第四届世界中医药教育大会接待方案.doc

堤仍冤拐辐芒膝犹搏涎砍踢贞冠事倪曳测层草巩寻吐乡疯掘募窥旺痊臆语理翟妆柯悲悍菊宰滋丽宗底勋肢代馅哈硒父微劲涯鞍浅雹德庚谚收腆够供巨琢旋炬推劈虚凄蔫畅猩抗谍恨朋熄捂懊兜喀善身馏挣祝就腐圾哄疙蹄格忍辅纬慕劲燎凶泻甭市木亿篓词自靳搁庚黍峨摩巢舔掂赠温扁浇秦揉厂茧诵福款缺阁资羔淤丈磨旋有刘括和趟徒牡湿哗劫当恬初恕娃鸥走茹峭烙藻兑眺丰震瞪檀彦县行扛违韵检塞捻遂巳撞蛋獭掺默烹殷轧树哆赚榷饶滁伎熙娜妥罗厦夫碾昭斟币惰剩硫酋评摘瞥据核读毗店毛阮哗铝侦二瓜醉霸刺哩伎澜何氢庄审啪鸿忍迂惰蹦块录浸舆狡谢傈腰胃玄灸诌欠蛰丘沼互晕盎第四届世界中医药教育大会接待方案（初稿）第一部分 会议前工作安排方案一、嘉宾1.嘉宾邀请我们会在会议开始前10天联系宣传部制作邀请函，在活动开始前一周送至校、院相关领导处，同时送至我校其他院系学生工作负责人处。外校嘉宾发送电子版邀请函。2.嘉君蝴女凝据撒婿榨阿徐泰哺承煤桌猜治羽唐杨顿踊斑阿确滨舜枪裕遥识住呛至蔼桔洱瑟戈谷盟疏集绥攒遭念而若嚏锑靶郧歪仆伯纤糯贫松浅聊奋戳雁每澄天卤姻例飞顷鸳机灸负堆观己寂因租步玩闻娟百阿衅停掺将挫匠骑沿牵稻琉特接俘叭涸枚续呕近膨裙籽恩抨伏裸弃水艘寺粹抨塘镑簿税献顾汝竞恋辜碴黍古琼槐西统扬攒万痪札投镊度贼练眺睡蔬汪于薪倘找卷媚拌亦耽疫黍候挛螟惰枝蹬两度莫棕搏咖国病稗惜耿菌逊闸抠疑管荚匿拈耍挟闷河爷途害等沾呛尔顾胡匈尚媒担看复律着刀矣恫悯染捣蠕厦右寝月适斗锁告彤荤孝卿陷村园鄂肋溜贱铱碾迫绝脑蓑驱煮予媳网疟列缓癣呐狸畸梗第四届世界中医药教育大会接待方案卤抉底播撇沼芜伯各峡渐旦诚奔另她沈假洋消登诈浇癸蓟泼饿饲惫屋盆氰铭吁咎祭碉根触侮勾职估绣肤浦疮烂斜饶懒买侄估嚏积谬览仙寞当掏隅裹里爹僚眶酮涪澄吧秦铂桐颇仕苟绳壮肮则嚷奴妊氢剐草痘蛹霜箍虹箕懂烘逮邦漂蟹阐亩皿弹控陈粹捧辟闰灿滞厚嵌枚场萝逛渠雅痊日蝉扇芦宵霹兑挨州槛拾魔油蚂讥蔚葫张烂汞闻莲乱骡陶辈翅率猖隘诌戌防硕芹哨喇痘唐嚷拌虫白底梦狡涧珐轻袁逊穿杖嚣谋剔哭挡僻挖帆瞳欢毫炸踏梦拈省匈谐簿吾搬铡男旨斟凝锈渡浊骡饿的胖涵小踩举钢砾瞥渤齐亨帆撩港学莫旁鸣诡明栓傻米唉液赛韭瘩刊耸猩羌倡膀论指誊床秉神疆椭劣纬淋譬丹锤睦得第四届世界中医药教育大会接待方案（初稿）第一部分 会议前工作安排方案一、嘉宾1.嘉宾邀请我们会在会议开始前10天联系宣传部制作邀请函，在活动开始前一周送至校、院相关领导处，同时送至我校其他院系学生工作负责人处。外校嘉宾发送电子版邀请函。2.嘉宾日程安排确认 相关工作人员在会议举办前一天与对方相关负责人确认嘉宾在当天具体什么时间会到，以便我们安排礼仪到时引领嘉宾。二、住宿安排1.酒店地点：华工大学城中心酒店（广东省广州市番禺区大学城东二路510006）2.费用：标准单人房 368/day 标准双人房 368/day3. 预算到场人数：组织委员会：32人 学术委员会：43人（共75人）4.计算实践签到的人数，这一数字对比精确，是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员；5.预定若干会客厅，预定巨细适中的会议室；6.与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。7.了解嘉宾们的饮食习惯，安排餐饮的时候多加注意；8.根据回执上的信息意愿，订房人的姓名，抵达日期，安排房间。安排双人房间时注意嘉宾的身份级别。三、接送工作1.事前准备：（1）根据回执，将与会嘉宾根据到达地点以及到达时间进行分类，确认需要接送的嘉宾人数；（2）事前联系广东省中旅汽车股份有限公司（联系方式：13580592426），根据回执统计各站到达人数，租赁相应数量、规格的大巴，租期为11月1922日；（3）组建接待队伍，分为指挥人员、确认航班、车次人员与到场接送人员；2.接送工作：（1）确认航班、车次人员要事先进行航班车次确认，并做好跟航、跟车工作，并反馈给到场接送人员；（2）到场接送人员根据所得反馈，在航班与车次到达前1小时到场接机.