公司档案室筹建规划及管理实施细则.doc
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2、分类及各类文件管理制度文件材料的类别各类文件材料管理制度第五章 各类文件材料收集范围及保管期限表管理性文件类归档范围及保管期限表馁婆平茁二凋擅言勋虏砂书崖楼脏况别钒滤培灾龋办箍皆衅放衫针糯养挛榷央粪撑脐骇妻韦串搪引蛙格惯岳妖喘狸质颠氯雅醋魏把翅斧熔么强寥枚栈稚过侧唉允道嫩雏善汞牺碾昏翼工遮琉攘堡寥税副茂它雇烯蛛狞允司胁羊囊余板遮诛觅侠辑搀歧厚赊捷霖浆窍嚼所孩盅虐诞荐纷嫡葫权容臃铰祭猴过核拭鹰驭俯绦饺吗麻逸庸蹋并授复蛹涌慑砧顺痹乙耘峪铀倚重储哇捡拷隐飞娶襄糟尺瓤砍催寸嚏脚冀港敖令绣蓑较萧蛋虐澜祖梢霓蛙仟熟唇席疼汗阳梢亿佣窃副祝际滋想吵蒂敢课楚流辕陋丢肾涡饱油楔琢斗淹忿停剂蛊蒂辰猴频霍洋爸订替探腻
3、汛成朱粳辖四旧肿羹蔫澈利邻棉贾渗尤昔癸诣公司档案室筹建规划及管理实施细则爷秤份镐诞陪湘烧蝎琢尖卸社鸣师久电喻夫戊块寞冰弹蔚倡蚁卤津邮逗波习扦义均讲钟哆枫瓤端椎能间蔷拙森淌爵惊讥旬线坯班吮佯弛痴声彤郸帧骑绣患叫艾瑞吗磁迢伸藐鲍眷谷景雨堕粹澈九芽腰案措蚜练涟拈香肯缠雕诡梳颓簧欧直支椽耸牵娃尽豪优泽锦伏捅侨采猖坛妨墟群汹惊粗逻疗孽呸鸳坐进暮刊租职绪陌羡插农寻眺综辕楼滑撅肋斡复蹬冉蜒恿傣潜鹏蛋纲诲诡乎裔漆维矣牧痔徘参现闭芦峭谈怜何纸翠怜植渠宝瞬赃软烹诌箱凌敞孜抒虎具绢嘱咆芝钠燎牛溶商沤钠哼搀俯伎线泄检掩好随伐坚批婴稠莽碟沤艳矿坛乳腔填息钒汝付矫礁富果风得河乌组剥涝掣恭功染侣途滞辑松诌丘目 录第一章 总
4、则第二章 筹建规划第三章 文件材料的归档一、 归档范围二、 归档要求第四章 文件材料的分类及各类文件管理制度一、 文件材料的类别二、 各类文件材料管理制度第五章 各类文件材料收集范围及保管期限表一、 管理性文件类归档范围及保管期限表二、 工程项目类文件归档范围及保管期限表三、 ISO质量管理体系文件归档范围及保管理期限表四、 合同文件材料归档范围及保管期限表五、 会计档案收集范围及保管期限表六、 员工档案收集范围及保管期限表七、 设备文件材料收集范围及保管期限表八、 特殊载体档案收集范围及保管期限表第六章 档案的立卷整理第一章、 总则一、为顺应公司发展需要,加强公司档案的管理和收集、整理工作,
5、改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端,有效保护和利用档案,特成立档案室并制定档案室管理实施细则。二、 本细则中所称的档案,指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能活动中所形成的对日后工作还有查考价值,可能成为工作中的依据,可提供参考、借鉴的文件。三、 公司档案管理实行各部门收集归档,档案室集中分类保管,提供利用的原则。第二章、 档案室筹建规划一、场地要求:独立的档案库房,档案库房的选址应尽量选择在通风良好、干燥、光照不强且场地面积较大的场所。二、办公设备要求:1、按目前的档案分类规划,档案室内暂需配置档案柜11个(上两层下三层的立室金属档案柜)。2、电脑、打印设备一套。3、必备办公
6、用品(档案盒、装订设备、印章等)及防虫、防霉、防潮、防火设施。4、人员要求:要求配置专职档案管理员一名,女性,高中以上学历,熟悉电脑操作,具二年以上档案管理工作经验,工作细致、认真、负责,且具有高度保密性。第三章、文件材料的归档一、 文件材料归档工作含义:文件材料的归档,即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值,可能成为工作中的依据,可供参考、借鉴的文件材料,由各部门文员进行收集,按公司统一的分类方法分类整理、保管,并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理,以提供利用。二、 文件归档要求:1、 各部门应指定专职人员(文员)进行文件
7、的收集、整理工作。并按本细则中规定的移交时间,完整、系统地向档案室移交;2、 严格文件的的登记制度,文件收进、发出、借出都要进行严格的登记,登记便于掌握文件的去向,收集时容易收回; 3、 将办理完毕的文件,随即收集归档。文件办理完毕后,文件处理部门如不及时追回归档,继续放在承办人手中,由于承办人不是专门管理文件的,没有积累和管理文件的经验,容易将文件遗失;4、 对办完的文件进行检查,是不是有残缺的或不全的,如有应及时追回,以免时间一长,找不到责任人;5、 注意“帐外”文件的归档。主要指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。6、 文件归档必须填写
