，美容日霜、美容晚霜、人参香波通过美国FDA认证，成为国内自主申报成功的第一家化妆品生产企业 。1994、2000、2002、2004，大宝化妆品被北京质量技术监督局授予“北京市名牌产品” 。2000年，企业通过了ISO9001质量体系认证，获中国进出口商品质量认证中心颁发的《质量体系认证证书》。
2003年，大宝护肤品获国家质检总局授予的“中国名牌产品”称号 。 2004年，大宝护肤品被国家质检总局批准为“免检产品” 。2005年，连续第八年大宝护肤品获得中国市场产销量第一名 。2008年，北京大宝化妆品有限公司成为强生在华公司的一员 。
系统开发的组织单位：大宝化妆品公司信息中心
系统服务单位：北京大宝化妆品公司
3.现行系统调查研究与分析
大宝化妆品公司由一个总经理以及下设的五个部门组成，这五个部门分别是后勤部，财务部，物流部，计划部及销售部。
五个部门之间是平行关系，五个部门由总经理统一管理。其中物流部为物料科。后勤部主要负责物业管理和安全保卫。保证公司日常生活有条不紊的进行。计划部主要是对所需货物及人员调配做出合理计划，以保证各部门之间紧密联系。
销售部管理销售员和各地销售组，能及时统计与更新货物销售情况，积极推销公司明星产品，统计各产品销售数量并与各部门紧密配合。
财务部对系统的要求是能够了解实时的营业情况，以及销售的供需情况，以能够及时预测库存的不足，能够及时下购买订单，避免出现脱销现象。
（二）企业信息化的可行性、必要性分析
1.必要性
销售管理信息系统能体现公司管理中使用计算机的强大功能和可操作性，可以通过逐渐完善满足自身现在和将来对信息资源采集、存储、处理、组织、管理和利用的需求，实现销售信息资源的高度集成与共享，实现销售信息资源的集中管理和统一调度。为各级决策管理部门提出准确、及时的相关信息和快捷、方便、科学的决策分析处理系统；它可以帮助企业快速有效地开发新市场，巩固老客户。有效的管理并跟踪客户等.统一了信息流、人流、物流、资金流。最终达到进一步提高各部门管理人员管理水平与办公效率，减轻工作负担的目的。因此实行销售管理信息系统十分必要。
2.可行性
可行性研究指在当前的具体条件下，此系统的研制工作是否具备必要的资源及其他条件。大宝化妆品有限公司虽资金充足具有一定的人才，但公司技术创新更新慢，管理效率低下。急需整合资源，调动人员积极性，改善管理方式，创新销售信息系统。

（三）规划工作过程
1.酝酿、准备阶段
企业已制定了明确的发展目标与方向，各种硬件与软件准备就绪，可以立即进行系统的开发。
2.调查研究阶段
为实现上述目标，将系统分为3个功能模块：基本信息管理、产品管理、库存管理。它是根据各子系统的管理功能来划分，使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化企业管理，最终为企业带来良好的经济效益。
（1）基本信息管理：订单、仓库信息等；
（2）产品管理：产品信息查询及修改；
（3）库存管理：根据发票和出库通知填写出库单，登记库存并形成库存账，月末产生库存报表。