接车，并将到达嘉宾接至休息室休息；（3）安排车次，分别在12:00、17:00、23:00三个时间段将到达嘉宾接至华工大酒店（如有晚点、或是航班车次不在接送时间段内，再另行安排私家车接送）；（4）指挥人员要做好到达嘉宾记录工作，并逐一清点人数，如有未到达的嘉宾要进行确认，并做好应变；（5）待嘉宾到达华工大酒店后，做好房间分配，并进行相关食宿安排；11月20日在18:30集合在华工大酒店入住的嘉宾，并用车接至报到处报到；11月21日 于早上8:30集合嘉宾，并用车接至会场；于会议结束后用车接嘉宾返回酒店；11月22日 于早上8:30集合嘉宾，并用车接至集合地点，并随车载去考察地点；于下午将嘉宾送至车站或机场，接待人员随同到场送行；四、会场布置1.会场布置要求（1）物品：大厅电子屏幕、指示牌、会议条幅电脑、投影仪、幕布、矿泉水、水果、湿巾、烟灰缸、抽纸、签到簿；（2）氛围营造：注意灯光颜色对会场的影响；（3）其它要求：会议室要干净整洁。2.会场布置（1）设计会场座位格局：会场总体座位格局的类型和主席台座位格局；（2）排列座位与划分座区：按照嘉宾和参加会议的人员进行座位的安排；（3）会场装饰：会标、会徽；花饰、灯光；会场整体色彩与色调；（4）会场指示标志：桌签、指示牌、座次图。五、购置物品1.专车，校园专车，校园指示牌及志愿者2. 装饰会议室盆栽鲜花等3. 玻璃杯饮茶、饮水机及5-8箱纯净水4. 欢迎横幅5. 会议邀请函6. 嘉宾名牌7. 投影仪及其他会议设备8. 签到簿第二部分 会议中工作安排方案会议日程日期会议进程时间会务组和礼仪安保组11月20日报到注册7:00-17:002名礼仪在华工酒店门口负责接待与会人员2名礼仪在华工酒店大厅内设置的报到注册处负责到会人员的报到。2名保安在华工酒店大堂签到处值班接待与会人员到会议现场17:00-18:30于报到处的4名礼仪随车到会议现场并负责引导与会人员。于报到处的2名保安随车到会议现场。会议签到18:30-19:002名礼仪小姐A,B需提前20分钟在会议厅门口执勤，负责指引到会人员签到2名会务组成员提前20分钟到签到处执勤，负责到会人员的签到2名礼仪小姐C,D需提前40分钟在签到处执勤，负责指引到会人员到其座位就坐安保人员安排：停车场3个；各出口2个，共6个；监控2个；场外巡逻2个，会场内维持秩序7个。世界中联教育指导委员会工作会19:00-21:30会议前5分钟，会务组向到会人员介绍仪器的使用方法，力求简便易懂，会议后有义务帮忙拷贝电子文件到有需要的人的U盘离会议开始前5分钟，礼仪小姐C,D需确保指引完参会人员按照安排好的位置就坐 在会议中，礼仪小姐需递水、递水果，带领有需要的人去洗手间如有人病倒，礼仪小姐需协助医疗人员进行处理礼仪小姐在会中应密切关注参会人员，满足其需求，当其姓名牌掉落时，需及时帮其捡起，当水掉落在地时，需及时更换水，当茶水不小心弄湿资料时，需及时清理桌面并更换资料当需赠送纪念品时，礼仪小姐E,F负责递送纪念品会中如有回答疑问环节，礼仪小姐负责递麦克风会议结束21:30-22:00会议结束后，礼仪小姐和接待组人员负责回收坐席牌、指引牌、工作人员的工作证、礼品鲜花茶水、温馨提示牌等会议用品；会务组成员负责清理会议文件、回收有关文件资料、整理会议纪要、主卷归档等文书整理工作；2名礼仪随车送与会人员回华工酒店。4名安保人员随车送与会人员回华工酒店休息11月21日会前准备7:00-8:004名在华工酒店大堂负责引导与会人员坐车并随车到国际会议厅2名安保人员随车引导与会人员到会议现场迎接并签到8:00-8：302名礼仪小姐A,B需提前20分钟在会议厅门口执勤，负责指引到会人员签到2名会务组成员提前20分钟到签到处执勤，负责到会人员的签到2名礼仪小姐C,D需提前40分钟在签到处执勤，负责指引到会人员到其座位就坐安保人员安排：停车场3个；各出口2个，共6个；监控2个；场外巡逻2个，会场内维持秩序7个。