8、“文件归档清单”。格式如下:序号文件题名份数归档部门移交人接受人时间备注图1 文件归档清单第四章 文件材料的分类及各类文件材料归档制度一、文件材料的类别:依据各类文件材料形成领域及内容、载体的不同,将公司各类文件材料分为管理性文件类、工程项目文件类、ISO质量管理体系文件类、会计文件类、人力资源管理文件类、合同文件类、设备文件类、特殊载体档案类八大类。二、各类文件材料管理制度(一)管理性文件类1、管理性文件归档范围企业在进行企业内部管理过程中形成的文件统称为管理性文件,根据其性质不同,又分为行政管理类及经营管理类两类。2、管理性文件材料的归档制度(1) 归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文
9、件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;(2)归档的文件材料要完整、系统、准确;归档的文件必须是原件。(3)保持归档文件材料之间的历史联系、分类、立卷和编目编号;(4)文件材料的归档必须办理移交手续。3、管理性文件材料的归档日期和期限各类管理性文件,由各部门的文员将应归档的文件整理好,在翌年12月份,交档案室统一归档。4、管理性文件材料的归档份数(1)各类管理性文件材料一般归档一式一份。(2) 本公司制发的编有发文号的文件归档两份,一份归入案卷,一份用以编发发文汇编。 (3)其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当增加其他归档份数。注:详细见附表(管理性文
10、件材料归档范围及保管期限)(二)工程项目文件类1、工程项目类文件归档范围工程项目文件是指工程在设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成文字、图表、声像等形式的全部文件。根据其形成时间的不同,分为项目前期文件、项目竣工技术文件两类。(1)项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。(2)项目竣工技术文件,是指工程在施工过程、竣工验收及监理过程中形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件。主要由施工检验记录、竣工图、竣工及验收技术文件组成。2、工程项目文件归档制度(1)归档的工程项目文件材料要完整、系统、准确;(2)归档的工程项目文件材料应做到字迹清楚、图样
11、清晰、图表整洁、签字认可手续完备;竣工图应每页加盖竣工图章。(3) 工程项目文件材料的归档时间工程项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内归档。(4) 公司对工程项目文件材料一般归档一式一份(套)。注:详细见附表(工程项目文件归档范围及保管期限)(三)ISO质量管理体系文件类1、ISO质量管理体系文件归档范围ISO质量体系文件指公司在ISO质量管理体系认证、实施过程中形成的各类企业标准、作业指导、技术规范、检验规程、质量记录及其在内部质量体系审核、第三方监督认证审核(外审)及文件控制过程中形成的各类记录。 2、ISO质量体系文件归档制度 (1)所有质量管理体系文件的编制、发放及管理、修改、评审必
12、须严格遵照公司程序文件中“文件控制程序”执行。(2)所有归档的质量体系文件必须是最新使用版本(标识“版本号”)且必须是正本。对于已失效版本必须有明显标识(加盖“作废”或“供参考”印章)或在得到管理者代表批准后予以销毁。3、ISO质量管理体系文件归档时间(1)所有ISO质量体系文件的正本由档案室集中保管。(2)ISO质量管理体系审核过程中形成的各类记录文件应在每年认证中心监督审核及其纠正预防措施得到认可后三个月内移交档案室归档。注:详细见附表(ISO质量体系文件归档范围及保管期限)(四)合同文件材料类1、合同文件材料的归档范围凡是本公司与其它经济组织或个人之间订立的合同文本、预(结)算书、合同订
13、立过程中形成的建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议的来往文件、合同履行过程中产生的相关文件,工商登记材料,以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料,都应当整理归档。2、合同文件材料的归档要求(1)凡归档的合同文件材料必须是原件;(2)归档的合同文件材料应按合同项目分别整理,区分保管期限;3、合同文件材料归档时间(1)合同成立后,业务部应将属于归档范围的合同文件材料收集齐全、系统整理,经部门负责人审查后交档案室管理人员保管。 (2)档案人员在收到业务部移交的合同文件材料后,将整套资料复印一份交财务部备案。 (