3.数据整理分析
(1)建立U/C矩阵
数据类
功能
计划
定货
商品
客户
销售
货物
库存
退货
商品
财务
成本
计划
管理
经营计划
C
U

U
财务计划

C

U
U

产品预测
U

U
U

采购
管理
进货订单
U
U
C

预定货单
U
U
U

U

销售单
U
U
U
C

销售
管理
定货服务
U

C
U

销售服务

U

销售管理

U
C

库存
管理
进货保管

U

U
C

存货保管

C

财务
管理
成本会计

U

U
U

C
出纳会计

U

（2）U/C矩阵求解
数据类
功能
计划
定货
商品
客户
销售
货物
库存
退货
商品
财务
成本

计划
管理
经营计划
C
U

U
财务计划

C

U
U

产品预测
U

U
U

采购
管理
进货订单
U
U
C

预定货单
U
U
U

U

销售单
U
U
U
C

销售
管理
定货服务
U

C
U

销售服务

U

销售管理

U
C

库存
管理
进货保管

U

U
C

存货保管

C

财务
管理
成本会计

U

U
U

U
C
出纳会计

U
U

（3）划分子系统

数据类

功能
计划
定货
商品
客户
销售
货物库存
退货商品
财务
成本

经营
计划
经营计划

经营计划

U
财务计划

U
U

产品预测

U
U

采
购
管
理
进货订单
U
U

采购

预定货单
U
U
U

销售单
U
U

销售管理
定货服务
U

销售

销售服务

U

销售管理

货物
保管
进货保管

U

退货

存货保管

财务管理
成本会计

U

U
U

财务
出纳会计

（4）信息系统结构图

经营计划

财务

退货

销售

采购

二、可行性分析
(一) 新系统的方案
1.系统的目标
北京大宝化妆品有限公司自成立以来，发展速度较快。但也有较多不足之处，销售系统不完善就是其中一个。因此，管理信息系统的进一步完善会为公司的发展起到巨大的作用，也会成为未来企业成功发展的重要组成部分。它将加快网络化办公，由计算机自动化代替传统的手工作业，实时了解销售量，使销售额有所增加、销售计划更加完美、公司管理更加合理、有序提高办事效率，成为公司的利润源头之一。
2.系统规划及初步方案
即使北京大宝化妆品有限公司成立了十三年，在国内发展迅速，但国内企业办公普遍信息化水平较低，大大制约了企业发展。办公信息化需要大量资金支持，对于北京大宝化妆品公司，不仅仅需要大量资金在产品本身的研究，也需要在办公网络化的支持上。因此，应对每个可能节省成本的环节，可能提高利润的环节进行可行性研究，从中找出最好的方法，使大宝化妆品有限公司销售部的工作效率有所提高。可以从以下几点研究：第一，质量保证是前提。没有保证的质量,企业就会像没有造血功能的壳子,是没有发展前景的。第二，价格战中,以价格取胜。销售中,价格可以低一点。最主要做到:销售多少,返利多少。可以在其他的方面减少成本。第三，重视售后服务。
3. 系统的实施方案
对每个环节的具体实施方案为：第一，进行销售订单的录入、维护，并可按售货名称、日期、种类等条件查询每一张销售订单。第二，处理销售、销售退货等各种业务。第三，可以由销售单直接生成销售出货单，简化库存人员的作业。第四，可按销货单或出库单生成发票，降低发票管理的工作量。第五，支持任何销售阶段的变价处理，确保应收款数据的准确性。第六，采用信用额度控制和先进先出的出货方式，可以避免发货损失，减少坏帐。第七，销售信息可转入财务系统，减轻财务人员重复性工作，确保资料的一致性。第八，通过分析产品销售的历史资料，快速掌握销售趋势，提高企业市场应变能力。第九，为不同管理层用户提供多角度的销售分析报表和数据查询，使管理人员可以随时掌握销售的最新情况。第十，重视售后服务。
4. 投资方案
通过系统研究，应用20万进行投资。质量保证是前提。应加大技术投入，大约8万，使质量随之上去。第二，价格战中,以价格取胜。销售中,价格可以低一点。但是可以在其他的方面减少成本。所以对这方面的投资可以相对少一点，6万。第三，重视售后服务。北京大宝化妆品有限公司的售后服务还不完善，应加大对售后服务的建设，投资6万。
5. 人员培训及补充方案
为了公司的长远利益，人员培养也是重要的一面。应该从以下几点培养人员： 第一，销售人员目标设定与时间管理。 第二，销售人员的团队合作。包括个人绩效与团队绩效、化解冲突、携手合作。 第三，销售人员的客户服务。包括从不同视角看服务、积极服务的步骤、应对挑战性的客户，将投诉变成机会。第四，销售人员解决问题技巧。认识解决问题的流程及掌握常用工具的使用方法。
(二)可行性分析
1. 管理上的可行性
北京大宝化妆品有限公司意识到随着业务不断地壮大发展，虽然当前管理信息系统某些方面已比较完善，但是一些管理体制、规章制度，传统的管理方式和管理手段已不能完全适应，引入新的管理思想，迫在眉睫。北京大宝化妆品有限公司各层次管理者都具备较高的知识和远见，他们能紧跟时代步伐，具有较强的创新能力，而且比较重视这套管理信息系统在企业发展中的巨大潜力，能够使这一系统在日常管理工作中发挥其巨大作用。因此管理上具有了系统开发的可行性。
2. 技术上的可行性
北京大宝化妆品有限公司员工大多为具有较高学历的人员，大家以团队理念和创业精神共同塑造着用户至上的企业文化。公司在不断提高自身整体实力的同时，积极借鉴国内外先进的管理和经营模式，树立员工一流品质、一流信誉、一流服务的思想和作风，尽心为客户着想，致力成为优秀的化妆品企业。
科技技术的日趋成熟为其成功运行提供了技术基础。本系统在硬件方面使用服务器端:Pentium 2G或XEON双CPU, 2G以上内存，客户端:Pentium 450MHz以上CPU, 128MB以_L内存，这些一般企业都能满足。软件方面，本系统采用Access数据库，该软件方便简洁性能好，配合Dreamweaver设计出基本界面。该系统具有可视化且全中文环境，方便控制与使用。因此技术上具有了系统开发的可行性。
3.经济上的可行性
北京大宝化妆品有限公司虽然成立13年，但是经济效益良好，经济实力比较雄厚，具有较强的经济基础，足能提供购买硬件设备和开发软件所需要的资金。而且北京大宝化妆品有限公司与周边学校有良好的合作关系。另外实施该系统也能给公司带来长期效益，它可帮助领导实现管理方法的现代化、科学化，极大地提高公司的工作质量与工作效率，减少管理支出的费用，从而保证公司管理的可持续的良好发展。因此经济上具有了系统开发的可行性。
4.结论
有竞争,企业才会有发展的动力,一个企业如果没有竞争压力,就不会想到要改进技术,提高效率。应想到如何提高工作效率而主动出击，这是企业从价格战中求发展,在销售方案中必走的路。通过对北京大宝化妆品有限公司的销售部的管理信息系统分析、研究、提出解决方案，可以在有限的时间，有限的资源条件下也能为公司创造更多的利润
三、系统分析
(一)组织与功能分析
1.组织结构分析
北京大宝化妆品公司总经理下面管理着五个部门，分别是财务部、销售部、物流部、计划部、后勤部。