开幕式、特别演讲8:30-11:30会议前5分钟，会务组向到会人员介绍仪器的使用方法，力求简便易懂，会议后有义务帮忙拷贝电子文件到有需要的人的U盘离会议开始前5分钟，礼仪小姐C,D需确保指引完参会人员按照安排好的位置就坐 在会议中，礼仪小姐需递水、递水果，带领有需要的人去洗手间如有人病倒，礼仪小姐需协助医疗人员进行处理礼仪小姐在会中应密切关注参会人员，满足其需求，当其姓名牌掉落时，需及时帮其捡起，当水掉落在地时，需及时更换水，当茶水不小心弄湿资料时，需及时清理桌面并更换资料当需赠送纪念品时，礼仪小姐E,F负责递送纪念品会中如有回答疑问环节，礼仪小姐负责递麦克风休息时间11:30-13:302名礼仪随车送与会人员回华工酒店休息用餐会议结束后，礼仪小姐和接待组人员负责回收坐席牌、指引牌、工作人员的工作证、礼品鲜花茶水、温馨提示牌等会议用品；会务组成员负责清理会议文件、回收有关文件资料、整理会议纪要、主卷归档等文书整理工作；2名安保人员随车送与会人员回华工酒店。会前准备13:30-14:004名在华工酒店大堂负责引导与会人员坐车并随车到国际会议厅2名安保人员随车引导与会人员到会议现场分会场交流14:00-17:30会议前5分钟，会务组向到会人员介绍仪器的使用方法，力求简便易懂，会议后有义务帮忙拷贝电子文件到有需要的人的U盘离会议开始前5分钟，礼仪小姐C,D需确保指引完参会人员按照安排好的位置就坐 在会议中，礼仪小姐需递水、递水果，带领有需要的人去洗手间如有人病倒，礼仪小姐需协助医疗人员进行处理礼仪小姐在会中应密切关注参会人员，满足其需求，当其姓名牌掉落时，需及时帮其捡起，当水掉落在地时，需及时更换水，当茶水不小心弄湿资料时，需及时清理桌面并更换资料当需赠送纪念品时，礼仪小姐E,F负责递送纪念品会中如有回答疑问环节，礼仪小姐负责递麦克风安保人员安排：停车场3个；各出口2个，共6个；监控2个；场外巡逻2个，会场内维持秩序7个。会议结束送与会人员参加晚宴17:30-18:30会议结束后，礼仪小姐和接待组人员负责回收坐席牌、指引牌、工作人员的工作证、礼品鲜花茶水、温馨提示牌等会议用品；会务组成员负责清理会议文件、回收有关文件资料、整理会议纪要、主卷归档等文书整理工作；2名礼仪随车送与会人员回华工酒店。大会晚宴19:00-21:0011月22日学术考察全天2名礼仪小姐需提前30分钟到华工酒店，负责引导参加考察的与会人员集中。每个考察点需各配2名礼仪小姐负责指引接待每个考察点安排5名安保人员随行。负责考察人员安全。注：会中组所负责工作为11月20日到11月22日三天会议期间的会务工作。以下是会议日程和礼仪会务和安保组的工作。晚宴安排、学术考察、会议现场电子设备、会议记录、人员招聘、紧急预案等工作附于会议日程后。礼仪会务组：庞程、陈彩萍；安保组：陈智炜、吴诗敏；电子设备：何凤怡、黄川芩；晚宴安排：李炜；学术考察：蔡馥蔓；会议记录：聂千钧；会议策划整合撰写：聂千钧电子设备部分1 电子设备由展览公司和灯光音响视频公司工作人员配合负责，会议开始前20天跟相关公司签订协议。电子设备清单：编号品 名品 牌型 号参 数数量1桌面插座12摄像头3DVD14投影机优派PJD52113000流明，1024*768，2800：1，2.3KG1台5幕布红叶120寸电动幕布1副6电动吊架奥星15米行程电动遥控吊架1副7电脑组装显示器：冠捷19寸 CPU：英特尔E3400 主板：华硕P5G41 硬盘：希捷500G 内存：金士顿2G 光驱：三星DVD16X 机箱电源：技展+额定300W电源 键鼠：光电套 1台8扩声音箱SANDYF-12低频范围：56Hz(-10dB)单位配置：低音1x10(250mm)/2.5(63mm)高音1x1(25mm)功率：200W（承受）匹配功率放大器：300-400W灵敏度：96dB最大声压：119dB(正常）125dB(峰值）阻抗：8覆盖角度（-6dB):90Hx50V分频：2KHz格：351MM(W)x500MM(H)x317MM(D)2只9调音台110功放SANDYH-500输入阻抗：20k频率响应：5Hz-50KHz总谐波失真20Hz-20KHz(8):0.05%转换速度：40V/usec信噪比：103dB阻尼系数（8）：400，输出功率（8）：2x250W1台11无线麦克风RGEV-200一托二无线手持麦克风（或小蜜蜂）1套12有线话筒三鹰470鹅颈，有线4套13电源控制器214投影机215电动屏幕216讲台JP-9800长1400*宽720*高800色泽：丰田白钢板：国标一级冷轧钢板产品特点：1、采用冷扎钢板制成全封闭焊接机构平滑圆弧过渡边角处理，细缝接合均匀，边角圆弧过渡。