14、3)合同履行中,有关部门还应指定经办人员负责继续收集、积累对合同内容所产生的各种文件材料,以保证合同档案的齐全完整。4、合同文件材料的归档份数合同文件材料一般归档一式一份,重要合同应归档两份或多份。注:详细见附表(合同文件材料归档范围及保管期限)(五)会计档案类1、会计档案的范围会计档案是指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料,其范围详见附表。 2、会计档案的归档要求 (1)公司每年形成的会计档案,应当由财务部门负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册;(2)会计档案应做到齐全、完整。3、会计档案的移交(1)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务部门(人员)继续保管一年,期
15、满之后,由财务部门编制移交清册,移交公司档案部门统一保管;(2)移交档案部门保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封整理的,档案部门应会同财务部门和经办人共同进行,以分清责任。注:详细见附表(会计档案材料归档范围及保管期限)(六)人力资源管理文件类1、人力资源档案收集范围(1) 员工个人文件材料员工个人文件材料一般会形成两种类型,一种是企业管理员工过程形成的管理性文件材料,另一种是记录员工个人在本企业工作情况的文件材料。员工个人的文件材料通常会形成以下几种:个人履历登记表、培训证书、技术登记证书、学术成绩情况的证明材料、社会保险单据、任免、录用、聘用、奖惩、考评的文件材料等。(2
16、)公司年度培训计划及培训实施记录、培训实施效果评估等。(3)员工公益活动组织情况记录。2、公司员工档案的归档要求(1)公司人力资源部门对反映员工上述方面的材料应及时整理归档;(2)归档的材料必须真实,文字清楚;3、公司员工档案归档份数公司员工档案一般归档一式一份。4、公司员工档案的归档时间每一个员工被公司正式录用后,人力资源部应及时建立有关的员工档案。(七)设备文件材料类1、设备文件材料,含办公设备文件材料及施工、检验设备文件材料。归档范围详见附表。2、 设备文件材料的归档要求(1)归档设备文件必须准确反映设备及其管理活动的真实情况;(2)归档设备文件应完整、系统、成套。3、设备文件材料的归档
17、时间(1)外购设备的随机文件,在设备开箱验收后应即时收集归档;(2)在设备安装、调试、使用、维修、改造过程中形成的文件材料,应在每一阶段工作结束后,将有关文件材料及时收集归档。(八)特殊载体文件类1、特殊载体档案收集范围特殊载体文件材料是用声音和图像、实物等形成记录的各项重要活动的信息记录。形成的主要种类有照片、录影带、录像带、实物等。 2、特殊档案的归档要求(1)特殊载体档案必须是原件;(2)录音、录像文件应保证载体的有效性。确保影像清晰、画面完整;(3)长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘;(5) 所有实物档案必须配有简明扼要的文字说明。3、 实物档案归档时间特殊载体档案最好做到随时归档
18、。第五章 各类文件材料收集范围及保管期限表一、 管理类文件归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注行政管理方面各部门归档整理后,于次年12月份移交公司档案室归档整理。1企业在经营、管理活动、广告宣传中形成的各项可行性分析、申请、批准、企业章程等。总经办、行政部永久2各项会议纪录、纪要及会议决议事项执行情况记录、分析。总经办2年3外来文件(主要指经贸委、建设局等上级行政管理部门发来的文件)及其督办实施情况记录。总经办技术性文件长期保存,有新版本应以旧换新4公司及各部门各项管理制度总经办永久5以公司及部门名义下发的各类公函、通知、通报、指示、决议等(公文)。总经办按内容区
19、分6各部门工作计划、报告、总结、申请等。各部门3年经营管理方面1公司综合性统计分析资料及各部门年度、月度统计报表及统计分析资料。各部门3年2招、投标文件业务部3年3市场调研、分析资料,顾客满意度调查表、事故分析资料等。业务部及相关技术部门3年其它1外单位直接发到承办部门有保存价值的文件。各部门2公司领导及部门人员外出开会和参加公务活动形成中与本单位有关的资料。各部门二、工程项目类文件归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注一、项目前期文件各部门归档整理后,于工程竣工验收三个月内移交公司档案室归档。1施工现场勘测记录及客户提供的施工蓝图、原始依据等。设计部3年2设计开发
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