总经理

计划部
财务部
销售部
物流部
后勤部

会计科
成本科
推销员
各地销售组
统计科
计划科
物流科
保卫科
物业科

图3.1组织机构图

领导与被领导的关系 信息资料传递关系
物资流动关系 资金流动关系
2.功能结构分析

图3.2功能结构图

3.组织/功能分析

表3.1组织/功能表
功能
序号
组织

联系
程度

业务
后勤部
物流部
计划部
销售部
财务部

功
能
与
业
务
1
销售
计划
管理
市场分析

#
@
！
#
编制销售计划

#
@
！
#
2
销售
订单
管理
订单登记
#
！
#
@
！
订单有效性审查
#
！
#
□
@
3
销售
核算
和统
计
销售收入核算

#
#
！
@
销售量统计

#
！
@
！

4

5

库存
管理

市场预测
出入库管理

#
@
#
！
#
库存统计

市场
预测与分析
#

@

#
#

#
！

！
！

！

图中：“@” 表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位）；
“#” 表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位；
“！” 表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位）；
空格 ：表示该单位与业务无关
（二）业务流程调查与分析
销售
员
订单
信息
审核
退货通知单
出库单
发货通知单
信息
统计
发货
员
销售计划表表
信息统计表
制定
销售
计划
出库
审核
发货通知单
销售
信息
处理

产品销售量
市场分析表
订单
1.业务流程图

图3.3总业务流程图

全部销售计划表
核查并确定
编制销售计划
销售部
销售计划表
产品信息表
统计相关产品市场销售信息信息
计划部

存档

图3.4 销售计划管理业务流程图

销售部

订货通知单

对比审核
财务部

订货表单
订单处理

输出信息

图3.5销售订单管理业务流程图

出、退货登记
物流部

销售部
出、退货凭证
销售量统计

财务部
销售量表

收入统计

销售统计报表

存档

图3.6销售核算与统计业务流程图

计划部

入库货物信息
存档

是
库存是否空缺

货物信息表
物流部
查询货物信息

货物信息表
否

图3.7库存管理业务流程图
销售数据
销售部