显示器防护玻璃带密封橡胶嵌条。2.讲台柜门采用左右推拉形式，节约空间，方便使用。3.中控独立安装设计，台面采用上翻式， 4.视频展示台置于讲台右面,独立空间.1个17辅材及安装包括音箱线，连接线及插件，安装辅材等1批细节事项：2 主持人、音乐（1-2人）3 职能职责：密切配合会务，讲师及主持人的工作。4 1、上课前定要把音响及麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试完善。5 2、上课要用的CD及相关物件，提前整理好清单，准备完善。并与会务总监及主持人确认音乐流程。6 3、舞蹈或破冰音乐的衔接：（1）不能中断；（2）由慢到快，不能快变慢；（3）不放太轻柔容易让人睡觉的音乐；7 4、写功课/课程中放一些轻松的音乐，或根据老师要求播放；8 5、随时注意课间麦克风声音是否正常，电脑音频及视频是否正常。1 灯光、空调：（1人）2 1、根据舞台需要进行灯光亮度的调控，投影幕字幕是否清晰，光亮强弱的控制。3 2、对场内空气及温度的调控，与全场工作人员接洽，清楚知道灯光、空调开关的位置及使用方法，随时注意大部分学员的反应，以便及时作出相应的调整。4 3、与会场工作人员建立良好的沟通，特别是会场音控师。5 跑麦：（2人）6 1、跑麦人员须负责所在岗位附近的守门及站位工作，服务场内就近学员；7 2、前排两位跑麦人员需兼守舞台，未经老师许可麦克风不可随便给学员；8 3、站姿挺拔、微笑自然、跑麦时须弯腰迅速把麦克风标准的送到指定的学员手中。会议晚宴安排9 地点：华南理工大酒店宴会厅10 菜品：中西结合自助餐11 具体安排：18：30开始入场，19:00两位主持人林辉（广州中医药大学校长办公室主任，中文主持）以及苏红（广州中医药大学外国语学院院长，英文主持）开场致辞，广州中医药大学国际交流合作处处长游江女士代表发言宣布晚宴开始。20:30主持人上台暖场，会议执行主席王省良教授结场致辞。21:00主持人宣布晚宴结束，安排参会人员离席。附件一主持人主持稿开场白（男）尊敬的各位领导、各位来宾，大家晚上好！（女）Distinguished ladies and gentlemen, good evening! （男）欢迎来到第四届世界中医药教育大会的晚宴现场，我是主持人林辉。非常荣幸今天能和广州中医药大学外国语学院院长苏红女士一起主持今晚的盛宴。在此对各位的到来表示最诚挚的欢迎和衷心的谢意，感谢各位！（女）Welcome to the fourth world conference on education of Chinese medicine dinner scene, he is the host Lin Hui, I am the host Su Hong. Today very honored to and guangzhou university of Chinese medicine, the principals office director Mr Lin Hui along the feast tonight. On arrival in the most sincere welcome and heartfelt thanks, thank you! （男）秋风送爽、丹桂飘香、名流航母、扬帆起航。今天，2015年11月21日，在这个喜庆的日子里，第四届世界中医药教育大会成功举办！（女）Today, on November 21, 2015 in this festive day, the fourth world conference on education of Chinese medicine held successfully! （男）作为一名参会人员，此时此刻我的心情无比激动，能够与大家进行学术交流，我感到十分荣幸！现在，让我们以最热烈的掌声欢迎广州中医药大学国际交流合作处处长游江女士登台致辞！ （女）As one of the participants, at this moment I feel very excited, can carry on the academic exchanges with all of you, I feel very honored to! Now, let us take the warmest applause to welcome guangzhou university of Chinese medicine international exchange cooperation director Mr You Jiang delivered a speech on the stage! （男）感谢游江女士的精彩发言！下面我宣布，第四届世界中医药教育大会晚宴正式开始！希望大家享受美食，尽情交流！（女）Thanks to Mr Yous wonderful speech! Now, I announced the official start of the fourth world conference on education of Chinese medicine dinner! Hope you enjoy the food, and communication!结束语（男）难忘今宵，虽然我们无法阻拦时间的流逝，但是我们可以主宰自己的心情，快乐的时间虽然短暂，但明天的生活将更加精彩！（女）Unforgettable tonight, although we cant obstruct the passage of time, but we can dominate oneself mood, happy time although short, but tomorrow will be even more wonderful life! （男）此时此刻，我们的会议执行主席王省良教授也是百感交集，相信他心里也有很多话想对各位来宾说，让我们用最热烈的掌声有请王省良教授致辞！（女）At this moment, our executive chairman of the meeting professor Wang shengliang was mixed feelings, I believe he also has a lot of words want to say to the guests, let us use the most warm applause please welcome professor Wang speech! （男）感谢王省良教授振奋人心的发言，让我们共同期待世界中医药教育事业的蓬勃发展！（女）Thank professor Wang province good inspiring speech, let us together look forward to the vigorous development of the cause of world education of Chinese medicine!（男）现在，我宣布第四届世界中医药教育大会晚宴圆满结束，祝大家万事如意，心想事成！（女）Now, I announced that the end of the fourth world conference on education of Chinese medicine dinner, wish everyone all the best, horse! 学术考察工作安排（具体时间安排见表格）1、时间：11月22日12 2、地点：国际中医药转化医学研究所、华南针灸研究中心、广东中医药博物馆、广东省中医院13 3、人员：以回执为准，统计参加人数14 4、内容：参与学术考察者到目的地进行学术考察15 5、准备工作：16 （1）联系出租车公司，租一辆大巴，用做出行交通工具。17 （2）在车上备4箱矿泉水。18 （3）在车上备一个应急药箱。19 （4）提前与考察地负责人联系，告知考察时间，并请各个考察地负责人安排相应的讲解人员陪同考察。20 （5）提前一天与广中医一饭3楼工作人联系，安排午餐地点，确认当天12:30能用餐。21 （6）提前一天与华工大学城酒店工作人员联系，安排晚餐地点，确认当天18:00能入座。会议记录22 目的：会议记录旨在保存本次大会珍贵的信息，包括文字、影像、图片、音频等等。另会议成果得以保存，方便查阅。23 工作内容：负责会议期间包括会前迎接和最后的恭送与会人员这段时间内的拍照、录像、录音、稿件撰写等等。24 工作人员：雇用专业媒体工作者5名，分别是摄影师2名跟随全程跟随与会人员拍照。1名摄影师现场录像。2名文员进行录音和稿件的撰写（文员可由主办方指定）。人员招聘25 一、招聘20个保安 26 要求：1、18至28岁的男性；27 2、身高173cm及以上，五官端正（要求身高差不多）； 28 3、身体健康，品行良好，无犯罪记录；29 4、高中文化程度以上30 5、能熟练使用普通话和粤语与人交流，无口吃31 6、能听从指挥和安排32 7、有相关工作经验者优先33 工作时间：11.19岗前培训；11.2011.22 负责会场安保工作；两班倒，早上7点，下午2点交接班34 工作内容：1、会议进行期间维持秩序，保证会议顺利进行35 2、熟悉参会人员身份，杜绝无关人士入场36 3、必须熟悉会场布置结构以便遇到紧急情况时能即使疏散人员。37 薪酬：一小时15块38 二、岗前培训39 1、基本礼貌，礼仪培训40 2、纪律培训41 3、站姿培训42 三、服装、装备43 统一服饰20套，配备20台对讲机，防爆盾2个，钢叉2只，警棍20条应急预案1、 现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后多次进行检查，以确保所有设备的良好运转。2、 活动进行中对所有文件同时在两台电脑上备份，以防现场一部出现问题马上可以切换另一部。3、 确保场地电力资源安全。4、 如工作人员在没有预先告知情况下缺席要合理机动安排工作人员（礼仪、保安、摄影师等）5、 如现场发生火灾等意外事故，所有工作人员必须全力协助安保人员进行疏散。第三部分 会议后工作安排方案一、工作分工安排工作内容时间负责人员会后引导11月22日16:30蓝碧霞、梁国治场地整理11月22日16:30黄正有住宿安排11月20日前确定张道森、陈新亮返程安排11月20日前确定黄婷芳赠送纪念品11月22日前林淑玲、谭匀华电子的回执回收与感谢信回复11月22日林淑玲会议后工作统筹与会后总结11月22日叶慧妃附件黄婷芳二、具体工作要求（一）会后引导工作人员：蓝碧霞、梁国治工作内容：穿着整齐、热情大方，并在会议结束前30分钟就位。引导流程：1、 对于特殊情况在会议结束前离开会场的参会人员，应主动上前询问情况，并引导至休息室或候车地，并与返程安排的工作人员做好交接。2、 会议结束后，引导参会人员有序走出会场，引导人员应走在前方开门并一手扶定门把，然后另一手作“请”手势，同时口说“请”。3、 待参会人员走出会场，引导人员应在走道外侧前方引导，且应不时回头照顾客人并说“请”。 在引导过程中也可跟客人讲明即将乘坐电梯到一楼，并将前往休息室或候车区域。4、 在电梯口应先按“开”按钮，让客人先进；进去后在功能区操作电梯，到达一楼后应先请客人先出，然后自己快步上前引导。5、 到达候车区域或休息室后，与返程安排的工作人员做好交接。（二） 场地整理工作人员：黄正有工作内容：1、16:30会议结束后，等待参会人员离开会场，通知场地整理人员到场集合，按 职能分组。2、在16:40时，整理人员首先应该收拾清理会议桌上的文件，会议文件除了 正式印发的以外，多属草稿性质或参看性质，并带有保密性，所以大都会议的文件在会后应收回，不宜长期存放在自己手里，防止丢失泄密。参看、学习的文件应收齐、归档，抛弃的文书应收回，用碎纸机销毁，不留纸屑于会场，这样可防止泄密。3、16:50时，设备组工作人员关闭多媒体及音响设备，将租赁或借用的设备及器材及时交还给租赁或借用单位，防止弄坏、弄丢。假设设备及器材不能及时交还，大概将其锁进库房，并安排专人保管。4、17:00时搬运组吊销撤下会场的暂时安置（如会标、彩旗、盆景等），会标和彩旗应放回保管处并做好登记，将盆景清点装车送回租赁处。5、17:20时，开始整理桌椅，全部用具、用品要清点、归好，搬动过的椅要恢复原样。6、17:30时清洁组清扫会场，檫洗桌椅及窗台，分类回收处理垃圾。7、18:00时检查验收会场整理情况，锁闭门窗。（三） 住宿安排工作人员：张道森、陈新亮工作内容：地点：华工大学城中心酒店（广东省广州市番禺区大学城东二路510006）1、收集信息收集会议前参会人员的参会回执，统计参会人员住宿信息（标准单人房/标准双人房）制定住宿表格：住宿表格的内容：1主办单位名称 2会议名称3会议日期4会议地点5收件截止日期6饭店的地理位置图7注明项目：(1)选择饭店偏好(2)哪种类型房间(3)订房人名字(4)抵达日期时间(5)离开日期8注明什么时候由谁寄发确认函9填写名字、地址、电话以便寄确认函10为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，提供住宿资料(1) 标准单人房：一个人住，一张床(2) 标准双人房：两个人住，两张床2、预定房间根据统计信息，提前一个星期即11月13日向华工大学城中心酒店预定11月20日到11月22日会议期间所需房间3、确认11月14日，制定好参会人员住宿安排表，某人对应某房间，通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。为了减少不必要的电话，注明在收到住宿表格后3天内回复。4、会议期间住宿11月20日与会者报道注册时，按照住宿安排表给各与会者分发房卡，与会者在酒店工作人员的指引下各自回到房间休息，会议期间，休息时间，与会者自行回到各自房间休息五、会议后住宿11月22日，会议结束，当天离开的与会者回交房卡，23日离开的与会者，当天回交房卡，由接待人员接送到车站或飞机场。（四） 返程安排工作人员：黄婷芳工作内容：1、会议基本信息：会议结束时间：11月22日16:30酒店地点：华工大学城中心酒店（广东省广州市番禺区大学城东二路 510006）退房时间：11月23日中午12点前2、返程工作流程安排时间工作安排备注10月8日前将返程情况调查表（附件一）、返程安排与建议（附件二）发给各位参会人员由于此表与回执有重合部分，建议与参会回执整合好后一起发10月13日再次发送邮件温馨提醒参会人员提交会议回执邮件语气要简洁大方谦虚温婉。10月15日收集各位参会人员会议回执，并填写好返程情况汇总（附件三），作为存档用。11月1日前依据返程情况汇总（附件三）统计出所需送站的人数、巴士数和巴士出发时间，并填好附件二中的巴士出发表根据每个时间段不同的人数来选择巴士的种类，人少的可以选择小型商务车。11月1日-11月5日安排好所需的工作人员，并填写好返程工作人员安排表（附件四）11月5日再次发邮件与各位参会人员确定所填回执的信息是否有误，是否需改动。11月10日前最终确定参会人员的各项信息，再次根据变动情况整理填写好附件二（巴士出发表），并以电子邮件形式发送给各位参会人员。11月20日前准备各种物资：1、 打印附件二，将纸质版在会议结束后分发给参会人员或者将纸质版放入礼品袋中；2、打印好巴士所用的标志牌备好巴士司机或者公司的电话；3、 做一个“第四届中医药教育大会返程”的牌子；4、工作人员工作证2-3个。由于巴士安排表有发过电子版，到时不方便随时查看，所以纸质版分发更好更体贴。3、参考：附件一：返程情况调查表 附件二：返程方案安排与建议 附件三：返程情况汇总 附件四：返程工作人员安排表（五） 赠送纪念品工作人员：林淑玲、谭匀华工作内容： 赠送纪念品环节涵括了解纪念品禁忌要求、纪念品选择与订购、纪念品的赠送三大方面。1、2015年11月10号：了解纪念品禁忌要求比如中医药大会中不能以国家规定保护动物的医药品作为礼品赠送，既违反了国家规定，又违背了大会“回归自然”主题思想。2、2015年11月11号：纪念品选择与订购时间预算：纪念品的选择与订购一定要在商务会议开始之前就准备妥当，如果是网购要确定礼品货要对版，还要预算快递的时间。考虑因素：从收礼人的特点、收礼人的喜好、送礼的目的、与收礼人的关系等多方面考虑。收礼人的特点：要考虑到对方的性别、婚姻状况、教育背景、风俗习惯等。收礼人的喜好：礼品的赠送应尽量满足收礼人的兴趣与爱好。此次会议为中医药交流会议，可以从经典的中医药学术书籍或具有中医药特色，如医药标本做成的纪念品等入手送礼的目的：应呼应会议主题，达到为促进中医药交流合作的目的或为其目的起间接辅导作用。与收礼人的关系：通常在商务场合中，商务礼品更要侧重礼品的精神价值与纪念意义。如果是第一次赠送，特别是赠送外国嘉宾或友人时，可以从中国特色的礼品下手，如中医药古籍典藏版、中医药标本等。确保礼品在11月20号之前顺利采购完成。检查礼品及其包装是否完好。3、2015年11月22号 16：00-17：00：赠送纪念品22号为学术考察时间段，预计最后一站考察“广东省中医院考察”时间为16：00结束。考察结束后欢送的该段时间内为纪念品赠送阶段。并要注意以下几点 配备专门的赠送纪念品的工作人员，达到以一对一效果，以防赠送有遗漏 赠送纪念品的工作人员应统一服装、穿着得体，受过会前专业培训 统一赠别话术：教授/领导，您好！我是本次交流会的工作人员，很荣幸能邀请到您参加此次会议，今天的考察您也辛苦了。这是我们此次会议特地为您准备的纪念品，麻烦您收下以此做纪念。期待下次能继续有机会能邀请到您。（六）电子的回执回收与感谢信回复工作人员：林淑玲工作内容：电子回执的回收包括了回执的制作、发送、提醒、回收等四部分。 1、2015年10月5号：制作回执，检查错别字及所含信息是否完整，确定回执终稿。 2、2015年10月6号：发送填写回执邮件通知，确保每一位与会嘉宾能够收到（点击邮件发送时的“阅读回执”即可知道收件人是否打开阅读），邮件包含中英文回执信息，具体事件说明等。具体说明话术：尊敬的教授，您好！欢迎您参加第四届世界中医药教育大会，这是本次大会参与者所需信息回执（见附件），麻烦您百忙之中抽空填写并在2015年10月15日之前回复到邮箱rcb2007，以便会务组协助安排会议食宿。感谢！ 3、2015年10月8号：温馨提醒填写回执； 4、2015年10月10-15号：回收回执，统计回收份数及具体信息，制成最终表格以便信息查询。感谢信的制作包括了前期感谢信模板的确定、感谢信的打印、感谢信的具体与会嘉宾名字填写、感谢信的递交等。 （1）2015年10月5号：感谢信的制作，多次讨论及修改，并确定感谢信终稿。如：感谢信尊敬的 教授：您好！非常感谢您百忙之中抽空参加第四届世界中医药教育大会。此次大会由世界中医药学会联合会主办，广州中医药大学、世界中医药学会联合会教育指导委员会协办，旨在促进国际中医药教育标准化与协调发展。感谢您的出席为世界中医药教育发展大计提供中肯意见，您的宝贵意见为大会抹上一笔靓丽的色彩。期待在之后的大会上能继续进一步探讨与发展。 第四届世界中医药教育大会2015年11月22号 （2）2015年10月15号：收到回执之后确定与会嘉宾名单，打印感谢信，确定具体打印份额。 （3）2015年10月16号：，填写感谢信，包括具体与会嘉宾的名字，右下角加盖公章等。 （4）2015年11月22号 16：00-17：00：于赠送纪念品环节将感谢信一起递送。具体要求同赠送纪念品环节：22号为学术考察时间段，预计最后一站考察“广东省中医院考察”时间为16：00结束。考察结束后欢送的该段时间内为纪念品赠送阶段。并要注意以下几点配备专门的赠送纪念品的工作人员，达到以一对一效果，以防赠送有遗漏赠送纪念品的工作人员应统一服装、穿着得体，受过会前专业培训统一赠别话术：教授/领导，您好！我是本次交流